Что должно быть написано в решении о проведении проверки
1. Полное и сокращенное наименование проверяемой организации либо фамилия, имя, отчество налогоплательщика;
2. Предмет проверки — налоги, правильность исчисления и уплаты которых налоговый орган намерен проверить;
3. Периоды, за которые проводится проверка;
Отключить
4. Должности, фамилии и инициалы сотрудников налогового органа, которым поручается проведение ревизии.
Конечно, важны все четыре пункта. Но, для нас в данном случае наибольший интерес представляют пункты 2 и 3. Поскольку именно из их содержания мы понимаем, какие документы будут у нас запрашивать: по каким налогам (проверка тематическая или комплексная) и за какой период
Обратите внимание, что в предмете проверки должны быть указаны конкретные налоги, которые налоговые органы намерены проверить
Процедура проведения выемки документов
Выемка документов производится в присутствии ответственных лиц компании и (или) ее представителя (). Если фирма не извещена о проведении выемки и никто при ней не присутствует, то данная процедура будет являться незаконной (пост. ФАС ВСО от 23.04.2004 № А10-5073/03-11-Ф02-1259/04-С1).
Придя в проверяемую организацию, еще до момента начала процедуры выемки документов инспекторы обязаны предъявить ответственным лицам или представителю постановление о производстве выемки документов и предметов и разъяснить всем присутствующим их права и обязанности ().
В свою очередь, ответственные лица или представитель должны расписаться в получении такого постановления.
Кроме того, при проведении выемки документов обязательно присутствие понятых в количестве не менее двух человек (, ). В дальнейшем они будут удостоверять своими подписями в протоколе выемки факты, содержание и результаты действий, которые произведены ().
Обратите внимание, не допускается участие в качестве понятых должностных лиц налоговых органов (). При этом работники компании могут быть понятыми, что подтверждает и судебная практика (пост
ФАС МО от 18.07.2003 № КА-А40/4842-03).
После вручения компании постановления о выемке должностные лица налогового органа обязаны предложить ей выдать документы (предметы) добровольно. И только в том случае, если фирма откажется это сделать, инспекторы вправе произвести выемку документов в принудительном порядке ().
Им разрешено вскрывать помещения или иные места, где могут находиться нужные документы, но при этом они обязаны избегать повреждения запоров, дверей или других предметов, если нет такой необходимости ().
Можно ли в инспекцию представить скан «первички» вместо бумажного подлинника
Если налоговики запросили оригинал первичного документа, который изначально был оформлен на бумаге, то именно этот «бумажный» оригинал и нужно представить в инспекцию. Замена подлинника электронным скан-образом, файл с которым подписан усиленной квалифицированной подписью, не допускается. Такая позиция выражена в письме ФНС России от 17.05.16 № АС-4-15/8657@.
В ходе контрольных мероприятий налоговая инспекция вправе истребовать у налогоплательщика оригиналы (подлинники) первичных документов. А подлинником документа является первый или единичный его экземпляр. Об этом сказано в пункте 3.1 Национального стандарта РФ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст).
Исходя из этого, авторы письма делают вывод: если первичный документ оформлен на бумажном носителе, то именно такой экземпляр с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, является подлинником. Представить вместо него электронный скан-образ нельзя даже в том случае, если соответствующий файл будет подписан усиленной квалифицированной подписью.
Замена подлинника его электронным скан-образом, пусть даже заверенным сторонами сделки при помощи усиленных квалифицированных электронных подписей, в данной ситуации не допускается, и соответственно, приравнивается к непредставлению затребованной документации, что грозит штрафом в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.
Затрат на изготовление копий документов для ИФНС можно избежать
Даже если затребованная инспекцией документация изначально была составлена на бумажном носителе, тратить время и/или деньги на копирование этих документов необязательно. Их можно отсканировать и отправить в ИФНС в электронном виде по установленным форматам.
Примечание: Письмо ФНС от 22.09.2017 № СД-4-3/19092@
Налогоплательщик может избежать затрат на копирование и другим путем: договориться с проверяющими, что вместо копий истребуемых документов он представит в инспекцию для ознакомления их оригиналы.
