Бланк книги покупок 2019 — 2020: форма и образец заполнения

Как проводить сверку

На основании положений ФЗ №134 с 2015 года все налогоплательщики при составлении декларации по НДС обязаны указывать сведения, содержащиеся в книге продаж и покупок. Дополнительно переносятся данные из счетов-фактур, которые были получены или выставлены. Представители ФНС проводят сверку этой информации.

Если во время проверки выявляются несоответствия, ошибки или неточности, то это приводит к привлечению компаний к ответственности. Сверка предполагает изучение документов сразу нескольких контрагентов. Обычно несоответствия говорят о следующих нарушениях:

• намеренное или случайное занижение размера НДС;
• завышение суммы, которая запрашивается в виде вычета.

Для получения более полной информации инспекторы запрашивают у налогоплательщиков дополнительную документацию. К ней относятся счета-фактуры, справки или иная первичная документация. Представитель компании вынужден составлять специальный письменный документ, в котором содержатся пояснения к каждому обнаруженному несоответствию.

Внимание! Пояснения передаются инспектору в течение 5 дней с момента получения соответствующего требования, причем если налогоплательщик не уложится в этот срок, то без объяснений взимается крупный штраф, а также принимается решение о неправомерности составления заявления на получение вычета. Если в процессе сверки выявляются разные проблемы или нарушения, то необходимо обратиться к партнерам, чтобы проверить первичную документацию

Нередко такие действия приводят к внесению корректировок в документы, что позволяет избежать негативных последствий от налоговых проверок. Но не допускается просто изменять документы задним числом, так как в будущем все равно может возникнуть разница при более детальной сверке

Если в процессе сверки выявляются разные проблемы или нарушения, то необходимо обратиться к партнерам, чтобы проверить первичную документацию. Нередко такие действия приводят к внесению корректировок в документы, что позволяет избежать негативных последствий от налоговых проверок. Но не допускается просто изменять документы задним числом, так как в будущем все равно может возникнуть разница при более детальной сверке.

Оформление книги покупок и книги продаж

Ведение книги продаж не является чем-то новым для налогоплательщиков. Книга продаж — регистр, куда в хронологическом порядке заносятся выставленные счета-фактуры, а также показатели контрольно-кассовых лент, бланков строгой отчетности в том налоговом периоде, в котором они были составлены (п. 1 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12. 2011 № 1137).

См. также материал «Что регистрировать в книге продаж, если счета-фактуры покупателям не выставляются».

Форма книги продаж, применяемая в 2017–2018 годах, действует с октября 2017 года. По сравнению с предшествующей:

• в форме книги продаж появились новые графы (3а «Регистрационный номер таможенной декларации», 3б «Код вида товара»);
• в порядок заполнения книги продаж внесли новшества и корректировки — уточнили порядок внесения исправлений, перенесли срок подписания бумажного варианта книги продаж (с 20-го на 25-е число), описали подробные правила регистрации корректировочных счетов-фактур и др.

Если вам нужно внести исправления в книгу продаж за периоды до 1 октября 2017 года, см. материал.

В п. 1 правил, закрепленных постановлением № 1137, для уплачивающих налог компаний предусмотрена возможность выбора, в каком формате они будут работать с книгой покупок и книгой продаж. Допускается использование как бумажной, так и цифровой версии налогового регистра.

Для бумажного варианта, который необходимо сдать до 20-го числа месяца, следующего после отчетного периода, предусмотрен ряд требований:

• ставится подпись руководителя или сотрудника, на которого возложена соответствующая обязанность;

• на всех страницах проставляются номера, книга шнуруется и на последнем листе скрепляется штампом.

Для небумажных версий книги покупок и книги продаж подобные требования отсутствуют, однако такой документ должен быть обязательно подтвержден электронной цифровой подписью перед отправкой в отделение ИФНС. Для регистра любого формата предусмотрен 4-летний срок хранения.

Книги продаж и покупок можно вести как в бумажном, так и в электронном виде (п. 1 Правил ведения книги покупок, п. 1 Правил ведения книги покупок и книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). Способ налогоплательщик выбирает самостоятельно.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!Книги покупок и продаж направляются в ФНС вместе с декларацией по НДС исключительно в электронном виде (п. 5 ст

174 НК РФ).

По окончании квартала, до 25 числа следующего месяца бумажные варианты книг покупок и продаж необходимо:

• подписать (это делает руководитель организации или уполномоченное им лицо, либо индивидуальный предприниматель);
• прошнуровать;
• пронумеровать страницы.

Организация также должна скрепить страницы книг печатью (при наличии).

С книгами продаж и покупок, составленными в электронном виде, ничего делать не требуется: их не нужно распечатывать и подписать придется только в случае отправки в налоговый орган (при этом следует использовать усиленную квалифицированную электронную подпись).

О том, как подписать документ электронной подписью, читайте здесь.

Такие нормы установлены п. 24 Правил ведения книги покупок и п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Изменения с 1 октября 2017 года

Ранее в приложении 4 к Постановлению Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 года был определен порядок и форма заполнения книги покупок. Теперь, начиная с 01 октября 2017 года, в силу вступило постановление российского правительства № 981 от 19 августа 2017 года, в соответствии с которым изменилась не только форма документа, но и порядок его ведения.

Теперь рассмотрим все изменения более детально.

Изменение №1: импорт товаров из ЕАЭС

С 01.10.2017 года были внесены поправки, касающиеся граф книги покупок в случае ввоза товаров из ЕАЭС. В частности, в поле «Номер и дата счета-фактуры продавца» (графа 3) нужно указать такие данные как номер и дату заявления:

• о ввозе товаров;
• об уплате косвенных налогов.

Пример заполнения графы 3 книги покупок приведен ниже в виде фрагмента документа:

Обратите внимание на то, что отметка налоговой инспекции об уплате НДС должна быть обязательно!

Изменение №2: импорт товаров из других государств

Если ввоз товаров осуществляется из других стран, которые не входят в ЕАЭС, то в соответствии с поправками, внесенными в книгу покупок, в документе следует указывать цену этих импортируемых товаров также, как и в учете.

Данную информацию необходимо отразить в графе 15 книги покупок (фрагмент книги покупок):

Отметим, что ранее позиция по этой графе была неоднозначной. Приведем некоторые рекомендации на это счет из Письма ФНС № СД-4-3/17657 от 20 сентября 2016 года, в котором было указано, что при указании стоимости товаров, которые были импортированы из ЕАЭС, в графе 15 книги покупок нужно отразить такие сведения:

• цену товаров, установленную контрактом или договором;
• если в контракте (договоре) нет цены, то нужно указать стоимость товаров из сопроводительных документов;
• если в сопроводительных документах не указана цена, то стоимость товаров отражают из данных учета.

Таким образом, начиная с 01.10.2017 года, в книгу покупок следует заносить цену товаров, ввозимых в Россию из других стран (кроме ЕАЭС), в соответствии с учетом.

Изменение №3: регистрация счета-фактуры на предоплату

С 1 октября 2017 года при регистрации в книге покупок счетов-фактур на предоплату не нужно будет делать пометку «частичная оплата». Ранее требование о необходимости этой фразы было прямо закреплено в порядке заполнения книги покупок:

С 01.10.2017 года пометку «частичная оплата» в книге покупок счетов-фактур на предоплату делать не нужно. Ранее это требовалось делать (в соответствии с пунктом 19, подпунктом «д» Порядка заполнения книги покупок). С введением новых поправок с 01.10.2017 года, данное требование утратило силу.

Изменение №4: номер таможенной декларации: регистрационный, а не порядковый

Внесение изменений в книгу покупок коснулось также графы 13 документа. В этой графе нужно указывать регистрационный, а не порядковый номер таможенной декларации.

Графа 13 выглядит так:

Графа 13 подлежит заполнению, если товар ввозится на территорию РФ и его декларирование на таможне предусматривается правом ЕАЭС.

Напомним, что в декларациях по НДС также отражают регистрационные номера таможенных деклараций. Это делают в разделе 8 по строкам 150 и приложениям к разделу.

Счет-фактура с 2019 года: последние новости

Повышение ставки НДС коснулось только основного тарифа – вместо 18% с 2019 года начнет действовать 20-процентная ставка. При оформлении счета-фактуры ее величина обязательно прописывается в документе, чтобы было понятно, по какому тарифу начислен налог и в какой сумме. Счет-фактура с 2019 года с отражением новой ставки налогообложения должен выписываться по сделкам, которые реализованы после 01.01.2019 года. Если отгрузка (выполнение работ, оказание услуг) была произведена до окончания 2018 года, в счете-фактуре будет фигурировать ставка, равная 18% (п. 4 ст. 5 закона от 03.08.2018 № 303-ФЗ).

Счет-фактура с 01.01.2019 года (образец приведен далее), как и прежде, содержит следующие сведения:

• реквизиты составленного документа – речь идет о нумерации и дате его выписки;

• номер и дата корректировки (если она имеет место);

• информация о продавце и покупателе (наименование фирмы, адрес, ИНН и КПП);

• счет-фактура с 01.01.2019 года в полях, отведенных для обозначения грузоотправителя и грузополучателя, может содержать прочерки, если речь идет об услугах или работах;

• отражение валюты сделки производится через название валюты и ее шифр в соответствии с классификатором валют;

• идентификатор госконтракта вписывается только при его наличии (при госзаказе);

• новое в счетах-фактурах в 2019 году проявится только при внесении показателей в табличный блок (в части отражения ставки налогообложения и суммы налога);

• строки подписей и их расшифровок.

Счет-фактура в 2019 году оформляется по единому унифицированному шаблону. Обязательность соблюдения утвержденного Правительством РФ образца и запрет исключать из него какие-либо строки подтверждена Минфином в письме от 08.09.2017 г. под № 03-07-09/57881. Если в документе остаются незаполненными отдельные ячейки, в них надо проставить прочерки. Форма подписывается руководителем компании и главным бухгалтером (если документ выписывается от имени ИП, прописывается Ф.И.О. коммерсанта). Вместо директора, главбуха, ИП подпись на документе может поставить уполномоченное лицо.

Порядок заполнения табличной части счета-фактуры изменения в 2019 году фактически не затронули:

• указывается наименование товара (название отгруженного товара или оказанной услуги в гр. 1 — формулировка должна быть идентична той, которая указана в соглашении), при вывозе в страны ЕЭС – код товара (гр. 1а);

• вписываются данные, идентифицирующие товар (обозначаются применяемые единицы измерения, цена в расчете на единицу продукции, объем поставки, в отношении услуг в графах 2, 2а, 3 могут стоять прочерки);

• стоимость поставки или услуги без НДС и с учетом всех налогов, включенных в цену (гр. 4, 5, 8, 9); если акцизы по этому виду товара не начисляются, надо ставить не прочерк, а вписать фразу «без акциза» (гр. 6);

• ставка НДС (гр. 7);

• по импортным товарам указывается страна происхождения (вводится код и наименование в гр. 10, 10а);

• при экспортно-импортных операциях надо вписать реквизиты таможенной декларации (регистрационный номер в гр. 11).

Счет-фактура с 01.01.2019 года, изменения по оформлению которого обусловлены повышением ставки налогообложения, не перестанет быть обязательным для применения в налоговом учете. Если в 2019 году возникнет необходимость составить корректировочный документ по поставке, которая была реализована в 2018 году, в документе, датированном 2019 годом, надо будет отразить сумму налога по ставке 18%. Это правило актуально и для исправленных счетов-фактур. Но если факт отгрузки документально зафиксирован в 2019 году, сумму налога надо рассчитывать и отражать в счете-фактуре по новому тарифу, равному 20%.

Новые книги продаж и покупок 2017: изменения в форме

Бланки книг изменились не очень существенно, перечислим здесь графы, которых коснулись новшества.

В книге покупок:

• В заголовке граф 11-12 учли дополнительные категории налогоплательщиков – если раньше это были «Сведения о посреднике (комиссионере, агенте)», то теперь к ним добавились экспедитор и лицо, выполняющее функции застройщика.
• Уточнено название графы 13, теперь она звучит как «Регистрационный номер таможенной декларации». Это не порядковый, а номер, который присваивает декларации должностное лицо таможенного органа. Тот же номер следует указывать в графе 3 «Номер и дата счета-фактуры продавца», если в регистре отражают НДС, уплаченный при ввозе товара в РФ.

В книге продаж:

• Появилась графа «3а», в которой указывается регистрационный номер таможенной декларации, оформленной при выпуске товаров согласно таможенной процедуре свободной таможенной зоны на территории ОЭЗ в Калининградской области.
• Введена новая графа «3б», предназначенная для кода вида товара из единой номенклатуры ТН ВЭД ЕАЭС. Код указывают те, кто экспортирует товар из РФ на территорию стран – участников ЕАЭС.

Что изменилось с 1 октября 2017 года

Форма и порядок ведения книги продаж определены в приложении 5 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Однако с 1 октября 2017 года вводится в действие новая форма книги продаж. Это обусловлено вступлением в силу Постановления Правительства от 19.08.2017 № 981. Также есть и другие поправки, которые связаны с заполнением книги и внесением в нее изменений. Далее поясним, что именно изменилось.

В книгу добавили две новые графы

Книга продаж с 1 октября 2017 года дополнена двумя новыми графами:

• графа «3а» – «Регистрационный номер таможенной декларации». Она нужна резидентам особой экономической зоны Калининградской области, чтобы указывать в новой графе номер таможенной декларации, оформленной при выпуске товаров;
• графа «3б» – «Код вида товара». Эта графа для организаций, которые экспортируют товары в страны ЕАЭС. Коды нужно заполнять в соответствии с единой Товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза.

Вместе с этим стоит сказать, что даже если эти графы вам не нужны (вы никак не связаны с особой экономической зоной и ввозите товары в ЕАЭС), то с 1 октября 2017 года, все равно, нужно формировать книгу продаж на новом бланке.

Скачать бланк новой формы книги продаж, действующий с 1 октября 2017 года.

Скачать образец заполнения новой формы книги продаж по форме, применяемой с 1 октября 2017 года.

Изменили сроки подписи книги

Если книга продаж формируется на бумажном носителе, то с 1 октября 2017 года руководитель (ИП или иное уполномоченное лицо) должен будет подписывать книгу не позднее 25-го числа месяца, который следует за налоговым периодом. Прежде книгу нужно было подписывать не позднее 20-го числа соответствующего месяца. То есть, стало на 5 дней больше.

Внесение исправлений и корректировок

При заполнении книги продаж, разумеется, возможны ошибки. С 1 октября 2017 года порядок внесения исправлений в книгу продаж будет прописал более подробно. Так, например, если требуется внести исправления в книгу продаж истекших налоговых периодов (то есть, кварталов), то следует заполнить дополнительный лист. В нем первоначальный счет-фактуру аннулируют (показатели отражаются со знаком «минус»), а исправительный – регистрируйте с положительными значениями.

Скачайте бланк дополнительного листа книги продаж, применяемой при расчетах по НДС, с 1 октября 2017 года.

Скачайте образец заполненного дополнительного листа книги продаж, применяемого с 1 октября 2017 года.

Также с 1 октября 2017 года более детально прописаны правила о регистрации в книге продаж корректировочных счетов-фактур. Так, допустим, когда увеличивается стоимость отгруженных товаров (работ, услуг), то в книге продаж следует зафиксировать реквизиты первичного документа, который подтверждает согласие (факт уведомления) покупателя на такое изменение условий договора. Прежде настолько подробно эти вопросы урегулированы не были.

Проводки по НДС

Процесс уплаты любого налога сопровождается внесением нужных сведений в бухгалтерский баланс и другие аналогичные бумаги. Для этого используются правильные проводки, причем для НДС они представлены в следующем виде:

• Д19 К60 – учет входящего налога, который возникает при покупке товаров, работ или услуг, а также иных ценностей, получаемых от поставщиков;
• Д68 К19 – предъявление входящего НДС к вычету;
• Д90 К68 – отражение НДС.

В конце квартала составляется дебетовое сальдо по счету 68, что позволяет возместить НДС. Если используется кредитовое сальдо, то НДС уплачивается в бюджет.

Кто и зачем ведет книгу продаж

Чтобы определить сумму НДС к уплате, компания должна вести книгу продаж. Ее должны вести (п. 3 ст. 169 НК РФ):

• плательщики НДС, в т.ч. получившие освобождение по ст. 145 НК РФ;
• налоговые агенты по НДС (в том числе, «упрощенцы» и «вмененщики»).

В книге продаж необходимо, в частности, регистрировать:

• счета-фактуры, сформированные при совершении операций, которые признаются объектом налогообложения по НДС;
• показания лент ККТ и бланки строгой отчетности (при розничной торговле населению за наличный расчет);
• счета-фактуры, составленные (выставленные) налоговыми агентами;
• корректировочные счета-фактуры, составленные при увеличении стоимости – регистрируются продавцами;
• корректировочные счета-фактуры, составленные при уменьшении стоимости – регистрируются покупателями.

Общий порядок проверки

Книги продаж и покупок следует проверять в определенном порядке. Он облегчает обнаружение ошибок, сокращает объем работы. Рассмотрим все основные этапы проверки книги продаж:

1. Сначала нужно удостовериться в том, что журнал оформлен правильно. То есть каждый зарегистрированный счет-фактура сопровождается указанием точного номера, даты регистрации, названия продукции, суммы НДС и совокупной стоимости. Грубой ошибкой является сквозная нумерация.
2. Проверяется наличие всех нужных подписей. В журнал могут вноситься исправления. Их наличие допускается. Однако все поправки должны быть утверждены управленцем или главбухом. Если этого не сделано ранее, утверждение выполняется в рамках процедуры проверки.
3. Нужно исполнить акт сверки сведений с покупателями. Эта процедура предшествует сшиванию журнала.
4. Нужно сверить эти сведения: номера и даты счетов-фактур, данные о покупателе, ИНН. Производится сверка окончательных сумм. Для этой работы потребуется оборотно-сальдовая ведомость.
5. Для полноценной проверки специалист должен знать правила заполнения журнала. В частности, если товар передается безвозмездно, операцию не нужно регистрировать. Не регистрируется фактура, которая выставляется на размер аванса при проведении частичной оплаты.
6. Последний шаг – проставление нумерации. Книгу нужно сшить, скрепить данные посредством подписи управленца. На заключительном листе проставляется количество страниц.

Второй шаг – проверка журнала покупок. Осуществляется в соответствии с этими этапами:

1. Выполняются акты сверок с контрагентами. В процессе сверки проверяются суммы, даты регистрации. Требуется удостовериться, что реквизиты фирмы указаны верно.
2. Данные из книги сверяются с данными из сальдовой ведомости.
3. Если обнаружен недочет в счете-фактуре за предыдущий налоговый период, необходимо аннулировать его. Для этого книга дополняется еще одним листом. Оформляется декларация по НДС с верно указанной информацией. Подается она в ФНС. Аналогичный порядок действий актуален тогда, когда какой-либо счет-фактура не был зарегистрирован.

Это общий порядок проверки. Основа этой процедуры – сверка сведений.

Главные изменения

Новый формат составления книги покупок приведены в приложении 4 Постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

С 1 октября 2017 года в формат и правила ведения внесены поправки. Это продиктовано вошедшим в действие Постановлением Правительства РФ от 19.08.2017 № 981.

Ввоз товаров из других стран

По новым правилам, в графе 15 при ввозе товаров из стран, не состоящих в ЕАЭС, надо вводить цены этих товаров как в учете. До этого четких указаний по этим случаям не существовало. К примеру, в Письме ФНС России от 20.09.2016 № СД-4-3/17657 подчеркивалось, что отмечая в книге покупок цены товаров, импортированных в РФ, в графе 15 необходимо ввести:

• цену товаров, прописанную в соглашении;
• если этих данных в соглашении нет, то нужно ввести цену, проставленную в накладных бумагах;
• если соглашение и накладные документы не содержат этих данных, то можно отразить цены товаров, имеющиеся в учете.

Все спорные моменты упразднены. Учетные цены товаров, ввозимых на территорию РФ (кроме ввоза из стран ЕАЭС), с 1 октября 2017 года подлежат обязательной регистрации в книге покупок.

Ввоз товаров из ЕАЭС

При ввозе товаров из стран ЕАЭС, согласно поправкам Правил ведения с 1 октября 2017 года, необходимо в графе 3 «Номер и дата счета-фактуры продавца» отмечать регистрационный номер и день подачи заявки о ввозе товаров и выплате косвенных налогов. При этом для этого нужно иметь бумаги по выплатам НДС с отметками ИФНС.

Регистрация счетов-фактур на предоплату

При учете предоплатных счетов-фактур с 1 октября 2017 года отпадает необходимость отметки «частичная оплата». До того обязательность данной пометки была прописана в Правилах ведения.

Как регистрировать авансовые счета-фактуры

Власти признали недействительным подпункт «д» пункта 19 Правил ведения книги покупок: в нем отмечалось, что в этот документ не вносят счета-фактуры, которые были получены в безналичной форме при оплате предстоящих поставок продукции или услуг.

Таким образом, начиная с 1 октября 2017 года, данные авансовых счетов-фактур можно заносить при безденежной форме расчетов.

Вследствие этого значительно сократилось количество исков ИФНС, относящихся к вычетам НДС.

Регистрационный номер таможенной декларации

По новым поправкам в графе 13 нужно отмечать номер таможенной декларации, присваиваемый при ее регистрации. До этого в документе отмечался порядковый номер.

К сведению, графа заполняется при ввозе товаров в РФ, подлежащим таможенному декларированию по положениям ЕАЭС. При этом декларации по НДС также содержат регистрационные номера таможенных деклараций.

Внесение исправлений

дополнительного листа

Раньше четкого ответа на вопрос, в каком периоде фиксировать исправленную счет-фактуру, налоговые органы дать не могли. Тем не менее, уже до внесения закона большинство сотрудников налоговой считали, что покупатели должны регистрировать исправленную счет-фактуру в том же квартале, когда ее предоставил поставщик.

Если по этому поводу возникали спорные вопросы, доходящие до судебного разбирательства, то чаще всего вопрос решался в пользу налогоплательщиков (к примеру, Постановление ФАС Московского округа от 5 октября 2012 № А 40-2529/12-90-12).

Новый бланк

Согласно поправкам 1 октября 2017 года, в формате поменялись наименования двух граф:

• графа «Сведения о посреднике (комиссионере, агенте)» теперь именуется «Сведения о посреднике (комиссионере, агенте, экспедиторе, лице, выполняющем функции застройщика)»;
• графа «Номер таможенной декларации» теперь именуется «Регистрационный номер таможенной декларации».

По большому счету, поправки в формате книги покупок небольшие. Но с 1 октября 2017 года все ответственные лица обязаны перейти на обновленный формат.

Скачать образец заполнения можно здесь.