Процесс выдачи и учета
Нормативно-правовой базой РФ предусмотрено несколько вариантов
осуществления выдачи и учета финансовых сумм подотчетникам.
На карточку
Для такого способа перечисления денег главе компании в первую очередь необходимо внести изменения
в учетную политику организации, где будет отображен весь процесс учета и выдачи финансовых средств подотчетному работнику по средствам перевода на его банковскую карточку.
Возврат неиспользованных сумм может возвращаться как наличным способом, так и безналичным, путем обратного перевода с личного счета работника на расчетный сет предприятия.
Данный процесс имеет ряд преимуществ
:
- надежность и своевременность;
- отсутствие затрат на оказание банковских услуг за снятие наличных средств;
- нет необходимости в оформлении кассовой документации;
- возможность передать деньги подотчетнику, который находится в другом городе или стране.
В кассу
Такая процедура производится при помощи выдачи финансовой наличности
, для которой характерны такие же условия и требования, что и при переводе денежной суммы на пластиковую карту.
Основным отличием является то, что возврат денег можно произвести только «наличкой» и только в кассу организации.
Особенности расчетов и командировочных расходов представлены в данном видео.
Электронная газета
Правила составления документа
Унифицированной формы не существует, но обратите внимание на следующие правила:
- Создавайте документ на фирменном бланке учреждения в единственном экземпляре. Если такой бланк отсутствует, то в шапке документа отразите наименование госучреждения (полное), номер, дату и наименование приказа.
- Регистрировать образец нового приказа на подотчет следует в журнале регистрации распоряжений в обычном порядке.
- Формируя новое распоряжение, строго соблюдайте хронологический порядок, иначе проверяющие заподозрят подлог.
- Утвердить документ имеет право только руководитель организации либо его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя.
- В документе обязательно укажите следующие реквизиты:
- Подотчетное лицо: фамилия, имя и отчество (при наличии), должность.
- Сумма подотчета: указывайте сумму и прописью и цифрами, в рублях и копейках.
- Целевое назначение: пропишите конкретное назначение выделяемых денег.
- Срок подотчета: укажите предельную дату (число, месяц, год), до которой выдали деньги.
Не забудьте назначить ответственное лицо, например, главного бухгалтера. Если в организации отсутствует бухгалтерия, то контроль за соблюдением данного распоряжение должен быть возложен на руководителя.
Новеллы нормативного регулирования
Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У предусмотрен ряд изменений в указании № 3210-У, которые вступили в силу по истечении 10 дней после выхода официальной публикации (08.08.2017), т. е. с 19.08.2017. Наиболее существенные из них:
Некоторые нормы подкорректированы с учетом возможности оформления кассовых документов в электронной форме.
Итак, для выдачи денег из кассы под отчет оформляется заявление от имени подотчетного лица с указанием суммы, срока и резолюцией руководителя, которая включает дату и подпись. На основании этого документа и (или) распоряжения уполномоченного лица по расходному кассовому ордеру выдаются наличные деньги либо производится безналичный перевод по реквизитам банковской карты, если это допускается ЛНА. При отсутствии заявки существует возможность привлечения к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ.
Нужно ли писать заявление о выдаче денег под отчет и чем грозят предприятию различные нарушения процедуры?
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему
— обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ
.
Это быстро и БЕСПЛАТНО
!
Выдача подотчетных средств – уязвимое место многих организаций, так как эта процедура связана с рядом формальностей. Многие бухгалтеры допускают различные ошибки, которые потом дорого обходятся предприятию.
Споры о необходимости такого документа, как заявление, наконец-то прекращены, так как с 2019 года это является обязательным условием.
Но как правильно его составлять и следует ли делать это каждый раз? И как быть, если деньги под отчет собирается взять руководитель?
Заявление на выдачу наличных под отчет
Заявление необходимо как основание для выдачи денег в подотчет из кассы. Подотчетником может быть любое лицо, работающее у вас по трудовому или гражданско-правовому договору.
Заявление на деньги подотчет составляется от имени подотчетника и визируется директором (либо иным лицом, которому директор по доверенности дал полномочия принимать решения о расходовании денег из кассы). Если деньги нужно выдать под отчет самому директору (уполномоченному им лицу), то вместо заявления оформляется распоряжение.
Реквизиты заявления укажите в РКО, оформляемом при выдаче соответствующей суммы подотчетнику.
Как получить деньги
До введения поправок работник для получения денег направлял в бухгалтерию или отдел кадров заявление, в котором указывалась необходимая сумма и пояснение, на что ее потратят. Но в 2017 году, с 19 августа, стало проще выдавать подотчетные сотрудникам. Изменения предусмотрены указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У. С 19.08.2007 заявление предоставлять не обязательно. Для выдачи денег достаточно приказа или другого распорядительного документа компании от имени директора. Форма такого документа произвольная. Но в нем должны содержаться следующие реквизиты:
- Ф.И.О. лица;
- регистрационный номер документа;
- сумма наличных денег;
- срок, на который выдаются наличные деньги;
- назначение (не обязательно);
- подпись директора и дата.
Проводить расчеты с подотчетными лицами в 2020 году с учетом последних изменений допускается по новому образцу заявлений:
Заявление от работника
Заявление Прошу выдать подотчет денежные средства в размере 1000 рублей на покупку канцелярских товаров.
|
Приказ о подотчетных лицах
|
Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»)
ПРИКАЗ № 4 о подотчетных лицах В целях обеспечения кассовой дисциплины ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Главному бухгалтеру Максимовой Л.И. выдавать подотчет раз в неделю суммы, не превышающие 3000 (три тысячи) рублей, следующим сотрудникам:
2. Срок выдачи подотчет — 3 рабочих дня. 3. Во всех остальных случаях выдачу наличных денежных средств подотчет утверждать отдельным приказом.
С приказом ознакомлены:
|
Можно ли осуществлять выдачу подотчета на карту сотрудника?
В законодательстве РФ нет отдельного нормативного документа, устанавливающего порядок выдачи подотчетных средств на карту сотрудника. Известное бухгалтерам указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций ЮЛ и ИП» от 11.03.2014 № 3210-У регулирует выдачу подотчета только в наличной форме.
Но опираясь на положение ЦБ РФ «Об эмиссии платежных карт» от 24.12.2004 № 266-П, можно сделать вывод: организации и ИП вправе оплачивать свои расходы через карту, оформленную на уполномоченное ими физлицо (пп. 1.5, 2.5). Эта позиция подтверждается официальными разъяснениями Минфина РФ:
- письмом от 21.07.2017 № 09-01-07/46781;
- письмом от 25.08.2014 № 03-11-11/42288;
- письмом от 05.10.2012 № 14-03-03/728.
В положении ЦБ от 24.12.2004 № 266-П также представлен список расходов, которые организациям и ИП разрешено оплачивать через карту уполномоченного физлица (см. п. 2.5):
- оплата расходов, связанных с деятельностью организации (ИП) на территории РФ;
- оплата командировочных и представительских расходов на территории РФ и за ее пределами;
- проведение иных операций, не запрещенных законодательством РФ.
«Выдача под отчет на покупку проездных билетов по заявлению от 28.02.2019 № 124».
Все остальные реквизиты заполняются в обычном порядке.
С правилами и образцом заполнения платежных поручений ознакомьтесь в этой статье.
Дт 71 Кт 51 (52).
Дт 50 Кт 71.
Полный перечень проводок при выдаче подотчетных сумм, в том числе если они требуются для командировки, читайте в этом материале.
Позиция в законе
В п. 4.4 Положением № 373-П сказано, что при выдаче сотрудникам подотчетных средств, должен быть оформлен расходный кассовый ордер (РКО). Основанием для его оформления является заявление сотрудника, которому необходимо получить средства.
В течение трех дней после того, как закончится период, на который были выданы деньги, подотчетному лицу необходимо представить авансовый отчет. Длительность проверки авансового отчета устанавливается руководителем организации. Она осуществляется сотрудниками бухгалтерии, но при их отсутствии эта обязанность возлагается на руководителя организации.
Подотчетные средства выдаются в случаях, когда ответственным лицом погашены все предыдущие задолженности по полученным наличным средствам организации.
Перечень сотрудников, которые могут получить подотчетные средства, не установлен законодательством и определяется приказом по предприятию.
В этом приказе должны быть указаны такие данные:
- период, на который могут быть выданы средства;
- их максимальный размер;
- порядок, в соответствии с которым должны представляться авансовые отчеты.
Как сказано в законодательстве, если на предприятии нет данного приказа, то срок их выдачи будет считаться не установленным, а все подсчеты должны осуществляться в течение рабочего дня.
Важным моментом является то, что обязательным условием остается подпись руководителя предприятия на РКО. Исходя из этого, следует, что при выдаче подотчетных средств, руководителю организации, все равно нужно будет оформлять приказ о выдаче денег под отчет руководителю, который должен содержать его же подпись.
Бланк приказа о выдаче денег под отчет руководителю
Нужно ли писать заявление?
Порядок ведения операций по кассе определяет обязательность подобного документа для выдачи денег в подотчет с целью осуществления расхода при выполнении деятельности. Заявление необходимо составлять каждому работнику при каждой выплате. Это правило распространяется также и на руководителя компании. Во многих организациях, в том числе малого бизнеса, именно директор является основным подотчетным лицом.
Со вступлением в силу нового Порядка деньги можно выдавать подрядчику, привлеченному по гражданскому договору. Он также в письменной форме должен отразить просьбу о выдаче средств.
Основное значение данного документа состоит в том, что в нем подробно указывается на какие цели и срок будут выделяться деньги. Директором на этом бланке делается собственноручная подпись, утверждающая запрошенный срок и сумму.
Именно на основании данного заявления осуществляется оформления расходного кассового ордера (РКО) . К тому же, так как на заявлении, приложенном к ордеру уже содержится разрешительная виза руководства, то на расходнике данная подпись может отсутствовать.
Во время сдачи авансового отчета бухгалтер проверяет соответствие фактически произведенных расходов с заявленными. В результате сверки он может найти нецелесообразные расходы, на которые работник не имел право тратить деньги.
Также этот документ определяет когда сотрудник, получивший в подотчет суммы, должен отчитаться по ним.
Как оформить приказ
С точки зрения оформления приказ также достаточно вариативен: его можно создавать в рукописном формате или печатать на компьютере, используя стандартный лист А4 (или даже А5) формата или фирменный бланк компании.
При этом приказ обязательно должен быть удостоверен автографом руководителя фирмы или иного лица, уполномоченного на визирование подобного рода документов.
Кроме того, под приказом должны оставить свои подписи и все, кто в нем упомянут: сами подотчетные сотрудники, а также работники, ответственные за выполнение приказа – этим они свидетельствуют о том, что ознакомлены и согласны с документом.
Заверять приказ печатью необязательно, т.к. с 2016 года норма по использованию юридическими лицами печатей и штампов перестала быть требованием со стороны закона.
Приказ обычно пишется в единственном экземпляре и в период действия содержится вместе с другими нормативно-правовыми и распорядительными бумагами предприятия. После того, как актуальность приказа будет утрачена, он передается на хранение в архив, где лежит до истечения законодательно установленного периода, затем его, вместе с другими устаревшими документами, можно отправить на утилизацию.
Новые правила выдачи подотчетных сумм в 2019 году
19 августа 2019 года вступили в силу изменения в Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, регулирующее порядок ведения кассовых операций. Суть нововведений заключается в следующем:
- Расширились основания выдачи денежных сумм (п. 6.3 Указаний): теперь это не только заявление работника, но и распорядительный документ организации (обычно это приказ).
- Расходные и приходные ордера теперь можно оформлять в электронном виде, и в этом случае получатель денег может расписываться в расходнике с помощью своей электронной цифровой подписи (при наличии), а приходный ордер получать на свою электронную почту (п. 5.1, 6.2 Указаний).
- Отменен запрет на получение денег из кассы работникам, не отчитавшимися по предыдущим авансам.
Как видим, изменения стимулируют электронный документооборот в компаниях и упрощают правила работы с подотчетными суммами. Возможно, что пока электронные приходники и расходники будут актуальны для очень малого количества компаний. А вот выбор между приказом и заявлением и возможность выдавать деньги работникам-должникам доступны любой фирме.
Дальнейший порядок действий
Одобренное заявление на выдачу денег под отчет
передается в бухгалтерию. На его основании производится выдача средств «подотчетнику»:
- в наличной форме — с оформлением расходного кассового ордера (форма № КО-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88);
- в безналичной форме — с заполнением платежного поручения для перевода денег на банковскую карту.
К сведению
ИП, ведущих налоговый учет доходов или доходов и расходов, а также физических показателей. В соответствии с абз.2 Указаний № 3210-У они могут не оформлять кассовые документы.
Предупредите получателя, что ему не следует передавать подотчетные деньги другому лицу. Хотя законодательством не установлен запрет на подобные действие, но, в то же время, не регламентирован и порядок передачи. Поэтому, чтобы избежать споров с налоговиками, не разрешайте сотрудникам передавать подотчетные суммы своим коллегам
В течение 3-х рабочих дней по истечении срока, на который были выданы деньги под отчет
(указывается в заявлении), работник должен отчитаться о своих тратах (абз.2 Указаний № 3210-У). Для этих целей он использует авансовый отчет. В соответствии с ч.4 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ компания вправе самостоятельно разработать форму данного документа или использовать унифицированную (форма № АО-1, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. № 5).
К авансовому отчету работник прилагает все подтверждающие документы. Если окажется, что он потратил больше, чем получил, то организация (ИП) обязана ему возместить сумму перерасхода. Если у «подотчетника» остались неизрасходованные деньги, то их он должен вернуть предприятию. При возврате остатка наличными средствами оформляется приходный кассовый ордер (форма № КО-1, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88).
На 2018 год установлен лимит
на выдачу наличных подотчетных средств, которые предназначаются для взаиморасчета между юридическими лицами. Такое составляет не более 100000 рублей по одному соглашению.
Данное правило регламентировано пунктом 6 Указания Банка России №3073-У . Однако работник вправе осуществить необходимые покупки на любую сумму от собственного имени, так как на взаиморасчеты между предприятием и физическим лицом данное правило не распространяется. Получается, что если сотрудник от своего имени производит расчеты с юридическим лицом, то лимит может не соблюдаться, и фирма не будет нарушать свой кассовый учет.
А если работник осуществил затраты как представитель компании, то данный установленный финансовый предел нужно выполнять
. В противном случае, согласно статье 15.1 КоАП РФ , собственник предприятия понесет штраф в размере 50000 рублей.
Помимо прочего, любая организация может выдать подотчетные финансы посредством перевода их на зарплатную карточку работника. Для осуществления данной процедуры работник должен написать соответствующее заявление, с обязательным указанием номера счета банковской карты. По составлению авансового отчета должны быть приложены документальные акты, доказывающие проведение платежей.
Учет средств с подотчетным лицом осуществляется в одинаковом порядке, не зависимо от того, каким образом были оформлены финансы — выданы наличными купюрами или переведены на банковскую карту.
Собственник или управляющий компанией лично устанавливает
определенный период времени, на который выдаются подотчетные наличные средства. Стоит отметить, что действующими законодательными документами РФ данный срок не ограничивается. Самое главное, это четкое отображение предусмотренных руководителем сроков
, в акте под отчетного сотрудника.
Также на заявлении обязательно должна быть личная подпись управляющего
, которая обозначает согласие директора компании на действия и сроки их выполнения, указанные в документе.
Оставшуюся подотчетную сумму необходимо вернуть в кассу предприятия не позже трех рабочих дней
, по окончанию периода, на который выдавались финансовые средства. В случае если в заявлении о выдаче средств подотчетному лицу не определен срок, то неиспользованные денежные средства возвращаются по истечению трехдневного периода, с момента их получения.
Работник, являющийся подотчетным лицом, имеет полное право
не возвращать выданные деньги до окончания установленного периода. Досрочный возврат неиспользованных подотчетных финансов происходит в двух случаях
:
- по личной инициативе трудящегося;
- при увольнении под отчетного работника.
Удержание по заявлению работника
В том случае, когда об удержании из заработной платы просит сам работник, размер таких удержаний не ограничивается. Ведь работник вправе распоряжаться своей зарплатой по своему усмотрению (Письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1). Например, работник может попросить работодателя перечислить свою зарплату или ее часть в счет погашения ипотечного кредита, направить деньги на благотворительность или другому физлицу в счет предоставленного ему займа.
Главное, чтобы удержания по инициативе работника производились после обязательных удержаний (например, НДФЛ и удержаний по исполнительным листам).
- для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;
- при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, — за неотработанные дни отпуска.
В указанном случае имеются ограничения — удержания в возмещение неотработанных дней отпуска не производятся, если работник увольняется по следующим основаниям:
- отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (п. 8 ч. 1 ст.
В нем он указывает, на каком основании, в каком размере и из каких доходов производить удержания.
Когда заявление не нужно
В некоторых случаях такое заявление не требуется:
- При выдаче денег из кассы индивидуального предпринимателя (ИП) ему лично. Это связано с тем, что ИП освобождаются от оформления кассовых документов при ведении ими учета доходов и расходов (п. 4.1 указания № 3210-У).
- При наличии распоряжения руководителя о выдаче денег под отчет, содержащего необходимые параметры: размер суммы, срок, Ф. И. О. сотрудника (п. 6.3 указания № 3210-У). Это новелла правового регулирования (подробнее о новшествах — ниже). Ранее возникали затруднения с формулированием заявления в ситуации, когда подотчетные суммы выдавались непосредственно руководителю: получалось, что он должен был писать заявление сам себе. Сейчас это несоответствие устранено.
В любом случае необходимо указывать назначение выплаты в расходном кассовом ордере. Ранее существовала позиция, согласно которой заявка не оформляется при перечислении денег на карту, основанная на письме Минфина РФ и ФК РФ от 10.09.2013 № 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554. Однако уже в письме Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 содержится указание на необходимость оформления заявления и в этой ситуации.
Дополнительная информация
Изменения в порядке
Перечень изменений, внесенных в 2019 г. в порядок выдачи подотчетных сумм:
- Деньги могут быть выданы персоналу, который работает не только по трудовому соглашению, но и по гражданско-правовому.
- Заявление сотрудника – это единственное основание для выдачи средств. Ранее руководителю организации необходимо было писать сумму средств и срок их выдачи собственноручно, но теперь такой необходимости нет, и заявление может быть составлено в электронном виде.
- Выдача средств возможна, только при отсутствии задолженности по предыдущим суммам.
- Появилась возможность перечислить подотчетные средства со счета организации на карту сотрудника.
- Все операции с подотчетными средствами должны быть зафиксированы в налоговом и бухгалтерском учете.
- Авансовый отчет необходимо предоставить в установленные сроки. Несоблюдение сроков может повлечь за собой доначисление НДФЛ.
- При составлении авансового отчета применяется форма АО-1.
Как избежать штрафов и ответственность
За нарушение кассовой дисциплины штраф не предусмотрен, но при налоговых проверках организация может быть арестована по таким причинам:
- нарушение порядка, в соответствии с которым должны храниться свободные наличные средства;
- нарушение порядка, в соответствии с которым должны вестись кассовые операции.
Взыскание штрафа по таким причинам и по причине отсутствия заявления можно оспорить в судебном порядке.
Существует установленный срок давности для наложения административной ответственности за нарушение кассовой дисциплины. В п.1 ст. 4.5 КоАП указано, что он равняется двум месяцам, поэтому составлять заявления нужно только за последние два месяца перед налоговой проверкой.
Образец заполнения приказа о выдаче денег под отчет руководителю
Правила и особенности
Существуют остановленные правила, в соответствии с которыми должен осуществляться порядок выдачи подотчетных средств:
- Выдача средств может быть осуществлена только в случаях траты средств на цели, которые относятся к деятельности организации.
- Между сотрудником и организацией должен быть заключен либо трудовой, либо гражданско-правовое соглашение. Только при заключении соглашения сотрудник может получить подотчетные деньги.
- Обязательным условием является подтверждения заявления о выдаче средств у руководителя предприятия. Если средства были перечислены на карточку сотрудника, то должны быть также представлены соответствующие документы.
- Передача средств как руководителю, так и другим сотрудникам должна происходить при оформлении РКО.
- Средства будут выданы только при условии отсутствия задолженности у сотрудника. После получения средств нужно будет представить отчет по расходам и все необходимые документы.
- Представленные документы подвергаются тщательной проверке. После проверки, руководитель компании, должен установить период, в течение которого нужно погасить выданную сумму.
Данные правила действуют абсолютно на каждого сотрудника организации, включая директора.
У многих специалистов, занимающихся данным вопросом, появляются проблемы в оформлении выдачи средств руководителю предприятия.
В таких ситуациях нужно учитывать такие особенности:
- Как сказано в ТК РФ, директор организации имеет с ней такие же трудовые отношения, как и другие сотрудники, поэтому процесс выдачи подотчетных средств директору ничем не должен отличаться от стандартного процесса.
- Второй особенностью является то, что директор предприятия должен сам заверить свое заявление. В случаях, когда организация имеет несколько директоров, процесс подписания заявления значительно проще: если средства выдать необходимо одному директору, то заверить его заявление вправе другой руководитель.
Из этого следует, что руководители организаций не имеют никаких льгот при получении средств под отчет: перед тем, как получить средства они должны пройти все процедуры проверки, как и остальные сотрудники, и на них также должен быть составлен приказ о выдаче денег под отчет руководителю.
