Оплату учебного отпуска и проезда до вуза отражаем в налоговом и бухгалтерском учете без ошибок

Оплата проезда в учебный отпуск работнику

Из нашей статьи вы узнаете как производится оплата проезда в учебный отпуск работнику, кому полагается компенсация. Рассмотрим, условия предоставления компенсации, а также как отразить данные расходы в учете. Приведем образец справки – вызова

Кому полагается компенсация проезда

Компенсация проезда к месту учебы и обратно полагается сотрудникам компании, проходящим обучение в:

• учебных заведениях среднего профессионального образования по заочной форме обучения (ст. 174 ТК РФ);
• вузах по заочной форме обучения в рамках программ бакалавриата, специалитета или магистратуры (ст. 173 ТК РФ);
• аспирантуре  по программам подготовки научно-педагогических кадров, ординатуре, а также по программам ассистентуры-стажировки, на заочной форме обучения (ст. 173.1 ТК РФ).

Оплата проезда в учебный отпуск  работнику осуществляется в полном объеме, если он является:

• студентом на заочной форме обучения по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры (ст. 173 ТК РФ);
• аспирантам (ординаторам), а также обучающимся по программам ассистентуры-стажировки, на заочной форме обучения (ст. 173.1 ТК РФ).

Частичная оплата проезда в учебный отпуск работнику полагается студентам среднего учебного заведения на заочной форме обучения (ч. 3 ст. 174 ТК РФ).

Для оплаты проезда к месту учебы и обратно студентам вузов и учащимся учебных заведений среднего профессионального образования необходимо одновременное выполнение следующих условий:

• программа обучения имеет госаккредитацию (ст. 173,174 ТК РФ);
• сотрудник проходит обучение успешно (данное условие применяется только для студентов вузов) (ст. 173 ТК РФ);
• образование данного уровня сотрудник получает впервые или образование соответствующего уровня у сотрудника в наличии, но компания направляет сотрудника для получения образования на основании условий трудового договора или при наличии ученического договора между работником и компанией в письменной форме (ч.1 ст. 177 ТК РФ).

Для оплаты проезда аспирантам достаточно выполнения только последнего  пункта.

Следует отметить, что в законодательстве нет ограничений по стажу, которое дает право на данную компенсацию. Это значит, что компания обязана оплатить проезд сотрудника независимо от того, какой срок он проработал.

В то же время есть ограничение относительно получения нескольких компенсаций, если работник учится в двух учебных заведениях. Согласно ч.3 ст. 177 ТК РФ компенсация может быть выплачена только по одному из учебных заведений. В таком случае выбор делает сам работник.

 «Пять новых показателей для расчета пособий в 2017 году».

Как отразить расходы на проезд сотрудника к месту учебы и обратно

Для того, чтобы сотруднику возместили стоимость проезда к месту учебы и обратно, в бухгалтерию нужно представить справку-вызов от учебного заведения и проездные документы. Форма справки утверждена приказом Минобрнауки России от 19 декабря 2013г. №1368.

Образец справки представлен ниже.

Расходы на проезд сотрудника к месту учебы и обратно отражают на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Расходы списывают в дебет счета затрат в зависимости от подразделения, к которому относится сотрудник.

В соответствии с п.3 ст. 217 НК РФ НДФЛ на компенсацию расходов к месту учебы сотрудника и обратно не начисляется. Также данная выплаты не облагается и страховыми взносами. 

Ответственность работодателя при отказе от компенсации проезда

 Если работодатель отказывается компенсировать проезд к месту учебы сотрудника и обратно, то компания будет выплачивать штраф. Более того, трудовая инспекция может наложить штраф и на должностное лицо. Основание статья 5.27 КоАП.

Если нарушение произошло в первый раз суммы штрафов составит:

• для компаний – от 30 000 до 50 000 рублей;
• для должностных лиц компании – от 1 000 до 5 000 рублей или предупреждение;
• для ИП – от 1 000 до 5 000 рублей.

Если нарушение произошло повторно, то суммы штрафов будут увеличены:

• для компаний – от 50 000 до 70 000 рублей;
• для должностных лиц компании – от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация от 1 года до 3-ех лет;
• для ИП – от 10 000 до 20 000 рублей.

Обучение проводит компания без образовательной лицензии

Право на вычет НДС по расходам на обучение зависит, в частности, от того, предъявлен ли этот налог компании при приобретении услуг (п. 2 ст. 171 НК РФ). Следовательно, чтобы заявить вычет, оплаченное за работника обучение должно облагаться НДС.

Услуги, которые оказывают некоммерческие образовательные организации в сфере образования по реализации общеобразовательных или профессиональных образовательных программ (основных, дополнительных), программ профессиональной подготовки, указанных в лицензии, или воспитательного процесса, а также дополнительных образовательных услуг, соответствующих уровню и направленности образовательных программ, указанных в лицензии, освобождаются от обложения НДС. Оплачивая работникам такое обучение, компания не имеет права на вычет этого налога. Исключением являются консультационные услуги, а также услуги по сдаче в аренду помещений (подп. 14 п. 2 ст. 149 НК РФ).

При этом чаще на практике компании оплачивают своим работникам разовые занятия, например лекции, стажировки, семинары и т. п. Как правило, такое обучение не сопровождается итоговой аттестацией и выдачей документов об образовании поэтому не лицензируется (п. 20 ст. 2, п. 1, 3, 10 и 12 ст. 60, ч. 15 ст. 76 Федерального закона от 29.12.12 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»).

Минфин России не раз высказывал мнение о том, что дополнительные образовательные услуги, которые оказывает некоммерческая образовательная организация, имеющая соответствующую лицензию, в том числе семинары, курсы, лекции, по результатам которых не выдаются документы об образовании, освобождаются от обложения НДС. Только при условии, что такие образовательные услуги соответствуют уровню и направленности образовательных программ, указанных в лицензии (письма Минфина России от 01.11.12 № 03-07-07/112, от 21.06.12 № 03-07-07/59, от 05.12.12 № 03-07-07/127 и от 28.04.12 № 03-07-07/47). Получается, что, проводя разовые лекции и семинары, воспользоваться освобождением от НДС возможно только при условии, что у некоммерческой организации есть хотя бы какая-то лицензия на оказание образовательных услуг.

Таким образом, если работодатель заявит вычет НДС по расходам на обучение сотрудника на курсах повышения квалификации, посещения стажировок, семинаров и иных подобных видов нелицензируемого обучения, велика вероятность возникновения споров с налоговиками.

На время обучения работнику предоставляется жилье

Если профессиональная подготовка сотрудников проводится в городе, отличном от места проживания, компания вправе предоставить такому работнику жилье (арендовать квартиру, снять номер в гостинице или предоставить комнату в общежитии). Возникает вопрос: является ли такое предоставление жилья безвозмездной реализацией услуг для целей обложения НДС?

Нам не удалось найти официальных разъяснений ведомств и судебной практики, в которых рассматривался бы именно вопрос начисления НДС на стоимость жилья, предоставленного работнику на время обучения. Однако в одном из аналогичных дел ФАС Северо-Западного округа пришел к выводу, что предоставление жилья работникам в связи с выполнением ими трудовых обязанностей (на время прохождения вахты) не является безвозмездной передачей и не приводит к возникновению объекта налогообложения по НДС (постановление от 13.09.10 № А26-12427/2009). Подобной логикой можно руководствоваться и в ситуации с предоставлением жилья во время обучения. Ведь переподготовка напрямую связана с трудовыми обязанностями сотрудника и осуществляется по инициативе работодателя.

Однако суды считают, что льгота по НДС распространяется на предоставление в пользование жилых помещений в жилищном фонде всех форм собственности. При этом комната в общежитии также признается жилым помещением (подп. 2 п. 1 ст. 92 Жилищного кодекса РФ). Следовательно, при предоставлении комнат и мест в общежитии компания вправе НДС не начислять (постановления ФАС Московского от 29.12.11 № А40-120210/10-116-467, Северо-Кавказского от 03.10.11 № А32-34416/2010, Поволжского от 25.03.10 № А12-3432/2009 и Северо-Западного от 12.05.09 № А42-3628/2008 округов).