Образец внутренней описи документов дела

Текст документа:

---------------------------------------------------------------------------
¦Внутренняя опись документов личного дела N         ¦         45          ¦
----------------------------------------------------+----------------------
                          Голубкина Анна Петровна
---------------------------------------------------------------------------
                        (фамилия, имя, отчество)
---------------------------------------------------------------------------
¦ N ¦     Название и    ¦   Дата   ¦  Индекс ¦Номера¦   Дата   ¦Примечание¦
¦п/п¦заголовок документа¦документа ¦документа¦листов¦ включения¦          ¦
¦   ¦                   ¦          ¦         ¦ дела ¦ документа¦          ¦
¦   ¦                   ¦          ¦         ¦      ¦ в личное ¦          ¦
¦   ¦                   ¦          ¦         ¦      ¦   дело   ¦          ¦
+---+-------------------+----------+---------+------+----------+----------+
¦ 1 ¦         2         ¦    3     ¦    4    ¦  5   ¦     6    ¦     7    ¦
+---+-------------------+----------+---------+------+----------+----------+
¦ 1 ¦Дополнение к       ¦          ¦         ¦  1   ¦06.12.2010¦          ¦
¦   ¦личному листку по  ¦          ¦         ¦      ¦          ¦          ¦
¦   ¦учету кадров       ¦          ¦         ¦      ¦          ¦          ¦
+---+-------------------+----------+---------+------+----------+----------+
¦ 2 ¦Личный листок по   ¦06.12.2010¦         ¦ 2-3  ¦06.12.2010¦          ¦
¦   ¦учету кадров       ¦          ¦         ¦      ¦          ¦          ¦
+---+-------------------+----------+---------+------+----------+----------+
¦ 3 ¦Автобиография      ¦06.12.2010¦         ¦  4   ¦06.12.2010¦          ¦
+---+-------------------+----------+---------+------+----------+----------+
¦ 4 ¦Диплом о высшем    ¦22.06.2004¦   А N   ¦  5   ¦06.12.2010¦          ¦
¦   ¦образовании. Копия ¦          ¦ 1234567 ¦      ¦          ¦          ¦
+---+-------------------+----------+---------+------+----------+----------+
¦ 5 ¦Свидетельство о    ¦15.10.2010¦N 7654321¦  6   ¦06.12.2010¦          ¦
¦   ¦повышении          ¦          ¦         ¦      ¦          ¦          ¦
¦   ¦квалификации. Копия¦          ¦         ¦      ¦          ¦          ¦
+---+-------------------+----------+---------+------+----------+----------+
¦ 6 ¦Заявление о приеме ¦06.12.2010¦         ¦  7   ¦06.12.2010¦          ¦
¦   ¦на работу          ¦          ¦         ¦      ¦          ¦          ¦
+---+-------------------+----------+---------+------+----------+----------+
¦ 7 ¦Выписка из приказа ¦06.12.2010¦  105-к  ¦  8   ¦06.12.2010¦Оригинал в¦
¦   ¦о приеме на работу ¦          ¦         ¦      ¦          ¦ деле 2-03¦
+---+-------------------+----------+---------+------+----------+----------+
¦ 8 ¦Анкета             ¦06.12.2010¦         ¦  9   ¦06.12.2010¦          ¦
+---+-------------------+----------+---------+------+----------+----------+
¦ 9 ¦Свидетельство о    ¦03.12.2012¦N 2567234¦  10  ¦03.12.2012¦          ¦
¦   ¦повышении          ¦          ¦         ¦      ¦          ¦          ¦
¦   ¦квалификации. Копия¦          ¦         ¦      ¦          ¦          ¦
+---+-------------------+----------+---------+------+----------+----------+
¦10 ¦Аттестационная     ¦06.12.2012¦         ¦  11  ¦06.12.2012¦          ¦
¦   ¦характеристика     ¦          ¦         ¦      ¦          ¦          ¦
+---+-------------------+----------+---------+------+----------+----------+
¦11 ¦Аттестационный лист¦07.12.2012¦         ¦  12  ¦07.12.2012¦          ¦
+---+-------------------+----------+---------+------+----------+----------+
¦   ¦                   ¦          ¦         ¦      ¦          ¦          ¦
+---+-------------------+----------+---------+------+----------+----------+
¦   ¦                   ¦          ¦         ¦      ¦          ¦          ¦
+---+-------------------+----------+---------+------+----------+----------+
¦   ¦                   ¦          ¦         ¦      ¦          ¦          ¦
+---+-------------------+----------+---------+------+----------+----------+
¦   ¦                   ¦          ¦         ¦      ¦          ¦          ¦
+---+-------------------+----------+---------+------+----------+----------+
¦   ¦                   ¦          ¦         ¦      ¦          ¦          ¦
----+-------------------+----------+---------+------+----------+-----------
Итого __________________________________________________________ документов
                          (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ________________________________________
                                           (цифрами и прописью)

Кто ответственен за ведение личного дела

Основное требование к сотруднику, который будет заниматься составлением внутренней описи, — владение информацией о порядке ее заполнения. В зависимости от масштабов предприятия, эти обязанности могут поручаться:

• кадровому специалисту;
• руководителю организации;
• секретарю.

Чаще всего на крупных предприятиях составление внутренней описи поручается кадровикам. Ведение дел – обязательство кадрового отдела, поэтому и дополнение к нему поручается им.

Стоит заметить, что на этих работников возложена ответственность за хранение бумаг, обозначенных в описи. В судебной практике встречаются случаи обращений в суд в связи с утерей предоставленных в кадровую службу документов.

Что еще скачать по теме «Опись»:

• Каким должен быть правильно составленный трудовой договорТрудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
• Как грамотно составить договор займаВзятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
• Правила составления и заключения договора арендыНи для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
• Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставкиВ процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

Для чего ведется личное дело?

Ведение личных дел работников возлагается на предприятии на специалистов кадрового отдела.

Личные дела сотрудников представляют по своей сути подшивку из представленных работником копий и оригиналов документов, приказов, заявлений и других подобных бланков.

Папка с делом открывается после издания приказа на прием сотрудника и закрывается — после выпуска приказа на увольнение.

В процессе принятия решения по управлению персоналом соответствующим специалистам необходимо получать информацию о конкретном работнике. В этом случае самым полным источником считается личное дело работника. Ведь оно содержит объективную информацию.

Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне.

Порядок проведения описи личного дела работника

За оформление описей документов личных дел обычно отвечают специалисты кадровой службы. При этом они придерживаются некоторых правил и проверенных практикой приемов:

• Перечень содержащихся в деле бумаг располагается в самом его начале.
• Опись может составляться вручную или печататься.
• Для организаций, работающих в некоторых сферах (например, для государственных учреждений) предусмотрены унифицированные формы описей. В других компаниях могут разрабатываться собственные, исходя из особенностей структуры и специфики деятельности.
• Регистр составляется преимущественно в виде таблицы, в которой описывается содержание личного дела. В ней необходимо предусмотреть достаточное количество граф для внесения всех документов.
• Бумаги в деле размещаются и описываются в хронологическом порядке. Это позволяет проследить всю трудовую деятельность работника от приема в компанию до увольнения.
• При поступлении новых бумаг или их извлечении из дела в описи делаются соответствующие отметки.
• Опись размещается на нескольких страницах, нумерация которых осуществляется отдельно от документов дела.

Табличная часть внутренней описи личного дела работника, как правило, содержит следующую информацию о содержащихся в нем бумагах:

• Порядковый номер.
• Регистрационный номер.
• Дата оформления.
• Название документа.
• Номера тех страниц дела, на которых он размещен.
• Примечание. Эта графа используется для различных отметок, например об извлечении документа из личного дела.

Кроме таблицы с перечнем бумаг, опись содержит определенные реквизиты:

• Название. Как правило, используется формулировка «опись личного дела». Указываются фамилия, имя и отчество работника, а также его должность. В больших компаниях упоминается структурное подразделение.
• Информация о лице, составившем опись. Кадровик, который оформляет регистр, указывает свою должность, фамилию, имя и отчество, а также проставляет подпись.
• Общее количество документов дела (цифрами и прописью).
• Количество страниц описи.
• Дата составления. Указывается после завершения наполнения дела.

Скачать бланк и образец заполнения внутренней описи личного дела

В начале статьи содержатся ссылки для скачивания как бланка описи, так и образца ее заполнения.

Для удобства и понимания, каким образом заполнять документ, ниже представлен образец внутренней описи личного дела.

Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!

Москва: +7 (499) 938-49-02

Петербург: +7 (812) 467-39-58

Бесплатный звонок по России: 8 (800) 350-84-13, доб. 453

Внутренняя опись личного дела № 1

работника ООО «Вихрь» Авдеева Романа Петровича

Итого 4 документа

Количество листов внутренней описи 1

Опись составил заместитель начальника отдела кадров Никифоров А.Г.

Никифоров

11.05.2015

***

Таким образом, опись документов личного дела составляется для удобства ведения кадрового документооборота. Бланк внутренней описи документов личного дела и образец его заполнения можно скачать по ссылкам, представленным в начале статьи.

Где взять бланк для заполнения

Единого образца внутренней описи документов дела, обязательного для применения во всех организациях, не существует. Если сотрудников немного, в некоторых фирмах бланк формируется для каждого нового дела. Однако при большом количестве работников такой вариант вряд ли подойдет. Предпочтительно создать фирменный образец и утвердить его в учетной политике компании.

Напомним, какие сведения должны содержаться в бланке:

• название организации;
• данные сотрудника, на которого оформлено личное дело: его ФИО и должность;
• список вложенных бумаг, выполненный в виде таблицы;
• количество отдельных наименований, включенных в личное дело.

Стоит отметить, что перечень бумаг в личном деле постоянно меняется. Какие-то документы добавляются в папку, другие изымаются. Все подобные корректировки следует своевременно отражать в описи и указывать день, когда эти изменения произошли. При изъятии документа также вносятся причины и лица, затребовавшие его на руки.

В основном, в опись личного дела работника включают трудовые книжки, договора, сертификаты о полученном образовании или пройденных курсах. Туда же вкладывают заявление с просьбой принять на работу, личную карточку, автобиографию и характеристики. Также стоит вносить туда копии приказов в отношении работника, поощрения, информацию о научных достижениях, должностную инструкцию и сведения, затрагивающие вопросы охраны труда и безопасности.

Правила ведения личных дел работников

Что касается утвержденных на уровне государства правил ведения личных дел, в отечественной практике таковых не предусмотрено. Стандартизации подвергаются только личные дела некоторых категорий трудящихся.

Несмотря на это, сложившаяся из года в год практика, раскрывает базовые аспекты подготовки личных дел сотрудников негосударственных компаний.

За оформление личного дела чаще всего в ответе работник отдела кадров фирмы. Если же данная должность в организации отсутствует, обязанность подготовки документа обычно передается бухгалтеру.

При подготовке личного дела гражданина целесообразно составлять опись. Делается это, в первую очередь, для того, чтобы в наглядной форме представить в хронологической последовательности все имеющиеся в отношении гражданина документы в личном деле, что значительно облегчит процесс поиска нужных сведений при необходимости.

Когда необходима опись личного дела?

Личное дело – это пакет документов, касающихся определенного работника. Для их систематизации, быстрого определения содержания дела, удобного поиска необходимой бумаги и по ряду других причин составляется опись. В некоторых источниках можно встретить название «регистр». Он представляет собой перечень бумаг, которые содержатся в определенном деле.

Документы, касающиеся сотрудников компаний и учреждений, хранятся в их личных делах, на каждое из которых оформляется опись

В отечественном законодательстве отсутствует требование вести личные дела персонала для всех работодателей. Исключение составляют учреждения муниципального и федерального подчинения, в которых такая система хранения документов обязательна. Однако в большинстве компаний самых разнообразных форм хозяйствования и сфер деятельности предпочитают оформлять на работников личные дела и описывать содержащиеся в них документы. Причин для этого несколько:

• Поиск необходимых документов значительно упрощается и ускоряется благодаря наличию внутренней описи.
• Ведение регистра помогает контролировать наполненность личного дела всеми необходимыми бумагами.
• Легче собирать статистическую информацию о кадрах.