Заполнение отчета 2-НДФЛ
Общая часть формы
В ней указывают данные налогового агента:
- ИНН;
- КПП;
- название предприятия/реорганизованной фирмы, контактный номер телефона;
- ОКТМО.
Также отражают информацию о том, за какой период сдают отчетность в формате «2018» или другой год. Проставляют номер страницы, номер документа (порядковый номер по журналу учета), код ИФНС (куда подают отчетность).
Кроме этого, обязательным условием правильного составления документа является проставление кода в поле «Признак». Он может быть следующим:
- «1» — если налоговый агент выплачивал доходы сотрудникам и удерживал из них подоходный налог.
- «2» — если с доходов налогоплательщика не удалось удержать НДФЛ.
- «3» — если отчетность подает правопреемник предприятия, и он подтверждает удержание подоходного налога с доходов физического лица.
- «4» — если отчет подает правопреемник, и он подтверждает, что удержать НДФЛ с доходов физического лица не удалось.
Далее заполняют поле «Номер корректировки». В нем проставляют следующие коды:
- 00 — если отчет подают впервые;
- 01, 02, 03 …, 98 — если сдают корректирующий отчет (в первичном документе были выявлены неточности);
- 99 — если подают аннулирующий отчет.
В новой форме появилось поле «Форма реорганизации/ликвидации». Его заполняют в том случе, если предприятие было реорганизовано. Проставляют один из следующих кодов:
- 1 — преобразование;
- 2 — слияние;
- 3 — разделение;
- 5 — присоединение;
- 6 — разделение с одновременным присоединением;
- 0 — ликвидация.
Также указывают ИНН, КПП реорганизованной фирмы.
Раздел 1
Он предназначен для отражения данных физического лица. В нем указывают следующую информацию:
- ФИО;
- ИНН (при его наличии);
- дату рождения;
- гражданство (код страны, гражданином которой является физическое лицо);
- код документа, удостоверяющего личность, а также его номер и серию.
Кроме этого, проставляют статус налогоплательщика в 2-НДФЛ. Каждому из них соответствует определенный код:
- «1» — резидент РФ;
- «2» — нерезидент РФ;
- «3» — высококвалифицированный специалист (нерезидент РФ);
- «4» — иностранный гражданин, который переехал на ПМЖ в Россию по программе содействия добровольному переселению соотечественников, проживающих за рубежом, а также член экипажа судна, плавающего под государственным флагом России;
- «5» — иностранный гражданин, который признан беженцем или получил временное убежище на территории РФ;
- «6» — иностранный гражданин, который трудится на основании патента.
Раздел 2
В этом разделе отражают следующую информацию:
- общую сумму полученных доходов;
- налоговую базу, которую рассчитывают как разность полученных доходов и социальных налоговых вычетов;
- сумму налога исчисленную;
- сумму налога удержанную;
- суммы фиксированный авансовых платежей.
Также проставляют значение суммы излишне уплаченного подоходного налога и сумму налога, который не был удержан налоговым агентом.
Раздел 3
В нем отражают информацию о социальных, стандартных и имущественных налоговых вычетах. В полях проставляют коды вычетов, их суммы, а также код вида уведомления, который подтверждает право получения вычета, его номер и дату, код отделения ФНС, выдавшего его.
Заключительная часть
В ней указывают данные лица, которое подает отчет. В специальном поле проставляет код «1», если отчет сдает непосредственно налоговый агент или его правопреемник. Код «2» если отчет подает представитель налогового агента или его правопреемника. Во втором случае требуется указать ФИО представителя, номер документа, который подтверждает полномочия этого представителя налогового агента или его правопреемника.
Далее ставят дату создания документа. Руководитель предприятия или другое уполномоченное лицо подписывает отчет. Проставлять печать на 2-НДФЛ не требуется, если это не предусмотрено уставным документом организации.
Приложение
В нем указывают данные предприятия (ИНН/КПП), проставляют номер страницы в формате «02», так как приложение является второй страницей отчета. Далее заполняют поля «номер справки», «отчетный период». Затем переходят к заполнению основного раздела. В нем указывают доходы/вычетов сотрудника и их коды с разбивкой по месяцам. Руководитель или уполномоченное лицо подписывает документ, проставляют дату.
За некорректно указанный ИНН в справке 2-НДФЛ привлекут к налоговой ответственности
Налоговики сообщили, что в случае, если налоговый агент в справке 2-НДФЛ некорректно укажет ИНН (например, ИНН, присвоенный иному физлицу) это будет рассматриваться как налоговое правонарушение (письмо ФНС России от 12 февраля 2016 г. № БС-4-11/2303@ «О направлении ответа»). А именно, представление налоговому органу документов, содержащих недостоверные сведения. Ответственность за него предусмотрена ст. 126.1 НК РФ. Это штраф в размере 500 руб. за каждый такой представленный документ.
ФОРМЫ
Справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ) (форма и образец)
Кстати, этого штрафа можно избежать. Для этого налоговый агент должен самостоятельно исправить некорректный ИНН путем подачи уточненного документа. Но сделать это нужно до того, как нарушение выявят инспекторы (п. 2 ст. 126.1 НК РФ).
ФНС России в своем письме также напомнила, что если в форме 2-НДФЛ вообще не будет заполнен реквизит ИНН для гражданина России, налоговый орган примет справку 2-НДФЛ. В этом случае, налоговый агент получит протокол приема сведений о доходах физических лиц с типом сообщения «Предупреждение. Не заполнен ИНН для гражданина России». Таким образом, не заполнять реквизит ИНН, если он отсутствует у налогоплательщика, допустимо. Это подтверждает и Порядок заполнения формы сведений о доходах физического лица «Справка о доходах физического лица» (форма 2-НДФЛ), утвержденный приказом ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485@ (далее, приказ № ММВ-7-11/485@). Мы об этом писали ранее.
Также налоговики в письме ФНС России от 28 декабря 2015 г. № БС-3-11/4997@ «О рассмотрении обращения» напомнили, что справки о доходах физических лиц за 2015 год представляются по новой форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом № ММВ-7-11/485@. При этом сообщается, что сумма налога исчисляется в полных рублях на основании п. 6 ст. 52 НК РФ. Так, если эта сумма менее 50 коп., то она отбрасывается, а в случае, когда она составляет 50 коп. и более, сумма налога округляется до полного рубля. В этой связи в порядке заполнения формы 2-НДФЛ отсутствует абзац о том, что сумма налога исчисляется в полных рублях.
Напомним, что формировать справку налоговым агентам нужно по каждому физическому лицу. Справку 2-НДФЛ о невозможности удержать налог за 2015 год нужно направить и налогоплательщику, и в налоговый орган уже до 1 марта 2016 года включительно (п. 5 ст. 226 НК РФ). А справку об удержанном и перечисленном в бюджет налоге – до 1 апреля 2016 года включительно. Последнюю нужно представить в электронной форме. На бумажных носителях это могут сделать лишь налоговые агенты, доходы от которых в налоговом периоде получили до 25 физических лиц (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Наш Календарь бухгалтера поможет не забыть о сдаче отчетности, ведь если справка 2-НДФЛ не будет сдана в срок, налогового агента могут оштрафовать на 200 руб. за каждый непредставленный документ (ст. 126 НК РФ).
