НДФЛ и плата за наем помещения
Порядок возмещения расходов на наем жилого помещения в командировках практически аналогичен компенсации расходов на оплату проезда — фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на наем помещения не являются доходом работника и не облагаются НДФЛ. Однако установлено, что при непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов на наем жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Это означает, что если документы по найму помещения есть, то оплачивается фактически затраченная сумма. Без подтверждающих документов работнику может быть компенсировано не более установленной суммы (700 и 2500 руб. соответственно), которая не облагается НДФЛ.
На практике применение данных норм особых трудностей не вызывает. Вопросы возникают по возмещению расходов на наем жилья, связанных со служебными поездками работников с разъездным характером работы.
Отметим, что на основании ст. 57 ТК РФ в трудовой договор обязательно должны быть включены условия о разъездном характере работы работника.
В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками, в том числе расходы на наем жилого помещения.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками вышеуказанных работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения названных расходов могут тоже устанавливаться трудовым договором.
При этом Трудовой кодекс выделяет два вида компенсационных выплат. Один из них объединяет компенсационные выплаты, связанные с особыми условиями труда. Данные компенсации, согласно ст. 129 разд. VI «Оплата и нормирование труда» ТК РФ, являются элементами оплаты труда.
Второй вид компенсаций определен в ст. 164 ТК РФ, в силу которой под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, они являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей.
Таким образом, возмещение работникам расходов в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ относится к компенсации затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей.
На основании п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Из приведенных норм следует: если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, в том числе расходов на наем жилья, не подлежат обложению НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором (Письма Минфина России от 14.07.2014 N 03-03-06/4/34093, от 15.09.2014 N 03-03-06/4/46131).
Вместе с тем отметим, что компенсируемые организацией сотруднику суммы расходов на аренду квартиры в месте нахождения организации, не связанные с разъездным характером работы, признаются доходом физического лица и подлежат обложению НДФЛ.
Как компенсируются расходы подрядчикам
С контрагентом обязательно заключается договор подряда. В соответствии с ним может предусматриваться то, что компенсируются расходы подрядчика заказчиком. В эти расходы входят также и те, которые были связаны с поездками для выполнения задач.
Согласно ст. 702 Гражданского Кодекса РФ, подрядчик в соответствии с договором подрядадолжен выполнить все предусмотренные заказчиком задачи в конкретные сроки. Заказчик же должен оплатить проделанную работу, исходя из полного объема, описанного в документе. Если по договору не прописано иное положение вещей, то подрядчик должен выполнить самостоятельно, собственными силами работу, а также потратить собственные финансы и материалы.
В статье 709 ГК РФ указывается, что в договоре должна быть прописана цена сделанной работы или какие-либо способы, помогающие ее установить в дальнейшем. Компенсация по рабочей поездке может сразу входить в цену или же быть установленной дополнительно. Сдавая работу, подрядчик обязуется сопроводить ее полным комплектом документов, которые связаны с рабочей поездкой. Затраты по ним подлежат возмещению.
Возмещение командировочных расходов
В любой компании, занимающейся той или иной деятельностью, существует необходимость служебных поездок сотрудников. Нередко возникают вопросы, связанные с организацией поездки, с тем, как необходимо компенсировать расходы сотрудников. По законам каждый работодатель должен либо самостоятельно организовать поездку за собственный счет, либо выплатить за расходы компенсацию.
Расшифровка понятия «служебная командировка» указана в 166 ст. ТК РФ. Согласно этой статье под данным понятием подразумевается поездка по работе в конкретный город или местность согласно письменному распоряжению работодателя на некий срок, указанный в распоряжении и связанный с выполнением служебной задачи.
Другая статья (168) расшифровывает, что подразумевается под командировочными расходами. Согласно ей – это затраты денежных средств, связанные с проездом к месту командирования, проживанием в гостинице или в другом месте. Также в них входят и иные затраты, связанные с тем, что человек должен будет некоторый период проживать не в своем собственном доме. В эти же расходы также вписываются разрешенные работодателем издержки.
П. 12.1 ст 264 налогового законодательства дает более подробное описание понятия командировочных расходов. В нем сообщается, что кроме указанных выше расходов, к командировочным относятся затраты на оформление документов (виза, паспорт, ваучер), консульский и таможенный сборы и иные. При налоговой проверке проводится сверка документов по командировкам с учетом описанных в 12 подпункте трат. Во время командировки возможны непредвиденные расходы. Например, на транспорт, если нужно будет совершать дополнительные поездки.
В тексте Постановления Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 более детально описывается, что входит в затраты по служебным поездкам. Так 12 пункт этого документа указывает на то, что в такие затраты входят и те, которые связаны с передвижением к объектам, находящимся за чертой населенного пункта, а также страховые взносы и затраты на оформление проездных документов.
В течение командировки, возможно, потребуется посещать сразу несколько городов или сел. В такой ситуации затраты учитываются по каждому отдельному населенному пункту.
Согласно этому Постановлению, командировочные расходы должны возмещаться, и это не зависит от того, будет ли человек во время командировки находиться на территории страны или же предполагается выезд за ее пределы. Но при командировке за границу перечень расходов, которые должен оплатить работодатель, увеличивается.
Направление в командировку руководителя предприятия
В этом случае должны применяться те же самые правовые нормы, которые используются и при командировках других работников. Директору точно также выдаются служебное удостоверение и авансовая сумма. Если потребуется, то издается приказ или выписывается необходимое служебное задание. Иными словами, выходит, что руководитель сам себе выдает документы и себя же отправляет в командировку по службе. Подписывать документы может и заместитель руководителя. Это должно быть зафиксировано в соответствующем локальном акте.
По возвращению из командировки руководитель точно так же сдает все отчетные документы, фиксирующие расходы, остаток авансовой суммы, как и любой другой работник. В случае выявления перерасхода средств, подтверждение расходов производится согласно общему установленному порядку.
Самое важное при необходимости служебной поездки – наличие всех правильно заполненных документов, а также предоставление всех необходимых бумаг, которые будут подтверждать затраты. При этом не важно конечное место назначения
При их наличии не будет каких-либо затруднений, связанных с компенсацией расходов, связанных с рабочей поездкой.
Нужно помнить, что есть определенная категория лиц, которую нельзя отправить в служебную поездку.К ним относятся женщины, ожидающие ребенка; лица, которым не исполнилось 18 лет; сотрудники, осуществляющие трудовую деятельность в момент действия договора на обучение. Кроме того, женщины, которые имеют детей, не достигших трехлетнего возраста, могут быть отправлены в служебные поездки только после получения их согласия. Также есть некоторые определенные сроки. Если командировка планируется на территории РФ, то ее продолжительность не должна превышать сорока дней.
Командировки, предполагающие выполнение строительных работ, не должны быть более одного года. С 61-го дня нахождения сотрудником в рабочей поездке за пределами России суточные выплачиваются по нормам, согласно действующему установленному законодательству.
Чтобы быть на связи
Фирма — владелец помещения — заключила бессрочный договор на предоставление доступа к телефонной сети. Как учесть расходы на подключение?
- Расходы на подключение могут состоять из:
- прокладки кабельных линий;
- подключения к местной телефонной сети с предоставлением телефонного номера.
Если фирма оплачивает прокладку новой кабельной линии, то эти расходы носят долговременный характер. Поэтому новую линию связи фирма должна принять на учет в составе основных средств, если, конечно, она удовлетворяет в бухгалтерском учете условиям ПБУ 6/01, а в налоговом — ст. 256 Налогового кодекса.
Если же фирма платит только за подключение к уже существующей линии связи, то эти затраты учитывают в составе расходов на услуги связи. Ведь услуга присоединения — это «деятельность, направленная на удовлетворение потребности операторов связи в организации взаимодействия сетей электросвязи, при котором становятся возможными установление соединения и передача информации между пользователями взаимодействующих сетей электросвязи» (ст. 2 Закона от 7 июля 2003 г. N 126-ФЗ «О связи»).
В бухгалтерском учете эти затраты на подключение относят к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). Списать их можно так. Если срок действия договора с оператором связи определить возможно, то затраты на подключение списывают в течение всего срока его действия. Расходы на подключение учитывают на счете 97 «Расходы будущих периодов» и ежемесячно частично включают в состав расходов (п.
65 Положения, утвержденного Приказом Минфина России 29 июля 1998 г. от N 34н). Если установить срок действия договора невозможно, то можно принять решение о единовременном списании расходов.
В налоговом учете затраты на подключение относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК). «Если условиями договора предусмотрено получение доходов в течение более чем одного отчетного периода и не предусмотрена поэтапная сдача товаров (работ, услуг), то расходы фирма распределяет с учетом принципа равномерности признания доходов и расходов» (п. 1 ст. 272 НК). То есть если срок договора известен (например, при аренде помещения), то расходы на подключение фирмы, использующие метод начисления, списывают в течение всего периода его действия (Письмо Минфина России от 6 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/86). Если же срок действия договора определить нельзя, то затраты на подключение списывают единовременно (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК).
Из условий вопроса следует, что фирма оплатила только услуги за подключение к уже существующей сети и срок договора определить невозможно. Рассмотрим ситуации на примере.
Пример. Фирма, новый владелец ранее телефонизированного помещения, оплатила 247,8 руб. (в том числе НДС 18% — 37,8 руб.) за предоставление доступа к телефонной сети.
Бухгалтер сделает такие записи:
Дебет 20 (26, 44) Кредит 60
210 руб. (247,8 руб. — 37,8 руб.) — списаны затраты на подключение к линии связи;
Дебет 19 Кредит 60
37,8 руб. — отражен НДС, предъявленный оператором связи по услуге за подключение;
Дебет 68 Кредит 19
37,8 руб. — принят к вычету НДС;
Дебет 60 Кредит 51
247,8 руб. — перечислена оплата оператору связи за подключение.
Сумма возмещаемых издержек выделена в договоре отдельно
Если договором предусмотрена обязанность заказчика возместить какие-либо расходы подрядчика, то, имея на руках копии его «расходных» документов, заказчик может признать суммы возмещения как прочие расходы . Такой же позиции придерживаются и суды .
К подтверждающим документам по возмещаемым командировочным расходам в этом случае можно отнести реестр затрат, связанных с проездом и проживанием работников подрядчика, список таких работников, копии счетов из гостиниц, билетов на проезд, счетов-фактур, платежных поручений.
Обсуди с юристом
В договоре сумму командировочных затрат подрядчика надо включить в цену работ. В противном случае гарантированы претензии налоговиков к признанию этих затрат в ваших расходах.
Что касается НДС, то при получении от подрядчика счета-фактуры на выполненные работы (оказанные услуги) и на компенсируемые расходы заказчик может поставить к вычету всю сумму НДС.
Между тем при таком варианте достаточно велика вероятность возникновения претензий со стороны налоговых органов в отношении как обоснованности расходов, так и вычета НДС. А это значит, что в случае проверки решать вопрос придется в судебном порядке.
Подпункт 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Постановления ФАС УО от 19.01.2009 N Ф09-10311/08-С3; ФАС МО от 13.08.2008 N КА-А40/7595-08; ФАС ЗСО от 18.08.2009 N Ф04-4093/2009(12642-А67-39), ФАС СЗО от 01.10.2007 по делу N А05-5368/2006-26.
Обзор документа
По вопросу учета в составе профессионального вычета по НДФЛ командировочных расходов адвокатов, учредивших адвокатское бюро, разъяснено следующее.
От НДФЛ освобождаются компенсационные выплаты, связанные, в частности, с исполнением трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов). При этом такие выплаты должны быть установлены российским законодательством (в пределах предусмотренных норм).
В силу ТК РФ служебная командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Адвокатское бюро не имеет трудовых договоров с адвокатами. Соглашение об оказании юрпомощи с доверителем заключается управляющим партнером или иным партнером от имени всех партнеров, учредивших адвокатское бюро, а не от имени самого бюро как юрлица. При этом расходы адвоката в связи с исполнением поручения доверителя компенсируются последним.
Таким образом, адвокатское бюро не является работодателем адвокатов. Следовательно, не может направлять их в командировки. В связи с этим оснований для выплат бюро суточных и иных компенсаций затрат адвокатов в связи с исполнением поручений доверителя или для общих нужд бюро в рамках трудового законодательства не имеется, поскольку нет трудовых отношений между бюро и адвокатом.
Если все же бюро компенсирует адвокатам указанные расходы, то освобождение от НДФЛ на такие выплаты не распространяется.
Вместе с тем Минфин России полагает, что в составе профессионального вычета по НДФЛ адвокат может учитывать фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на оказание услуг по соглашению с доверителем, в т. ч. если затраты возникают в связи с поездками адвоката в рамках такого соглашения. При этом необходимо учитывать порядок определения расходов, установленный в целях налогообложения прибыли.
Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:
Но что делать, если в удостоверении на командировку не поставлены отметки?
В целом такое возможно при одной ситуации: если основная цель командировки – проведение беседы, переговоров с физическими лицами, не имеющих собственных печатей или штампов.
Как быть? Чтобы подстраховаться при прохождении налоговых проверок документов по командировке организации, которая отправляет сотрудника в такую рабочую поездку, следует иметь такие бумаги:
- подписанный приказ о назначении служебной поездки;
- проездные документы к месту командирования и обратно;
- служебное задание;
- отчет работника о проделанном задании;
- документальное подтверждение пребывания работника в определенную дату в конкретном населенном пункте.
Если предприятие будет иметь весь перечень документов, указанных выше, то затраты компании не будут учитываться как прибыль.
Другие расходы, произведенные сотрудником в командировке с согласия руководства
Работник имеет право претендовать на возмещение дополнительных командировочных расходов, если они предусмотрены в регламентах компании или трудовом законодательстве.
Дополнительно, помимо суточных и проживания, у работника могут быть расходы на такси в командировке. Как оформить данную выплату командировочных расходов можно подробно узнать в статье «Оплата такси в командировке: налоги и подтверждающие документы».
Также компания может включать в состав командировочных расходов и другие затраты. Так, если сотрудник едет в длительную поездку, то упаковка багажа может входить в командировочные расходы.
Сервисные сборы и штрафы за возврат / обмен билетов при отсутствии вины командированного также входят в командировочные расходы.
Оплата транспортных расходов в командировке может производиться с учетом норм, установленным по категориям сотрудников. Например, в ЛНА работодатель может закрепить, что руководство компании, включая заместителей директора, имеют право на проезд первым классом в ж/д вагоне и перелет бизнес-классом. Для всех остальных сотрудников – плацкарт и эконом-класс соответственно. И это не будет нарушением оплаты расходов на служебные командировки. При ревизии командировочных расходов необходимо проверить в первую очередь наличие внутреннего положения о командировках, в котором должны быть прописаны все нормы возмещения доп.расходов.
