Правильно заверяем копии документов, необходимых для проведения налоговой проверки

Процедура проведения выемки документов

Выемка документов производится в присутствии ответственных лиц компании и (или) ее представителя (). Если фирма не извещена о проведении выемки и никто при ней не присутствует, то данная процедура будет являться незаконной (пост. ФАС ВСО от 23.04.2004 № А10-5073/03-11-Ф02-1259/04-С1).

Придя в проверяемую организацию, еще до момента начала процедуры выемки документов инспекторы обязаны предъявить ответственным лицам или представителю постановление о производстве выемки документов и предметов и разъяснить всем присутствующим их права и обязанности ().

В свою очередь, ответственные лица или представитель должны расписаться в получении такого постановления.

Кроме того, при проведении выемки документов обязательно присутствие понятых в количестве не менее двух человек (, ). В дальнейшем они будут удостоверять своими подписями в протоколе выемки факты, содержание и результаты действий, которые произведены ().

Обратите внимание, не допускается участие в качестве понятых должностных лиц налоговых органов (). При этом работники компании могут быть понятыми, что подтверждает и судебная практика (пост

ФАС МО от 18.07.2003 № КА-А40/4842-03).

После вручения компании постановления о выемке должностные лица налогового органа обязаны предложить ей выдать документы (предметы) добровольно. И только в том случае, если фирма откажется это сделать, инспекторы вправе произвести выемку документов в принудительном порядке ().

Им разрешено вскрывать помещения или иные места, где могут находиться нужные документы, но при этом они обязаны избегать повреждения запоров, дверей или других предметов, если нет такой необходимости ().

Истребование документов налоговыми органами за пределами срока проведения камеральной налоговой проверки

Законом предусмотрена длительность проведения камеральной проверки – три месяца со дня подачи декларации. При этом в разных случаях нарушение срока трактуется по разному:

1. Согласно разъяснению ВАС России, нарушение срока проведения камеральной проверки не препятствует начислению налогов, пеней и штрафов. То есть, если налоговый орган нарушил сроки отведенные на камеральную проверку, это не является поводом для отмены его решения по взысканию налога или иных выплат.
2. Согласно разъяснению Минфина и арбитражной практике, налоговая инспекция не вправе требовать у налогоплательщика разъяснений или документов по истечении трехмесячного срока со дня подачи декларации.

Истребование документов, не предусмотренных налоговым законодательством

При получении извещения от налоговых органов о наличие ошибок или несоответствия, налогоплательщик может предоставить инспекции или уточненную декларацию или дать пояснения в удобной для него форме. При этом организация может сама определять, какие дополнительные документы ей предоставить в ФНС.

Нередки ситуации, когда инспектор просит дать пояснения, не смотря на то, что ошибки и противоречия в декларации отсутствуют. Например, при наличии расхождений между бухгалтерской и налоговой отчетностью.

Требование инспектора в таком случае незаконно, так как налоговый учет и бухгалтерский имеют определенные отличия, поэтому расхождения в этих документах не являются нарушением.
Налогоплательщик имеет право не выполнять требований инспектора, если они противоречат Налоговому кодексу – статья 21 п.11 пп.1.

Значение этого дела

Инспекция любит играть краплёными картами. 

Например, инспекция заявила, что сотрудники налогоплательщика и контрагента пересекаются, значит контрагент подконтролен. Но численность сотрудников контрагента была максимум 6 человек, в то время как у налогоплательщика 116 человек. 4 сотрудника действительно пересекались. Суд сказал, что это не пересечение в принятом смысле этих слов.

Инспекция заявила, что контрагент не мог привести компании сырье на определённой машине. Но из запроса в ГИБДД следовало, что инспекция вообще не запрашивала информацию об этой машине. А значит, вывод о невозможности поставки ни на чём не основан. 

Инспекция заказала почерковедческую экспертизу, но эксперт нарушил буквально все, что можно: не отобрал свободные образцы подписи, нарушил методику проведения почерковедческих исследований, даже не обратил внимание, что ему представили документы, подписанные разными людьми. Он в заключении указал, что документы подписаны одним и тем же человеком

В этом деле инспекция попыталась попросту лишить компанию возможности защищать себя. Очень хорошо, что суд адекватно отнесся к этому делу и не позволил нарушить права компании.

Примеры из нашей практики, почему необходимо получать все приложения к акту

Инспекция допрашивала сотрудника компании, но протокол допроса в приложениях к акту не представила. Компания потребовала предоставить протокол допроса, но инспекторы заявили, что у них нет такой обязанности, так как выводы инспекции о налоговых правонарушениях на этом протоколе допроса не основаны. 

То есть мы понимаем, что инспекция в этом протоколе допроса не смогла ни за что зацепиться. То есть сотрудник не дал никакой информации, которую инспекция могла бы использовать

Поэтому нам очень важно этот протокол допроса получить, чтобы он был одним из наших доказательств в суде

Протоколы допросов всегда надо читать. Например, в акте выездной проверки инспекция приводит цитату запрошенного сотрудника «компания Альфа мне неизвестна». Это аргумент в пользу инспекции. На самом же деле сотрудник сказал по-другому. например, он мог сказать:

Это уже совсем по-другому звучит. 

Или:

А в протоколе допроса инспекция написала правильную формулировку, это она её в акте выездной сократила, чтобы представить ситуацию в свою пользу. Поэтому нам нужно получить протокол.

Инспекция получила банковские выписки контрагента и заявила, что у него не было никаких трат, а значит, он техничка. На самом же деле ситуация совершенно иная: компания несла расходы, свойственные бизнесу, которым она занимается, платила налоги, на первых порах закупала в офис технику, мебель, закупает периодически канцелярию, платит арендную плату. 

Таких случаев в нашей практике немало. Мы получали банковские выписки и с их помощью доказывали реальность контрагента. 

Проводя выездную, инспекция сделала запросы в ИФНС, в которых спорный контрагент был ранее зарегистрирован. Практика показывает, что налоговые, в которых контрагент был зарегистрирован раньше, предоставляют объективную информацию, подлить негатива они не пытаются. Если контрагент сдавал ненулевые декларации, у него были работники, за которых он платил страховые взносы, то это будет аргумент в нашу пользу. Поэтому сопроводительные письма из «старых» ИФНС (ответы на запросы) надо получить. 

Образец запроса о предоставлении документов

               Руководителю Инспекции ФНС России по

________________ г. _____________

От ООО «________________»

ИНН ___________ КПП ___________

________, г. ____________, ул. __________, __, оф. __

ЗАПРОС

о предоставлении документов

ИФНС России по ________________ г. _____________  проведена выездная налоговая проверка ООО «_____________» (далее – Общество, налогоплательщик).

В соответствии с абз. 2, 3 п. 2 ст. 101 Налогового кодекса Российской Федерации лицо, в отношении которого проводилась налоговая проверка, вправе участвовать в процессе рассмотрения материалов указанной проверки лично и (или) через своего представителя.

Изучив акт выездной налоговой проверки № _______ от __.__._____ г., Общество не может аргументировано возражать относительно сумм доначисленных налогов, так как у него отсутствует большая часть документов (информации) свидетельствующие о нарушениях налогового законодательства, на основании которой налоговый орган произвел доначисления.

Так, в соответствии с п. 3.1. ст. 100 НК РФ к акту налоговой проверки прилагаются документы, подтверждающие факты нарушений законодательства о налогах и сборах, выявленные в ходе проверки.

Пунктом 6.6. Письма ФНС России от 25.07.2013 N АС-4-2/13622 “О рекомендациях по проведению выездных налоговых проверок” разъяснено, что при составлении акта налоговой проверки налоговым органам необходимо обеспечить идентичность всех экземпляров акта налоговой проверки, в том числе по количеству и составу указываемых в нем приложений, являющихся его неотъемлемыми частями, с учетом положений пункта 3.1 статьи 100 Кодекса.

В соответствии с пунктом 3.1 статьи 100 Кодекса к акту налоговой проверки прилагаются документы, подтверждающие факты нарушений законодательства о налогах и сборах, выявленные в ходе проверки. Документы, содержащие не подлежащие разглашению налоговым органом сведения, составляющие банковскую, налоговую или иную охраняемую законом тайну третьих лиц, а также персональные данные физических лиц, прилагаются в виде заверенных налоговым органом выписок.

Таким образом, в акте налоговой проверки:

Несмотря на указанные положения закона и ведомственные приказы, при изучении акта выездной налоговой проверки установлено, что ряд документов, используемых в качестве оснований для доначисления налогов, пеней и штрафных санкций, в адрес налогоплательщика не предоставлены. В том числе, в адрес налогоплательщика не предоставлены копии документов поименованные в приложениях (Реестр приложений к акту № _______ от __.__.____ г. выездной налоговой проверки ООО «_____________» по номерам приложений по порядку, указанному в данном реестре: : 1-16, 17 (в части счетов-фактур, так как они отсутствуют), 18-26, 27 (в части счетов-фактур, так как они отсутствуют), 28-29, 30 (в части счетов-фактур, так как они отсутствуют), 31-276, 277 (в части счетов-фактур, так как они отсутствуют), 278-381, 382 (в части счетов-фактур, так как они отсутствуют), 383-429, 430 (в части счетов-фактур, так как они отсутствуют), 431-489.

В связи с изложенным, руководствуясь ст. 100, 101 НК РФ, прошу налоговый орган предоставить в адрес Общества все ранее не переданные документы, на которые имеется ссылка в акте выездной налоговой проверки.

Генеральный директор

ООО «_______________»                                   _________ __. __.

Форма подачи документов

Подать документы в инспекцию компания может как лично в бумажном виде, так и в электронном. При этом документы, отправленные в электронном виде, должны быть заверены цифровой подписью. При этом, с 2017 года, налогоплательщик, подающие декларацию в электронном формате, в таком же виде должны подавать пояснения.

Еще недавно особых требований по форме подачи документов на бумажных носителях не было. Это порождало «разночтение» и каждый инспектор мог выдвигать свои требования. В 2015 году, Минфином были даны рекомендации по форме сдачи документов:

1. Подшивка документов ограничивается 150 листами.
2. Нумерация проводится арабскими цифрами и она должна быть сплошной.
3. Скрепление листов происходит через 2 или 4 прокола, нить должна быть прочной и связываться на обратной стороне подшивки.
4. Наклейка, прикрывающая место скрепления листов должна быть размером 0,4 х 0,5 см.
5. Каждая накладка должна содержать информацию о количестве листов арабские цифры+ пропись.
6. На каждой наклейке должна быть подпись руководителя или уполномоченного лица с указанием даты и ФИО и должности подписанта.
7. При наличии в организации печати, оттиск ставиться так, чтобы частично захватывать наклейку с подписью.

Повторное истребование документов налоговой

Согласно законодательству, в рамках проверки налоговый орган не имеет право требовать документы, полученные им ранее при проведении налоговых мероприятий. При этом налоговая инспекция может истребовать документы в таких случаях:

• Если требуемые документы предоставлялись налогоплательщиком в рамках проверки определенной сделки.
• Если требуемые документы касаются не только деятельности налогоплательщика, но и контрагента.
• Если документы были предоставлены в налоговую инспекцию в рамках проведения иных мероприятий.

То есть если в ходе камеральной проверки инспектор затребует уже предоставленные документы, налогоплательщик вправе их не предоставлять и подать жалобу, приложив к ней копии запроса тех же документов.

Требования при встречной проверке

Потребоваться встречная проверка может в ходе камеральной. Налоговый инспектор для уточнения информации указанной в декларации и при проверке правильности исчисления налога может проверить документацию у контрагента. Определенного перечня документов, которые может запросить контролирующий орган нету.

Как правило, это могут быть:

• Договора.
• Счет-фактура.
• Накладные.
• Акты приемки-передачи.
• Спецификации и пр.

Налогоплательщик обязан представить запрашиваемые документы, или их копии в течение пяти дней, со дня получения уведомления.

Льготы в налоговых декларациях

С начала 2017 года налоговые органы взяли на вооружение риско-ориентированный подход. Заключается он в том, что при проверке налоговых деклараций с указаниям операций попадающих под льготы, будет учитываться:

• Налоговый риск, определяемый системой СУР.
• Результаты предыдущих камеральных проверок.
  Налогоплательщики, использующие льготы разделяться на группы:
• Ведущих реальную хозяйственную деятельность – низкий налоговый риск.
• Компании, попавшие под подозрение, что они используют льготы для получения необоснованной налоговой выгоды – высокий налоговый риск.
• Средний налоговый риск – налогоплательщики, не попавшие ни в одну из перечисленных групп.

При этом налоговыми органами применяется такой алгоритм проверки:

1. Инспектор может затребовать пояснения по каждому коду операций, попадающему под льготы.
2. Изучив полученную информацию, контролирующий орган может потребовать документы обосновывающие применение налоговых льгот. При чем, большая часть подтверждающих документов должна включать наиболее крупные сделки по льготным операциям.
3. Если налогоплательщик предоставит не все документы, или не в рекомендуемой форме, инспектор вправе потребовать предоставить более полный комплект документов.

Выводы

Всегда истребуйте у инспекции все приложения к акту выездной проверки. Эти приложения дают возможность обоснованно возражать на акт и, в дальнейшем, на решение по выездной. 

Надо тщательно анализировать каждой вывод инспекции, досконально проверять информацию, на которой она основала свои выводы. Когда у компании нет приложений к акту, на основании которых инспекция сделала свои выводы и которые были получены от контрагентов (допросы сотрудников контрагентов, выписки с банковских счетов контрагентов, запросы и ответы ГИБДД по транспорту контрагента и так далее) компания не может защищаться, потому что не знает, какой информацией инспекция оперировала.

Инспекция обязана ознакомить налогоплательщика со всеми документами, на которых она основывает свои выводы и которые не были получены от самого налогоплательщика. Если у компании нет указанных документов, то она не может представлять возражения, я а это, в свою очередь, является нарушением ее прав на защиту.