Авансовый отчет
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3-х рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу после командировки, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (абз. 2 п. 6.3 Указания ЦБ РФ N 3210-У).
Авансовый отчет — документ, в котором работник отчитывается за использование аванса, выданного на выполнение поручения организации. Авансовый отчет относится к первичным учетным документам (ПУД). Бланк авансового отчета АО-1 не является обязательным к применению. Организация в Учетной политике обязана утвердить форму отчета об использовании подотчетных сумм. Это может быть АО- 1 или самостоятельно разработанная форма, которая должна содержать обязательные реквизиты ПУД.
Подробнее о Реквизитах первичного учетного документа
Отчет по выданным денежным документам представляется подотчетным лицом в том же порядке, что и по денежным средствам. Форма отчета может быть аналогичной авансовому отчету или разработана отдельно.
Компенсация расходов работников в интересах организации
Часто в организации возникает необходимость компенсировать работнику суммы, которые не выдавались ему авансом, а были потрачены из его личных средств на нужды компании.
Трудовой кодекс определяет «компенсацию» как денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей (ст. 164 ТК РФ).
Законодательство не регламентирует порядок компенсации затрат работников, которые использовали личные денежные средства в интересах организации. Организация сама должна в локальном нормативном акте (ЛНА) установить порядок компенсации таких затрат. В ЛНА целесообразно предусмотреть:
- цели, на которые можно делать приобретения для организации из личных средств;
- круг лиц, которые могут производить расчеты в интересах организации из личных средств;
- порядок предоставления компенсации произведенных затрат;
- форму заявления на компенсацию затрат;
- документы, которые необходимо приложить к заявлению на компенсацию затрат.
Так как на затраты, произведенные работником, аванс не выдавался, сумму нельзя признать подотчетной, и использовать счет 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами «не уместно (Инструкция по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н).
В этом случае лучше воспользоваться счетом 73.03 «Расчеты по прочим операциям» (рабочий план счетов 1С). На данном счете допускается сальдо как по дебету, так и по кредиту, следовательно, задолженность организации перед работником по такому счету отразить можно.
Подробнее Как отразить приобретение ТМЦ сотрудником за личные средства, если деньги в подотчет не выдавались?
Главные контрольные процедуры
Рассмотрим основные процедуры, которые выполняются в ходе аудита:
- Сверка перечня лиц, получающих наличные, и перечня сотрудников, которые имеют на это право.
- Проверка выдачи наличных сотрудникам, которые не отчитались по ранее предоставленным авансам.
- Сверка суммы предоставленных средств и фактических трат.
- Рассмотрение приказов о том, что трудящийся отправлен в командировку.
- Установление верности возмещения командировочных трат.
Аудит позволяет компании не допустить лишних трат. Отчеты необходимы для того, чтобы сотрудники оплачивали только фактические траты, а все оставшиеся средства передавали обратно в кассу.
