Можно ли вносить исправления и корректировки в УПД?
ФНС разработала форму УПД, но вот как вносить изменения в нее, пока не рассказала. Чиновники ведомства понимают, что массовое использование формы УПД невозможно без четкого понимания, как исправлять допущенные при ее заполнении ошибки и как корректировать показатели в случае изменения стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав. На сайте ФНС размещена информация о том, что готовятся разъяснения для налоговых органов и налогоплательщиков о возможных при исправлении показателей УПД ситуациях и порядке внесения изменений в комплексный документ без налоговых рисков. Когда появятся эти разъяснения, неизвестно. А пока попробуем разобраться самостоятельно, как внести исправления или корректировки в УПД.
Электронный УПД: универсальный формат для трех типов документов
Возможность составить УПД в электронном виде появилась благодаря формату, утвержденному Приказом ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Формат электронного документа применяется шире, чем бумажный УПД. Пользователь сам выбирает, какие реквизиты заполнить и какую функцию выбрать для файла электронного документа, которая и определит тип полученного документа:
- СЧФ — счет-фактура;
- СЧФДОП — универсальный передаточный документ;
- ДОП — первичный документ, например, накладная или акт.
Составитель документа заполняет обязательные реквизиты в зависимости от выбранной функции, ведь для счета-фактуры и первичных документов они разные.
Документы с функциями СЧФДОП (УПД) или ДОП (первичный документ) подписывают и отправитель, и, как правило, получатель. Акт по длящимся услугам часто не подписывается получателем, так как считается, что услуга принята в момент ее оказания.
Документ с функцией СЧФ (счет-фактура) подписывает только отправитель — продавец.
Об исправлении ошибок
Порядок исправления ошибок в первичных документах и счетах-фактурах установлен на законодательном уровне. Под ошибками в данном случае подразумеваются описки, указание недостоверной информации, которые не приводят к изменению финансового состояния продавца и покупателя (например, ошибки в наименовании плательщика, ИНН, адресах, реквизитах договоров).
В п. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете говорится, что в первичном документе допускаются исправления. Правда, из этого правила есть исключение — кассовые и банковские документы (п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета). В остальную «первичку» исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, ее составившими и подписавшими, что должно быть подтверждено подписями этих лиц (с указанием Ф.И.О. либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации).
Правила внесения исправлений в первичный документ прописаны в п. п. 4.2 и 4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете: следует зачеркнуть одной чертой неправильный текст или суммы и надписать над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Устранение ошибки должно быть оговорено надписью «Исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставляется дата исправления.
Порядок исправления показателей счетов-фактур установлен в п. 7 Правил заполнения счета-фактуры. Внесение изменений в этот документ требуется, если ошибки не дают налоговикам идентифицировать стороны сделки, наименования товаров (работ, услуг) и их стоимость, налоговую ставку, сумму налога, предъявленную покупателю. Изменения показателей счета-фактуры осуществляются посредством составления новых экземпляров счетов-фактур с правильными данными, но с тем же номером и датой (строка 1 счета-фактуры), что и ошибочный документ. В свою очередь, сведения о дате и порядковом номере исправлений указываются в строке 1а.
Поскольку универсальный документ содержит реквизиты как счета-фактуры, так и первичного документа, исправления в УПД вносятся с учетом приведенных выше положений бухгалтерского и налогового законодательства. При этом правила устранения ошибок зависят от сферы применения УПД.
Если налогоплательщик использует комплексный документ только для оформления фактов хозяйственной жизни (статус «2»), ошибки следует исправлять по правилам внесения изменений в первичные документы.
Сложнее устранить искажения данных в УПД, который имеет статус «1», то есть применяется в целях одновременного исполнения законодательства по налогу на прибыль и НДС. В подобной ситуации порядок исправлений зависит от того, в какой части УПД допущены ошибки. Полагаем, возможны такие действия:
- если искажены данные только в показателях счета-фактуры, сначала надо установить характер ошибки. Если ошибка несущественна, то, как указывалось выше, ничего делать не надо. В случае же неточностей в реквизитах, предусмотренных п. п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ, следует выписать новые экземпляры УПД;
- если ошибки допущены только в показателях, расположенных за жирной чертой УПД, устранять недостатки необходимо по правилам внесения изменений в первичные документы;
- если неточности содержатся в реквизитах и счета-фактуры, и первичного документа, приоритетным, на наш взгляд, является порядок исправления ошибок в счетах-фактурах.
А теперь о последствиях, которые ждут налогоплательщика, получившего от продавца комплексный документ, содержащий ошибки. В какой момент покупатель может учесть расходы на основании такого документа и применить вычеты по НДС? Ответ на этот вопрос — в Письме ФНС России от 21.04.2014 N ГД-4-3/7593.
В отношении положений гл. 25 НК РФ налоговики разъяснили: дата признания в налоговом учете дохода (расхода) подтверждается соответствующей информацией первичного документа (УПД) (в том числе исправленного в законодательно установленном порядке), которая определяет фактическую дату осуществления сделки. При этом момент признания дохода (расхода) не зависит от даты исправления документа.
Что касается налоговых вычетов, ФНС полагает, что они могут быть применены покупателем в том налоговом периоде, в котором получен исправленный счет-фактура (УПД), при одновременном соблюдении иных условий, предусмотренных гл. 21 НК РФ.
Что заменяет собой УПД, назначение документа
УПД представляет собой счет-фактуру, в который включены несколько дополнительных реквизитов. Наряду с реквизитами счета-фактуры УПД содержит в себе элементы:
- товарной накладной;
- товарного раздела товарно-транспортной накладной;
- накладной на отпуск материалов на сторону;
- акта о приеме-передаче объекта основных средств.
Поэтому, используя УПД, любая организация при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) может объединить в этом документе сведения, для отражения которых предназначены формы № ТОРГ-12, № М-15, № ОС-1 и № 1-Т, и одновременно предъявить покупателю (заказчику) сумму НДС.
По своему статусу универсальный передаточный документ УПД приравнивается к первичному учетному документу. Следовательно, его форма должна быть утверждена руководителем организации и закреплена в учетной политике.
