Курсовая работа: аудит расчетов с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными работниками: основные особенности

Подотчетные средства – это наличные, которые выдаются работнику. Средства должны быть использованы в соответствии с распоряжениями руководителя. К примеру, это могут быть эти распоряжения:

• Оплата расходов компании.
• Проведение закупок.
• Покрытие командировочных трат.
• Оплата хозяйственных трат.
• Покрытие трат, связанных с проведением оперативной деятельности.

Порядок предоставления наличных, сроки выдачи, объем аванса и прочие нюансы оговорены в Инструкции ЦБ. Как правило, расчет наличными производится в случае мелких трат. К примеру, это может быть:

• Покупка запасных элементов, топлива, расходников.
• Небольшие ремонтные работы (починка ТС, оргтехники).
• Представительские траты.

Практически все рассматриваемые расходы предполагают выдачу наличных. Расчеты с подотчетными работниками – это постоянный процесс. Средства очень часто выдаются работникам, а потому соответствующие расчеты сложно поддаются аудиту.

К СВЕДЕНИЮ! Аудит проводится сплошным методом. Рекомендуется доверить эту работу ассистентам аудитора. В процессе анализируются отчеты, заявления на выдачу наличных.

Распространенные ошибки, выявляемые в процессе аудита

Рассмотрим ошибки, которые часто обнаруживаются при аудите:

• Предоставление наличных лицам, которых нет в перечне подотчетных сотрудников.
• Выдача средств лицам, которые не являются работниками предприятия.
• Предоставление наличных сотрудникам, которые не отчитались по авансам, выданным ранее.
• Отсутствие подтверждающих документов: приказов, командировочных удостоверений, аналитического учета.

Также часто наблюдается неправильное налогообложение командировочных трат. Рассматриваемые ошибки могут привести к тому, что возникнет неразбериха касательно трат компании и учета средств, выделяемых на эти расходы. Сотрудники, наблюдая отсутствие системы отчетности, могут неправомерно пользоваться средствами компании.

Нарушения при оформлении командировочных расходов.

К указанным нарушениям можно отнести отсутствие или ненадлежащее оформление:

• служебного задания и отчета о его исполнении (п. 6 Постановления № 749);
• приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку (п. 3 Постановления № 749);
• командировочных удостоверений (за исключением случаев направления работников за пределы территории РФ) (п. 7 Постановления № 749);
• журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (п. 1, 2 Порядка № 739н7);
• приказа (распоряжения) руководителя учреждения о назначении работника организации, ответственного за ведение вышеуказанных журналов, а также за проставление отметок в командировочных удостоверениях (п. 5 Порядка № 739н).

Несоблюдение требований нормативных актов, регламентирующих порядок ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Наиболее распространенными нарушениями, относимыми к данной группе, являются следующие.

Нарушения при проведении инвентаризации расчетов с подотчетными лицами. В соответствии с п. 20 Инструкции № 157н инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств должна проводиться бюджетным учреждением в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами, принятыми Минфином согласно законодательству РФ. В настоящее время данный порядок регламентирован Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (далее – Методические указания). Согласно п. 1.3 Методических указаний инвентаризации подлежат все имущество учреждения независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение) (п. 3.47 Методических указаний).

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить:

• правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
• правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

Несоблюдение порядка списания дебиторской задолженности по подотчетным суммам.

В соответствии с п. 106 Инструкции № 174н списание с балансового учета задолженности подотчетных лиц, признанной согласно законодательству РФ нереальной ко взысканию, отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 0 401 20 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» с одновременным отражением списанной задолженности на забалансовом счете 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов».

Напомним, если обязательство предусматривает или позволяет определить день его исполнения или период времени, в течение которого оно должно быть исполнено, оно подлежит исполнению в этот день или, соответственно, в любой момент в пределах указанного периода (ст. 314 ГК РФ). Отсчет срока исковой давности по таким обязательствам начинается по окончании срока их исполнения (ст. 200 ГК РФ).

Исковой давностью признается срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено. По общему правилу срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Следовательно, если указанный срок истек, то учреждению будет отказано в удовлетворении иска. Напомним, что течение срока, определенного периодом времени, начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которыми определено его начало (ст. 191 ГК РФ).

Согласно п. 339 Инструкции № 157н на забалансовом счете 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов» учитывается задолженность неплатежеспособных дебиторов с момента ее признания в порядке, установленном законодательством, нереальной ко взысканию и списания с балансового учета учреждения для наблюдения в течение пяти лет (иного срока, установленного законодательством) за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

При возобновлении процедуры взыскания задолженности дебиторов или поступлении средств в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов на дату возобновления взыскания или зачисления на счета (лицевые счета) учреждений указанных поступлений осуществляется списание такой задолженности с забалансового учета.

Аналитический учет по счету ведется в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) в разрезе видов поступлений (выплат), по которым на балансе учреждения учитывалась задолженность дебиторов, по дебиторам (должникам), с указанием их полного наименования, а также иных реквизитов, необходимых для определения задолженности (дебитора) в целях возможного ее взыскания.

Ошибка 3. Несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами

В соответствии с действующим законодательством расчеты между юридическими лицами, а также между юридическими лицами и предпринимателями, осуществляющими свою деятельность без образования юридического лица с привлечением наемного труда (см. п.6 Рекомендаций по осуществлению учреждениями банков проверок соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденных Письмом Центробанка России от 30 сентября 1994 г. N 113), осуществляются в суммах, не превышающих установленного лимита.

Лимит расчетов наличными денежными средствами установлен Указанием Центробанка России от 7 октября 1998 г. N 375-У и применяется с 14 октября 1998 г. Он составляет 10 000 руб. по одному платежу (а для предприятий потребкооперации и ГУИН МВД России — 15 000 руб.).

В соответствии с Разъяснениями Центробанка России от 16 марта 1995 г. N 14-4/95 термин «один платеж» означает расчеты наличными деньгами одной организации с другой за приобретаемые товарно — материальные ценности в один день по одному или нескольким денежным документам в рамках утвержденных лимитов.

На основании вышеизложенного, предприятие через своих подотчетных лиц не должно приобретать (оплачивать) товары, работы или услугу другого юридического лица (или индивидуального предпринимателя) в сумме, превышающей установленный предел в день, независимо от того, по одному или нескольким договорам производится оплата, одним или разными подотчетными лицами вносятся денежные средства.

При отсутствии ежедневного аналитического учета сумм, уплаченных поставщикам и подрядчикам наличными (непосредственно предприятия из кассы или через подотчетных лиц), бухгалтер предприятия не сможет проконтролировать факт соблюдения установленного лимита расчетов наличными, что приведет к штрафным санкциям для предприятия — плательщика.

Кассовая дисциплина будет нарушена, если:

а) разные подотчетные лица приобрели у одного поставщика в один и тот же день товары на сумму, превышающую установленный лимит (например, несколько водителей автотранспортного предприятия приобрели ГСМ на одной АЗС и сумма общего платежа по чекам ККМ превышает установленный предел);

б) в один и тот же день произведена оплата непосредственно и из кассы предприятия, и подотчетным лицом одному и тому же поставщику (имеется квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате от лица предприятия в кассовых документах и квитанция, выданная в этот же день подотчетному лицу, в его авансовом отчете), причем суммарный платеж превышает установленный предел;

в) осуществлено приобретение товарно — материальных ценностей в универмаге или супермаркете и покупка подтверждена чеками ККМ разных отделов (секций), принадлежащих одному и тому же юридическому лицу, на сумму, превышающую лимит;

г) осуществлено перечисление денежных средств представителем предприятия как частным лицом через отделения Сбербанка, телеграфным или почтовым переводом на имя предприятия; внесены денежные средства непосредственно на расчетный счет поставщика в банке, минуя свой расчетный счет;

д) произведены расчеты в условных единицах таким образом, что рублевый эквивалент платежа превышает установленный предел расчетов наличными.

Ввиду того что организация аналитического учета по наличным денежным суммам, уплаченным поставщикам через подотчетных лиц, достаточно сложна, предприятиям, планирующим значительные закупки, рекомендуется минимизировать расходы в режиме розничной торговли, оформив денежные расчеты по договорам с поставщиками посредством безналичных расчетов.

Ошибка 6. Отнесение предприятием не возвращенных в срок подотчетных сумм в счет беспроцентного займа и исчисление материальной выгоды

На предприятиях нередки случаи, когда подотчетные суммы, в нарушение установленных сроков их возврата, находятся у работников достаточно долгое время и возвращаются частично, в несколько этапов (либо наличными в кассу, либо представлением нескольких авансовых отчетов, свидетельствующих о закупках в разное время). Кроме вопроса о правомерности нахождения длительное время у работников подотчетных сумм у проверяющих возникает вопрос об исчислении материальной выгоды по подотчетным суммам, находившимся у подотчетных лиц более установленного срока.

Поводом для этого служит отсутствие на момент проверки авансовых отчетов, либо оформление их ненадлежащим образом (с нарушением установленных сроков), а также наличие дебетового сальдо по счету 71 у подотчетных лиц. Эти факты классифицируются работниками контролирующих органов как суммы, которые должны быть включены в доход работника.

Соответственно, наличие у подотчетного лица денежных сумм некоторое время под отчетом классифицируется при проверках как беспроцентный заем со стороны предприятия, влекущий исчисление материальной выгоды от использования средств, полученных под отчет.

Необходимо напомнить, что в Инструкциях по применению счета 71 Планов счетов (прежнего и нового) четко указывается, что подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету соответственно счетов 84 или 94.

Многочисленные спорные ситуации были разрешены Президиумом Высшего Арбитражного Суда РФ, который в Постановлении от 16 декабря 1997 г. N 905/97 указал, что сами по себе недостатки в оформлении первичных документов не дают оснований классифицировать подотчетные денежные суммы в качестве доходов физических лиц предприятия.

Для обоснования требования включения в доход подотчетных сумм налоговые органы должны представить доказательства, свидетельствующие о безвозмездном получении работником денежных средств от предприятия. При правильной организации учета по счету 71, получая денежные суммы под отчет, работники являются должниками предприятия до их полного погашения. Поэтому наличие дебетового сальдо по счету 71 (задолженности работника перед предприятием по подотчетным суммам) не может классифицироваться как полученный подотчетным лицом доход в отчетном периоде.

Исчисление материальной выгоды в виде экономии на процентах при получении заемных средств от организаций, если процент за пользование такими средствами составляет менее трех четвертей от ставки рефинансирования Центробанка России производится в случае заключения письменного договора займа между заимодавцем (юридическим лицом) и заемщиком в соответствии со ст.808 ГК РФ. При отсутствии письменного договора определять материальную выгоду нет оснований, так же как и наличие под отчетом денежных сумм классифицировать как беспроцентный заем.

Обращаем внимание на то, что в соответствии с пп.»г» п.11 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного Постановлением Совета Министров СССР от 24 января 1980 г. N 59 (в этой части Постановление действует и в настоящее время), «контроль за взысканием в установленные сроки дебиторской и погашением кредиторской задолженности» возложен на главного бухгалтера

Для чего нужен аудит расчетов в подотчетными лицами

Под подотчетными лицами понимают работников компании, у которых есть возможность получения и использования денежных средств организации, которые выдаются им наличными или по безналу. Денежные средства подотчетникам могут выдаваться как в кассе так и путем перевода на карту. В данные виды расчета включаются:

• выдача денежных средств на командировки (по РФ и за пределы РФ);
• покупку материалов с целью обеспечения производственного процесса;
• расходы, понесенные при осуществлении деятельности (представительские расходы, транспортные расходы);
• приобретение запчастей, мелкой бытовой техники;
• иные затраты согласно действующих норм законодательства.

Нарушения документального оформления расчетов с подотчетными лицами

К нарушениям документального оформления расчетов с подотчетными лицами , можно отнести, в частности, следующие.

Возмещение произведенных расходов при отсутствии подтверждающих документов. Данное нарушение является одним из наиболее грубых. Напомним, чтов соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете) и п. 7 Инструкции № 157н3 все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Последние служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным согласно законодательству РФ правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти а документы, формы которых не унифицированы, должны содержать следующие обязательные реквизиты: 

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование участника хозяйственной операции, от имени которого составлен документ, а также его идентификационные коды;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц и их расшифровку.

Кроме того, согласно ч. 1 ст. 161 ГК РФ сделки, заключаемые между юридическими лицами, а также между ними и гражданами, должны совершаться в простой письменной форме путем составления документов, выражающих их содержание и подписанных лицом или лицами, совершающими сделки, или должным образом уполномоченными ими лицами (ч. 1 ст. 160 ГК РФ). Таким образом, при отсутствии подтверждающих документов контрольными органами может быть констатировано неправомерное использование средств.

Несоблюдение предельного размера расчетов наличными деньгами. В соответствии с ч. 2 ст. 861 ГК РФ расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке. Расчеты между этими лицами могут производиться также наличными деньгами, если иное не установлено законом. Введение правил осуществления расчетов в РФ отнесено к компетенции ЦБ РФ (п. 4 ст. 4 Федерального закона от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)»).

В настоящее время предельный размер расчетов установлен Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» и составляет 100 000 руб.

Предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам по одному договору, не могут превышать предельный размер расчетов наличными деньгами (Письмо ЦБ РФ от 02.07.2002 № 85-Т и МНС РФ от 01.07.2002 № 24-2-02/252).

Выдача денежных средств под отчет без письменного заявления получателя. Согласно п. 105 Инструкции № 174н4 и п. 4.4 Положения ЦБ РФ № 373-П5 денежные средства под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя, в котором в обязательном порядке должны быть указаны назначение аванса и срок, на который он выдается. Кроме того, к заявлению необходимо приложить расчет (обоснование) размера аванса (п. 213 Инструкции № 157н). Форма указанного расчета ничем не утверждена, следовательно, он может составляться в произвольной форме.

Цели аудита расчетов с подотчетными лицами

Главная цель аудита расчетов – подтверждение верности содержимого проводимых операций. В процессе также устанавливается воздействие этих операций на отчетность. Аудит предполагает проверку не только самих расчетов, но и кассовых операций. По этой причине процедуры рекомендуется совмещать. Рассмотрим подробнее цели проведения аудита:

• Проверка соответствия операций законам.
• Установление верности организации бухучета.
• Проверка достоверности содержимого документов.
• Установление верности сформированного аналитического учета расчетов с подотчётными лицами.

Аудит позволяет вовремя обнаружить ошибки и исправить их.