Правила хранения документов бухгалтерского учета

Как долго хранить бухгалтерские документы?

• Данные по налогообложению – четыре года с момента окончания налогового периода.
• Регистры налогового учета и налоговую отчетность – пять лет после окончания периода.
• Документацию по уплате страховых взносов в ФОМС, ФСС, ПФР, ведомости (расчетные и платежные), больничные листы, различные документы по выплатам – шесть лет после года последнего использования документа.
• Срок хранения кадровой документации зависит от года ее создания: документы, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет, до 2003 – 75 лет.
• Документация по расчету заработной платы – пять лет после окончания года создания документа.
• Журналы учета рабочего времени и табели – пять лет после окончания года принятия документа. Здесь существует дополнительное требование: если в них отражено время работы в опасных или вредных условиях, то сроки хранения составляют 50 лет для документов, созданных после 2003 года, и 75 – до 2003.

Сколько нужно хранить бухгалтерские документы?

По общему правилу срок хранения бухгалтерских документов составляет 5 лет, однако отдельные документы необходимо хранить в течение большего времени или постоянно. Сроки хранения бухгалтерской документации установлены в Налоговом кодексе РФ, Федеральном законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Ведение бухгалтерского учета и хранение документов должны быть организованы руководителем предприятия.

Так, согласно Налоговому кодексу, налогоплательщик не менее четырех лет должен обеспечивать хранение бухгалтерских документов и данных налогового учета, которые необходимы для расчета и оплаты налогов, а также документов, которые являются подтверждением оплаты налогов, понесенных расходов и полученных доходов. Однако иной порядок предусмотрен, например, для документов, которые подтверждают полученный компанией убыток. Подтверждающие документы в данном случае необходимо сохранять в течение всего времени, пока сумма убытка не будет полностью погашена.

Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года, содержит типовые архивные документы, а также сроки, в течение которых их стоит хранить. В таблице вы можете посмотреть сроки хранения бухгалтерских документов в организации. Все документы распределены по разделам. Так, в разделе 4 «Учет и отчетность» можно посмотреть сколько лет хранятся бухгалтерские документы: например, документы по лизингу имущества компании должны хранится бессрочно (постоянно), а переписка, в которой содержится информация по оказанию платных услуг, должна храниться 5 лет. В подразделе 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность» можно посмотреть также сроки хранения аналитических документов к бухгалтерской отчетности, документов учетной политики и других.

Общие требования к организации хранения бухгалтерских документов

В соответствии с нормами Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

• первичный учетный документ, регистр бухгалтерского учета составляются на
  бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного
  электронной подписью;

• первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская
  (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение
  сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного
  архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года;

• хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем
  экономического субъекта;

• требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в
  бухгалтерском учете устанавливаются в федеральных стандартах бухгалтерского
  учета.

В Информации Минфина РФ № ПЗ-13/2015 разъяснено,
что до утверждения федерального
стандарта бухгалтерского учета, устанавливающего требования к документам
бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, для организации
хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных
документов, регистров бухгалтерского учета, составленных в виде электронных
документов, подписанных электронной подписью, применяются:

– Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (в части, не противоречащей соответствующим
законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее) (далее –
Положение о документах);

– Правила организации хранения, комплектования, учета и
использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в
органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила организации хранения документов).

В отношении
государственных (муниципальных) учреждений требования к организации хранения
первичных (сводных) учетных бухгалтерских документов и бухгалтерской отчетности
установлены в п. 14 и 15 Инструкции № 157н. Из положений п. 14 данной инструкции следует, что субъект учета обязан
обеспечить хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского
учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности в течение сроков, устанавливаемых
в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее
пяти лет.

При наличии
технической возможности субъект учета вправе хранить первичные электронные
документы (электронные регистры) на машинных носителях с учетом требований
законодательства РФ, регулирующего использование электронной подписи в электронных
документах.

При хранении
регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от
несанкционированного исправления.

Ответственность
за организацию хранения первичных (сводных) учетных документов, регистров
бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности несет руководитель
учреждения.

Оформление и
хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского
учета, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляются
с соблюдением норм законодательства РФ о защите государственной тайны (п. 15 Инструкции № 157н).

Рубрикатор

• НДС 2020. Вычет НДС
• Страховые взносы 2020
• Декларация НДС 2020
• УСН доходы 2020. Все об упрощенной системе налогообложения 2020. Упрощенка
• Учет затрат. Учет расходов и доходов
• Бухгалтерский учет. Бухучет
• ФСС. 4 Форма ФСС 2020
• Торговый сбор 2020
• ЕНВД в 2020. Единый налог на вмененный доход
• Товарный знак
• Декретные
• Детские пособия 2020
• Больничный лист 2020
• Командировочные расходы 2020
• Отпускные 2020. Расчет отпускных
• НДФЛ 2020
• ИП налоги 2020. Индивидуальный предприниматель — все о налогах
• Транспортный налог 2020
• Заработная плата, трудовые отношения
• Пенсионный фонд. Новости. Статьи
• Налог на прибыль 2020
• Материнский капитал 2020
• Первичные документы
• Налог на имущество 2020
• Исправляем ошибки учета. Штрафы, пени.
• ККМ, ККТ, наличные и безналичные расчеты
• Налоговые( выездные, камеральные) и другие проверки
• Новое в законодательстве
• Основные средства, НМА, учет материалов,товаров, склад, убыль
• Отчетность: налоговая, бухгалтерская.

Cколько нужно хранить бухгалтерские и налоговые документы

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации или ИП появляется множество документов. Часто возникает вопрос: как долго их нужно хранить? В обзоре мы собрали информацию по некоторым самым распространенным документам бухгалтерского и налогового учета, а также отчетности.

Сроки хранения документов установлены Законом о бухучете, НК РФ и другими нормативными актами.

Первичные учетные документы

Все первичные учетные документы нужно хранить не менее пяти лет. Это касается:

• кассовых книг;
• банковских документов;
• актов о приеме, сдаче, списании имущества и материалов;
• накладных и авансовых отчетов;
• переписки;
• путевых листов и журналов их учета;
• документов о получении зарплаты и выплате пособий;
• инвентаризационных описей о движимом имуществе.

Для пятилетнего срока хранения большинства этих документов предусмотрено условие – проведение проверки или ревизии, а иногда еще и исключения. Например, 75 лет следует хранить документы о зарплате, если отсутствуют лицевые счета.

Как хранить первичные документы в бухгалтерии?

Для ответа на вопрос, как лучше хранить бухгалтерские документы, можно обратиться к законодательному акту п. 6.2. письма Министерства финансов от 29.07.1983 № 105. В нем указано, что бухгалтерская документация должна храниться в специальных помещениях, сейфах, шкафах. К их устройству также предъявляются определенные требования. Найти их можно в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Для хранения бланков строгой отчетности используют специальные помещения либо металлические шкафы и сейфы, которые обеспечивают полную безопасность содержимого (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г

№ 359).

Для хранения документов особой важности необходим сейф.

Банковские выписки, кассовые ордера и авансовые отчеты, а также все документы, относящиеся к ним, хранят в хронологическом порядке в переплетенном виде.

Для хранения других документов можно использовать закрывающийся шкаф или специальное помещение. Ответственность за них несет главный бухгалтер либо доверенное лицо.

Эти правила следуют из пунктов 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105, и пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс.

Важно: бухгалтерскую документацию можно хранить в электронном виде. Это определено законодательством (ч

5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Это же относится к налоговым декларациям и регистрам налогового учета (ст. 80 НК РФ, ст. 314 НК РФ соответственно).