Случай, когда можно не удерживать ндфл с оплаты за работников «коммуналки»

Основные правила при составлении договора

Для того, чтобы можно было арендовать помещения, первым делом необходимо составить договор в письменном виде

При этом необходимо обратить внимание на нормы главы 34 Гражданского Кодекса. Так, по закону, помещение передаётся в собственность арендатора сразу же после того, как будет внесены средства оплаты по договору

Таким образом, данный договор должен состоять из таких пунктов:

Все данные двух сторон. Так, для физического лица в этом пункте необходимо вписать ИНН, его паспортные данные, а также номер банковской карточки или счета, куда будет отправляться платеж.
Вся информация о технических характеристиках того объекта, который сдаётся в аренду. Это такие данные:

должен быть указан точный адрес объекта, с номером квартиры или офиса;
общая площадь, которая сдаётся в аренду;
его кадастровый номер;
также должно быть указано жилое это помещение, или нежилое.

Вид данного помещения с указанием способов эксплуатации: офис это, или торговая площадь, склад.
Сумма за аренду и прописаны строки уплаты средств за использование помещения.
В каком порядке будет возмещено деньги за использования коммунальных услуг.

При заключении договора, если хоть один из этих пунктов отсутствует, данный документ считается недействительным.

Также очень важно указать срок действия подобного договора. Если здесь не прописана дата, до которой он считается действительным, то в таком случае, договор будет действовать на протяжении неопределённого времени

Если подобный документ укладывается с физическими лицами и его срок действия превышает 1 год, то тогда его необходимо регистрировать в государственном Росреестре. Так, дата регистрации и будет считаться датой начала действия этого документа. Так, на практике, многие компании указывают срок действия договора – 11 месяцев, чтобы избежать его просрочки.

Вариант 1. Аренда помещений юрлицом у физлица — ИП

Конечно, в идеале при постоянной сдаче в наем того или иного имущества физлицо должно быть зарегистрировано в качестве предпринимателя. Ведь это уже систематическая деятельность по извлечению прибыли. В таком случае все налоговые обязательства в отношении полученного по сделке дохода ИП выполняет сам. А именно уплачивает с доходов положенный налог. Компанию — арендатора этот вопрос может попросту не волновать.

Главное — на этапе заключения арендного договора проверить статус ИП. И заручиться документальными подтверждениями этого. Так, к договору с ИП стоит приложить распечатку из ЕГРИП по контрагенту с сайта ФНС. Cервис «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП» — в открытом доступе для всех желающих. Для лучшего поиска задайте в первой строке формы-запроса ИНН или ОГРНИП бизнесмена.

Компания закупает у гражданина товары

Чаще всего организации закупают у граждан продовольственные товары, сырье и материалы. Сразу скажу, что НДФЛ в этом случае вы платить не должны. От этой обязанности освобождают пункт 2 статьи 226 и подпункт 2 пункта 1 статьи 228 НК РФ.

Тут важно не допустить распространенную ошибку. А именно в договор с физическим лицом не нужно включать условия о том, что компания обязуется взять на себя функции налогового агента и перечислить НДФЛ в бюджет

Данный порядок противоречит налоговому законодательству. А это значит, что пункт договора, содержащий такое условие, будет считаться ничтожным.

Кстати, про договор с физическим лицом. С поставщиком надо заключить письменный договор купли-продажи. И сделка с физлицом не является исключением. Но для этого вовсе не обязательно оформлять типовой контракт на несколько листов. Достаточно будет подписать совместный акт. Такая форма договора тоже устроит контролеров. Ведь один документ, на котором есть подписи обеих сторон сделки, это и есть доказательство договоренности между ними. Об этом сказано в пункте 2 статьи 434 ГК РФ.

Такой акт послужит вам заодно и первичкой. Ведь расходы в налоговом учете обязательно должны быть документально подтверждены. Этого требует пункт 1 статьи 252 НК РФ. Впрочем, как и затраты в бухучете (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Чтобы разработать форму документа, за основу можно взять, к примеру, закупочный акт. Это готовая форма № ОП-5 , утвержденная постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 . И немного ее преобразовать. Прежде всего, помните, что акт будет считаться первичкой, только если в нем будут все обязательные реквизиты (1). А прописаны они в части 2 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ.

Теперь можно удалить лишнее. Так называемую шапку в правом верхнем углу акта. Смело убирайте коды ОКПО и ОКДП. Полностью можно вырезать сведения о госрегистрации предпринимателя. Ведь товары вы закупаете у обычного физлица. Не потребуется вам информация и о подсобном хозяйстве.

Как мы выяснили, НДФЛ с доходов поставщика вам удерживать не придется. Значит, соответствующие строки явно будут не к месту. Их можно тоже удалить.

Не лишними будут сведения о том, что продавец передал вам товары. А вы в свою очередь их получили и оплатили (3). Так и у вас, и у вашего контрагента будет наглядное доказательство данного факта. К тому же содержание операции, ее суть, является одним из обязательных реквизитов первички. Получившуюся в результате форму обязательно утвердите в учетной политике компании (п. 4 ПБУ 1/2008).

НДФЛ

Заключенный с работником договор коммерческого найма является гражданско-правовым. Поэтому сотрудник выступает в качестве потребителя услуг.

Возникает ли при этом у него доход? На этот вопрос ответила В.М. Акимова. Вот что она сказала: «Если работодатель предоставляет сотруднику жилье на возмездной основе (к примеру, сотрудник вносит арендную плату и оплачивает коммунальные расходы), то дохода, подлежащего налогообложению, в связи с предоставлением жилого помещения не возникает». Как видим, в данном случае оснований для начисления и удержания НДФЛ нет.

Если цены ниже рыночных. Приведенное выше утверждение не вызывает нарекания лишь в том случае, если арендная плата или «коммуналка» соответствуют уровню рыночных цен. А если они ниже? Нужно ли удерживать НДФЛ с разницы между фактической суммой арендной платы, которая взимается с работника, и ее рыночным уровнем?

До 2012 г. Если доходы и расходы по договору коммерческого найма в целях исчисления налога на прибыль были признаны до 1 января 2012 г., для ответа на эти вопросы следовало руководствоваться отмененной ныне ст. 40 Налогового кодекса.

С 1 января 2012 г. Если доходы и расходы по договору коммерческого найма в целях исчисления налога на прибыль признаются после 1 января 2012 г., то к взаимоотношениям работника и организации следует применять новый порядок признания лиц взаимозависимыми. Он описан в новом разд. V.1 «Взаимозависимые лица. Общие положения о ценах и налогообложении. Налоговый контроль в связи с совершением сделок между взаимозависимыми лицами. Соглашение о ценообразовании» Налогового кодекса.

Согласно пп. 10 п. 2 ст. 105.1 Налогового кодекса взаимозависимыми, в частности, признаются физические лица, если одно физическое лицо подчиняется другому по должностному положению.

Таким образом, формально компания и работник являются взаимозависимыми лицами. Вполне возможно, что условия договора коммерческого найма между ними будут отличаться от условий договора между несвязанными лицами. Например, стороны установят заниженную арендную плату. Для целей исчисления НДФЛ это значит, что арендатор получил облагаемый доход в виде экономии на затратах. Порядок выявления и налогообложения такого рода доходов установлен в ст. 105.3 Налогового кодекса. Обязанность по их выявлению возложена на налоговых инспекторов.

Будут ли налоговики на практике отслеживать операции в данной сфере? Мы можем только предположить. По нашему мнению, вполне возможно, что ввиду невеликого масштаба цен по таким договорам они не станут уделять пристального внимания таким сделкам. Однако пока не сложилась арбитражная практика по данному вопросу, судить довольно сложно.

Бухгалтерский учет

Поскольку с юридической точки зрения к договору безвозмездного пользования применяют правила, предусмотренные для договора аренды (п. 2 ст. 689 ГК РФ), то и передачу имущества по договору ссуды можно отразить в бухгалтерском учете в таком же порядке, что и при договоре коммерческого найма. Но при этом необходимо учесть некоторые особенности.

Применение ПБУ 18/02. В налоговом учете из состава амортизируемого имущества исключаются основные средства, переданные по договорам в безвозмездное пользование (п. 3 ст. 256 НК РФ), а в бухгалтерском — нет. Следовательно, в бухгалтерском учете ежемесячно возникает вычитаемая временная разница и соответствующий ей отложенный налоговый актив (п. п. 11, 14 и 17 ПБУ 18/02). Временная разница будет накапливаться в течение всего периода действия договора ссуды. По окончании срока действия договора остаточная стоимость квартиры в налоговом учете будет отличаться от остаточной стоимости в бухгалтерском учете на величину накопленных временных разниц.

После этого начисление амортизации продолжится и (при прочих равных условиях) ежемесячные суммы амортизации в бухгалтерском и налоговом учете будут совпадать. Но в бухгалтерском учете квартира «самортизируется» быстрее, чем в налоговом учете.

По мере начисления амортизации в налоговом учете накопленные временные разницы будут погашаться. Их окончательное погашение произойдет, когда и в налоговом учете остаточная стоимость квартиры будет равна нулю.

Возможна ситуация, когда квартира будет списана (продана, ликвидирована) в тот момент, когда в бухгалтерском учете начисление амортизации уже закончено, а в налоговом учете еще продолжается. В этом случае остаток временной разницы (и остаток отложенного актива) надо будет списать.

Пример 2. Изменим условие примера 1. С 6 марта 2012 г. заключен договор безвозмездного пользования на срок 11 месяцев. По данным интернет-источников, стоимость аренды аналогичной квартиры составляет 30 000 руб. в месяц.

Первоначальная стоимость квартиры (по данным БТИ) — 500 000 руб.

Срок полезного использования, установленный как для целей бухгалтерского, так и налогового учета, — 90 лет. Сумма амортизации, начисленная к моменту передачи, — 14 000 руб., сумма ежемесячной амортизации (начисляемая в бухгалтерском и налоговом учете линейным способом (методом)) — 1500 руб.

Коммунальные платежи сотрудник уплачивает по счетам управляющей компании.

Сотрудник не получил права на применение налоговых вычетов.

Как отразить в бухгалтерском учете передачу квартиры работнику? Какие записи следует оформлять ежемесячно?

Решение. Бухгалтеру ООО «ВиК» нужно сделать следующие записи:

на дату передачи квартиры в безвозмездное пользование

Дебет 01, субсчет «Основные средства, переданные в безвозмездное пользование», Кредит 01, субсчет «Основные средства организации»,

500 000 руб. — отражена передача квартиры в безвозмездное пользование;

Дебет 02, субсчет «Амортизация по основным средствам организации», Кредит 02, субсчет «Амортизация по основным средствам, переданным в безвозмездное пользование»,

14 000 руб. — отражена амортизация по переданной квартире;

ежемесячно в течение срока действия договора ссуды

Дебет 91-2 Кредит 02, субсчет «Амортизация по основным средствам, переданным в безвозмездное пользование»,

1500 руб. — признана прочим расходом начисленная амортизация по основным средствам, переданным в безвозмездное пользование;

Дебет 09 Кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»,

300 руб. (1500 руб. x 20%) — отражен отложенный налоговый актив;

Дебет 20 Кредит 69

9000 руб. (30 000 руб. x 30%) — начислены страховые взносы;

Дебет 70 Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ»,

3900 руб. (30 000 руб. x 13%) — удержан НДФЛ.

Записи по возврату квартиры сотрудником аналогичны тем, что приведены в примере 1. Однако в данном случае применяют субсчета «Основные средства, переданные в безвозмездное пользование» и «Амортизация по основным средствам, переданным в безвозмездное пользование».

А.Ю.Тьевар

Старший научный редактор

журнала «Зарплата»

Вариант 2. Аренда помещений юрлицом у самозанятого

Если помещения — жилые и находятся они в Москве, Московской, Калужской областях или Республике Татарстан, то физлицо может выступать в качестве самозанятого

Обратите внимание: сдавать в аренду нежилую, коммерческую недвижимость самозанятые не вправе. Подобные юридические тонкости безопаснее отслеживать самому арендодателю

Зато статус самозанятого для получения доходов от аренды могут использовать государственные гражданские и муниципальные служащие. Это прямо закреплено в законе, посвященном рассматриваемому спецрежиму. Смотрите статью 6 ФЗ от 27.11.2018 № 422-ФЗ.

При договоренности сторон можно использовать дополнительные документы. Например, традиционный акт. Но это необязательно. Главное для фирмы тут — убедиться, что самозанятый действительно выставил правильный чек. И таким образом все налоговые обязанности по сделке с фирмы-арендатора снимаются.

Чек самозанятый должен выдать и передать контрагенту сразу в момент расчета, если используются наличные или электронные средства платежа. Например, карта. При иных формах расчетов — в безналичном порядке — не позднее 9-го числа по итогам месяца, в котором были расчеты.

Аренда юридическим лицом у физического помещения

Многие компании имеют возможность заключить договор аренды, как с физическим, так и с юридическим лицом. Здесь во втором варианте все довольно просто: необходимо сплачивать сумму, которая указана в договоре, и при этом платить за пользование коммунальными услугами.

А в случае с подписанием такого же договора с физическим лицом вся процедура гораздо сложнее. В этом случае кроме платы за пользованием помещением и коммунальные услуги, еще и нужно выступать налоговым агентом, также удерживать из платы НДФЛ.

Так, перед тем, как заключить договор, необходимо проверить, является ли гражданин, который сдаёт в аренду данное помещение самозанятым лицом, или же есть индивидуальным предпринимателем. Но, и в одном, и в другом случае, индивидуальные предприниматели, как и самозанятые лица самостоятельно платят налог, вне зависимости от системы налогообложения.

Если же человек, который хочет сдать в аренду помещение, не подходит ни под первую, ни вторую категорию, то тогда организация, какая будет арендовать данное помещение, будет выступать налоговым агентом. Это указано в статье 226 Налогового Кодекса РФ.

Так, при заключении договора, необходимо удерживать в обязательном порядке 13% НДФЛ, если это резидент. Если же это нерезидент, то тогда такая плата будет составлять 30%. После этого необходимо перечислить средства, с учетом минуса полученной суммы.

Так, уплатить налог необходимо не позже следующего дня, когда было произведено перечисление арендной платы по тому самому КБК, что и уплачивается НДФЛ с заработной платы.

Если арендодатели являются физическими лицами, то тогда по всем операциям, связанным с арендой помещения необходимо вести налоговой регистр НДФЛ. По таким выплатам нужно каждый квартал сдавать специальный отчет 6 НДФЛ.

В конце каждого года по физлицам необходимо сдавать справку в налоговую 2-НДФЛ. В такой отчетности указывается код налога – 1400. Такая налоговая плата не облагается страховыми взносами. В таком случае не удерживается плата за использование воды, электричества и других коммунальных услуг в НДФЛ.

При аренде помещения, платить все необходимые платежи по НДФЛ не разрешается арендодателю. Такое условие четко прописано в письме Министерства финансов РФ. Также неправомерными есть действия по вымогательству регистрации физического лица в индивидуального предпринимателя для заключения договора об аренде.

Так, физлица имеют полное право сдавать в аренду, как жилое помещение, так и нежилое, если это их собственность на законных основаниях.

Как указать в договоре ГПХ сумму к выплате ( с удержанием НДФЛ или без)?

который раз сталкиваюсь с проблемой — как правильно и юридически и финансово грамотно указывать сумму договора ГПХ?

У нас пишется так: Стоимость услуг, предусмотренных п. 1.1.и п. 1.2. настоящего Договора, составляет 20167 (Двадцать тысяч сто шестьдесят семь) рублей 00 копеек с удержанием налога НДФЛ.

Мне кажется, исходя из этой формулировки не совсем понятно, вычитать из суммы 20167 13% или наоборот.

Подскажите, как надо точно это оформлять? Спасибо.

Нельзя включать в договор условие оплаты НДФЛ.

Мне кажется, исходя из этой формулировки не совсем понятно, вычитать из суммы 20167 13% или наоборот.

Подскажите, как надо точно это оформлять? Спасибо.

Арендуем помещение у физлица

Практически любой компании для работы необходимо помещение. Естественно, не каждая фирма может приобрести офис или производственную площадь в собственность. В этом случае на помощь приходит договор аренды. Причем помещение можно арендовать как у другой фирмы, так и у обычного человека. Но при оформлении такого контракта с физическим лицом у компании довольно часто возникают сложности. Рассмотрим основные из них.

Договор аренды: заключение.

Для начала отметим основные требования, которые предъявляет законодательство к договору аренды нежилого помещения.

Во-первых, он обязательно должен быть составлен в письменном виде (п. 1 ст. 651 ГК РФ). Во-вторых, если такой договор заключается на срок не менее года, то он подлежит госрегистрации. Причем это правило распространяется и на случаи, когда одной из сторон сделки выступает физическое лицо. Как избежать регистрации договора аренды? Необходимо всего лишь заключить контракт на срок менее года. А затем можно продлить его на такой же срок (до года). В этом случае госрегистрация не потребуется, ведь после окончания первоначального срока аренды отношения сторон будут регулироваться уже новым договором. Если же срок в контракте не оговорен, он считается заключенным на неопределенное время. Такие договоры также не подлежат госрегистрации. Об этом сказано в пунктах 10 и 11 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 16.02.2001 № 59.

В-третьих, у договора аренды есть существенные условия. Это указание в нем фактического адреса помещения, его площади, размера арендной платы. Без таких данных контракт считается незаключенным (п. 3 ст. 607, п. 1 ст. 654 ГК РФ).

При заключении договора аренды нелишне проверить права арендодателя на помещение, которое будет сдаваться. Для этого можно запросить у физлица свидетельство о праве собственности. На основании свидетельства фирма может заказать справку на получение информации из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним. Из реестра можно узнать, не было ли продано или заложено сдаваемое имущество.

. и налоговые последствия

Итак, договор аренды заключен. Рассмотрим, какие “налоговые” особенности должна учесть фирма, заключившая контракт с физлицом. Особого внимания здесь требуют два вопроса:

кто и в каком случае будет платить налог на доходы;
можно ли включить в налоговые расходы сумму арендной платы.

Ответ на первый вопрос зависит от того, является физлицо простым гражданином или индивидуальным предпринимателем. В первом случае доход от сдачи имущества облагается налогом на доходы по ставке 13 процентов. Обязанность удержать и перечислить налог возлагается на фирму-арендатора. Если же человек зарегистрирован как предприниматель, то все налоги платить он должен самостоятельно. Причем это необязательно налог на доходы. Например, если бизнесмен применяет “упрощенку”, то в бюджет он перечислит единый налог. В базу по налогу на доходы физлиц включается только сумма арендных платежей. Возмещаемые арендатором физлицу суммы расходов на коммунальные и эксплуатационные услуги этим налогом не облагают (письмо Минфина России от 20.06.2006 № 03-05-01-04/165).

Расходы на аренду, согласно подпункту 10 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса, можно отнести к прочим затратам фирмы, связанным с производством и реализацией. Разумеется, если соблюдаются два условия: они экономически обоснованны и документально подтверждены.

Таким образом, при аренде помещения у физлица, которое не зарегистрировано как предприниматель, данные затраты можно включить в налоговую себестоимость, если:

оформлен договор аренды;
составлен акт сдачи-приемки оказанных услуг по аренде;
есть документы, подтверждающие оплату расходов на аренду. Причем такой документ должен содержать все реквизиты первичного документа.

Об этих требованиях сказано в письме Минфина России от 24.06.2005 № 03-05-01-04/205.

Обратите внимание: если фирма разместит в квартире свой офис, то расходы на аренду нельзя включить в налоговую себестоимость. Дело в том, что размещение организаций в жилом помещении не допускается

Оформлены документы, подтверждающие аренду, или нет, неважно. Списать затраты в уменьшение облагаемой прибыли можно лишь после перерегистрации данного помещения как нежилого (письмо Минфина России от 27.10.2005 № 03-03-04/1/310)

Эксперт “НА” Е.Н. Тарасова

Tags: актив, бухгалтер, должностная инструкция генерального директора, налог, НДФЛ, расход