Представительские расходы

Представительские расходы – это какие расходы?

Перечень издержек, которые могут быть показаны в учетных операциях в качестве представительских затрат, приведен в п. 2 ст. 264 НК РФ. Законодательно оговаривается, что для принятия к учету эти затраты должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными. Предназначение таких расходов – организация официальных встреч с партнерами по бизнесу для развития совместных проектов, увеличения продаж и создания условий для роста прибыли.

Что входит в представительские расходы:

• оплата счетов, связанных с подготовкой официальных приемов и переговоров с участием деловых партнеров из других компаний;
• затраты, понесенные в связи с проведением заседаний совета директоров.

Засчитать в качестве представительских издержек можно траты на завтрак, обед или другое мероприятие, носящее официальный характер. Представительскими могут признаваться расходы на трансфер участвующих в переговорах лиц, буфетное обслуживание и оплату услуг сторонних переводчиков на период переговоров или собраний.

Что такое представительские расходы организации? Это затраты, которые обусловлены текущими официальными мероприятиями, необходимость в проведении которых связана с реализацией мер по увеличению прибыли. Нельзя относить в состав этого типа затрат издержки развлекательного характера, оплату счетов медицинских и санаторных учреждений. Не могут признаваться официальными мероприятиями отдых должностных лиц и лечебные процедуры.

В письме Минфина от 25.03.2010, под № 03-03-06/1/176 говорится, что закупка призов, грамот и дипломов, услуги по оформлению зала не являются обоснованными представительскими тратами. Нельзя к ним относить суммы, потраченные на сувенирную продукцию (эта позиция разъяснена в Письме, изданном Минфином 16.08.2006 г. под № 03-03-04/4/136).

Что именно относится к представительским расходам?

При оплате представительских расходов наличными средствами через подотчетных лиц необходимо наличие оформленных авансовых отчетов с приложенными первичными оправдательными документами. Ими служат: чеки ККМ и товарные чеки с подробной расшифровкой вида и количества товарно-материальных ценностей, счета из ресторанов, квитанции к ПКО, накладные, счета-фактуры, торгово-закупочные акты и т.п.

Эти документы подготавливаются лицом, ответственным за проведение представительских мероприятий. При этом не следует забывать о требованиях, предъявляемых к первичным учетным документам, установленных все той же статьей 9 Закона о бухучете, — о форме первичных учетных документов и обязательных их реквизитах (п. 2, 4 ст. 9).

Представительские расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место (п. 18 ПБУ 10/99). Датой их признания могут являться даты:

• утверждения руководителем организации авансового отчета лица, ответственного за проведение деловой встречи;
• утверждения отчета о проведении официального приема или иного аналогичного мероприятия;
• подписания акта приема оказанных услуг, связанных с проведением официального мероприятия.

Нормирование представительских расходов

Закон не разрешает тратить в представительских целях бесконтрольные суммы, потом списывая их, тем самым снижая базу налога на прибыль. Установлен жесткий лимит для данного вида затрат. Запрещено тратить в качестве представительских средства в размере свыше 4% от фонда оплаты труда на данный отчетный период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Поскольку с течением времени расходы на оплату труда растут, увеличивается и предельное значение представительских расходов. Если, к примеру, в 1 квартале представительских мероприятий не проводилось или денег затрачено на них было меньше нормы, то в остальных кварталах можно будет «разгуляться» – учесть больше средств по этой статье. Естественно, речь идет только об итогах текущего года.

Высчитывать необходимую сумму ограничений по представительским расходам допустимо одним из 3 способов.

1 способ – квартальный

При заполнении декларации налога на прибыль в конце каждого квартала производят учет представительских расходов, принимая во внимание фонд оплаты труда за этот квартал. Этот способ удобнее для фирм с кассовым методом определения доходов и расходов

При превышении представительских расходов в период квартала образуется отложенное налоговое обязательство, которое может быть сторнировано по итогам года.

2 способ – годичный. Годовые бюджеты фирм обычно не слишком отличаются. Это позволяет при планировании следующего года сразу отвести примерные 4% от фонда оплаты труда прошлого года на представительские расходы, а затем разделить эту сумму на кварталы. Ненормативных затрат при этом способе не будет, но придется постоянно проводить корректировку запланированных и фактических показателей.

3 способ – должностной. Фирма устанавливает, какие должностные лица могут быть ответственными за представительские мероприятия и какие максимальные суммы они могут на это истратить

Важно, чтобы расходы были осуществлены исключительно на заявленные цели. Необходима будет проверка на соответствие 4%-ному лимиту

Типовые проводки по командировочным и суточным расходам

Пример

За с 10 по 11 декабря работнику выплачиваются суточные в размере 1000,00 руб., а начиная с 12 декабря – 2 500,00 руб. за каждый день нахождения работника в иностранном государстве. Командировочные расходы учитываются в составе общехозяйственных затрат.

Следующие командировочные расходы были документально подтверждены:

• Дорога – 15 000,00 руб. Москва – Сухум;
• Дорога – 14 000,00 руб. Сухум — Москва;
• За найм жилья – 4 дня * 1 500,00 руб. = 6 000,00 руб.
• Прочие командировочные расходы, обговорённые с работодателем – 10 000,00 руб.

Облагаемые расходы НДФЛ:

• Суточные – 2*300,00 руб.;
• Дорога Сухум – Москва – 14 000,00 руб.;
• Итого НДФЛ – 2119,00 руб.

Бухгалтер сформировал следующие проводки по командировочным расходам:

Учет представительских расходов — проводки

Представительские расходы, связанные с Основными Средствами Основные Средства — Новое Если представительские расходы на переговоры с подрядными организациями непосредственно связаны со строительством ОС, то их включение в первоначальную стоимость объекта правомерно. И при этом не должны применяться положения о нормировании представительских расходов. Ведь нормируется сумма затрат, признаваемых в составе прочих расходов.

Инфо

А в данном случае представительские расходы не являются отдельными. Они формируют первоначальную стоимость ОС и будут списаны через механизм амортизации. Пример 2 Торговая фирма ведет строительство офисного помещения с привлечением подрядчиков.

В апреле 2017 г. проведены официальные переговоры с представителями подрядной организации в ресторане.

Бухгалтерский учет представительских расходов

Согласно ПБУ 10/99 «Расходы организации» (утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н) представительские расходы, связанные с приемом партнеров по бизнесу, включаются в состав расходов по обычным видам деятельности.

Представительские расходы предлагается отражать на счете 44 «Расходы на продажу» (см. Инструкцию по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н). Он корреспондирует со счетами учета производимых расходов:

• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;
• 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
• 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», —

и, например:

Дебет 44 Кредит 71 (76, 60)

учтены представительские расходыы на основании авансового отчета лица, ответственного за проведение мероприятия (по счету обслуживающей официальное мероприятие организации).

Для проведения представительских мероприятий приобретаются a href=»http://www.mosbuhuslugi.ru/material/uchet-syrye-materialy-mpz»>материально-производственные запасы? Тогда первоначально их отражаем (в зависимости от принятого в учетной политике способа учета) по дебету счетов 10 «Материалы» или 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей». Впоследствии, по мере использования МПЗ для указанных целей, их стоимость переносится на счет 44.

Накапливаемая по дебету счета 44 сумма произведенных организацией расходов, связанных с продажей продукции (товаров, работ и услуг), списываются полностью или частично в дебет счета 90 «Продажи».

Коммерческие расходы, учитываемые на счете 44, могут (п. 9 ПБУ 10/99):

• включаться в себестоимость продукции, работ, услуг (списываться со счета 44 в дебет счета 20);
• относиться в качестве условно-постоянных напрямую в себестоимость продаж того отчетного периода, в котором они возникли (списываться со счета 44 в дебет счета 90, субсчет 2):

Дебет 20 (90-2) Кредит 44

представительские расходы учтены в себестоимости товаров, работ, услуг (в себестоимости продаж).

Порядок учета определяется учетной политикой организации.

В первом случае расходы формируют показатель по строке 2120 отчета о финансовых результатах (приложение 1 к Приказу Минфина России от 02.07.2010 N 66н), а во втором — показываются по строке 2210.

Представительские расходы — расходы целевые, их предельную величину на год желательно утверждать сметой на отчетный год. В смете надо определить предполагаемую годовую сумму с разбивкой по конкретным статьям расходов и предельными их суммами.

Совместно со сметой целесообразно выпустить и организационно-распорядительные документы, определяющие:

• круг лиц (в том числе и ответственных), имеющих право участвовать в переговорах, а также получать под отчет средства на представительские расходы;
• порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;
• порядок расходования средств на представительские расходы;
• документальное оформление представительских расходов;
• порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы.

Расходы по проведению представительских мероприятий, как и расходы по любому факту хозяйственной жизни, должны оформляться первичными учетными документами (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон о бухучете). Действующие нормативные акты не содержат конкретного перечня документов, которые необходимо оформить для включения представительских расходов в общие затраты. Поэтому организация вправе самостоятельно определить порядок расходования средств по данной статье, их документального оформления и контроля.

Для подтверждения факта осуществления представительских расходов можно использовать следующие документы:

• программу деловой встречи;
• смету расходов по проведению деловой встречи;
• акт об отнесении затрат к представительским.

В программе и акте необходимо указать дату и место проведения деловой встречи (приема), приглашенных лиц и участников со стороны организации, конкретное назначение расходов и их величину.

Программа деловой встречи и смета расходов послужат бухгалтерии документами, на основании которых будут расходоваться средства на проведение приема (заседания) в наличной и (или) безналичной форме.

В акте об отнесении затрат к представительским необходимо указать сумму понесенных расходов со ссылкой на документы, подтверждающие произведенные расходы.