Ведение кадровой документации

Что делать дальше для организации кадрового делопроизводства?

Вы оформили результаты проверки кадровых документов. Теперь создайте свою систему работы. В статье «Кадровое делопроизводство с нуля. 8 первых шагов» подробно раскрыт каждый из следующих этапов:

• Разработайте штатное расписание, определите потребности работодателя в трудовых функциях.
• Проверьте, как оформлены документы на руководителя.
• Подготовьте комплект необходимых локальных нормативных актов.
• Разработайте шаблоны трудовых договоров для разных категорий работников.
• Подготовьте документы, необходимые для оформления приема на работу.
• Подготовьте проекты документов для оформления процедур, связанных с движением персонала (отпуска, командировки, привлечение к работе в выходные дни и т.п.).

Что нужно знать бухгалтеру о кадровой документации

1.2.4. Личные документы1.2.4.1. Трудовая книжка. 1.2.4.2. Документы личного дела. · Личный листок по учету кадров; · Анкета поступающего на работу; · Дополнение к личному листку по учету кадров; · Копии документов об образовании; · Автобиография; 1.2.4.3. Характеристика. 1.2.4.4. Рекомендательное письмо.

1.2.5. Информационно-справочные документы1.2.5.1. Извещение: · Извещение о начале ежегодного оплачиваемого отпуска (схема). 1.2.5.2. Уведомление: · Уведомление об увольнении (схема); · Уведомление о сокращении штата (схема); · Уведомление о праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе (схема); · Уведомление о праве отказаться от работы в ночное время (схема); · Уведомление о получении трудовой книжки (схема); 1.2.5.3. Справка с места работы.

Организация ведения кадрового учета

Наиболее распространенными способами ведения кадрового учета в организации являются:

Создание отдела кадров или прием на работу специалиста по кадрам (HR-менеджера)

Главным плюсом этого способа кадрового делопроизводства является возможность организации в соответствии со своими принципами и требованиями, так сотрудник находится непосредственно в компании.

Возложение обязанностей по ведению кадрового учета на секретаря или бухгалтера

В условиях кризиса и необходимости экономии часто встречается ситуация, когда один сотрудник совмещает обязанности секретаря, бухгалтера, кадрового специалиста и даже юриста. Такой работник, как правило, специализируется в какой-то одной области, и, соответственно, не совсем компетентен в остальных.

А это чревато возможными ошибками и ответственностью руководства компании, что приводит к лишним издержкам — временным и материальным.

Передача функций кадрового учета аутсорсинговой компании

договор по оказанию соответствующих услуг кадрового учета.

Каждый из приведенных выше вариантов имеет свои плюсы и минусы. Каким именно способом будет вестись кадровый учет и кто непосредственно будет им заниматься, решает руководство организации, учитывая численность персонала, ее оборот и внутреннюю политику.

Проверочные листы ГИТ и Электронный инспектор вам в помощь

10 проверочных листов ГИТ

На вебинаре в Контур.Школе расскажут, как подготовить документы для проверки 
Зарегистрироваться 

Для проверки кадровой документации можно использовать также проверочные листы и сервис Электронный инспектор на сайте онлайнинспекция.рф.

Электронный инспектор выявит нарушения и выдаст рекомендации, как исправить.

Проверочные листы — это список контрольных вопросов по определенным тематикам. Самостоятельно, без определенной подготовки, ими сложно пользоваться. Регистрируйтесь на вебинар Контур.Школы «10 самых важных проверочных листов. Готовим документы для проверки ГИТ», чтобы разобраться с нюансами.

Классификация документов

Документы по уровню обязательности:

• Первичные документы, обязательные во всех предприятиях (включая мелкий бизнес).
• Документы, которые носят рекомендательный характер.
• Документы специфической направленности – зависит от сферы деятельности предприятия, структуры.

Документы в соответствии с их целевой принадлежностью:

• Документация, которая используется в учета штата: распоряжения о найме и расчете сотрудника, о смене должности, о предоставлении отпуска, приказы о командировке.
• Документы по управлению персоналом и организации деятельности работников: должностные инструкции, формы отчета по стажировке и адаптации сотрудников.

Документы по функциональности:

• Внутренние нормативные акты необходимы для того, чтобы определять принципы, цели и миссию деятельности предприятия, которые обязаны исполнять и учитывать в работе абсолютно все работники предприятия (распоряжения собственника, положения и требования в отношении рабочей дисциплины, инструкции).
• Документы информационно-расчетного характера, которые содержат информацию о работниках и обо всем, что связано с их работой на предприятии (таблицы с графиками и расчетами, расчетные листы, документы с выплатами за командировки).
• Документы, подтверждающие выполнение трудовых обязанностей сотрудников в соответствии с трудовым законодательством РФ и пенсионным законодательством.
• Документы распорядительного характера, которые издаются непосредственно собственником предприятия с целью передачи их работникам (распоряжения, приказы о кадровых изменениях, постановления).
• Документы для ведения кадрового учета: журнал регистраций, книги учета, которые необходимы для установления на всех документах порядкового индекса и которые дают кадровым бумагам юридическую силу. Они необходимы для работы кадровой службы и общего учета работников их документации в организации.

Основные виды кадровой документации и процедура их составления

Функция кадровой документации (по личному составу) — оформление и закрепление трудовых отношений.

Трудовые правоотношения организации с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации, инструкциями Министерства по труду и социальным вопросам и Федеральной архивной службы, пенсионным законодательством.

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Информационные показатели, используемые в кадровых службах, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об их образовании, занимаемой должности и др. Так, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) (принят постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г.

Оформление результатов проверки кадровых документов

Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:

Не существует унифицированных форм по оформлению результатов проверки кадровой документации.

Если вы предварительно оценили состояние кадровой документации и обнаружили недостающие документы, нарушения в их оформлении, иные недостатки в ведении кадрового делопроизводства, можно обратиться к руководителю организации с докладной запиской. В этом документе сформулируйте просьбу о создании комиссии по проверке состояния кадрового делопроизводства и комплектности кадровой документации.

Примеры докладных записок

Пример оформления докладной записки о недостатках в ведении кадровой документации:

При поступлении на работу 27.05.2018 мне не передавалась по акту кадровая документация. Поэтому с момента начала работы до настоящего времени мной проводилась работа по аудиту кадровых документов, по результатам которой выявлены ошибки в оформлении и хранении кадровой документации, а также утраченные или пришедшие в негодность документы. Прошу создать комиссию по проверке состояния работы с кадровой документацией.

Примерный текст докладной записки о текущем состоянии кадровой документации:

Мною, начальником отдела кадров Сидоровой Е.И., в период с 20.06.2018 г. по 26.06.2018 г. проведена проверка текущего состояния кадровой документации с целью определить ее состав на соответствие требованиям, предъявляемым действующим законодательством РФ. В процессе проверки выявлены следующие недостатки (несоответствия):

Прошу создать комиссию для проверки кадровой документации. Цель проверки — привести документы в соответствии с действующим законодательством.