Сроки хранения книг покупок и продаж

Архивация книг покупок и продаж

Подготовка к использованию книг покупок и продаж должна соответствовать общим правилам архивации первичных учетных документов. Следовательно:

1. Книги должны быть постранично пронумерованы. На последней странице должна быть сделана соответствующая запись о количестве листов.

2. Все страницы Книг, начиная с первого листа и заканчивая последним, должны быть прошиты. Оба конца нити приклеиваются к последней странице книги при помощи бумажного фиксатора (наклейки).

3. На фиксатор ставится печать плательщика налогов (при ее наличии). Обязательное требование – оттиск печати должен ложиться на фиксирующую наклейку, и частично – на страницу книги.

После полного заполнения книги покупок или продаж, на первом листе делается соответствующая запись, указывающая:

• дату окончания книги;

• срок последующего хранения, с указанием конечной даты;

• фамилия и инициалы ответственного лица;

• номер и дату акта о передаче книги в архив на архивное хранение.

После выполнения этих требований, книга покупок и книга продаж хранится в архиве компании.

Формируем журнал учета

В нормативных документах не указано, за какой промежуток времени должен формироваться журнал учета счетов-фактур. А раз так, то в зависимости от количества документов и желания бухгалтера это могут быть квартал, месяц, декада или иной интервал времени (его целесообразно установить внутренними документами).

Кроме того, на законодательном уровне форма журнала также не утверждена, поэтому торговой организации следует утвердить ее самостоятельно. Если учет ведется при помощи программного продукта, то, скорее всего, программа даст вам распечатать своего рода реестр всех полученных счетов-фактур. Например, в программе 1С при формировании книги покупок есть галочка «Журнал учета полученных счетов-фактур». При его формировании практически дублируется содержание книги покупок. При выводе данного реестра на печать, возможно, вам придется подкорректировать его вручную (например, сохранив его для этого в программе Excel). Кстати, организации, которые ведут учет вручную, при разработке журнала учета полученных счетов-фактур могут взять за его основу именно тот реестр, который включает в себя следующие графы: порядковый номер, дата и номер счета-фактуры, наименование контрагента, стоимость полученных ценностей с учетом НДС.

Анализируем «нормативку»

Единственным документом, которым устанавливается порядок хранения счетов-фактур, являются Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 (далее — Правила). Настоящие Правила определяют порядок ведения покупателями и продавцами товаров (выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав — плательщиками НДС журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС, а также оформления дополнительных листов книги покупок и дополнительных листов книги продаж.

В частности, п. 1 ч. 1 Правил установлено: покупатели ведут журнал учета полученных от продавцов оригиналов счетов-фактур, в котором они хранятся, а продавцы ведут журнал учета выставленных покупателям счетов-фактур, в которых хранятся их вторые экземпляры. Данный пункт говорит о том, что полученные счета-фактуры (причем именно оригиналы) хранятся в журнале учета. Указаний на то, что вместе с ними подшивается другая «первичка», нет и быть не может, так как цели составления этих документов различны. Как известно, счет-фактура — документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном гл. 21 НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ). Товарная накладная является основанием для принятия товаров (работ, услуг) на учет, а также для их списания в случае реализации (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций (общие) ). Акт выполненных работ подтверждает затраты торговой организации в целях налогообложения. Вывод: счета-фактуры должны храниться отдельно от других документов.

Утверждены Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.

Далее. Покупатели ведут учет счетов-фактур по мере их поступления от продавцов, а продавцы ведут учет счетов-фактур, выставленных покупателям, в хронологическом порядке (п. 2 Правил). И здесь все ясно: счета-фактуры от поставщиков должны храниться в той последовательности, в которой они поступают (или в которой отражены в журнале учета).

Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а их страницы — пронумерованы (п. 6 Правил). Из данной формулировки не совсем понятно, что собой представляет журнал учета: то ли это некий реестр, в котором регистрируются (перечисляются) «входящие» счета-фактуры (и именно его надо прошнуровать и пронумеровать), то ли это и есть сами счета-фактуры, полученные от поставщиков. Отметим, что в ранее действующем Порядке ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по НДС об этом говорилось конкретнее: счета-фактуры в журналах учета должны быть подшиты и пронумерованы. По мнению автора, с изменением формулировки суть не поменялась. И счета-фактуры с целью обеспечения их сохранности подлежат строгому учету (то есть должны быть пронумерованы и прошнурованы).

Утвержден Постановлением Правительства РФ от 29.07.1996 N 914. Утратил силу с 1 января 2001 г.

Других указаний о порядке хранения счетов-фактур в Правилах, равно как и в иных нормативных документах, нет. Разве что предусмотрен их минимальный срок хранения. Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлено общее требование к сроку, в течение которого налогоплательщик обязан обеспечивать сохранность данных налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, и этот срок равен четырем годам. Кроме того, п. 368 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения подтверждается, что срок хранения счета-фактуры равен четырем годам. Отметим, что для хранения книги покупок и книги продаж установлен иной срок — пять лет (п. п. 15, 27 Правил).

Утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. Начало действия документа — 01.10.2010.

Книги учета покупок и продаж

При составлении НДС-декларации книги покупок и продаж используются для расчета налога за соответствующий период. Оформление книги продаж и книги покупок осуществляется в утвержденной законодателем форме книг, аккумулирующих сведения о поступающих и выписанных счетах-фактурах (СФ). Заполняют их в обязательном порядке компании и ИП, являющиеся плательщиками НДС.

Книга покупок предназначается для расчета налоговых вычетов по НДС.

Бланк книги покупок не претерпел изменений, так как не содержит конкретных размеров налоговой ставки.

Книгу продаж кроме плательщиков НДС вести обязаны:

• освобожденные от этих обязанностей субъекты, поскольку книга продаж необходима для подтверждения права на освобождение от налога (пп. 3, 6 ст.145 НК);

• налоговые агенты по НДС, в т.ч. работающие на спецрежимах.

Несколько трансформируется форма книги продаж. С повышением ставки налога в переходном периоде будут действовать две ставки – 18 и 20%, поскольку по отгрузкам, выполненным в 2018 году или при корректировках стоимости отгруженных товаров в 2018г., применяется ставка 18%, а по отгруженным в 2019 году товарам она составляет 20%. В этой связи в форму книги продаж добавлены графы:

• 14а – стоимость продаж, облагаемых НДС по ставке 18%, без налога;

• 17а – для суммы НДС по расчетной ставке 18% (18/118).

Графы 14 и 17 переименованы:

• в графе 14 по-прежнему нужно будет отражать стоимость продаж или стоимостную разницу по корректировочному СФ, но уже по налоговой ставке 20%;

• в графе 17, как и ранее, будут указывать сумму НДС по СФ или разницу в сумме налога по корректировочному СФ, но также изменив ставку налога на 20%.

Как будет выглядеть новая форма книги продаж можно увидеть ниже, скачав бланк.

Правила ведения книги покупок, книги продаж

В ведении книги покупок в 2019 году никаких изменений не произошло. С изменением налоговых ставок несколько изменились правила ведения книги продаж и оформления возвратов товаров/услуг. Теперь при возвращении ТМЦ покупателю не нужно выставлять СФ на обратную реализацию и регистрировать в книге продаж. Возврат товара продавец обязан сопровождать корректировочным СФ, причем независимо от того, принял товар к учету покупатель или нет. На основании полученного корректировочного СФ покупатель восстановит ранее принятый к вычету НДС.

Обновленные правила оформления возвращения товара также официально начинают действовать со II квартала 2019, но применять их компании вправе в I квартале и вне зависимости от даты отгрузки товара. К примеру, покупатель, вернувший в 1-м квартале 2019 товар, который был приобретен в 2018 году, может действовать по описанному выше алгоритму, опираясь на соответствующие разъяснения ФНС № СД-4-3/20667 от 23.10.2018 (п. 1.4).

Книги ведутся в «бумажном» или электронном виде. Изменения по ранее внесенным данным отражают в дополнительных листах к книгам.

Правила ведения и сроки подачи

Правила ведения регистров покупок и продаж утверждены соответствующим нормативным актом от 26 декабря 2011 года № 1137.

Согласно ему, составляться они могут как в бумажном, так и в оцифрованном виде. Выбор способа остается за налогоплательщиком.

Статья 163 НК обязывает вести регистры покупок и продаж ежеквартально, поскольку этот период определен, как налоговый. Записи в них могут делать как ежедневно, так и раз в 3 месяца.

После указанно срока осуществления деятельности плательщиком определяется база налогообложения и сумма косвенного налога, полагающаяся к уплате в казну (ст. 55 НК, п. 1). Перечислить ее следует до 20 числа следующего месяца. В те же сроки в уполномоченную госструктуру (ФНС) в электронном (и только) виде предоставляется налоговая декларация совместно с регистрами в качестве приложений к ней (НК, ст. 174, п. 5). Последние должны быть завизированы электронной подписью.

Цифровые версии подобной процедуре не подвергаются.

Юридические основания и коллизии

Вести и в соответствии с установленными сроками хранить Книги покупок и продаж, на основании которых производится расчет налога на добавленную стоимость, согласно нормам действующего законодательства, обязаны все налогоплательщики.

На практике, вопрос о том, сколько хранить книгу покупок и продаж после внесения в нее последней записи, вызывает множество споров и разногласий. Это вызвано тем, что нормативные акты, регулирующие вопросы продолжительности хранения этих документов, не приведены к «единому знаменателю». И хотя, по сути, расхождения в сроках не столь значительны, ситуация создает прецеденты, когда аудитор может наложить штрафные санкции на субъект хозяйствования, и оспорить их будет весьма проблематично.

Попробуем разобраться в регламентирующих актах и юридических коллизиях.

Правила ведения книг покупок и продаж (п. 24 раздела 2 приложения № 4, п. 22 раздела 2 приложения № 5 к Постановлению Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011), равно как и подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ устанавливают срок хранения книги продаж и книги покупок продолжительностью 4 года с даты последней записи в них. Эти сроки касаются как бумажных, так и электронных документов.

Четырехлетний срок указан и в п. 459 приказа Минкульта РФ от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016).

В то же время, пункт 1 статьи 29 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» прямо указывает, что «первичка», как и документы бухгалтерской (финансовой) отчетности, хранятся не менее пяти лет с момента окончания отчетного года.

Явные расхождения в регламентирующих актах могут стать причиной долгих и малоприятных разбирательств с налоговой службой, особенно в тех случаях, когда были допущены ошибки в исчислении налоговых сумм. Именно поэтому целесообразно перестраховаться, и установить срок хранения равный пяти годам. Это не будет расцениваться как нарушение регламентных сроков, и позволит избежать нежелательных проблем.

Действующие правила

Когда идет речь о возврате, некоторые плательщики уверены, что для уменьшения НДС по отгруженным ранее товарам, нужен корректировочный счет-фактура. Так ли это?

Продавцом заполняется корректировочный счет-фактура, когда покупатель принял меньшее количество отпущенного товара из-за брака: то есть, в момент приемки часть отгруженного товара представитель контрагента не получил (не стал принимать). На основании того, что право собственности (обычно возникающее после приемки товара и подписания соответствующих документов о получении) к получателю еще не перешло, фактически реализации нет, поэтому продавец вынужден совершать корректировку ранее заполненного счета-фактуры на отгрузку. Возврат же предполагает, что переход собственности уже произошел. Т.е., уменьшение или увеличение стоимости, количества, отказ в получении брака – это не тот случай. Что же заполняется при возврате?

Если был переход права

Так как плательщик НДС может принять налог к вычету по возвращенным позициям (п. 5 ст. 171 НК), то, по логике контролирующих, операция должна быть занесена в книгу покупок. То есть:

• при отгрузке поставщик записывает счет-фактуру в книгу продаж, экземпляр документа направляет покупателю;
• контрагент (покупатель) после приобретения товаров заносит операцию в свою книгу покупок;
• если покупателем произведен возврат товара, книга продаж заполняется покупателем (в этом случае он как бы выступает в роли продавца) и он выписывает счет-фактуру на сумму возврата;
• у поставщика возврат товара в книгу покупок вносится по счету-фактуре, полученному от контрагента.

Если покупатель – физлицо

Возвращая товар, выставить обратный счет-фактуру покупатель-физлицо продавцу не может. Тогда продавец действует в зависимости от того, передавал ли он счет-фактуру человеку при покупке. Счет-фактура выдается, например, если был безналичный расчет от конкретного покупателя. Продавец не обязан выписывать его при наличных расчетах, в книгу продаж при этом заносятся сводные данные реализации по данным ККТ. Таким образом:

• если счет-фактура был передан — при возврате в книге покупок указывается ранее выписанный счет-фактура, по суммам вернувшихся товарных позиций или их части;
• если нет, тогда в книгу покупок вписываются данные сводного документа, которым отражался налог при возврате. Например, сумма кассовых чеков с признаком «возврат прихода» или кассовых ордеров на выдачу наличных (Письмо Минфина от 25.07.2018№ 03-07-14/519).

То есть, вне зависимости от того, от кого был произведен возврат поставщику, книга продаж продавцом не заполняется — эти сведения показывают в книге покупок.

Заполнение книги покупок и продаж

Книга продаж

Основные требования к заполнению книг продаж и покупок не изменились. По-прежнему в книге продаж указываются все выставленные СФ. Книга заполняется в строгой хронологии событий, в ней указываются сведения:

• название компании или ФИО бизнесмена;

• реквизиты фирмы/ИП;

• налоговый период, за который отслеживаются продажи;

• табличная часть, в которую вносят сведения о реализации:

– № записи (гр. 1);

– код вида операции (подробнее о кодах — здесь) – гр. 2;

– № и дата СФ продавца (гр. 3);

– № таможенной декларации, код вида товара (гр. 3а, 3б);

– блок граф о наличии исправительных и корректировочных СФ (гр. 4-6);

– сведения о покупателях, их реквизиты (гр. 7, 8);

– информация о посредниках (гр. 9,10);

– № и дата документа об оплате (гр. 11);

– стоимость продаж с учетом НДС (гр. 13а, 13б);

– стоимость облагаемых продаж (гр. 14 — 16);

– сумма НДС (гр. 17 – 18);

— продажи, освобожденные от НДС (гр. 19).

Важно избегать неточностей при заполнении книги продаж: они могут повлечь искажение базы налога и представление уточненной декларации. Образец заполнения обновленной версии книги продаж:

Образец заполнения обновленной версии книги продаж:

Множество вариантов

Как уже отмечалось, на практике бухгалтеры не всегда придерживаются описанных выше Правил, аргументируя это следующим.

1. Удобнее, когда документы (счет-фактура, товарная накладная) хранятся вместе. Действительно, когда контрагент просит выслать, например, по факсу копии документов или «первичка» понадобилась руководству организации в управленческих целях, сподручнее и быстрее отыскать необходимые бумаги, если они лежат вместе. Тем не менее такой вариант хранения документов автору статьи кажется неправильным. Есть выход: бухгалтер может сделать ксерокопии счетов-фактур, вложив их вместе с товарными накладными (форма N ТОРГ-12) либо актами выполненных работ в соответствующий журнал-ордер. А оригинал налогового документа, как и положено, подошьет к журналу учета счетов-фактур. Такой вариант может использовать организация, у которой документооборот незначительный. При большом количестве «входящих» документов, конечно, это не выход.

Дублированием документов следует воспользоваться, если в бухгалтерском учете фигурируют бланки строгой отчетности. Например, БСО по командировочным расходам, как правило, подкрепляется к авансовому отчету (подтверждая тем самым правомерность расходов по налогу на прибыль). Его копия в этом случае прикладывается к папке со счетами-фактурами полученными. Отметим, что принципиального значения, где будет храниться оригинал, а где копия БСО, нет (абз. 2 п. 5 Правил). Но на ксерокопии бланка уместно сделать пометку (оригинал железнодорожного билета приложен к авансовому отчету N XX от XX.XX.XXXX).

1. Удобнее, когда первичные документы хранятся (размещаются) комплектами по каждому контрагенту. Например, бухгалтеры некоторых организаций ведут учет «первички» по контрагентам в алфавитном порядке. В этом также есть свои плюсы: легче отыскать документы и в случае необходимости провести сверку расчетов с поставщиками.
2. Практичнее, если счета-фактуры хранятся в последовательности, в которой они отражаются в книге покупок. Это, пожалуй, самый эффективный с точки зрения производительности труда способ хранения документов. И работникам бухгалтерии, и контролирующим органам в таком случае проще найти необходимый документ для проверки правильности исчисления налоговой базы по НДС (обоснованности налогового вычета). Особенно полезно это тогда, когда период вычета НДС не совпадает с датой получения счета-фактуры от поставщика (например, при экспортных операциях).