Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (нюансы)

Расчеты по НДФЛ

Согласно п. 1 ст. 230 НК РФ налоговые агенты ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, предоставленных этим лицам налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета.

Отключить

Формы таких регистров и порядок отражения в них данных налогового учета, первичных учетных документов разрабатываются налоговым агентом самостоятельно и должны содержать сведения, позволяющие идентифицировать:

налогоплательщика; вид выплачиваемых ему доходов и предоставляемых налоговых вычетов в соответствии с кодами, утверждаемыми федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

В настоящее время действует приказ ФНС России от 30.10.15 г. № ММВ-7-11/485@. Документом, подтверждающим исполнение налоговым агентом обязанности по перечислению налога в бюджет, является платежное поручение.

В ходе инвентаризации расчетов по НДФЛ необходимо проверить записи по счету 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ».

Обращаем внимание на то, что согласно п.п. 10 п

1 ст. 32 НК РФ налоговые органы обязаны предоставлять налогоплательщику, плательщику сбора или налоговому агенту по его запросу справку о состоянии расчетов указанного лица по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам и справку об исполнении обязанности по их уплате на основании данных налогового органа.

Отключить

Справка о состоянии таких расчетов передается (направляется) этому лицу (его представителю) в течение пяти дней, справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, пеней, штрафов, процентов — в течение 10 дней со дня поступления в налоговый орган соответствующего запроса.

Кроме того, на основании п.п. 11 п. 1 ст. 32 НК РФ налоговые органы обязаны осуществлять по заявлению налогоплательщика, ответственного участника консолидированной группы налогоплательщиков, плательщика сбора или налогового агента совместную сверку расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам, результаты которой оформляются актом.

Акт совместной сверки расчетов вручается (направляется по почте заказным письмом) или передается налогоплательщику (ответственному участнику консолидированной группы налогоплательщиков, плательщику сбора, налоговому агенту) в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи в течение следующего дня после дня составления такого акта. Порядок указанной передачи утвержден приказом ФНС России от 29.12.10 г. № ММВ-7-8/781@.

Отключить

В абзаце 2 п. 3 ст. 78 НК РФ установлено, что в случае выявления сумм излишне уплаченного налога инициировать проведение сверки расчетов может как налогоплательщик, так и налоговый орган. Форма акта совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам утверждена приказом ФНС России от 16.12.16 г. № ММВ-7-17/685@.

Регламент организации работы с налогоплательщиками, плательщиками сборов, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и налоговыми агентами утвержден приказом ФНС России от 9.09.05 г. № САЭ-3-01/444@.

Инвентаризация расчетов с работниками по оплате труда

Инвентаризация расчетов с работниками по оплате труда заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. То есть инвентаризационная комиссия сопоставляет суммы выплат с начисленными работникам суммами:

• заработной платы;

• отпускных;

• пособий (в том числе пособий по временной нетрудоспособности);

• среднего заработка, выплачиваемого в установленных законодательством случаях, и пр.

Информацию о начислении заработной платы, пособий, отпускных и других выплат работникам инвентаризационная комиссия получает из расчетных ведомостей, трудовых договоров и дополнений к ним, приказов о выплате премий, доплат, компенсаций, листков нетрудоспособности, табелей и иных документов.

В частности, по задолженности работникам выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

Помимо этого, проверяются суммы удержаний из заработной платы (по исполнительным листам, займы и пр.).

Оценка правильности начисления зарплаты в задачи инвентаризационной комиссии не входит.

В то же время при проведении инвентаризации особое внимание рекомендуется уделить правильности начисления пособий по временной нетрудоспособности, поскольку ошибки при их начислении могут привести к отказу в возмещении сумм пособий органами ФСС. В частности, нужно помнить, что:

• законодательством установлена предельная сумма заработка при исчислении пособий;

• пособия за первые три дня нетрудоспособности (в случае болезни работника) выплачиваются за счет средств работодателя, за последующие дни – за счет средств ФСС. В случае если больничный оформлен для ухода за больным ребенком, пособие выплачивается за счет средств ФСС с первого дня нетрудоспособности;

• размер пособия зависит от стажа работника (60, 80, 100% среднего заработка – в случае болезни работника), а также от продолжительности нетрудоспособности (в частности, при осуществлении ухода за больным ребенком начиная с 11-го дня нетрудоспособности пособие выплачивается в размере 50% среднего заработка);

• необходимо соблюдать максимальное количество оплачиваемых дней больничного по уходу за ребенком.

В ходе проведения инвентаризации расчетов с работниками по оплате труда в первую очередь проверяются следующие счета:

• 302 11 «Расчеты по заработной плате»;

• 302 12 «Расчеты по прочим несоциальным выплатам персоналу в денежной форме»;

• 302 13 «Расчеты по начислениям на выплаты по оплате труда»;

• 304 02 «Расчеты с депонентами»;

• 304 03 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда».

В случае выявления расхождений данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации. Так, например, если выявлены суммы излишне выплаченной заработной платы (дебиторская задолженность по заработной плате), помимо того, что это отражается в инвентаризационной описи и акте, необходимо принять меры по ее взысканию с работника (в том числе с бывшего работника).

Если задолженность признана безнадежной к взысканию, ее необходимо списать с баланса и учесть на забалансовом счете «Сомнительная задолженность» в пределах срока, в течение которого можно возобновить процедуру взыскания. При отсутствии оснований для возобновления процедуры взыскания задолженности (например, в случае смерти бывшего работника) списанную с балансового учета задолженность к забалансовому учету принимать не следует.

Если в ходе инвентаризации были выявлены суммы заработной платы, не полученной сотрудниками в срок, такая зарплата должна быть депонирована. Депонирование суммы заработной платы отражается по дебету счета 302 11 и кредиту счета 304 02. При этом аналитический учет депонированных сумм ведется в книге (книгах) аналитического учета в разрезе получателей и видов выплат (п. 271 Инструкции № 157н).

Пример 1.

Работнику при увольнении из казенного учреждения начислена компенсация за неиспользованный отпуск. В установленный срок работник не получил причитающуюся ему сумму. Это было выявлено в результате инвентаризации.

Не полученная работником в установленный срок сумма компенсации учитывается на счете 1 304 02 000. Она отражается по дебету счета 1 302 11 837 и кредиту счета 1 304 02 737.

Инвентаризация подотчетных сумм

При инвентаризацииподотчетных сумм проверяются отчетыподотчетных лиц по выданным авансам сучетом их целевого использования, атакже суммы выданных авансов по каждомуподотчетному лицу (даты выдачи, целевоеназначение).

Оформление результатов инвентаризации

По окончанииинвентаризации составляется акт,производится сравнение фактическихостатков денежных средств, выявленныхпри проверке, с остатками, учтенными насчетах бухгалтерского учета.

Результатомтакого сравнения является составлениесличительных ведомостей. В сличительныхведомостях отражаются результатыинвентаризации, т.е.

расхождения междупоказателями по данным бухгалтерскогоучета и данными инвентаризационныхописей.

Денежные средства,оказавшиеся в излишке, подлежатоприходованию и зачислению соответственнона финансовые результаты у организации.

Недостача денежныхсредств, относится на виновных лиц.

Результатыинвентаризации должны быть отражены вучете и отчетности того месяца, в которомбыла закончена инвентаризация, а погодовой инвентаризации – в годовомбухгалтерском отчете.

Инвентаризация- гарантия достоверности бухгалтерскойотчетности.

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете:

Д-т сч. 94 К-т сч.50-1 – отражена недостача денежных средствв кассе

Д-т сч. 73-2 К-т сч.94 – недостача отнесена на виновное лицо

Д-т сч. 50-1 К-т сч.73-2 – внесение виновным лицом наличныхденежных средств в погашение недостачи.

Д-т сч. 50-1 К-т сч.91-1 – Оприходован излишек денежныхсредств, обнаруженный при инвентаризации.

Документальное оформление

Результаты инвентаризации должны быть оформлены документально. Сведения о реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи. В частности, при инвентаризации расчетов с персоналом и бюджетом применяется инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089), утвержденная Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.

Заполнить эту форму несложно. В ней указываются:

• наименование юридического лица;

• единицы измерения (рубли);

• номер и дата приказа о проведении инвентаризации;

• даты начала и окончания инвентаризации;

• место проведения инвентаризации (указывается наименование отдела, в котором проводится инвентаризация, в частности бухгалтерия, дополнительно может быть приведен номер кабинета);

• наименование вида расчетов. В данном поле фиксируется конкретный вид расчетов (например, расчеты с персоналом по оплате труда, расчеты с подотчетными лицами, расчеты с бюджетом);

• заключение комиссии. В этом поле отражаются результаты инвентаризации (размер имеющейся задолженности, ее характер (текущая, просроченная) и пр.).

В табличной части инвентаризационной описи указываются:

• в поле «Наименование дебитора» – Ф. И. О. сотрудников (в том числе подотчетных лиц) или вид платежа (если сверяются расчеты с бюджетом). Поле «Наименование кредитора» заполняется аналогичным образом;

• в поле «Номер счета» – номер проверяемого счета;

• в полях «Сумма задолженности по балансу» – общая сумма задолженности, а также сумма, подтвержденная (не подтвержденная) дебиторами и кредиторами, в том числе сумма задолженности с истекшим сроком годности.

Инвентаризационную опись подписывают председатель и все члены комиссии. Приведем пример заполнения формы.

Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (пример заполнения) – СКАЧАТЬ

По общим правилам, если при инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных, составляется ведомость расхождения по результатам инвентаризации (ф. 0504092)

Обратим внимание, что эта форма предусмотрена для отражения расхождений по нефинансовым активам (в частности, в ней указываются наименование нефинансового актива, его балансовая стоимость, количество и сумма недостачи (в том числе в пределах норм естественной убыли), излишки и т. д.)

Ранее при наличии расхождений подобная форма составлялась в процессе инвентаризации как нефинансовых, так и финансовых активов на основании инвентаризационных описей (сличительных ведомостей).

Таким образом, в настоящее время при инвентаризации расчетов ее составлять необязательно. В то же время учреждение может предусмотреть, что указанная форма оформляется во всех случаях выявления отклонений.

По итогам инвентаризации в обязательном порядке оформляется акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). В нем приводятся:

• дата составления;

• наименование юридического лица;

• ответственные лица (при проведении инвентаризации расчетов в этом поле указываются, как правило, Ф. И. О. бухгалтера, ведущего соответствующий участок учета);

• состав инвентаризационной комиссии;

• реквизиты приказа о назначении членов комиссии;

• период проведения инвентаризации;

• наименование вида расчетов, по которым проводилась инвентаризация;

• реквизиты инвентаризационных описей, на основании которых оформляется акт;

• результаты инвентаризации и заключение комиссии;

• если составлялась ведомость расхождений по результатам инвентаризации – ее реквизиты и объем (сколько листов содержит);

• подписи председателя и членов комиссии;

• дата утверждения акта.

Инвентаризация расчетов с бюджетом

При проведении инвентаризации расчетов с бюджетом проверяются следующие счета:

• 303 01 «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»;

• 303 02 «Расчеты по страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»;

• 303 06 «Расчеты по страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»;

• 303 07 «Расчеты по страховым взносам на обязательное медицинское страхование в Федеральный ФОМС»;

• 303 10 «Расчеты по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование на выплату страховой части трудовой пенсии».

Инвентаризация осуществляется путем сравнения данных, отраженных на счетах бухгалтерского учета, с данными из акта сверки расчетов с налоговым органом, который необходимо своевременно заказать в налоговой инспекции (форма акта совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам утверждена Приказом ФНС РФ от 16.12.2016 № ММВ-7-17/685@).

В части НДФЛ проверяется также наличие документов, необходимых для правильного исчисления налога, в частности заявления о предоставлении налоговых вычетов.

* * *

Условно проведение инвентаризации (в том числе инвентаризации расчетов с персоналом) можно разделить на три этапа:

1. Подготовительный. В рамках этого этапа издаются соответствующие приказы о проведении инвентаризации, утверждается состав инвентаризационной комиссии, определяются сроки проведения инвентаризации.

2. Основной. Он подразумевает непосредственно проведение инвентаризации (проверку фактического наличия обязательств, выявление расхождений между результатами инвентаризации и данными учета), а также оформление ее результатов (составление инвентаризационной описи, при необходимости – ведомости расхождения по результатам инвентаризации, а также акта о результатах инвентаризации).

3. Заключительный. В случае выявления расхождений данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации.

Инвентаризация резерва на оплату отпусков

Создание резерва на оплату отпусков отражается по кредиту счета 401 60 «Резервы предстоящих расходов». При инвентаризации резервов на оплату отпусков:

• проверяются правильность и обоснованность созданного резерва;

• уточняется (при необходимости – корректируется) сумма резерва исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и уплату страховых взносов.

По результатам инвентаризации по состоянию на 31 декабря осуществляется расчет уточненной величины резерва, которая должна быть отражена в балансе.

Пример 3.

В бюджетном учреждении числится резерв на оплату отпусков на счете 1 401 60 211 (по выплатам работникам), счете 1 401 60 213 (по страховым взносам). После уточнения суммы резерва по результатам инвентаризации установлено, что она должна быть больше.

На разницу в учете бюджетного учреждения будут составлены следующие проводки: