Об учете расходов на аренду автомобиля для перемещения работников во время командировки в целях налогообложения

Платная парковка в налоговом учете

Для исчисления налога на прибыль возможны несколько вариантов учета расходов на оплату парковок сотрудниками при условии правильно оформленных подтверждающих документов.

Если автомобиль принадлежит организации, подобные расходы можно признать прочими как расходы на содержание служебного транспорта (). Если сотрудник ездил в командировку на служебном автомобиле, такие расходы можно отнести к командировочным ().

В случае использования личного автомобиля сотрудника ему положена компенсация, которую можно учесть только в пределах установленных норм (пост. Правительства РФ от 08.02.2002 № 92; письмо ФНС России от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). При этом, по мнению контролирующих ведомств, нормы, установленные Правительством РФ, уже включают в себя все дополнительные расходы (письма Минфина России от 04.12.2015 № 03-03-06/70852, от 15.09.2005 № 03-03-04/2/63, МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419@), поэтому отдельное возмещение стоимости платной парковки сотруднику, который использует личную машину для служебных поездок, не положено. В данной ситуации можно заключить с сотрудником договор аренды автомобиля и учесть сумму арендной платы и все затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля, как арендные платежи и прочие расходы, связанные с производством и реализацией (, ).  

Какие записи необходимо сделать в бухгалтерском учете?

Бухгалтерский учет расчетов с работником, которому выданы подотчетные денежные средства, осуществляется с использованием счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета ). По дебету счета 71 отражаются выданные под отчет суммы, а по кредиту — израсходованные либо возвращенные (не возвращенные) подотчетным лицом суммы.

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н.

Следует помнить, что дебиторская задолженность, числившаяся за работником организации, списывается только после утверждения авансового отчета.

Рассмотрим пример отражения в бухгалтерском учете организации командировочных расходов.

       Содержание операции     

Дебет

Кредит

      Первичный документ

 Денежные средства выданы из    кассы на командировочные       расходы под отчет             

 71/1

 50/1 

Приказ о направленииработника в командировку,расходный кассовый ордер

 Отражены расходы на            командировку, включая аренду   ТС                            

 44,  20,  25,   26 

 71/1 

Проездные документы, договораренды ТС, акт приема-передачи, кассовый чек, счет,счет-фактура, авансовый отчет

 Отражена сумма НДС с услуг    

  19 

 71/1 

Счет-фактура

 Принят к вычету НДС с услуг   

  68 

  19  

Счет-фактура

 Возвращен в кассу остаток      неиспользованных подотчетных   сумм                          

 50/1

 71/1 

Приходный кассовый ордер

Если остаток неизрасходованных подотчетных денежных средств работником не возвращен, то возможны следующие варианты:

1. на основании распоряжения руководителя организации указанные суммы удерживаются из заработной платы работника. Данные операции отражаются следующим образом:

       Содержание операции     

Дебет

Кредит

      Первичный документ

 Отражена невозвращенная сумма  задолженности                 

  94 

 71/1 

 Отражено удержание суммы       задолженности из начисленной   заработной платы работника    

  70 

  94  

Распоряжение руководителяорганизации

1. на основании распоряжения руководителя организации числящиеся суммы задолженности прощены работнику. Данные операции отражаются следующим образом:

       Содержание операции     

Дебет

Кредит

      Первичный документ

 Отражена невозвращенная сумма  задолженности                 

  94 

 71/1 

 Отражен внереализационный      расход в сумме прощенного      долга                         

 91/2

  94  

Распоряжение руководителяорганизации

 Начислен НДФЛ с суммы          прощенного долга (полученного  работником дохода)            

  70 

 68/1 

Регистр учета доходов и НДФЛ

В.В.Данилова

Эксперт журнала

«Оплата труда: бухгалтерский учет

и налогообложение»

НДФЛ с компенсации оплаты парковки

С суммы возмещения сотруднику документально подтвержденных расходов, связанных с поездками на служебном автомобиле, не нужно удерживать НДФЛ (), а также начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование () и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний ().

Что касается исчисления НДФЛ с компенсации сотруднику стоимости платной парковки личного автомобиля в командировке, то, по мнению Минфина России (письмо Минфина России от 25.04.2013 № 03-04-06/14428), перечень расходов на командировки, не включаемых в доход работника для целей исчисления НДФЛ, закрыт. В этом перечне не указаны расходы на парковку, то есть эти суммы, если они возмещаются работнику, облагаются НДФЛ в общеустановленном порядке.

Однако от НДФЛ освобождены все виды компенсационных выплат, установленные законодательством России и связанные, в частности, с исполнением сотрудником трудовых обязанностей (). НДФЛ с компенсации стоимости платной парковки сотруднику, поехавшему в командировку на личном автомобиле, можно не удерживать, если оформить такую компенсацию не как командировочные расходы, а как возмещение затрат, связанных с использованием личного автомобиля сотрудника (письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-04-06/6-328).