Документальное оформление в 2020 году
Сразу скажем, что конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы, в п. 2 ст.
264 Налогового кодекса РФ не установлен. Однако каждый факт хозяйственной жизни нужно оформлять первичными учетными документами.
При этом они должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст.
9 Закона о бухучете № 402-ФЗ и ст. 313 НК РФ).
Чтобы подтвердить представительские расходы, для налогообложения необходимо оформление документов первичного учета. Сюда входят все накладные и акты.
Кроме этого, следует составлять отчет о прошедшем мероприятии, который утверждает руководитель компании. В отчете прописывают следующие пункты:
- Место и дата проведения мероприятия.
- Программа, согласно которой мероприятие было проведено.
- Полный состав участников со стороны принимающих и приглашенных.
- Величина затрат на проведение события.
Проводя оформление представительских расходов, в документе необходимо указывать, были ли заключены в процессе какие-либо сделки с партнерами. Такой документ послужит подтверждением того факта, что все затраты были сопряжены с организацией представительского раута.
Перед тем как как оформить представительские расходы, состоящие из вышеперечисленных отчетов, желательно позаботиться о двух дополнительных документах:
- Приказе на проведение представительского мероприятия, подписанном руководителем. В нем должны быть ясно отражены цель события, которое вызвало подобные затраты, а также перечень сотрудников компании, которые будут принимать в нем участие.
- Смете расходов, подтвержденной личной подписью руководителя.
Представленные далее образцы этих обязательных документов демонстрируют, как правильно оформить представительские расходы в 2020 году. Их можно использовать на любом предприятии России.
Что входит в представительские расходы
Из определений в НК РФ и сложившейся деловой практики можно сделать детализацию того, что относят к представительским расходам. Это:
- проведение официального мероприятия (завтраков, обедов и ужинов или других аналогичных приемов) для представителей и участников;
- обеспечение доставки представителей и/или участников на официальный прием, совет руководящего органа и обратно;
- транспортное обслуживание представителей и участников;
- ресторанное обслуживание во время представительского мероприятия;
- расходы на переводчиков, не являющихся работниками налогоплательщика, – для перевода во время проведения встречи и/или официального приема.
Скачать образец документа
Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель подразделения
____________/____________/
"___"_____________ ____ г.
ОТЧЕТ
о представительских расходах
Дата произведенных расходов __________________________________
Место произведенных расходов _________________________________
Цель, программа проведения деловой встречи (приема),
подтверждающая производственный характер мероприятия: ____________
__________________________________________________________________
(официальный прием - завтрак, обед и т.п., транспортное
__________________________________________________________________
обслуживание, буфетное обслуживание во время переговоров,
_________________________________________________________________.
оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации)
Приглашенные лица: ___________________________________________
_________________________________________________________________.
Участники со стороны организации: ____________________________
_________________________________________________________________.
Величина расходов (сумма израсходованных денежных средств):
_________________________________________________________________.
(цифрами и прописью)
Подтверждающие первичные документы в количестве __ листов
прилагаются.
"___"_____________ ____ г.
______________________________ _____________________
(должность,Ф.И.О.) (подпись)
Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.
Вы нашли то что искали?
* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!
Смежные документы
- Отчет: образцы (Полный перечень документов)
- Поиск по фразе «Отчет» по всему сайту
- «Отчет о представительских расходах».doc
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
- Отчет о представительских расходах сотрудника МВД России
- Отчет о предъявленных в органы Федерального казначейства исполнительных документах по денежным обязательствам федеральных бюджетных учреждений, предусматривающих единовременные выплаты
- Отчет о предъявленных в органы Федерального казначейства исполнительных документах по денежным обязательствам федеральных бюджетных учреждений, предусматривающих периодические выплаты
- Отчет о предъявленных в органы Федерального казначейства исполнительных документах по денежным обязательствам бюджетных учреждений субъекта РФ и муниципальных бюджетных учреждений, предусматривающих единовременные выплаты
- Отчет о предъявленных в органы Федерального казначейства исполнительных документах по денежным обязательствам бюджетных учреждений субъекта РФ и муниципальных бюджетных учреждений, предусматривающих периодические выплаты
- Отчет о прекращении паевого инвестиционного фонда
- Отчет о преступлениях, предшествующих легализации (отмыванию) денежных средств или иного имущества. Форма N «5-Л
- Отчет о прибылях и убытках. Форма N 2
- Отчет о прибылях и убытках страховой организации. Форма N 2-страховщик
- Отчет о прибылях и убытках страховой медицинской организации по обязательному медицинскому страхованию. Форма N 2а-страховщик
Приказ на представительские расходы: структура
Приказы у любого хозяйствующего субъекта — это основной распорядительный документ. Без разницы, какой это субъект: крупный, мелкий бизнес или индивидуальный предприниматель.
Суть любого приказа — описать и утвердить какое-либо решение. Приказ по представительским – это приказ по административно-хозяйственным вопросам, который не затрагивает весь коллектив, а только отдельных сотрудников, поименованных в данном приказе.
Разберем, как правильно структурировать и издать приказ по представительским расходам.
В приказ желательно включить:
- Наименование издающего приказ субъекта, номер и дату документа, а также само наименование «Приказ».
- Название приказа, отражающее суть мероприятия. Например: «О проведении делового обеда», «О проведении корпоративного совещания по вопросам защиты в период эпидемии», «О проведении круглого стола» и т. п.
- Резолютивные формулировки. Их располагают после фразы «Приказываю». И далее идет перечисление мероприятий, которые необходимо провести или обеспечить для того, чтобы мероприятие состоялось в срок и на соответствующем уровне. В данном разделе можно приводить:
- перечень сотрудников своей компании, которые будут участвовать в деловой встрече;
- назначение ответственных сотрудников, которые будут отвечать за выполнение определенных задач (это может быть, например, доставка гостей на встречу, буфетное обслуживание, обеспечение раздаточным материалом и др. задачи);
- распоряжения о необходимости сдачи подтверждающих документов для принятия к учету и т. п.
4. Заключительная часть: должность, подпись и Ф.И.О. руководителя, который собственно и подписывает этот приказ.
Приказ на представительские расходы (образец) может также содержать приложения: программу, смету расходов на проведение представительского мероприятия, список участников.
Если мероприятие непродолжительное и предполагается обсуждение 1-2 вопросов, то данные приложения необязательны. В этом случае обсуждаемые вопросы добавляют в резолютивные формулировки (п. 3)
Также по желанию можно дополнить приказ своими формулировками.
Мероприятия, которые должны входить в план
Главные мероприятия, которые рекомендуется включить в план по охране труда:
- Автоматизация систем управления.
- Выявление профессиональных рисков посредством осуществления СОУТ.
- Воплощение мероприятий, нужных для улучшения результатов СОУТ.
- Оснащение помещений системами сигнализации или устройствами для контроля над показателями негативного влияния производственных факторов.
- Внедрение современных средств коллективной защиты.
- Обновление устаревшего оборудования.
- Обустройство ограждений движущихся элементов.
- Механизация транспортировки опасных грузов.
- Обустройство нормального микроклимата: установка отопительных и вентиляционных систем, обеспечение чистоты.
- Установка дополнительных средств освещения на рабочих местах.
- Выдача сотрудникам рабочей одежды и средств защиты.
- Регулярные инструктажи по охране труда.
- Обустройство помещений постами медпомощи, аптечками.
- Регулярные медицинские осмотры.
Перечень мероприятий, включенных в план, зависит от специфики работы организации.
Представительские в командировке
Бывают ситуации, когда руководитель компании в командировке и ему надо провести переговоры с партнером. Так вот: представительские расходы можно нести не только по месту нахождения компании, но и в командировке, в т. ч. за пределами РФ.
Комплект документов по представительскому мероприятию такой же, как и в общем случае. Единственное, что бухгалтеру нужно сделать при зарубежных представительских – это перевести в рубли по курсу на дату принятия авансового отчета расходы в иностранной валюте. Можно использовать предлагаемую нами форму расчета представительских расходов в excel или разработать свою.
Обязательные сведения
Перечислим информацию, которую нужно указать в образце приказа о проведении корпоратива (на природе, в офисе, в банкетном зале и т.д.):
- цель проведения корпоративного праздника (если есть желание побороться за уменьшение налоговой базы на произведенные расходы, то нужно предусмотреть деловые элементы);
- работников, ответственных за праздник;
- мероприятия, которые планируется провести в рамках корпоратива.
Предлагаем вниманию читателей пример приказа о проведении корпоратива, подготовленный нашими специалистами. Используя этот образец, можно сэкономить время на разработку собственного документа.
Проведение мастер-класса
Это значит, что правомерность учета расходов на организацию и проведение мастер-класса для целей налогообложения прибыли необходимо оценивать с учетом конкретных особенностей ситуации, делового этикета и т. п.
Если мастер-класс имеет деловую цель (обмен опытом с другими организациями, развитие бизнеса, установление деловых связей с контрагентами и т. д.), то расходы можно учесть как представительские.
ПРИМЕР
Если мастер-класс по надуванию шаров проводится на горнодобывающем предприятии, то это будет развлечение. Если же мастер-класс по выдуванию стеклянных шаров на заводе в Гусь Хрустальном, то это уже официальное деловое мероприятие, направленное на установление (поддержание) взаимного сотрудничества и обмен опытом.
Основное о корпоративе
Корпоративный праздник на работе приятнее всего – накрывает стол компания, а работники должны только присутствовать и веселиться.
К корпоративным можно отнести:
- государственные праздники – Новый год, Рождество, 8 Марта, Пасху, День независимости и т. п.;
- личные праздники компании – ее день рождения, достижения, полученные отличия или награды и т. п.
Корпоративное мероприятие обычно проводится для сотрудников за счет работодателя. Такие расходы называют корпоративными. Сколько средств выделить, предприятие решает самостоятельно. Это зависит от финансовых возможностей и повода для празднования.
Чтобы бухгалтер мог легко справиться с такими расходами, нужно позаботиться о надлежащем оформлении документов для корпоративного празднования. Основным является внутренний распорядительный документ – приказ о проведении корпоративного мероприятия (далее – приказ).
Сейчас все готовятся к празднованию Нового года, так что об этом приказе и поговорим. Расскажем, как оформить приказ и для наглядности приведем его образец.
Следующая
КонтрактРапорт на госпитализацию военнослужащего, на контракт со срочной службы, на переработку и на учебу: образцы 2020 года
Структура документа
Распоряжение составляется на официальном бланке компании. Официально утвержденной структуры приказа не существует. Однако практика показывает, что в качестве неотъемлемых элементов в распоряжение о представительских расходах необходимо включать:
- фирменное наименование налогоплательщика;
- название приказа (например, «Приказ об организации мероприятия по проведению деловых переговоров с ООО «ААА», «Приказ об организации банкета совета директоров» и т.д.);
- порядковый номер документа;
- дату и место вынесения распоряжения;
- цель документа (не должна совпадать с его названием, например: «для согласования условий контакта», «для выработки стратегии развития бизнеса» и т.д.);
- ФИО и должность сотрудников, которым поручается представление интересов компании;
- название мероприятия (может совпадать с названием приказа) и место его проведения;
- лимит затрат, выделенный на данное мероприятие (в виде таблицы);
срок составления отчета о потраченных суммах и иной сопутствующей документации;
ФИО и должность лица, контролирующего исполнение распоряжения.
Приказ о представительских расходах подписывает руководитель организации либо лицо, имеющее полномочия для вынесения подобных распоряжений. В ознакомлении с приказом расписываются ответственные за исполнение должностные лица. Если их более 3-х, подписи целесообразно проставлять на отдельном листе, тогда составляется лист ознакомления с приказом.
Сроки составления документов
К распоряжению по затратам всегда прилагаются дополнительные подтверждающие документы, которые оформляются как до вынесения приказа, так и после него. Это могут быть:
- сметы расходов;
- подробные программы мероприятий;
- документы, подтверждающие суммы затрат (например, договоры об оказании транспортных или кейтеринговых услуг, чеки, квитанции и т.д.);
- отчеты;
- акты принятия затрат руководителем.
Зачастую сметы расходов оформляются в организациях заранее, на основе общего бизнес-плана по проведению гостевых мероприятий. Для согласования предстоящих затрат, как правило, в начале года, составляется общий приказ об утверждении представительских затрат (или о нормировании) расходов на год, полгода или месяц.
Срок вынесения приказа о представительских расходах в законах РФ не определяется. Согласно общим требованиям кадрового делопроизводства соответствующие распоряжения лучше оформлять не позднее чем за три рабочих дня. Однако, если на организацию мероприятия необходимо больше времени, приказ стоит подписать заранее.
Первичные документы, которые отражают точные суммы расходов, оформляются в процессе организации мероприятий. Они прилагаются к отчетам, которые необходимы бухгалтерской службе для учета денежных средств, выданных сотрудникам на организацию мероприятий.
После проведения соответствующих встреч и переговоров отвечающие за мероприятия сотрудники и работодатель подписывают акт о представительских расходах, в котором отражаются:
- выполненные должностными лицами работы, оказанные услуги по организации мероприятий;
- фактические затраты по каждой категории.
Ошибки при заполнении приказа
Наиболее часто встречаются ситуации, когда приказ о представительских расходах составляется без документов, фактически подтверждающих затраты (чеки, квитанции, сметы и прочее). В этом случае при уменьшении компанией налогооблагаемой базы на суммы таких расходов налоговый орган произведет доначисление обязательных платежей. Неуплата доначисленных налогов приведет к взысканию с организации пеней и штрафов.
Приказ о представительских расходах не стоит путать с приказом об оплате услуг представителей.
Последний содержит требование руководителя произвести расчет с гражданами, не входящими в штат работников и привлеченными по гражданско-правовому договору об оказании услуг для представления интересов компании в судах или органах власти.
Сроки хранения
Сроки хранения учетных данных компании регламентированы в Приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 (№558). Приказы о представительских расходах можно отнести к документам, затрагивающим вопросы основной деятельности. Они должны храниться на предприятии постоянно. Подтверждающие исполнение приказа о представительских расходах документы (отчеты, акты сотрудников, первичная документация) необходимо хранить в компании в течение 5 лет с момента их составления.
