Материальная помощь к отпуску

Правила оформления заявления

Заполненное подчиненным заявление на выдачу матпомощи, как правило, должно быть адресовано руководителю организации и (или) главному бухгалтеру. Иногда также – председателю профсоюза. Процедура прописывается в правилах внутреннего распорядка.

Сотруднику необходимо предоставить полную информацию о себе, включая не только Ф.И.О., но и точное место работы, табельный номер и занимаемую должность. Под шапкой посередине страницы указывается – «Заявление». После с нового абзаца идет основной текст.

Обычно конкретная сумма матпомощи к отпуску уже оговорена заранее. Именно ее и указывают в описательной части заявления. Чтобы руководству было проще принять решение о выплате, в тексте необходимо указать точные даты отпуска и его продолжительность.

Если того требуют определенные внутренние правила организации, то в этой части заявления нужно указать, почему именно возникла необходимость в отпуске и получении дополнительной материальной помощи.

Заполненное заявление направляется ответственному лицу. Оно проставляет резолюцию типа «Оплатить» либо «Отказать в выплате». В случае положительного решения и одобрительной резолюции организация оформляет приказ соответствующего образца. После этого бухгалтерия выплатит денежные средства.

Кому полагается и в каких случаях выдается?

К материальной помощи относятся выплаты, которые не связаны с выполнением сотрудником его трудовых функций или направлены на социальную поддержку подчиненного.

Помимо ситуаций с отпуском, она также может выплачиваться в случае болезни или смерти сотрудника или членов его семьи, при регистрации брака или рождении ребенка и т. д.

Поскольку необходимость в выплате матпомощи установлена федеральным законом РФ, то ее перечисление является обязательным для всех гражданских служащих.

К работникам, которые также могут претендовать на получение помощи, относятся все служащие бюджетных сфер, например:

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

Москва: +7 (499) 110-86-72.
Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.

здравоохранения;
образования;
культуры;
социальной помощи;
науки и т. д.

Для гарантии получения помощи ее выплата должна быть предусмотрена в локальных нормативных актах учреждения. Но даже если в документах такое положение отсутствует, работник все равно вправе написать заявление на получение помощи и подать его руководителю. Если средства бюджета конкретного учреждения позволят произвести выплату, работодатель может это сделать.

Данный вид помощи выплачивается один раз в году при оформлении работником ежегодного отпуска. Если он оформляется дважды за год, по частям, то помощь выплачивается при уходе работника в отпуск в первый раз.

Как известно, в случае увольнения работник может получить компенсацию за отпуск, если он за текущий период был полностью или частично не использован. Однако на выплату материальной помощи это не распространяется — ее получение возможно лишь при оформлении отпуска. Исключением может быть только ситуация, когда это прямо предусмотрено в коллективном договоре.

В некоторых случаях сложности с выплатой помощи могут возникнуть и в ситуации, когда работник уходит в отпуск перед увольнением. Поэтому наиболее безопасным вариантом является предоставление заявления на увольнение уже после окончания отпуска и выплаты материальной помощи.

Только после этого у него появляется право как на оформление и оплату отпуска, так и на матпомощь.

А вдруг – увольнение?

В случае, когда сотрудник увольняется по собственному желанию, в крайний день своей работы он должен получить компенсацию за оставшиеся за текущий период отпускные дни. Однако это не относится к выплате материальной помощи, так как таковая начисляется только при оформлении очередного ежегодного отпуска.

Претендовать на матпомощь за отпуск, которого ещё не было и не будет по причине увольнения, человек не может

Таким образом, если работник планирует попрощаться с учреждением и у него имеются неиспользованные отпускные дни, возможным решением будет сначала получить законный отпуск вместе с материальной выплатой, а уже после его окончания подать заявление на увольнение. Однако, если причиной увольнения стала не добрая воля работника, а инициатива работодателя (например, за разного рода нарушения и виновные действия со стороны служащего), отпуск, не использованный им ранее, с последующим за ними увольнением сотруднику могут не предоставить.

Законодательное регулирование

Правила выплаты заработной платы установлены ст. 136 ТК РФ. В этой же статье указывается и на необходимость оплаты отпуска работника не менее чем за три дня до его начала. Но никаких других выплат, кроме отпускных, в действующем трудовом законодательстве больше не предусмотрено.

Если вы хотите узнать, как в 2019 году решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

Москва: +7 (499) 110-86-72.
Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.

В частности, устанавливать для работников различные надбавки и компенсационные выплаты. Официально это закрепляется во внутренних локальных актах: коллективных договорах, соглашениях, положениях о премировании и оплате труда и т. д.

Однако в отношении некоторых категорий работников действует не только Трудовой кодекс, но и дополнительное законодательство. Например, в ст. 50 ФЗ «»О государственной гражданской службе РФ» установлено, что гражданские служащие могут претендовать на ряд дополнительных выплат, помимо основного оклада. В частности, одной из таких выплат и является материальная помощь, которая полагается при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.

Если документы компании не предусматривают выплату матпомощи

Работодатель может принять решение о назначении выплаты, даже если в локальных документах компании матпомощь не упоминается в составе выплат. Решающее значение имеет финансовое состояние организации.

Чтобы получить матпомощь к отпуску, когда она не предусмотрена для сотрудников в обязательном порядке, работнику необходимо:

написать заявление на имя руководителя, изложив в нем просьбу о материальной поддержке;
обосновать необходимость получения матпомощи, приложить документы (при их наличии), подтверждающие необходимость получения дополнительных денежных средств.

Если руководитель, рассмотрев заявление сотрудника, примет положительное решение и подпишет приказ о выделении определенной суммы, бухгалтерия должна начислить и выдать работнику причитающуюся матпомощь вместе с отпускными.

Размер выплат

Когда в документах компании размер матпомощи не зафиксирован, сотрудник может составить заявление о выделении необходимой суммы, исходя из своих потребностей. Руководитель вправе как одобрить просьбу, так и отказать в ее удовлетворении.

Если матпомощь к отпуску закреплена в локальном акте, то и размер подобной выплаты обычно фиксируется. Он может зависеть от:

периода работы на предприятии;
квалификации;
должности;
оклада сотрудника;
прочих условий.

В любом случае будут учитываться текущие финансовые возможности компании.

Доплата может не назначаться, например, если работник отработал менее 6 месяцев (так как право на отпуск еще не наступило), или при увольнении (так как формально увольнение не признается отпуском, а сотруднику при этом выдают компенсацию за неиспользованные дни отдыха).

Законодательное регулирование

Образец заявления на материальную помощь

Обращение за компенсацией заполняется сотрудником в свободной форме, в крупных компаниях для удобства работы утверждается бланк такого заявления. Вот как написать заявление на материальную помощь к отпуску:

Указать руководителя и название организации.
Прописать фамилию и должность заявителя.
Определить причину обращения.
Подробно расписать предмет заявления — оказание материальной помощи (основание, размер, ссылку на локальный нормативный акт).
Поставить подпись и дату заполнения обращения.

Ответственное лицо (руководитель), рассмотрев полученное обращение, принимает решение. В случае положительного решения издается приказ о выплате матпомощи.

Вн. №___ от «__» ______ 2020 г.

Директору (название организации)

Смирнову С.С.

от специалиста 1 категории

общего отдела

Ивановой С.С.

Заявление

На основании п.__. __ коллективного договора (Положения о премировании, закона, указать все правовые основания предоставления матпомощи к отпуску) прошу предоставить мне единовременную выплату к очередному ежегодному оплачиваемому отпуску.

Приказ о предоставлении отпуска №______ от ___. ___ 2020 года.

Стаж работы на предприятии ___ лет ____ мес.

Дисциплинарные взыскания: ______________ (если есть, указать дату и номер приказа).

_____________ Иванова С.С.

Согласовано:

Отдел кадров Петрова П.П. «__» _______ 2020 г.

От профсоюза Сидорова С.С. «__» _______ 2020 г.

Форма и порядок оформления заявления на материальную помощь устанавливается компанией. Допускается:

Отдельное заявление. В этом случае оформляется отдельный документ на имя руководителя с конкретной просьбой предоставить помощь.
Совместное заявление. Тут просьба о денежной помощи излагается дополнительным абзацем к заявлению об отпуске.

По общему правилу, заявление на помощь должно в обязательном порядке иметь такие реквизиты:

в левом верхнем углу (занимает приблизительно половину страницы) указывается полное наименование должности работодателя (лица принимающего решения по трудоустройству и выплате зарплаты);
сразу под должностью пишется ФИО руководителя (фамилия полностью, имя и отчество сокращенно);
под ним указывается наименование должности обращающегося сотрудника (писать следует полностью, как указывается в трудовом договоре);
ниже полностью пишем ФИО обращающегося (в больших компаниях условие обязательное, ибо бывают совпадения по должностям и инициалам);
дальше посреди листа пишется слово «Заявление»;
следующей строкой (в обычном порядке с абзаца) излагается прошение о предоставлении материальной помощи. Как пример: «прошу предоставить материальную помощь к отпуску на оздоровление в соответствии с п… коллективного договора»;
после прошения (строкой ниже) указывается дата обращения, ставится подпись сотрудника и делается ее расшифровка.

Заявление

Заявление на получение матпомощи составляется в произвольном виде. Также может применяться фирменный бланк. Пример оформления заявления на выплату денег в качестве поддержки финансового состояния работника приведен ниже.

Кузьмину А.Д.

ведущего специалиста общего отдела

Заявление

В связи с предстоящим ежегодным основным отпуском с 1 по 28 января 2020 года прошу предоставить мне материальную помощь в соответствии с пунктом 5.1 коллективного трудового договора.

13.12.2019 (подпись) В.А. Маршалкина

Дополнительные гарантии

Помимо выплаты отпускных, государство гарантирует начисление материальных средств сотрудникам госслужбы в периоды:

прохождения медосмотров/временной нетрудоспособности;
проф- и переподготовки, повышения квалификации, стажировки;
пребывания в командировках по службе;
отстранения от выполнения полномочий в связи с противоречием личного и служебного интересов;
служебных проверок.

Дополнительные материальные гарантии от государства чиновникам:

медстрахование, в том числе и на пенсии;
соцстрахование;
компенсация расходов на командировки;
возмещение транспортных расходов при переводе на другое рабочее место;
пенсионное возмещение.

Доплата в государственных учреждениях

Государственных служащих законодатель относит к отдельной категории работников, поскольку их деятельность связана, в первую очередь, с надзором за соблюдением положений нормативной базы РФ и прав граждан. Их отношения с работодателем регулируются отдельными законами федерального уровня.

Матпомощь к периоду отдыха для таких трудящихся также закреплена в ФЗ № 79 «О государственной службе». В пункте 6 части 5 статьи 50 данного нормативного акта содержится положение, определяющее необходимость перечисления матподдержки госслужащему, который уходит в основной отдых. Она является дополнением к выплате отпускных, установленных статьей 135 ТК РФ для всех трудящихся.

Размер такой компенсации регламентируется федеральным законодательством и не зависит от финансового положения организации. Согласно пункту 14 Приказа Министерства Труда № 163н матпомощь выплачивается в виде двух окладов с первого года работы.

Право на такое начисление гражданин получает после того, как отработает не менее полугода в организации. Сама помощь перечисляется на основании заявления госслужащего, которое он прилагает к основной заявке о предоставлении отпуска.

Данное начисление положено только к основному отпускному периоду. Допотпуск для этой категории трудящихся также установлен ФЗ № 79, но к нему подобные средства не перечисляются.

Матпомощь будет выплачена госслужащему один раз в полном объеме, даже если он решит разделить отпускной период на несколько частей. В таком случае служащий вправе согласовать с руководством, к какому именно периоду ему выплатят средства.

На подобную поддержку имеют право и иные категории бюджетников. Так, работники муниципальных органов на основании статьи 5 ФЗ № 25 приравнены к госслужащим, а значит, могут пользоваться правом на матпомощь. Условия предоставления и порядок оформления для них аналогичен, но размер компенсации определяется на муниципальном уровне, поскольку финансирование осуществляется из средств местного бюджета.

Обратите внимание! Несмотря на то, что отношения между госслужащими и работодателем регулируются отдельными нормативными актами, на них распространяются нормы ТК РФ, регламентирующие обязанность перечисления данной компенсации не позднее, чем за три дня до начала отпускного периода

Оформление документов на помощь к отпуску

Порой практикуется созыв состава комиссии, чтобы руководитель смог корректно принять решение — предоставить работнику отпуск или нет. В состав комиссии обычно входит до трех человек. По завершению заседания комиссии выносится протокол или акт заседания. В протоколе описывается, как происходило заседание, как рассматривалось, и какой итог был принят.

Как правило, в комиссию входят председатель профсоюза, руководитель и бухгалтер.

Приказ о зачислении матпомощи на отпуск направляется в бухгалтерию. В его содержании отображается следующая информация:

сумма средств, сколько положено выплатить работнику, будет считаться среднее значение зарплаты;
дата, когда должна произойти перечисление;
личные сведения работника, которому предназначается матпомощь;
основания, послужившие к выплате;
из каких источников взяты средства для матпомощи.

Нужно ли работнику писать заявление?

Для получения поощрительных единовременных выплат к отпуску, если это отдых по графику, писать заявление не нужно. Они предусмотрены в коллективном договоре и определяются руководством.

Документ может понадобиться при оформлении отпуска в иное, не установленное графиком, время и при оформлении социальной выплаты (материальной помощи), в связи с особыми жизненными обстоятельствами (рождение ребенка, смерть родственника, свадьба и т. п).

В этом случае, он должен содержать:

название предприятия;
ФИО директора;
просьбу о предоставлении материальной помощи (выплаты) к отпуску;
требуемую сумму (для матпомощи).

К нему прикладываются справки, подтверждающие нужду.

Пример заявления на очередной отпуск с предоставлением выплаты:

Образец заявления на отпуск с предоставлением единовременной выплаты

Пример составления заявления на социальные выплаты представлен ниже:

Специалист по работе с клиентами компании «Энергосеть» Н.В. Фролова оказалась в тяжелом финансовом положении в связи с переездом в новую съемную квартиру. Она нуждается в сумме 12 000 руб. и обратилась за материальной поддержкой в организацию.

Заявление должно выглядеть примерно так:

Образец заявления на выплату материальной помощи

На основании этого документа, руководитель составляет приказ, пример которого представлен далее:

Образец приказа

Оформление и порядок начисления

Четкий порядок оформления материальной помощи следует уточнять в конкретной компании. Они могут отличаться в зависимости от условий начисления подобного вида выплат. Но здесь можно выделить некоторые нюансы, присутствующие во время подготовки подобных документов, а также передачи их в бухгалтерию для начисления средств.

Для начала стоит выделить несколько базовых нюансов, касающихся суммы выплат:

Помощь одинакова для всех сотрудников. Например, всем выплачивают по 7000 рублей. В этом случае достаточно оформить заявление с просьбой помочь.
Выплата зависит от ставки (оклада). Здесь также нужно заявление от сотрудника. Дальнейший расчет уже ложится на плечи бухгалтерии компании.
Установлена верхняя и нижняя граница выплат. Тут решение зависит от работодателя. Часто этим занимается специально созданная комиссия, определяющая размер помощи каждому труженику индивидуально. От сотрудника требуется заявление. Указывать размер помощи не нужно.

Теперь касательно порядка оформления подобных выплат. Здесь также стоит выделить несколько ключевых моментов:

письменное обращение работника обязательно;
форма обращения произвольная;
может указываться в одном заявлении (одновременно с просьбой предоставить отпуск);
должно выдерживаться минимальное количество дней отпуска, при котором начисляется материальная помощь;
допускается только при оплачиваемых видах отпусков.

Порядок расчета

В каждой организации существуют свои правила, на основании которых определяется размер возможных выплат. Обычно при расчете доплаты учитываются следующие показатели:

оклад сотрудника;
величина тарифной ставки;
размер заработной платы (берется среднемесячный заработок);
характеристики самого работника (стаж работы в бюджете, оклад).

Государственные служащие по закону могут рассчитывать на поддержку к отпуску, соразмерную двум окладам. Остальные представители бюджетных организаций, не являющиеся государственными служащими, могут получать перед отпуском следующую доплату – от 1 до 3 окладов.

Государственные служащие по закону могут рассчитывать на поддержку к отпуску, соразмерную двум окладам

При расчете доплат к отпуску берутся только оклады сотрудников в чистом виде. Все дополнительные выплаты, даже ежемесячные стандартные премии, в расчет не берутся. Например, у сотрудника Колосовой Е.Н. оклад составляет 28000 рублей, ежемесячно к окладу она получает надбавку за интенсивность труда – 3000 рублей и надбавку за высокие показатели работы в размере 2000 рублей. При расчете положенной бухгалтерия предприятия будет учитывать только оклад в размере 28000 рублей.

Если представить, что Колосова Е.Н. имеет право на 70% от ежемесячного оклада, то порядок расчета будет следующим:

Сумма выплат: 28000 х 0,7 = 19600 руб.

Налоговая база: 19600 – 4000= 15600 руб.

Налогообложение: 15600 х 0,13 + 15600 х 0,22 = 5460 руб.

Колосова Е.Н. получит отпускные с дополнительной поддержкой в размере 28 000 +(19600 – 5460) = 42140 руб.

При расчете доплат к отпуску берутся только оклады сотрудников в чистом виде

Для начисления сотруднику положенных выплат бухгалтерия организации должна произвести следующие проводки:

Проводка	Расчет	Значение
Д-т 44 К-т70	19600 руб.	Размер материальной помощи
Д-т 44 К-т69	15600 х 0,22= 3432 руб.	Страховые взносы (в ПФР и др.)
Д-т 70 К-т68	15600 х 0,13 = 2028 руб.	Удержанный подоходный налог
Д-т 70 К-т 50	19600 – 5460 = 14140 руб.	Помощь после удержаний

Когда производится выплата материальной помощи к отпуску?

Работодатель осуществляет материальную выплату к отпуску согласно правилам, утвержденным внутренним документом предприятия (коллективным договором или положением об оплате труда)

При этом в любом случае для осуществления выплаты важно соблюдения ряда условий, определенных действующим законодательством и судебной практикой (пример — апелляционное определение Красноярского краевого суда от 03.09.2014 по делу № 33-8545/14), согласно которым необходимо:

установление такой выплаты в письменном документе, обладающем юридической силой (либо готовность представителя работодателя осуществить такую выплату при достаточности на то полномочий);
нахождение получателя такой помощи в штате организации;
предоставление работнику ежегодного оплачиваемого отпуска (как правило, выплата носит разовый характер и при разделении отпуска выплачивается при предоставлении первой его части);
написание работником соответствующего заявления;
наличие оснований для получения, если выплата носит социальный характер, а не устанавливается для всех сотрудников без исключения в качестве дополнительной выплаты к окладу.

В том случае, когда обязательность выплаты матпомощи к отпуску закреплена в нормативном правовом акте и/или внутреннем акте организации (включая коллективный договор), работодатель не может отказать в ее предоставлении.

Нормативная база, регулирующая начисление допвыплат

Трудовой Кодекс не содержит положения, которое раскрывает такое понятие, как материальная помощь при уходе в отпуск. Но данный вид начислений применяется на практике и закреплен в иных нормативных актах.

В статье 40 ТК РФ предусмотрена возможность заключения на фирме коллективного договора, который регулирует социально-трудовые отношения между работниками и работодателем.

Согласно статье 123 ТК РФ руководство организации предупреждает трудящегося о времени отдыха за две недели до его начала в письменном уведомлении.

Сотрудник, желающий получить матпомощь, должен написать заявление о ее предоставлении, и приложить его к основной заявке на отдых.

Законодательная база не содержит закрепленного шаблона подобного документа, поэтому составляется он в свободной форме. В большинстве случаев необходимо указать следующие сведения:

Данные руководителя фирмы;
Наименование организации;
Сведения о заявителе;
Должность и отдел, в котором трудится заявитель;
Просьба о выдаче матпомощи;
Основание или причина для выдачи. Это может быть коллективный договор или иной нормативный акт. Если матпомощь выплачивается связи с наступлением какого-либо обстоятельства, необходимо его указать (целесообразно приложить в таком случае документы, подтверждающие наступление такого обстоятельства);
Дата начала и окончания периода отдыха;
Дата оформления заявления и личная подпись.

Документальное оформление материальной помощи к отпуску

Материальная помощь, которая выдается перед уходом в отпуск, может быть начислена только при наличии письменного, составленного работником, заявления. Этот этап является первым при оформлении выплаты.

Расчет

Сумма, которую получит работник, может варьироваться в зависимости от норм локальных актов учреждения.

Размер меняется в связи с:

окладом сотрудника;
тарифной ставкой;
величиной среднемесячного заработка.

Также на размер могут повлиять характеристика лица как работника. В бюджетных организациях ориентируются на стаж трудовой деятельности.

Основные условия расчета выплаты отмечаются в:

коллективном договоре;
трудовом договоре;
положении об оплате труда.

Расчет суммы производит бухгалтерия

Во внимание принимается только размер оклада без дополнительных премий и выплат

Образец заявления на выдачу материальной помощи

Образец заявления

При оформлении материальной помощи в качестве поощрительной выплаты за какие-либо заслуги, отдельное заявление не составляется. Просьба о выплате отражается в документе на отпуск. Обязательно прописывается его длительность.

В заявлении можно отметить желаемую сумму помощи

Но важно предварительно согласовать ее с руководством. Если сделать это невозможно, то конкретного размера помощи прописывать не нужно

Документ имеет свободную форму.

При составлении можно ориентироваться на образец заявления, представленный ниже:

Генеральному директору

ООО «Наряд-компания»

И.В. Лихоманову

от специалиста отдела

по работе с клиентами

С.В. Коробанова

Заявление

На основании заявления №35-А прошу оформить мне ежегодный оплачиваемый отпуск с 12 апреля 2019 года по 15 мая 2019 года. Также прошу выплатить мне материальную помощь в размере двух должностных окладов. Причиной выплаты является регистрация брака, которая состоится 28 апреля 2019 года, а также оздоровление в санатории. Справку из Отдела ЗАГС и копию путевки в учреждение предоставляю.

01.04.2017 года __________________ С.В. Коробанов

Приказ

Многие документы, которые используют кадровики в своей повседневной деятельности, имеются в приложениях к Постановлению Госкомстата РФ № 1 «Об утверждении унифицированных форм», изданному 5 января 2004 года. Но приказ об оказании работнику материальной помощи среди них отсутствует. Поэтому создавать документ можно по своему усмотрению

Важно отметить в приказе основные моменты

Среди них выделяют:

название учреждение;
место подготовки документа;
дату составления;
название приказа;
основной текст;
основания для составления приказа;
подпись руководителя;
печать учреждения;
визу ознакомления сотрудника с документом.

Порядок составления документа определяется внутренними правилами организации. Так как подобные документы являются типовыми, можно ориентироваться на уже имеющиеся приказы.

ООО «Наряд-компания»

Москва 5.04.2017

Приказ о выдаче сотруднику материальной помощи

В соответствии с положением «О выплате заработной платы и оказании материальной помощи работникам ООО «Наряд-компания», которое было утверждено Приказом № 74 28 сентября 2001 года, а также в связи со свадьбой и лечением специалиста отдела по работе с клиентами С.В. Коробанова

ПРИКАЗЫВАЮ:

Провести материальное стимулирование сотрудника за счет средств учреждения и выплатить сумму 36 тысяч рублей.
Осуществить перевод до 9 апреля 2019 года.
Ответственность по выполнению пунктов приказа возложить на главного бухгалтера учреждения Скоморохову Г. П.

Основания для составления данного приказа:

Личное заявление, составленное С.В. Коробановым.
Копия справки из Отдела ЗАГС.
Копия путевки в лечебно-оздоровительное учреждение.

Генеральный директор ООО «Наряд-компания» ________________ И.В. Лихоманов

С приказом ознакомлен ________________________ / С.В. Коробанов/

С приказом ознакомлена ________________________ /Г.П. Скоморохова/