Порядок учета командировочных расходов в 2023-2024 годах

КОСГУ

Как было отмечено выше, командировочные расходы рассматриваются в контексте ТК РФ в качестве возмещений (компенсаций), связанных с осуществлением работником трудовых обязанностей. В международной статистической практике такие выплаты не рассматриваются как выплаты в интересах работников, а относятся к категории расходов, производимых работником с целью выполнения трудовых обязанностей. В связи с этим возмещение расходов, связанных со служебными командировками (проезд, проживание, иные расходы, связанные с выполнением служебного задания в командировке), еще с 2019 года были перенесены на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ. Ранее они учитывались по подстатье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ (, Порядка № 209н, п. 2.1.4 Методических рекомендаций к порядку применения КОСГУ, доведенных письмом Минфина России от 29.06.2018 № 02-05-10/45153).

Если речь идет не о возмещении расходов, а об обеспечении сотрудника всем необходимым перед проведением командировки (когда учреждение самостоятельно закупает билеты, оплачивает гостиницу и т. п.), то расходы учреждения будут относиться, в частности:

• на подстатью 222 «Транспортные услуги» КОСГУ в части закупки билетов (пп. 10.2.2 п. 10 Порядка № 209н);
• на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ в части проживания.

Приобретение учреждением других услуг и материальных ценностей, необходимых для проведения командировки, отражается по соответствующим подстатьям статьи 220 «Оплата работ, услуг» КОСГУ, статьям и подстатьям группы 300 «Поступление нефинансовых активов» КОСГУ, исходя из экономического смысла.

Обратите внимание! Расходы в части суточных по-прежнему относятся на подстатью 212 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме» КОСГУ (пп. 10.1.2 п

10 Порядка № 209н).

Как оформить суточные для командировки

Что считается командировочными расходами

Служебной командировкой называют поездку сотрудника организации вне места постоянной работы, с целью выполнения служебного задания, на определенный срок. Сотрудник отправляется в поездку только на основании письменного распоряжения руководителя учреждения.

Законодательно установлен порядок и правила. Так, Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 регламентирован перечень командировочных расходов (суточные в 2020 году), которые работодатель обязан возместить:

• затраты на аренду жилого помещения;
• траты на проезд;
• средний заработок за дни поездки;
• иные траты, согласованные (разрешенные) работодателем;
• дополнительные траты, связанные с проживанием.

Норма суточных командировочных расходов в 2020 году (дополнительных трат, связанных с проживанием) закреплена в Налоговом кодексе (ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ) и равняется 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для загранкомандировок в сутки. Однако организация вправе установить свой лимит дополнительных трат, связанных с проживанием, больше или меньше законодательной нормы.

Что нужно для оплаты

С этого года сотрудников отправляют в командировки по новым правилам 2020, суточные и другие расходы возмещаются несколько иначе.

Затраты на проезд, наем жилого помещения и разрешенные траты сотрудник обязан подтвердить документально. В ином случае оплата не производится. Предельного лимита на суточные не установлено, но учреждение вправе самостоятельно утвердить нормы. Что касается среднего заработка, бухгалтер производит начисление по табелю учета рабочего времени и распоряжению руководителя.

С суточными дела обстоят иначе. Данный вид затрат не требует документального подтверждения чеками и квитанциями. Однако, раньше для подтверждения и начисления таких выплат бухгалтеры применяли командировочное удостоверение. В документе были указаны даты выбытия в поездку и возвращения из нее (дата прибытия). Но в январе 2015 года бланк отменили. Теперь подтверждать даты выезда и возвращения работника нужно на основании билетов, договоров найма жилого помещения или топливным квитанциям. Сложный способ, поэтому многие организации продолжают выписывать командировочные удостоверения своим работникам.

Как установить суточные

Бюджетная организация должна утвердить Положение о командировках сотрудников. В нем следует подробно прописать правила, порядок и размер командировочных расходов в 2020 году, суточные на служебные поездки. Если такого документа нет, то его нужно обязательно разработать и утвердить. Либо издать приказ, в котором указаны нормы командировочных расходов на текущий финансовый год.

Что включает в себя оплата командировочных расходов в 2019 году

К таким расходам относят:

• стоимость билетов междугороднего или международного сообщения;
• оплату временного проживания;
• компенсацию затрат на питание, местные расходы (курьер, канцтовары, информационные носители, полиграфия и прочие), необходимые для достижения успешного результата командировки, согласованные с руководством — суточные.

По первому пункту расходы подтверждаются билетами (авиа, железнодорожными и прочими).

Также могут быть учтены среди подтверждающих документов для выплаты сотруднику командировочных:

• посадочный талон,
• документы о дополнительных расходах в пути (белье в поезде),
• квитанции и счета на оплату такси, если была служебная необходимость воспользоваться этой услугой.

В случае использования личного автомобиля работник предоставляет в бухгалтерию служебную записку и прикладывает к ней чеки об оплате топлива.

Проживание подтверждает:

• квитанция из гостиницы,
• соглашение о найме квартиры или иной документ с обязательным указанием стоимости и количества дней проживания.

Прочие необходимые траты так же должны быть оплачены, если сотрудник предоставил квитанции об оплате телефонных переговоров, камеры хранения, платной парковки.

При утрате отчетных документов должна быть составлена служебная записка.

Важно! В случае, когда сотрудник направляется в командировку в города курортной зоны, ему должно быть предоставлено возмещение средств на оплату курортного сбора. Этот сбор также входит в суточные расходы.. Суточные выплачивают из кассы или перечисляют через банк на личный счет командированного специалиста перед поездкой

Авансовый отчет работник обязан предоставить не позднее трех дней после возвращения из командировки

Суточные выплачивают из кассы или перечисляют через банк на личный счет командированного специалиста перед поездкой. Авансовый отчет работник обязан предоставить не позднее трех дней после возвращения из командировки.

Состав командировочных расходов: что обязаны оплатить

Если сотрудник отправляется в командировку, его заработная плата сохраняется. Также за наемным работником сохраняется его должность и рабочее место. Помимо этого, работодатель обязуется компенсировать расходы, понесенные в процессе отъезда.

Командировочные затраты включают в себя следующие статьи расходов:

• проезд до пункта назначения и обратно;
• размещение сотрудника в другом городе (аренда квартиры либо иного жилья, проживание в гостинице);
• суточные расходы, например, покупка продуктов питания, проезд на городском автобусе, троллейбусе, метро);
• прочие расходы, связанные с непосредственным исполнением трудовых обязательств.

Отметим, что на период пребывания в командировке работнику должен быть начислен доход из расчета среднего заработка за последние 12 календарных месяцев, предшествующих поездке.

Учет командировочных расходов в 2019 году

Норма суточных при расчете расходов на командировку в 2019 году в каждом отдельно взятом предприятии регламентируется внутренними документами, предусмотренными учетной политикой.

Действующие нормы командировочных суточных расходов по России в 2019 году на каждый день пока остаются без изменений: минимальные не установлены, а максимальные, согласно Налоговому кодексу РФ, составляют 700 рублей. Для расчета выплат сотруднику, находящемуся в загранкомандировке, в 2019 году определена сумма суточных в размере 2500 рублей в день. Законом допускается отклонение от этих норм при необходимости. Нормативное значение можно как сокращать, так и увеличивать. Руководство предприятия вправе это сделать по собственному усмотрению и платить суточные из расчета утвержденных внутренних норм.

НДФЛ с командировочных расходов в 2019 году не предусмотрен, если сумма не превышает указанных пределов. В этом случае подоходный налог и страховые взносы не начисляются и не уплачиваются. При превышении работодатель перечисляет и НДФЛ с суммы суточных сверх нормы, установленного на 2019 год, так же и страховые взносы с суммы сверх предусмотренного на день лимита.

Выплаты командировочных расходов в 2019 году за служебные поездки по России начисляются работнику исходя из расчета проведенных в командировке дней:

• за все календарные дни командировки вместе с праздничными и выходными,
• за все дни в пути до пункта назначения, включая дату отъезда и возвращения. При возникновении задержки по независящим от сотрудника причинам, так же происходит оплата суточных за все дни.

Дату посадки на транспорт в пункте отправления в командировку считают первым, а дату возвращения – последним днем служебной поездки. Момент отсчета наступает при смене даты, в 00 часов 00 минут. И первый, и последний день должны оплачиваться в полном объеме.

Пример 1. Организация планировала отправить одного своего сотрудника Волкова в командировку в понедельник, пятого августа и для него заранее на указанную дату был заказан билет на поезд, отправляющийся в 23 часа 51 минуту. За несколько дней до начала командировки руководство решило, что для успешного выполнения задачи первому сотруднику необходим помощник, и была назначена командировка его коллеге, Зайцеву. Билетов на этот же поезд уже не было, и пришлось покупать второму сотруднику билет на 00 часов 44 минуты на вторник, шестого августа. Обратно они вернулись утром 10 августа на одном поезде. Первому сотруднику суточные начислены за шесть дней — с пятого по десятое августа включительно, а второму – только за пять. Несмотря на то, что разница между временем отправления поездов, на которых Волков и Зайцев добирались до места назначения, составила менее часа, дата отправления для второго сотрудника формально считалась на сутки позже.

Пример 2. В зарубежную командировку направляется сотрудник Лебедев. Рейс вылетает второго сентября в 00 часов 15 минут, а регистрация заканчивается в 23 часа 45 минут предыдущего дня. Возвращается Лебедев шестого сентября. Формально он прошел регистрацию на рейс и пересек границу первого числа, эта дата и должна считаться первым днем командировки при подсчете количества дней для оплаты по норме для зарубежных поездок. День обратного пересечения границы тоже оплачивается, но уже по российской норме. В этом примере суточные выплачиваются за 5 дней из расчета 2500 рублей в день, а шестой день по российской норме 700 рублей.

За руководством предприятия закреплено право назначать выплату командировочных при зарубежных поездках в иностранной валюте, если предприятие имеет такую возможность.

В бюджетных учреждениях начисление и оплата суточных командировочных расходов в 2019 году рассчитывается исходя из норм, указанных в последней редакции Постановления Правительства No 812, которое регламентирует размер и порядок расчета средств на выплату суточных при служебных командировках в страны ближнего и дальнего зарубежья.

Приложение No 1 к указанному Постановлению содержит таблицу с указанием размера суточных за каждый день командировки в зависимости от страны пребывания.

Важно:

• Если сотрудник бюджетного загранучреждения уже находится за рубежом, и для проезда в пункт назначения граница им пересекаться не будет, рассчитать суточные следует по последней колонке указанной таблицы.
• При направлении в командировку, если служебная необходимость подразумевает посещение нескольких стран, расчет ведется по каждой стране отдельно согласно приложению.
• Дата пересечения границы определяется по отметке в загранпаспорте, а при сообщении со странами, которые граждане Российской Федерации могут посещать по общегражданскому паспорту – по транспортному билету.

Какие суточные при командировке за границу в 2020 году

Размеры суточных при загранкомандировках в 2020 году имеют значение для расчета налога на прибыль, а также для целей исчисления и уплаты НДФЛ.

Напомним, что размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, закрепив суммы в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ).

Некоторые компании устанавливают различные размеры суточных при загранкомандировках в зависимости от того, в какую страну отправляется работник для выполнения служебного задания.

Однако бюджетным организациям размер суточных при загранкомандировках устанавливает Правительство РФ. И коммерческие организации, при желании, могут ориентироваться на эти размеры суточных.

Суточные при загранкомандировках: в какой валюте выдавать

Ра­бо­то­да­тель сам опре­де­ля­ет, в какой ва­лю­те уста­нав­ли­вать и вы­пла­чи­вать су­точ­ные для за­гран­ко­ман­ди­ро­вок. На­при­мер, раз­мер таких су­точ­ных может быть уста­нов­лен в ино­стран­ной ва­лю­те, но на руки ра­бот­ник по­лу­чит сумму в руб­лях, эк­ви­ва­лент­ную этим ва­лют­ным су­точ­ным.

Загранкомандировка: как считать суточные

Рас­чет су­точ­ных при за­гран­ко­ман­ди­ров­ках в 2020 году за­ви­сит от ко­ли­че­ства дней, про­ве­ден­ных ра­бот­ни­ком за пре­де­ла­ми РФ.

По об­ще­му пра­ви­лу су­точ­ные вы­пла­чи­ва­ют­ся ра­бот­ни­ку сле­ду­ю­щим об­ра­зом (п. 17, 18 По­ло­же­ния, утв. По­ста­нов­ле­ни­ем Пра­ви­тель­ства РФ от 13.10.2008 № 749):

• при от­прав­ле­нии в за­гран­ко­ман­ди­ров­ку за день пе­ре­се­че­ния гра­ни­цы су­точ­ные вы­пла­чи­ва­ют­ся как за время на­хож­де­ния за гра­ни­цей;
• при воз­вра­ще­нии из за­ру­беж­ной по­езд­ки за день пе­ре­се­че­ния гра­ни­цы су­точ­ные вы­пла­чи­ва­ют­ся как за ко­ман­ди­ров­ку внут­ри стра­ны.

Однако ком­па­ния впра­ве уста­но­вить свой по­ря­док рас­че­та вы­пла­чи­ва­е­мых су­точ­ных.

Суточные при загранкомандировках в 2020 году: таблица

Приведем некоторые размеры суточных при загранкомандировках, установленных Правительством РФ для бюджетников (Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812):

Нормы суточных для сотрудников организаций, финансируемых из средств федерального бюджета, при служебных командировках за пределы РФ с 1 января 2006г.

Размер суточных в долларах США

При командировке из России на территорию другой страны

При командировке сотрудников загранучреждений РФ в пределах территории страны, где расположено загранучреждение

Сколько возмещают работнику

Часто бывает, что покупкой билетов и бронированием гостиничного номера занимается непосредственно администрация компании, а значит, сотрудник не получает на это деньги. И с ними вопросов не возникает. Но если деньги на командировочные расходы выдаются на руки человеку, то надо понимать, по каким нормам их возмещать.

По закону, командировочные расходы позволяют работнику добраться до места назначения, купить себе еду, заплатить за проживание, позволить иные вещи, предварительно согласованные с руководителем компании. И поскольку человек поехал для выполнения служебного задания, то ему должны компенсировать все понесенные и согласованные с начальством траты, а не рассматривать выданную сумму как доход. То есть с них не удерживается ни подоходный налог, ни страховые взносы. Но это при условии, что в компании утвержден нормативный документ (положение о служебных командировках), который предусматривает нормативы возмещения, а также порядок этой процедуры.

Единственная статья расходов, которая нормирована на законодательном уровне, — это размер суточных. В частности, в НК РФ заявлено, что не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные, выданные в следующих размерах:

• 700 рублей — за день поездки по стране;
• 2500 рублей — за день заграничной командировки.

Это не означает, что работодатель не может выплатить больше. Может. Но в таком случае с суммы превышения компания должна будет удержать подоходный налог и страховые взносы.

Также отметим, что подчиненный не обязан отчитываться, на что потратил суточные и потратил ли их вообще. Это та статья командировочных расходов, которая учитывается при налогообложении прибыли компании без документов, подтверждающих, что деньги потрачены.

Принципы выбора КВР и КОСГУ

Прежде всего отметим, что при направлении работника в командировку обеспечение  гарантий, закрепленных в статьях , ТК РФ, может осуществляться двумя способами:

1. Сотруднику выдается аванс для приобретения проездных документов и оплаты гостиницы, выплачиваются суточные. Также компенсируются по возвращении фактически произведенные в целях командировки расходы.
2. Учреждение самостоятельно приобретает командируемому сотруднику билеты для проезда (перелета), оплачивает гостиницу, приобретает ГСМ и т. п.

Порядок отнесения расходов на КВР и КОСГУ в обоих случаях будет различаться.

Расчет суточных по России в 2020 году

Наниматель может самостоятельно определить размер компенсации за день служебной поездки. Как правило, это 700 рублей — в случае поездок по территории РФ (с суточных, превышающих эту норму, придется удерживать подоходный налог и считать страховые взносы). Сведения о полагающейся сумме должны быть внесены во внутренние локальные нормативные акты, в том числе в «Положение о командировках».

При выплате суточных учитываются:

• определенная сумма за каждый день командировки, в том числе за выходные праздники, проведенные в поездке;
• дни отъезда и возвращения, а также вынужденной задержки.

Аванс на командировочные расходы выдается сотруднику перед отправлением в поездку. Для получения денежных средств потребуется составить специальный документ — заявление на командировочные расходы.

Эти правила актуальны, если командировка длится более суток. Если же работник утром уезжает, а вечером уже возвращается, суточные ему не положены. В аналогичной ситуации при направлении за границу суточные должны выплачивать в размере 50 % от соответствующей нормы расходов.

Если вернувшись из одной поездки, работник в этот же день отправляется по заданию начальства в другую, компенсация за этот день будет производиться только по одной из поездок. Но если внутренними нормативными актами организации предусмотрена компенсация сразу по двум поездкам, это не будет считаться нарушением.

При расчете сумм необходимо помнить, что день отъезда — это день отправления транспорта, на котором сотрудник поедет к месту работы. А день прибытия — день возвращения к месту основной работы.

Возможны случаи, когда сотруднику, находящемуся в деловой поездке, не хватило средств, выданных работодателем, и некоторые траты он осуществил за свой счет. По возвращении, чтобы вернуть деньги, ему следует предоставить авансовый отчет с оправдательными документами. На основании отчета работнику будут компенсированы затраты на командировочные расходы.