Как подготовиться к проверке трудовой инспекции

Полномочия трудовой инспекции при внеплановой проверке

Совершая надзорные действия за соблюдением трудовых норм государственные инспекторы, имеющие удостоверения установленного образца, имеют право:

• беспрепятственно проникать на объекты с любыми организационно-правовыми формами и формами собственности;
• совершать запрос документов, объяснений и сведений, затрагивающих гражданские трудовые права, у работодателей или их представителей, у властных органов любого уровня;
• изымать образцы используемых на производстве материалов и веществ с целью проведения диагностики. Изъятие конкретных образцов должно сопровождаться составлением соответствующих актов с четким указанием на полученные объекты исследования;
• проводить расследование причин и обстоятельств несчастных случаев на производстве;
• передавать руководству проверенных организаций обязательные для исполнения предписания. В документах должны содержаться требования об устранении отклонений от действующего трудового законодательства;
• выдавать предписания об отстранении от трудовой деятельности конкретных физических лиц. Отстранению от работы по решению инспектора труда подлежат граждане, которые не прошли обязательное обучение правилам безопасности на производстве, инструктаж по охране труда, а также стажировку на рабочем месте и итоговую проверку знаний;
• подавать в судебные органы требования о ликвидации организаций, о прекращении деятельности отдельных структурных подразделений юридических лиц, совершивших недопустимые нарушения трудового права;
• оформлять протоколы и принимать к рассмотрению административные дела, передавать материалы о нарушении трудовых прав в суд и правоохранительные органы;
• выявлять факты применения непригодных индивидуальных средств защиты и запрещать их использование работниками;
• участвовать в судебном заседании в роли экспертов, чье мнение учитывается при вынесении решения о возмещении вреда, причиненного здоровью персонала на производстве.

При выполнении контроля исполнения российского законодательства инспекторы должны сохранять в секрете сведения, признанные государственной, служебной, коммерческой тайной. Не допускается распространение информации о заявителе, чья жалоба стала основанием для проведения проверки, если гражданин возражает против сообщения этих данных.

Работник инспекции не может требовать от работодателя юридических бумаг, образцов продукции или проб обследования объектов производственной среды, если они не входят в перечень предметов проверки. Отбирать образцы для исследования инспекторы вправе после составления соответствующего протокола.

Границы внепланового контроля Роструда

В Законе 294-ФЗ сделана оговорка, что проверка по основанию истечения срока ранее выданного предписания ограничивается только подтверждением его выполнения (ч. 21 ст. 10). Однако по общей норме этого же закона контролирующим органам вообще запрещено выходить за пределы предмета проверки (п. 3 ст. 15).

Поэтому границы внеплановой проверки трудовой инспекции напрямую зависят от основания ее проведения. Так, по жалобе на невыплату зарплаты инспекция должна проверить доводы работника и запросить лишь документы, которые помогут это сделать.

Перечень требуемых в рамках внеплановой проверки документов может отличаться от указанного выше. Так, если она проводится по факту несчастного случая на производстве, ГИТ может запросить:

• сведения о проводимых на территории предприятия работах, гражданско-правовые договоры, на основании которых такие работы проводятся, реквизиты подрядчиков;
• данные о состоянии травматизма на предприятии;
• акты о расследовании несчастных случаев и т. д.

В законе нет перечня документов, которые вправе требовать Роструд (для обоих видов проверок). Главное — чтобы не был нарушен запрет на затребование документов (а равно иной информации, проб, образцов и т. д.), не относящихся к предмету проверки. А решение об относимости тех или иных объектов к ее предмету субъективно и принимается государственным инспектором труда.

В ч. 21 ст. 10 Закона 294-ФЗ сказано, что проверка в связи с истечением срока исполнения ранее выданного предписания может затрагивать исключительно выполнение этого предписания. Насчет других оснований для внеплановых контрольных мероприятий такой оговорки в законе нет. Но в то же время инспекторы ГИТ не вправе выходить за пределы предмета проверки, который формулируется исходя из основания ее проведения (п. 3 ст. 15 Закона 294-ФЗ).

Периоды, за которые может проводиться контроль, законом не установлены. В приказе на проведение проверки они также не указываются. Поэтому трудовая инспекция может запросить документы за любой период, в том числе в отношении уже уволившихся работников.

Однако объективно возможности работодателя по предоставлению документов ограничены сроками их хранения. Сроки хранения документов, относящихся к трудовым отношениям, установлены в Перечне, утв. приказом Минкульта от 25.08.2010 № 558.

При отсутствии каких-либо документов по причине истечения срока их хранения работодателю следует направить в ГИТ письменные пояснения. Ответственность ему в этом случае не грозит.

Максимальный срок проверки установлен в ст. 13 Закона 294-ФЗ и составляет 20 рабочих дней. Не имеет значения, выездная это проверка или документарная. Внеплановые проверки не подлежат продлению. Однако ограничений по количеству внеплановых проверок в течение года нет.

Как проходит проверка трудовой инспекции

Контрольные мероприятия осуществляются должностными лицами федеральной инспекции труда. Согласно ст. 359 ТК РФ эти государственные служащие являются полномочными представителями государства, которым гарантирована защита и независимость. Сотрудники трудовой инспекции осуществляют свои полномочия при строгом соблюдении российского законодательства. Инспекции не подконтрольны иным государственным органам или должностным лицам.
Если должностные лица принимают решение об организации контрольных мероприятий, они выбирают вид предстоящей проверки, которая может быть:

• документальной;
• выездной.

Органы трудовой комиссии осуществляют согласование предстоящих проверок работодателей с прокуратурой. Уведомление проходит путем направления:

• письменного сообщения в день подписания приказа о проведении проверки;
• электронного документа, содержащего усиленную квалифицированную электронную подпись.

Рассмотрев полученное заявление (в течение одного дня, следующего за моментом получения документа) прокурор выносит одно из следующих решений:

• о согласовании проведения проверки;
• об отказе в согласовании проведения контрольных мероприятий.

Порядок проведения проверки трудовой инспекцией

Весь процесс проверки состоит из нескольких этапов:

1. Оповещение. О плановой выездной или документарной проверке инспекция уведомляет работодателя не позже чем за трое суток, посредством отправления ему под роспись копии распоряжения о проведении проверки. Со своей стороны проверяемый вправе запросить полную информацию об органах и их служащих, которые будут осуществлять проверку, и регламент с подробным порядком контрольных мероприятий. Даже о внеплановой проверке предпринимателя обязательно должны предупредить письмом за сутки до ее начала.
2. Проверка документов, выездная проверка трудовой инспекцией. Обычно проверка начинается с запроса копий интересующих инспекцию документов, но бывает, что первой осуществляется проверка выездная. Начинать работу инспектор должен с предъявления индивидуального удостоверения и приказа о проверке, которое вы получали ранее в качестве уведомления. Законной будет только та инспекция, которую проводит лицо, указанное в распоряжении на проведение проверки.

Максимальная длительность проверки:

1. По итогам инспекции составляется два экземпляра акта. В редких случаях акт составляется сразу у работодателя, чаще всего для оформления документов проверяемого вызывают в инспекцию.
2. Если инспектор обнаружит нарушения (как не печально, но происходит это в большинстве случаев), то он выдаст предписание, содержащее:

• Описание нарушения и дата его совершения;
• Ссылка на соответствующий закон;
• Сроки на устранение нарушений. Если повторная проверка покажет, что нарушения так и не были устранены, предприятию грозит административная ответственность.

Виды документов, интересующие инспекторов при плановом контроле

• в любое время суток беспрепятственно посещать территорию любых работодателей (в том числе и физических лиц);
• запрашивать у работодателей документы, объяснения и иную информацию;
• отбирать для анализа образцы обрабатываемых и используемых веществ и материалов и т. д.

Кроме того, на основании ст. 12 Конвенции МОТ инспектора ГИТ могут задавать вопросы непосредственно персоналу предприятия.

Вместе с тем проверяющие должны неукоснительно соблюдать требования закона (ст. 358 ТК РФ). Работодателю необходимо изучить, какие обязанности и ограничения установлены для инспекторов. В случае нарушений следует обжаловать их действия. Так, пройти на территорию работодателя инспектора могут только при предъявлении служебных удостоверений и приказа о проверке (п. 47 Регламента).

Ограничения для проверяющих установлены в ст. 15 закона 294-ФЗ. Например, запрещено:

• проводить проверку в отсутствие руководителя предприятия, предпринимателя, другого должностного лица или уполномоченных ими представителей;
• запрашивать сведения, не относящиеся к предмету проверки;
• распространять полученную в ходе проверки информацию, составляющую охраняемую законом тайну;
• предлагать оплатить контрольные мероприятия;
• требовать информацию до начала проверки и т. д.

Безосновательное воспрепятствование проверяющим или уклонение от проверки грозит работодателю штрафами по ч. 1 ст. 19.4 и/или ст. 19.7 КоАП РФ.

Любая проверка ГИТ (как плановая, так и внеплановая) может проводиться в документарной или выездной форме. Форма контроля указывается в плане и распоряжении на ее проведение (по внеплановым проверкам — только в распоряжении).

ВАЖНО! Фактические действия инспекторов должны соответствовать форме проверки. Они не вправе явиться на предприятие, если проверка определена в распоряжении как документарная

Осуществляемая Рострудом проверка по документам состоит из нескольких этапов:

• Инспекция направляет в адрес предприятия письменный запрос с указанием перечня требуемых документов.
• В течение 10 рабочих дней работодатель исполняет запрос.
• При выявлении в документах ошибок, неточностей, противоречий ГИТ предлагает работодателю предоставить пояснения и дополнительные документы.
• Если выявленные ошибки, неточности и противоречия не устранены, проверка трансформируется в выездную.

При выездной проверке инспектора вправе (ст. 357 ТК РФ, ст. 12 Конвенция МОТ от 11.07.1947 №81 «Об инспекции труда…»):

• при наличии распоряжения на проверку и служебных удостоверений в любое время беспрепятственно проходить на территорию предприятия и проверять состояние используемых зданий, сооружений, оборудования, транспорта и т. д.;
• запрашивать для ознакомления документы (причем инспектора вправе просить изготовить для них копии на безвозмездной основе), иную информацию;
• беседовать с сотрудниками предприятия;
• на месте выдавать предписания;
• запрещать использование средств индивидуальной защиты, не соответствующих нормативам;
• расследовать несчастные случаи на производстве и т. д.

Препятствование проверке будет расценено как административное правонарушение, предусмотренное ст. 19.4.1 КоАП РФ.

Формы проверок. Полномочия ГИТ в рамках документарных проверок

ВАЖНО! Фактические действия инспекторов должны соответствовать форме проверки. Они не вправе явиться на предприятие, если проверка определена в распоряжении как документарная

Осуществляемая Рострудом проверка по документам состоит из нескольких этапов:

• Инспекция направляет в адрес предприятия письменный запрос с указанием перечня требуемых документов.
• В течение 10 рабочих дней работодатель исполняет запрос.
• При выявлении в документах ошибок, неточностей, противоречий ГИТ предлагает работодателю предоставить пояснения и дополнительные документы.
• Если выявленные ошибки, неточности и противоречия не устранены, проверка трансформируется в выездную.

Порядок инспектирования

Независимо от того плановая проверка, или нет, она проходит по определенному алгоритму.

1. Уведомление.
2. Выезд специалистов и запрос документов.
3. Документирование результатов.
4. Предписание.
5. Обжалование.

Организация должна быть поставлена в известность о предстоящем визите инспектора. Если он проходит по графику, то письменное оповещение осуществляется за три дня. Для внеплановых проверок установлен срок оповещение в одни сутки.

Очная и документальная проверки могут быть как последовательными, так и поочередными. Чаще всего первоначально запрашивается пакет необходимых документов, и после их изучения производится выезд на объект.

По окончании работы проверяющий составляет акт в двух экземплярах.

Что проверяет трудовая инспекция

Под проверку попадает соблюдение на предприятии любых норм трудового законодательства.

Инспектор труда вправе затребовать (и вы будете обязаны предоставить) следующие документы:

1. Трудовые договоры, личные карточки сотрудников и другие данные о них;
2. Трудовые книжки работающих на предприятии и журнал их учета;
3. Рабочий график и табель учета отработанных часов;
4. Больничные листы, документы о медосмотрах сотрудников;
5. График отпусков, а также прочие связанные с ним документы (заявления сотрудников);
6. Расчетные листы;
7. Бухгалтерские ведомости, индивидуальные счета сотрудников и прочие сведения о выплатах сотрудникам;
8. Устав компании и правила внутреннего распорядка;
9. Оформление работы с гражданами других государств и льготниками;
10. Положения о заработной плате, о премировании, о персональных данных сотрудников;
11. Доказательства (личные подписи) того, что все работники ознакомлены с вышеперечисленными документами.

Проверка трудовой инспекции — к чему готовиться?

2 ст. 9 Федерального закона  от 26.12.2008 № 294-ФЗ). Для некоторых видов деятельности плановые проверки могут проводиться чаще (п. 9 ст. 9 Федерального закона  от 26.12.2008 № 294-ФЗ  ).

О плановой проверке работодатель должен быть извещен минимум за три дня до ее начала (п. 46 Приказа Минтруда РФ  от 30.10.2012 № 354н).

Собрать копии необходимых документов и передать проверяющим по их запросу работодатель должен в течение 10 рабочих дней (п. 52 Приказа Минтруда РФ  от 30.10.2012 № 354н).

 С 01.01.2018 года трудовые инспекции должны использовать при плановых проверках проверочные листы  .

Внеплановые проверки ГИТ

Основания для проведения внеплановой проверки перечислены в ст.  360 ТК РФ. В некоторых ситуациях ГИТ может явиться к нарушителю без предупреждения.

Трудовые инспекторы придут к работодателю, если:

• работодатель не устранил выявленные ранее нарушения в сфере трудового законодательства;
• поступило обращение о нарушении трудового законодательства и иных правовых актов. Заявления могут написать, как работники конкретного предприятия, так и любые физические и юридические лица, которым стало известно о фактах нарушения законодательства;
• поступил запрос работника о проведении проверки условий и охраны труда на его рабочем месте в соответствии со ст.  219 ТК РФ;
• получен приказ от федеральной инспекции труда.

Чаще всего причиной внеплановой проверки служат заявления работников. Работники могут жаловаться на плохие условия труда, на задержку заработной платы, на отсутствие трудового договора и т. д. Работник может подать жалобу лично в инспекцию или написать электронное обращение на сайте Роструда.

Онлайн-сервис для самостоятельного выявления нарушений

Чтобы любая проверка проходила успешно, можно самостоятельно проверять свою организацию на наличие нарушений.

На сайте Роструда есть специальный  сервис с проверочными листами. Здесь можно проверить трудовые договоры, документы по охране труда, правомерность привлечения к работе в выходные и т. д. Для этого достаточно ответить на предлагаемые вопросы.

По итогам анализа сервис сформирует акт, в котором будут видны допущенные компанией нарушения. С помощью этого акта работодатель сможет устранить ошибки до прихода трудовых инспекторов.

Что проверяет трудовая инспекция

Для проверки ГИТ может затребовать различные виды документов в зависимости от основания проверки. Конкретный перечень документов, которые имеет право проверять инспекция, законом не установлен.

ГИТ вправе проверить документы за любой период в пределах установленных сроков хранения.

В первую очередь ГИТ проверяет:

• наличие и порядок заполнения трудовых договоров;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• штатное расписание;
• трудовые книжки и книгу их учета;
• приказы по личному составу (прием, перевод и т. д.);
• правомерность работы в выходные дни и сверхурочно;
• порядок и своевременность предоставления отпусков;
• порядок и сроки выдачи зарплаты;
• соблюдение правил охраны труда;
• наличие положения о персональных данных;
• порядок оформления на работу и условия труда для иностранцев, инвалидов, несовершеннолетних граждан и т. п.

Распространенные нарушения

Рассмотрим типичные нарушения работодателей:

• отсутствуют необходимые документы. Есть ряд документов, которые обязательно должны быть в компании (положение о персональных данных, штатное расписание, различные журналы учета документов и т.д.). Если инспектор не обнаружит нужного документа, он выпишет штраф;
• ошибки в оформлении кадровых документов (нет подписи работников в приказах и договорах, в трудовом договоре не прописаны обязательные условия и т. п.);
• работники давно не были в отпусках, отсутствует график отпусков, ошибки в расчете отпускных;
• установлена зарплата ниже МРОТ (ст.  133 ТК РФ);
• зарплата выдается один раз в месяц (ст.  136 ТК РФ);
• работники уволены незаконно;
• вместо трудового договора заключен договор ГПХ (ст.  15 ТК РФ);
• не проведена специальная оценка условий труда;
• нарушены права декретниц.

Этап 9. Подведение итогов

Подготовили для вас общий перечень документов для проверки трудовой инспекцией, чтобы еще раз проконтролировать готовность к визиту инспекторов.

Напомним, что на подготовку документов при плановой проверке дается 10 дней.

Не спешите подписывать акт проверки, внимательно читайте все замечания, порой работодателям удается доказать свою правоту еще до получения предписаний и штрафов. В случае несогласия с результатами не спешите оплачивать штраф, вы вправо обжаловать решение ГИТ в суде. Только после его решения станет ясно, осталось ли постановление трудовой инспекции в силе и надо ли платить.