На что идут расходы в командировке
Командировка является одной из важных составляющих процесса рабочей деятельности и подразумевает определенные затраты для организации процесса работы сотрудника вне компании работодателя. Командировочные денежные средства, к которым относятся и расходы на питание в командировке, возвращаются по нормированному и установленному в трудовых документах графику.
Возмещение расходов производится на основе суточных затрат рабочего предприятия за каждый из дней командировки. Как правило, руководители организации, предоставляющей трудоустройство, самостоятельно определяют размер суточного возмещения, которое получают их сотрудники.
Нормы командировочных расходов:
- Оплата расходов сотрудников на питание за сутки имеет нормативное закрепление только в отношении государственных предприятий.
- Суточные расходы, включающие и оплату питания в служебной поездке, должны возмещаться сотруднику за работу в государственные праздничные дни и выходные по его графику.
- Руководители предприятия имеют право на формирование командировочных выплат рабочему в любом размере до максимальной суммы без налогообложения.
- Максимальная суточная оплата расходов рабочему зависит от сферы деятельности предприятия.
- Коммерческие предприятия не имеют права уменьшать суточные выплаты на расходы своим сотрудникам от суммы, прописанной в нормативных актах внутреннего порядка.
Как оплачивается питание для сотрудников в командировке
Следует обратить внимание на то, что все затраты на питание сотрудника в командировке возвращаются за счет системы суточных выплат. Поэтому предоставление чека от работника из ресторана или кафе не может быть принято к учету для возмещения
Этот факт объясняют законодательные принципы, которые гласят о невозможности возвращения денег сотрудникам по подтверждающим документам. В этом случае идет речь о представительских расходах, которые имеют иное оформление по документам.
Так, под представительскими расходами понимают средства, потраченные на организацию приемов официальных лиц предприятия и профессиональное обслуживание в ресторанах или кафе.
Особенности правового оформления представительских расходов:
- По проводкам в бухгалтерском учете такие расходы сотрудника списывают на затраты, подразумевающие привычные виды деятельности. Также учитывают НДС по произведенным тратам подотчетного лица.
- Экономическое объяснение представительских расходов с целью формирования учетной политики предприятия можно подтвердить с помощью отчета о мероприятиях, сметы или акта расходования средств. По письменным требованиям ФНС РФ, составленным 8 мая 2014 года, информация о расходах должна иметь подтверждение в виде первичных документов.
Оформляем документы
При направлении сотрудника в служебную командировку необходимо оформить следующие документы:
- служебное задание по форме N Т-10а. После возвращения из командировки работник обязан заполнить служебное задание и отчет о выполнении задания;
- работнику выписывается командировочное удостоверение по форме N Т-10, в котором проставляются отметки о прибытии и убытии работника из командировки;
- при направлении в командировку одного работника составляется приказ по форме N Т-9, а при командировании нескольких человек — по форме N Т-9а.
Формы вышеперечисленных документов утверждены в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
По истечении трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки согласно п. 11 Письма ЦБ РФ N 18 работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных подотчетных суммах по форме 0504049 с приложением подтверждающих документов.
Письмо ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18 «Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации». Утверждена Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета».
Даже если питание включено, суточные платить обязательно
211 НК РФ установлено, что к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организацией или индивидуальным предпринимателем товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика.
Таким образом, суммы компенсации стоимости ресторанного питания и поездок на такси в командировке, за исключением компенсации документально подтвержденных расходов на проезд на такси в аэропорт или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, являются доходом, полученным налогоплательщиком в натуральной форме и подлежащим обложению НДФЛ в общеустановленном порядке.
Однако с такой позицией контролирующего органа налогоплательщики не согласны и обращаются в суд, который встает на сторону организаций. Так, в Постановлении от 23.03.2009 N А05-8942/2008 ФАС СЗО в очередной раз защитил интересы налогоплательщика, указав, что компенсация стоимости питания командированному работнику не облагается НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ. Суд исходил из того, что Трудовой кодекс не ограничивает перечень расходов, возмещаемых командированному сотруднику, произведенных с ведома работодателя, и их размер не превышал установленного локальным актом организации. В рассматриваемом деле компенсация стоимости питания сотрудников была установлена коллективным договором и Отраслевым тарифным соглашением гражданской авиации, а также было выявлено, что указанные расходы экономически оправданны и связаны с обеспечением работы экипажа воздушных судов.
В Постановлении ФАС УО от 28.04.2007 N Ф09-3004/07-С2 судом установлено и материалами дела подтверждается, что расходы на оплату питания произведены работником учреждения, находившимся в командировке, с разрешения руководителя общества, направившего его в командировку. Документы, свидетельствующие о том, что размер возмещенных командированному сотруднику расходов превышает размер выплат, предусмотренных коллективным договором либо локальным актом общества, инспекция суду не представила. При таких обстоятельствах выводы судов о неправомерности доначисления инспекцией оспариваемых сумм НДФЛ, ЕСН, страховых взносов на ОПС являются обоснованными.
Аналогичные выводы представлены в Постановлении ФАС СЗО от 16.10.2007 N А42-6440/2005.
Из всего вышесказанного следует, что, если учреждение-налогоплательщик будет возмещать расходы, связанные с питанием сотрудников в служебной командировке, необходимо прописать это в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации, а также указать конкретный размер возмещаемых расходов на питание. В таком случае компенсация данных расходов не подлежит обложению НДФЛ, ЕСН и взносами на ОПС, но только в размере, указанном в коллективном договоре организации.
Е.С.Конева
Эксперт журнала
«Оплата труда в бюджетном учреждении:
бухгалтерский учет и налогообложение»
Что входит в суточные командировочные расходы в 2018 году
Исходя из этого если вы компенсируете работнику затраты на питание, то его цена, которая выделена в гостиничном счете за проживание, облагается НДФЛ в общем порядке (Письмо Министерства финансов России от 14.10.2009 N 03-04-06-01/263 (п. 1)).
В случае если в счете из гостиницы цена питания раздельно не указана, то претензии со стороны осуществляющих контроль органов кроме этого нельзя исключать. Так как его цена вы имеете возможность установить, в случае если, к примеру, обратитесь с таким запросом к администрации гостиницы, где жил работник.
Так, чтобы не было спорных обстановок нужно получить от гостиницы документы, в которых указана лишь цена проживания командированного работника, а о его питании не упоминается.
От себя добавлю: в случае если компенсацию питания прописать в трудовых соглашениях, то это будет расцениваться как часть зарплаты . И еще и взносами в фонды обложить постараются.
Я бы не рисковал.
А вот суточные возможно установить приказом по предприятию в таковой сумме, дабы это питание покрывалось. Нормируются суточные лишь для НДФЛ — утрата маленькая.
