Как рассчитать среднесписочную численность
При расчете численности нужно учитывать всех работников ИП, с которыми он заключал трудовые договоры в течение года. Если ИП привлекал физлиц в рамках гражданско-правовых договоров, то они также учитываются при определении среднесписочной численности.
Сотрудники, которые отсутствовали на рабочем месте по каким-либо причинам (находились на больничном, в командировке, работали удаленно), не должны исключаться из расчетов. Но отдельные категории граждан в численности не участвуют. Это, например, женщины в декретном отпуске или сотрудники, которые находятся в неоплачиваемом отпуске. Сам ИП тоже не включается в число своих работников.
Как рассчитать среднее количество работников за год? Первоначально нужно произвести расчеты для каждого календарного месяца, затем полученное значение суммировать и разделить на 12 (количество месяцев в году).
Например, в марте у ИП работало 10 человек, из них 8 человек – полный месяц, 1 – 6 дней, 1 – 20 дней. Расчет будет выглядеть следующим образом: ((8*31)+(1*6)+(1*20))/31=8,8 человек. Полученное значение не округляется на данном этапе.
Пример расчета среднегодового количества работников. В январе у ИП трудилось 13 человек, в феврале – 12, в марте – 15, в апреле – 15, в мае – 14, в июне – 16, в июле – 18, в августе – 18, в сентябре – 16, в октябре – 13, в ноябре – 11, в декабре – 10. Расчет будет вестись по формуле: (13+12+15+15+14+16+18+18+16+13+11+10)=13. Указанное значение и нужно будет написать в отчетной форме.
Штрафы
Сдавать отчёт ССЧ за прошедший год для предпринимателя, который оформлял на работу людей, это его обязанность, прописанная в Налоговом Кодексе. Поэтому за нарушение этого правила предусмотрена налоговая ответственность по п. 1 ст. 126 НК – штраф в размере 200 рублей. Нарушением считается даже просрочка в один день. Если к нарушителю будут применяться административные меры, предусмотренные п. 1 ст. 15.6 КоАП РФ, то размер штрафа может быть в пределах от 100 до 300 рублей. Оштрафовать могут даже за истекшие периоды, срок давности применения этих мер равен 3 годам после несвоевременного представления сведений.
Порядок сдачи отчета о среднесписочной численности
До 2014 года отчитываться о среднесписочной численности должны были все предприниматели независимо от наличия у них сотрудников. Теперь сведения сдают только те ИП, которые используют при ведении бизнеса наемный труд. Соответствующие поправки были внесены в п. 80 Налогового кодекса.
До этого у многих предпринимателей без сотрудников заполнение формы вызывало массу сложностей. Ведь сам ИП не являлся наемным сотрудником у себя и не должен участвовать в расчете численности.
Но многие инспекторы отказывались принимать форму с нулем в графе “численность”. Последние изменения исправили упущение в налоговом законодательстве и сняли с ИП, которые работают самостоятельно, обязанность отчитываться о том, чего у него нет.
Важно учитывать, что если в течение отчетного года бизнесмен привлекал хотя бы одного работника, то должен сдать отчет. Даже если на момент его подачи все сотрудники были уволены
Среднесписочная численность в этом случае будет равна 1
Даже если на момент его подачи все сотрудники были уволены. Среднесписочная численность в этом случае будет равна 1.
После образования ИП этот отчет не сдают, такая обязанность есть только у компаний. Но предприниматели-работодатели должны сдать форму до закрытия.
Для ИП на УСН сведения о среднесписочной численности сдаются по установленной форме КНД 1110018. Ее нужно сдать в ФНС по месту регистрации индивидуального предпринимателя до 20 января. Например, за 2016 год нужно будет отчитаться до 20 января 2017 года.
Отчет о среднесписочной численности состоит из 1 страницы. В нем должно быть ФИО предпринимателя, его ИНН, среднесписочная численность на указанную дату (для ИП это всегда 1 января текущего года), наименование ФНС и ее код. В нижней части страницы предпринимателю нужно подписаться и поставить дату сдачи отчета.
Стоит обратить внимание, что форма предоставляется в ФНС по месту жительства ИП, а не по месту ведения им бизнеса (например, расположения торговой точки). Заполнение отчетной формы предельно простое и обычно не вызывает затруднений
Передать сведения можно следующим образом: лично, через уполномоченного представителя (с нотариальной доверенностью на представление интересов) или по почте заказным письмом (с описью вложения). Для предпринимателей с численностью свыше 100 человек предусмотрена только электронная форма подачи отчета (через интернет с использованием ЭЦП).
Штраф за непредоставление указанных сведений для предпринимателей составляет 200 руб. Аналогичную сумму придется заплатить за отчет, сданный с нарушением сроков (позже 20 января).
Кто учитывается в среднесписочной численности работников
Понятие «среднесписочная численность» в отчетных и уведомительных документах организации фигурирует не раз. И не всегда подразумевает одно и то же. Поэтому сначала разберемся с терминами.
Понятно, что речь идет о работниках, то есть о тех, с кем организация заключила трудовые договоры . А термин «среднесписочная» означает, что считать ее нужно по тем, кто входит в списочную численность. В свою очередь, списочная численность включает в себя работников, нанятых по трудовым договорам на постоянную, временную или сезонную работу . В том числе сюда входят и собственники организации, если с ними оформлены трудовые отношения и они получают зарплату . И даже те, кто работал у вас всего 1 день, в расчете будут участвовать.
Важно, что присутствие работника на рабочем месте — необязательное условие для учета его в среднесписочной численности. Он может временно отсутствовать по каким-либо причинам
Например, работники, находящиеся в командировке, на больничном, в ежегодном отпуске, в отпуске без сохранения зарплаты по согласованию с руководством, повышающие квалификацию с сохранением зарплаты и т.д., попадают в среднесписочную численность с тем же успехом, что и присутствующие на рабочих местах . В то же время не участвуют в расчете среднесписочной численности женщины в отпусках по беременности и родам, а также по уходу за ребенком (хотя в списочную численность в этот период они входят).
Кроме того, не учитываются в среднесписочной численности :
- внешние совместители;
- граждане, с которыми заключены гражданско-правовые договоры.
В соответствии с п.79 и 81.1 Приказа Росстата от 22.11.2017 , которым утвержден порядок заполнения Формы № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников», женщины, находящиеся в отпусках по беременности и родам, включаются в списочную численность. Но исключаются из среднесписочной численности работников.
При этом лица, принятые для замещения отсутствующих работников (ввиду болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком), включаются в списочную и среднесписочную численность.
Как рассчитать ССЧ
Индивидуальный предприниматель в численность своих работников не входит – он не может заключить сам с собой трудовой договор и назначить себе зарплату.
Итак, заполняем бланк по форме № П-4. Рассчитать среднесписочную численность работников за отчетный год необходимо в несколько этапов:
- Выявляется средняя величина численности сотрудников, работающих полный день. Необходимо установить, сколько дней в месяце проработал каждый. Выходные и праздничные дни также должны учитываться. Количество посчитанных дней всех сотрудников суммируется и делится на число дней месяца, для которого ведется расчет. Полученное значение округлять нельзя.
- Вычисляем среднесписочную численность тех работников, которые трудятся неполный рабочий день. Для этого необходимо посчитать количество отработанных ими за весь месяц часов, разделить это значение на продолжительность рабочего дня, а затем распределить полученную величину по дням месяца. То есть в данном случае среднесписочная численность служащих будет пропорциональна отработанному ими времени. Полученное значение нельзя округлять.
- Заключительным шагом станет подсчет годового значения. Все полученные данные за каждый месяц по работникам с полной и неполной занятостью необходимо суммировать и разделить на 12. Вот теперь получившееся значение необходимо округлить и вписать в отчетную форму.
Если индивидуальный предприниматель сочтет необходимым, он вправе вести расчет ССЧ так, будто сотрудники, работающие неполный день, находятся на полной ставке.
Следите внимательно за тем, чтобы данные вовремя доходили до ФНС. В противном случае на вас наложат штраф в размере 200 рублей. Кстати, штраф не освободит вас от обязанности сдать отчет. Среднесписочная численность необходима для расчета ряда налогов. Она является показателем для применения ЕНВД или УСН – если численность работников превышает 100 человек, то предприниматель не сможет использовать эти режимы.
Справка о среднесписочной численности ИП нужна для определения налоговой базы. От нее будет зависеть сумма выплат в налоговую инспекцию. Если вы работаете без сотрудников, то можете забыть о справке, но, имея в штате хотя бы одного человека, уйти от ответственности не получится.
Куда сдается отчет?
Подаются заполненные документы только в то отделение налоговой инспекции, в котором изначально проходила регистрация ИП. Если за время работы предприниматель сменил место жительства, он должен был перерегистрироваться в другом отделении, в которое и будут подаваться все отчетные бумаги, в том числе и бланк о среднесрочной численности сотрудников.
Способов подачи документа может быть несколько. Самым лучшим и надежным вариантом будет личное посещение отделения налоговой службы. Так можно сразу проверить все ли обязательные пункты заполнены, чтобы после не пересдавать исправленный вариант.
Но случаются и такие ситуации, когда у бизнесмена просто нет возможности посетить отделении налоговой службы. Для индивидуальных предпринимателей обязательным является подача отчета о среднесписочной численности сотрудников всего 1 раз в год, но именно в начале года, когда истекает срок, многие, как правило, очень заняты. Для таких ситуаций предусмотрена подача бумаги через доверенное лицо либо по электронной почте. Последний вариант все чаще выбирают предприниматели, так как это очень быстро и удобно. Самым долгим способом будет подача отчета через обычную почту. Письмо может идти очень долго, но сроком подачи документа является дата отправления бланка.
Для чего необходимо сдавать отчет
Многие не понимают, для чего необходимо сдавать отчет ССЧ, как учитывается этот показатель, где он применяется. Между тем с его помощью налоговый орган регулирует такие важные моменты:
- Соблюдение критериев субъекта малого и среднего бизнеса.
В соответствии с законом № 209-ФЗ от 24.07.2007 ограничения по среднесписочной численности работников для микропредприятия 15 человек, 100 – для малого, 250 – для среднего. - Определение электронной или бумажной формы подачи деклараций и расчётов.
Если ССЧ больше 100 человек, то налогоплательщик обязан выгружать электронные формы отчётности, а не сдавать их на бумаге. Это закреплено в ст. 80 НК РФ. Для форм 6-НДФЛ, 2-НДФЛ и расчётов по страховым взносам этот порог снижен до 25 человек. - Контроль расчётов страховых взносов в фонды на основании данных ССЧ.
Налоговые инспекции теперь администрируют начисления в фонды, поэтому им необходимы эти сведения.
Кроме налоговой, отчётности предпринимателю придётся иногда подавать данные в Росстат, если его к этому обяжут, а также сдавать отчёты за сотрудников в фонды. Без показателя ССЧ не получится заполнить некоторые формы отчётов, например, 4-ФСС и статистические 1-Т и П-4.
Бланк отчета
Скачать пример заполнения сведений о среднесписочной численности работников по установленной форме вы можете ниже.
Также доступен для скачивания пустой бланк отчетности.
Предусмотрен и бумажный, и электронный форматы подачи документа, в котором указана среднесписочная численность работников, как заполнить отчет (на бумаге или электронно) — решает организация или предприниматель.
Выбор формата предоставлен всем компаниям независимо от количества работников. Требования ст. 80 Налогового кодекса об обязательной электронной форме отчета для компаний с числом сотрудников более 100 человек распространяются только на налоговые декларации. Среднесписочная численность работников, порядок заполнения которой мы рассматриваем, не является декларацией. Значит, этот бланк можно сдать как в бумажном, так и в электронном виде.
Важный момент! Информацию о среднем количестве сотрудников подают все без исключения компании, даже те, в которых не трудится ни одного работника (например, все уволены или персонал еще не нанят). В этом случае просто сдается отчетность с нулевыми показателями. Об этом сказано в Письме Минфина России от 04.02.2014 № 03-02-07/1/4390.
