Что изменится с появлением новых форматов?
Новый документ (УПД) можно будет использовать в трех
разных вариациях, таких как:
·
обычный счет-фактура;
·
счет-фактура с расширенным набором реквизитов (счет-фактура +
документ-основание), что позволит применять документ как основание для вычетов
по НДС и как первичный учетный документ, соответствующий требованиям Федерального
закона N 402 «О бухгалтерском учете»;
·
первичный учетный документ для оформления фактов хозяйственной
жизни.
Аналогично с УКД, который будет включать в себя:
·
корректировочный счет-фактуру;
·
КСФ + документ об изменении стоимости ранее отгруженных
(переданных, сданных) товаров (работ, услуг, прав);
·
документ об изменении стоимости ранее отгруженных (переданных,
сданных) товаров (работ, услуг, прав).
Таким образом, один формат содержит в себе сразу три вида
документов. Для того чтобы ваш контрагент понял, какой именно документ вы ему
направили, используются цифровые статусы:
·
1 – счет-фактура;
·
2 – счет-фактура + первичный документ;
·
3 – первичный документ.
Аналогично для корректировочного документа.
При этом обязанность обмениваться документом со статусом 1
(счетом-фактурой) через операторов ЭДО остается, а вот документами со статусами
2 и 3 допускается обмениваться любым другим способом.
Кто работал с УПД на бумаге, знает, что действующая форма,
описанная в письме
ФНС РФ от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@,
предполагает всего 2 статуса. Статус 1 выбирается, когда необходимо объединить
счет-фактуру с первичным документом, при выборе статуса 2 работа с документом
продолжается как с первичным учетным.
Получается, что новый электронный УПД объединит в себе
обычный счет-фактуру и УПД, который используется сейчас исключительно в бумаге.
А это наталкивает на мысль, что следует ожидать и появления новой формы
электронного УПД и разъяснений по ее заполнению. Также логично, что должен
появиться порядок обмена таким документом, поскольку действующий порядок
обмена электронными счетами-фактурами не предполагает никаких статусов и
тем более обмена первичными документами. Очевидно, над формой и порядком обмена
налоговая служба еще работает, т.к. информации об обновлении действующих или
появлении других правил пока нет.
|
Новый электронный УПД объединит в себе обычный |
Новые форматы электронной первички
Что касается пунктов 3 и 4, обозначенных в начале статьи, то
пока не совсем понятно, для чего требуется обновление форматов товарной
накладной и акта, если их можно получить, указав статус 3 в электронном УПД.
Также отсутствует информация о вступлении этих приказов в силу. Вполне
возможно, что после введения УПД И УКД форматы первичной документации утратят
свою силу, и обновления так же не понадобятся.
И это еще не все!
Кроме четырех форматов, о которых специалисты ФНС
упомянули в письме
от 10.11.15 №ЕД-4-15/19671, на портале проектов опубликован еще один проект
приказа «Об утверждении формата счета-фактуры, применяемого в случае реализации
комиссионером (агентом) двум и более покупателям (приобретения у двух и более
продавцов) товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени, в
электронной форме», о датах вступления в силу которого также нет никакой
информации. Отсутствуют и какие-либо разъяснения о его применении.
Как перейти на работу с новыми форматами?
На работе компаний, которые для обмена электронными
документами используют сервисы операторов ЭДО, нововведения собственно никак не
отразятся. Клиенты операторов будут иметь возможность обмениваться документами
как в новых форматах, так и в старых. Информацию о появлении новой
функциональности уточняйте у своего оператора.
Что нового в формате
Изменения, связанные с маркировкой
В электронных УПД по новому формату можно зафиксировать коды товара. Для прослеживаемой импортной продукции выделены поля под регистрационный номер партии товара и его количество.
В одном документе могут быть либо прослеживаемые, либо маркируемые товары, так как в названии файла указывается соответствующий префикс.
Изменения, связанные с закупками
Федеральное казначейство санкционирует все расходы получателей бюджетных средств. Чтобы отслеживать оплату по закупкам, в документах указывается, в частности, информация по контракту.
В формате по приказу 155 это был только идентификатор госконтракта (таблица 5.9). В новом формате появился новый блок (таблица 5.10), куда заносятся дата и номер госконтракта, номер лицевого счета продавца, наименование территориального органа Федерального казначейства и другие реквизиты.
Изменения, влияющие на обработку документов
С документами в новом формате проще работать пользователям ЭДО и контролирующим органам. Участники сделки могут договориться о структуре информационных полей и заполнять документы по этой структуре. Стало удобнее отражать дату оказания услуг, выполнения работ или поставки товаров. Характеристику, сорт, артикул и код товара вынесли в отдельные поля — теперь система ЭДО может автоматически обработать эти данные.
Все изменения в формате и требования по заполнению отражены в приказе 820.
УПД со статусом 1
Строка 1 Номер документа (по порядку по хронологии) и дата его составления. Максимальный срок выставления счета-фактуры — пять календарных дней с момента отгрузки товаров, оказания услуг, выполнения работ, передачи имущественных прав.
Строки 2, 2а и 2б Сведения о продавце: название, адрес, ИНН и КПП.
Строки 3 и 4 Сведения о грузоотправителе и грузополучателе. Строки заполняются только при продаже товаров. Если счет-фактура выставляется на услуги или работы, ставится прочерк. Если организация одновременно и продавец, и грузоотправитель, то в строке 3 напишите «он же». Если же грузополучатель и покупатель одно и тоже лицо, то укажите наименование и адрес грузополучателя (писать «он же» нельзя).
Строка 5 Сведения о номере платежного поручения. Заполняется, если была предоплата, т.е. в счете-фактуре на аванс. Если предоплаты не было или она была перечислена в день отгрузки, ставится прочерк.
Строки 6, 6а и 6б Сведения о продавце. Заполняются так же, как и сведения о покупателе.
Строка 7 Наименование и код валюты. Счет-фактура выставляется в иностранной валюте, только если цены и расчеты по договору выражены в ней (п. 7 ст.169 НК РФ).
Строка 8 Идентификатор государственного контракта. 8 строка в УПД заполняется только в том случае, если у вас есть данные. Если нет (то есть если вы не работаете с контрактом, или у вашего контракта нет идентификатора) — в строке ставится прочерк.
Табличная часть 
А Номер строки таблицы. Можно не заполнять.
Б Код товара, работ, услуг. Для товаров — артикул, для работ — код по ОКВЭД, для услуг — код по ОКУН. Код товара, работ, услуг в УПД приводится, если нужно указать на налоговые льготы или другие особые условия.
Графы 1, 1a и 2 Наименование товаров или описание и единицы измерения выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав. Графа 1а содержит код вида товара по единой ТН ВЭД ЕАЭС, с 1 октября 2017 года ее заполнение обязательно в отношении товаров, экспортированных из России в государства ЕАЭС — в Белоруссию, Казахстан, Армению или Киргизию (в ином случае ставится прочерк). Код товара берется из справочника кодов ТН ВЭД (утв. решением Совета Евразийской экономической комиссии от 16.07.12 № 54).
Графа 3 Количественные параметры товаров, работ, услуг. Если невозможно их определить — ставится прочерк.
Графа 4 Цена за единицу измерения (при возможности ее указания) без НДС.
Графа 5 Стоимость всего количества товаров, работу, услуг, переданных прав без НДС.
Графа 6 Сумма акциза. Заполняется только при реализации подакцизных товаров. В ином случае пишется «Без акциза».
Графа 7 Ставка НДС. Если компания освобождения по ст.145 НК РФ или в случае выставления счета-фактуры компаниями, не работающими с НДС, пишется «Без НДС».
Графа 8 Сумма НДС в рублях и копейках без округления. В случаях, указанных выше, пишется «Без НДС».
Графа 9 Стоимость всего количества товара (работ, услуг, переданных прав) с учетом НДС.
Графы 10, 10а, 11 Наименование страны происхождения и ее код по ОКСН, номер таможенной декларации. Заполняется для импортных товаров
Внимание! С 1 октября 2017 года изменилось название графы 11. Она теперь называется «Регистрационный номер таможенной декларации»
Ошибки в УПД, которые лучше устранить
Из-за существенных ошибок в универсальном передаточном документе налоговики могут отказать компании в вычете НДС и учете расходов. Безопаснее заменить УПД, если вы найдете в нем следующие недочеты.
УПД выставили на аванс
Выписывать УПД можно при отгрузке товаров, выполнении работ или оказании услуг (приложение №2 к письму №ММВ-20-3/96@). Для оформления авансов и НДС по ним универсальный документ не подходит. Поэтому если контрагент выставил УПД вместо авансового счета-фактуры, заявлять вычет по нему рискованно. Нужно получить от поставщика счет-фактуру в стандартном виде.
Отсутствуют реквизиты договора
В строке 8 УПД должны стоять дата и номер договора, на основании которого поставщик отгрузил товары (6). Если компания приобрела работы или услуги, в универсальном передаточном документе также должны фигурировать реквизиты контракта (приложение №3 к письму №ММВ-20-3/96@).
Если поставщик забыл отразить в УПД сведения о договоре, их безопаснее добавить в документ. В рекомендациях по заполнению документа не сказано, что заполнять строку 8 необязательно. К тому же наличие в УПД реквизитов контракта дополнительно подтверждает реальность сделки.
Нет данных о валюте
Компании, которые находятся на упрощенке или ЕНВД, могут использовать универсальный передаточный документ только в качестве первички со статусом 2. Поэтому они иногда забывают заполнять в «счет-фактурной» части УПД строку 7, отведенную для наименования и кода валюты (7).
Обратите внимание! Важно, чтобы во всех полученных УПД были наименование и код валюты. Даже в тех, которые прислал в качестве первички поставщик на спецрежиме. Иначе налоговики могут снять расходы
Иначе налоговики могут снять расходы.
Но без этих данных не ясно, в чем выражены стоимостные показатели «первичной» части УПД. А для налоговиков это лишний повод снять расходы. Поэтому документ поставщику надо исправить — дописать в него название и код валюты. Или нужно взять у поставщика новый правильный экземпляр.
Не хватает подписей
УПД подписывают руководитель и главный бухгалтер поставщика или вместо них уполномоченные работники. Также на документе должны расписаться сотрудники, ответственные за отгрузку товаров (строка 10) (8) и за оформление документа (строка 13) (9). Если эти подписи не проставлены, лучше обратиться к поставщику, чтобы он исправил недочет
Инспекторы при проверках особое внимание уделяют тому, как заверены документы. Ведь подписи — обязательный реквизит как счета-фактуры, так и первички (п
6 ст. 169 НКРФ , п. 7 ч. 2 ст. 9 Закона №402-ФЗ).
Но есть особенности для ситуации, когда ответственными за отгрузку или оформление УПД являются те же работники, которые подписали «счет-фактурную» часть документа. В этом случае можно обойтись без подписей в строке 10 или 13 документа, а привести в ней только должность и Ф.И.О. работника.
Возможно также, что в компании один и тот же работник отвечает за отгрузку и оформление УПД. Тогда он может расписаться только в строке 10 , а в строке 13 указать свои Ф.И.О. и должность (приложение №3 к письму №ММВ-20-3/96@).
Май 2014 г.
Вычет НДС, НДС
Можно ли использовать два документа одновременно?
Могут возникать ситуации, при которых встает вопрос об одновременном использовании УПД и СЧФ. Например, один контрагент требует оформить сделку счетом-фактурой и товарной накладной, а другой согласен на обмен УПД. С точки зрения законодательства, оба варианта вполне легитимны и могут применяться в одной организации.
Применение одного из вариантов оформления возможно в рамках одного договора, т.е. все отгрузки по одному договору могут, например, оформляться пакетом документов «СЧФ + накладная», а по другому договору – УПД, заполненным в соответствии со статусом «1». Разные партии в рамках одного договора могут оформляться как пакетом документов «СЧФ + первичный документ БУ», так и УПД со статусом «1» (по тексту письма №ГД-4-3/8963 ФНС от 27-05-15 г.).
В НУ эти суммы признаются и в целях расчета налога на прибыль, одновременно с учетом по НДС.
Применение УПД не накладывает ограничений на использование в документообороте других учетных форм. Теоретически нет законодательного запрета и на использование УПД со статусом «2» с одновременным оформлением счета-фактуры.
Бланк УПД: инструмент оптимизации
Официальная форма бланка УПД была разработана ФНС и введена в обращение письмом ФНС № ММВ-20-3/96 от 21.10.2013 года.
Целью создания УПД стала необходимость оптимизировать документооборот в сегменте приема-передачи услуг, товаров, имущественных обязательств и прав, результатов работ. Поля УПД аккумулируют реквизиты передаточного акта и счета-фактуры в единую, универсальную форму, что позволяет оптимизировать и упростить учет, а также снизить объем обрабатываемых документов на бумажном носителе.
Данный универсальный документ:
- может выписываться, как документ, замещающий накладную на отпуск материалов на сторону (М-15), товарную (ТОРГ-12) или товарно-транспортную накладную (1-Т), акт приема-передачи ОС (ОС-1),
- предусматривает информационное поле для формирования счета-фактуры,
- обязателен к принятию для получения установленных вычетов по налогу (НДС) и в качестве документа, подтверждающего фактические расходы.
После внесения изменений в 2017 году в структуру счета-фактуры, первоначальную форму УПД разрешено изменять, дополняя ее необходимыми информационными полями для детализации учетных данных
Однако, при этом ФНС обращает внимание субъектов предпринимательства, что в документе необходимо сохранить типовую форму счета-фактуры и обязательные реквизиты УПД:
- указываемые в счете-фактуре – согласно ст. 169 НК РФ,
- указываемые в первичных бухгалтерских документах – согласно перечню, установленному нормами п. 2 ст.9 Закона о бухучете № 402-ФЗ от 06.12.2011 года.
Право выбора приоритетной формы УПД для оформления хозопераций, законодательство оставляет за субъектом предпринимательства, но одновременно обязует его:
- отразить решение о выбранной форме УПД в учетной политике;
- утвердить выбранный вариант бланка соответствующим распоряжением руководителя (в качестве приложения к распоряжению должен быть приложен утверждаемый бланк УПД).
