Общепринятые разрешенные затраты на представительство
Совершая представительские расходы, документальное оформление необходимо только для официальных затрат, к которым причисляют (п. 2 ст. 264 НК РФ):
- Проведение официальных приемов, встреч и заседаний (учитываются завтраки, обеды и другие аналогичные траты), проходящих как на территории организации, так и вне ее (рестораны, гостиницы). В эту категорию входят и траты на алкогольные напитки.
- Транспортные расходы на доставку гостей к месту проведения мероприятия и обратно.
- Услуги и затраты на буфет.
- Оплата работы переводчиков, которые не состоят в штате компании.
ИМЕЙТЕ В ВИДУ
Расходы на алкоголь можно учесть как представительские, если спиртные напитки предназначены именно для официального мероприятия (письмо Минфина от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120).
НК РФ не уточняет перечень алкозатрат. Поэтому их можно учесть без применения дополнительных лимитов, но с учетом общих ограничений, установленных в законодательстве для представительских расходов.
Норматив и налог на прибыль
Поскольку доходы и расходы при исчислении налогооблагаемой прибыли учитываются нарастающим итогом в течение года, бухгалтеру нужно ежемесячно или ежеквартально (в зависимости от того, какой отчетный период избрала организация) пересчитывать сумму расходов, укладывающихся в норматив. Впрочем, независимо от того, сколько длится отчетный период по налогу на прибыль, мы советуем сравнивать представительские расходы с нормативом ежемесячно. Это поможет решить проблему с «входным» НДС, о которой мы расскажем ниже.
Со сверхнормативных расходов придется начислять постоянные налоговые обязательства. Это требование п.7 Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» (ПБУ 18/02). А если в следующем отчетном периоде все представительские расходы окажутся в пределах нормы, постоянное налоговое обязательство придется сторнировать.
Пример 1. Отчетные периоды по налогу на прибыль у ЗАО «Бриз» равны I кварталу, полугодию и 9 месяцам. К 1 октября 2004 г. представительские расходы ЗАО «Бриз» составили 50 000 руб. (без учета НДС). А расходы по оплате труда — 1 000 000 руб. Представительские расходы, которые бухгалтер списал в уменьшение налогооблагаемого дохода за 9 месяцев 2004 г., равны 40 000 руб. (1 000 000 руб. х 4%).
На сверхнормативную часть этих расходов — 10 000 руб. (50 000 — 40 000) — бухгалтер начислил постоянное налоговое обязательство:
Дебет 99 субсчет «Постоянное налоговое обязательство» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
2400 руб. (10 000 руб. х 24%) — начислено постоянное налоговое обязательство.
В IV квартале 2004 г. представительских расходов у ЗАО «Бриз» не было. А расходы на оплату труда по итогам года составили 1 500 000 руб. 4 процента от этой суммы — 60 000 руб. Таким образом, представительские расходы ЗАО «Бриз» за 2004 г. оказались в пределах норматива (50 000 руб.
31 декабря 2004 г. бухгалтер списал остаток представительских расходов — 10 000 руб. — в уменьшение налогооблагаемого дохода и сделал в бухгалтерском учете такую проводку:
Дебет 99 субсчет «Постоянное налоговое обязательство» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
----------¬ - ¦2400 руб.¦ (10 000 руб. х 24%) - сторнировано постоянное налоговое обязательство. L----------
НДФЛ с участника мероприятия
Если участие сотрудника в представительских мероприятиях связано с его непосредственными обязанностями, то оно является обязательным. Значит, доходы, которые он получил за участие, не облагаются НДФЛ. Однако необходимость присутствия работника на мероприятии нужно подтвердить.
Это можно сделать с помощью приказа, где перечислены обязательные участники мероприятия.
Например, если на переговоры с директором приезжают немцы, а в компании есть свой переводчик, то на него готовится приказ и выплачиваются деньги без учета НДФЛ,
Но если фирма оплачивает расходы работника в его собственных интересах, то это считается доходом работника, полученным в натуральной форме. С с суммы оплаты расходов нужно удержать НДФЛ.
Проблемы с налогом на доходы физических лиц
Принимая представителей других фирм, предприятие оказывает им услуги: перевозит на автомобилях, кормит в ресторанах и т.д. Значит, по сути гости, выражаясь языком Налогового кодекса РФ, получают «доходы в натуральной форме». Теоретически с таких доходов нужно удержать НДФЛ (ст.211 Налогового кодекса РФ). В большинстве регионов налоговики практикуют такой подход: с представительских расходов, которые признаются для целей налогообложения прибыли и укладываются в норматив, НДФЛ платить не нужно, со стоимости же всех прочих услуг налог следует удержать. Но никаких официальных разъяснений от налоговой службы или от Минфина России на этот счет нет.
Поэтому, чтобы прояснить ситуацию, мы обратились в Департамент налогообложения доходов и имущества физических лиц МНС России. Ответ был таков: предприятия действительно не должны удерживать налог на доходы физических лиц со стоимости представительских расходов, которые учитываются при расчете налога на прибыль. Но при этом абсолютно не имеет значения, укладываются эти расходы в норматив, установленный п.2 ст.264 Налогового кодекса РФ, или нет: на НДФЛ эта норма не распространяется
Важно лишь, чтобы представительские расходы находились в пределах предварительно составленной сметы и были подтверждены первичными документами (договорами, накладными, счетами-фактурами и т.д.)
А вот со стоимости услуг, которые, по мнению налоговиков, к представительским расходам не относятся (например, предоставление жилья), налог на доходы физических лиц заплатить нужно. Другое дело, что принимающая сторона НДФЛ удержать не сможет. Ведь согласно п.4 ст.226 Налогового кодекса РФ налог удерживается из денег, выплаченных налоговым агентом налогоплательщику. А организация, проводящая прием представителей других компаний, никаких денег им не выплачивает. Поэтому принимающей стороне в течение месяца остается только письменно сообщить в свою налоговую инспекцию о невозможности удержать налог и сумме этого налога. Такое правило прописано в п.5 ст.226 Налогового кодекса РФ.
Примечание. Мнение специалиста
Акимова Валентина Михайловна, руководитель Департамента налогообложения доходов и имущества физических лиц МНС России.
В соответствии со ст.211 Налогового кодекса РФ налогом на доходы физических лиц облагаются доходы, полученные в натуральной форме. Это касается услуг и товаров, оплаченных предприятием за представителей других фирм: проживание в гостинице, сувениры и т.д. Исключение же составляют только те услуги, затраты на которые согласно п.2 ст.264 Налогового кодекса РФ списываются на представительские расходы. НДФЛ не начисляется на стоимость представительских расходов, если они подтверждены первичными документами и произведены в пределах сметы на проведение официального приема.
К.С.Каляев
Эксперт журнала «Главбух»
Роль представительских расходов в базе налога на прибыль
Представительские расходы вычитаются из сумм, составляющих чистую прибыль предприятия, тем самым уменьшая налоговую базу. При этом входной НДС также вычитается. Если в следующих отчетных периодах расходы укладываются в 4-процентный лимит, НДС с них также может быть принят к вычету.
Именно по этой причине «ломаются копья» относительно признания или непризнания различных расходов представительскими. Даже если организация мероприятия по факту потребовала издержек, не включаемых в представительские расходы Налоговым кодексом, их нельзя включить в эти затраты для снижения налогооблагаемой базы.
НАПРИМЕР. ООО «Кассандра» организовало встречу с представителями других организаций для обговаривания условий сотрудничества. На это мероприятие было затрачено 140 тыс. руб. Из этих средств на прием-обед было затрачено 70 тыс. руб., на буфетное обслуживание – 25 тыс. руб., на провоз участников к месту обеда и обратно на фирму – 20 тыс. руб., на посещение представления в театре – 10 тыс. руб., на экскурсию по памятным местам города – 15 тыс. руб., на цветы и сувениры для участников – 45 тыс. руб.
На представительские расходы в этом случае можно списать только 115 тыс. руб., то есть сумму расходов на прием, буфетное обслуживание и транспорт. Остальные средства в размере 25 тыс. руб. должны быть выплачены из чистой прибыли после вычисления суммы налога.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Представительские расходы принимаются к вычету только у налогоплательщиков, использующих общую систему налогообложения. В ст
346.16 НК РФ приведен перечень расходов, на которые может уменьшать базу плательщик, работающий по УСН – представительские расходы в этом перечне отсутствуют. Предприниматели, «сидящие» на льготных системах налогообложения, могут использовать на представительские траты только средства из чистой прибыли (разницу между доходами и расходами).
Представительские расходы на командировку
К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты на:
- официальный прием и/или обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;
- транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и/или заседания руководящего органа и обратно;
- оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время представительских мероприятий.
К представительским расходам так же не относят расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Чтобы обосновать представительские расходы в командировке, достаточно двух документов:
- Отчета о представительских расходах, который утвердил руководитель организации.
- Авансового отчета.
К этим отчетам сотрудник прикладывает первичные документы. Например, кассовые чеки, акты и прочее. Такие требования содержат письма ФНС России от 8 мая 2014 № ГД-4-3/8852, Минфина от 10 апреля 2014 № 03-03-РЗ/16288.
