УПД можно менять и дополнять, но в определенных рамках

Что изменится с появлением новых форматов?

Новый документ (УПД) можно будет использовать в трех
разных вариациях, таких как:

·
обычный счет-фактура;

·
счет-фактура с расширенным набором реквизитов (счет-фактура +
документ-основание), что позволит применять документ как основание для вычетов
по НДС и как первичный учетный документ, соответствующий требованиям Федерального
закона N 402 «О бухгалтерском учете»;

·
первичный учетный документ для оформления фактов хозяйственной
жизни.

Аналогично с УКД, который будет включать в себя:

·
корректировочный счет-фактуру;

·
КСФ + документ об изменении стоимости ранее отгруженных
(переданных, сданных) товаров (работ, услуг, прав);

·
документ об изменении стоимости ранее отгруженных (переданных,
сданных) товаров (работ, услуг, прав).

Таким образом, один формат содержит в себе сразу три вида
документов. Для того чтобы ваш контрагент понял, какой именно документ вы ему
направили, используются цифровые статусы:

·
1 – счет-фактура;

·
2 – счет-фактура + первичный документ;

·
3 – первичный документ.

Аналогично для корректировочного документа.

При этом обязанность обмениваться документом со статусом 1
(счетом-фактурой) через операторов ЭДО остается, а вот документами со статусами
2 и 3 допускается обмениваться любым другим способом.

Кто работал с УПД на бумаге, знает, что действующая форма,
описанная в письме
ФНС РФ от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@,
предполагает всего 2 статуса. Статус 1 выбирается, когда необходимо объединить
счет-фактуру с первичным документом, при выборе статуса 2 работа с документом
продолжается как с первичным учетным.

Получается, что новый электронный УПД объединит в себе
обычный счет-фактуру и УПД, который используется сейчас исключительно в бумаге.
А это наталкивает на мысль, что следует ожидать и появления новой формы
электронного УПД и разъяснений по ее заполнению. Также логично, что должен
появиться порядок обмена таким документом, поскольку действующий порядок
обмена электронными счетами-фактурами не предполагает никаких статусов и
тем более обмена первичными документами. Очевидно, над формой и порядком обмена
налоговая служба еще работает, т.к. информации об обновлении действующих или
появлении других правил пока нет.

Новый электронный УПД объединит в себе обычный
счет-фактуру и УПД.

Новые форматы электронной первички

Что касается пунктов 3 и 4, обозначенных в начале статьи, то
пока не совсем понятно, для чего требуется обновление форматов товарной
накладной и акта, если их можно получить, указав статус 3 в электронном УПД.
Также отсутствует информация о вступлении этих приказов в силу. Вполне
возможно, что после введения УПД И УКД форматы первичной документации утратят
свою силу, и обновления так же не понадобятся.

И это еще не все!

Кроме четырех форматов, о которых специалисты ФНС
упомянули в письме
от 10.11.15 №ЕД-4-15/19671, на портале проектов опубликован еще один проект
приказа «Об утверждении формата счета-фактуры, применяемого в случае реализации
комиссионером (агентом) двум и более покупателям (приобретения у двух и более
продавцов) товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени, в
электронной форме», о датах вступления в силу которого также нет никакой
информации. Отсутствуют и какие-либо разъяснения о его применении.

Как перейти на работу с новыми форматами?

На работе компаний, которые для обмена электронными
документами используют сервисы операторов ЭДО, нововведения собственно никак не
отразятся. Клиенты операторов будут иметь возможность обмениваться документами
как в новых форматах, так и в старых. Информацию о появлении новой
функциональности уточняйте у своего оператора.

Корректировка реализации и УПД

Установить виды деятельности, договора, текущие сделки, в отношении которых бухгалтерский документооборот будет проводиться с использованием универсального передаточного документа, а также конкретные подразделения в структуре организации, которые предполагается перевести на новую учетную форму (если таковая будет использоваться не в целом по организации, а только в отдельных подразделениях).

В форму обобщенного документа внедрен необходимый состав реквизитов в соответствии с федеральным законом о бухучете, необходимый для подтверждения затрат при расчете налога на прибыль. Поэтому УПД может быть использован покупателем как для подтверждения права на вычет при расчете НДС, так и для подтверждения затратной части при исчислении налога на прибыль.

Чтобы универсальный передаточный акт имел статус одновременно и счета-фактуры, и накладной, то есть выступал единым документом, нужно заполнить в нем ряд обязательных реквизитов.

Факт наличия ошибок в данном реквизите не может помешать потребителю учитывать затраты и заявлять о вычетах.

По причине того, что рассматриваемый документ несет под собой рекомендательный, а не обязательный характер, в него допускается возможность вносить корректировки (к примеру, добавить столбцы либо же иные сведения).

Образец приказа о переходе на УПД можно скачать у нас на сайте. Переход на УПД связан с решением ряда необходимых организационных вопросов.

Порядок оформления счета-фактуры установлен постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137(далее – постановление Правительства РФ № 1137). Согласно данному документу, если в счете-фактуре указана дополнительная информация, то это не является основанием для отказа в вычете сумм НДС, предъявленных покупателю (заказчику) продавцом (исполнителем).

Вы можете применять форму УПД, предложенную ФНС России, или разработать на ее основе свою, добавив необходимые реквизиты или убрав лишние. Форму УПД, которую будете применять, закрепите в учетной политике.

Так будет меньше ошибок. Для начала советуем определиться, по каким конкретно видам договоров компания будет выставлять клиентам УПД. Или же хочет получать универсальный документ от контрагентов. Дата признания в налоговом учете дохода (расхода) подтверждается соответствующей информацией в первичном учетном документе (УПД) (в том числе исправленном в законодательно установленном порядке), определяющей фактическую дату осуществления сделки, и не зависит от даты исправления документа.

Поэтому в названии УПД, даже если компания будет его дорабатывать для себя, должно обязательно присутствовать слово «счет-фактура» наряду со всеми обязательными реквизитами, указанными в статье 169 Налогового кодекса.

В свою очередь, УПД может формироваться до момента осуществления хозяйственной деятельности, только в такой ситуации хронология быть иметь такой вид:

формирование документа по графе 1;
время отгрузки по графе 11;
прием продукции, услуги и так далее по графе 16.

Это может быть код 2 или код 1. В последнем случае бумага выступает как счет-фактура и акт, во втором — только как передаточный документ. При указании кода 1 допускается отдельное оформление счета-фактуры. Собственник имущества самостоятельно решает, какую функцию будет выполнять универсальный передаточный документ.

Рекомендованный налоговой службой порядок исправления УПД зависит, во-первых, от статуса УПД и, во-вторых, от того, какие именно показатели в документе необходимо уточнить.

Предприниматели и компании, использующие упрощенный спецрежим, не являются плательщиками НДС. Это установлено ст. 346.11 НК в п. 2 и п. 3. В этой связи УПД на услуги, товары, работы выписывать при обычных хозяйственных операциях нецелесообразно.

Реквизиты УПД в части первичного документа определите с учетом требований Закона о бухучете и специфики ваших операций.

Об исправлении ошибок

Порядок исправления ошибок в первичных документах и счетах-фактурах установлен на законодательном уровне. Под ошибками в данном случае подразумеваются описки, указание недостоверной информации, которые не приводят к изменению финансового состояния продавца и покупателя (например, ошибки в наименовании плательщика, ИНН, адресах, реквизитах договоров).

В п. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете говорится, что в первичном документе допускаются исправления. Правда, из этого правила есть исключение — кассовые и банковские документы (п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета). В остальную «первичку» исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, ее составившими и подписавшими, что должно быть подтверждено подписями этих лиц (с указанием Ф.И.О. либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации).

Правила внесения исправлений в первичный документ прописаны в п. п. 4.2 и 4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете: следует зачеркнуть одной чертой неправильный текст или суммы и надписать над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Устранение ошибки должно быть оговорено надписью «Исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставляется дата исправления.

Порядок исправления показателей счетов-фактур установлен в п. 7 Правил заполнения счета-фактуры. Внесение изменений в этот документ требуется, если ошибки не дают налоговикам идентифицировать стороны сделки, наименования товаров (работ, услуг) и их стоимость, налоговую ставку, сумму налога, предъявленную покупателю. Изменения показателей счета-фактуры осуществляются посредством составления новых экземпляров счетов-фактур с правильными данными, но с тем же номером и датой (строка 1 счета-фактуры), что и ошибочный документ. В свою очередь, сведения о дате и порядковом номере исправлений указываются в строке 1а.

Поскольку универсальный документ содержит реквизиты как счета-фактуры, так и первичного документа, исправления в УПД вносятся с учетом приведенных выше положений бухгалтерского и налогового законодательства. При этом правила устранения ошибок зависят от сферы применения УПД.

Если налогоплательщик использует комплексный документ только для оформления фактов хозяйственной жизни (статус «2»), ошибки следует исправлять по правилам внесения изменений в первичные документы.

Сложнее устранить искажения данных в УПД, который имеет статус «1», то есть применяется в целях одновременного исполнения законодательства по налогу на прибыль и НДС. В подобной ситуации порядок исправлений зависит от того, в какой части УПД допущены ошибки. Полагаем, возможны такие действия:

если искажены данные только в показателях счета-фактуры, сначала надо установить характер ошибки. Если ошибка несущественна, то, как указывалось выше, ничего делать не надо. В случае же неточностей в реквизитах, предусмотренных п. п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ, следует выписать новые экземпляры УПД;
если ошибки допущены только в показателях, расположенных за жирной чертой УПД, устранять недостатки необходимо по правилам внесения изменений в первичные документы;
если неточности содержатся в реквизитах и счета-фактуры, и первичного документа, приоритетным, на наш взгляд, является порядок исправления ошибок в счетах-фактурах.

А теперь о последствиях, которые ждут налогоплательщика, получившего от продавца комплексный документ, содержащий ошибки. В какой момент покупатель может учесть расходы на основании такого документа и применить вычеты по НДС? Ответ на этот вопрос — в Письме ФНС России от 21.04.2014 N ГД-4-3/7593.

В отношении положений гл. 25 НК РФ налоговики разъяснили: дата признания в налоговом учете дохода (расхода) подтверждается соответствующей информацией первичного документа (УПД) (в том числе исправленного в законодательно установленном порядке), которая определяет фактическую дату осуществления сделки. При этом момент признания дохода (расхода) не зависит от даты исправления документа.
Что касается налоговых вычетов, ФНС полагает, что они могут быть применены покупателем в том налоговом периоде, в котором получен исправленный счет-фактура (УПД), при одновременном соблюдении иных условий, предусмотренных гл. 21 НК РФ.

Как продавцу подтвердить доходы на основании УПД

Статус УПД (1 или 2) не влияет на налоговый учет доходов и расходов, то есть его нужно вести в общем порядке.

Если право собственности на груз переходит в момент его передачи покупателю или перевозчику, то выручку признавайте на дату оформления отпуска груза. То есть либо на дату, указанную в строке 1 «Счет-фактура», либо на более позднюю дату, указанную в строке 11 «Дата отгрузки, передачи (сдачи)».

Если право собственности на груз переходит в момент его вручения покупателю, то выручку признавайте на дату оформления получения груза. То есть на дату, указанную в строке 16 «Дата получения (приемки)».

Если, помимо УПД, при реализации товаров (работ, услуг) стороны составляли другие документы (например, акты, товарные чеки, отчеты и т. п.), то признать выручку нужно на дату того документа, который оформили раньше. Такие разъяснения содержатся в приложении 6 к письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96.

Некоторые особенности имеет признание доходов, если услуги оказаны в одном месяце, а акт составлен и подписан – в другом. В этом случае доход отражайте в том периоде, когда услугу оказали фактически. Независимо от того, когда был составлен акт и когда заказчик его подписал. Такие разъяснения есть, в частности, в письмах УФНС по Москве от 02.09.2008 № 20-12/083102 и от 30.04.2008 № 20-12/041989.

Бывает, что заказчик не подписывает акт приемки-передачи выполненных работ. В этом случае возможны два варианта. Когда работы выполнены, а заказчик не подписывает документы по непонятной причине, составляйте односторонний акт и признавайте доход на дату его подписания (п. 1, 3 ст. 271 НК). Если работы выполнены не полностью и заказчик обоснованно отказывается ставить свою подпись, доход не признавайте. Отразите такие работы как незавершенное производство (п. 1 ст. 319 НК).

Что заменяют универсальные документы

УПД представляет собой счет-фактуру, в который включены несколько дополнительных реквизитов. Наряду с реквизитами счета-фактуры УПД содержит в себе элементы:

товарной накладной;
товарного раздела товарно-транспортной накладной;
накладной на отпуск материалов на сторону;
акта о приеме-передаче объекта основных средств.

Перечень наиболее распространенных фактов хозяйственной жизни, в которых можно использовать УПД, есть в приложении 2 к письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96. Но этот перечень – не закрытый. УПД может выполнять функцию любого первичного учетного документа, который подтверждает факт передачи ценностей. Единственное исключение – первичные документы, к форме которых есть специальные требования, установленные законодательством. Разъяснения об этом есть в письме ФНС от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10623.

УКД представляет собой корректировочный счет-фактуру, форма которого дополнена реквизитами кредит-ноты или другого документа, подтверждающего согласие сторон на изменение стоимости или количества поставленных товаров (работ, услуг, имущественных прав). Если одновременно меняется стоимость или количество нескольких поставок, продавец вправе выставить покупателю единый корректировочный счет-фактуру.

В едином документе продавец объединяет показатели нескольких отдельных счетов-фактур, которые он выставлял покупателю раньше. Такой порядок предусмотрен абзацем 2 подпункта 13 пункта 5.2 статьи 169 НК. УКД со статусом 1 выполняет те же функции, что и корректировочный счет-фактура, поэтому этот порядок можно применять и при оформлении единых универсальных корректировочных документов, и при их регистрации в книге продаж и книге покупок.

По своему статусу УПД и УКД приравниваются к первичным учетным документам. Поэтому их формы должны быть утверждены руководителем организации и закреплены в учетной политике. Подробнее об этом см. Как организовать документооборот в бухгалтерии.

Отказ от составления счетов-фактур и переход на применение универсальных документов тоже целесообразно отразить в учетной политике. Если организация переходит на оформление универсальных документов в середине года, дополнения к учетной политике следует внести до начала очередного налогового периода по НДС.

Статус 1 означает, что продавец (исполнитель) одновременно использует УПД (УКД) и как первичный документ для оформления хозяйственных операций (например, вместо накладной), и как счет-фактуру (корректировочный счет-фактуру). То есть универсальный документ, полученный покупателем, служит основанием для изменения налоговой базы или вычета по НДС. Если применяете освобождение от НДС по статье 145 НК, также ставьте в УПД статус 1.

Использовать УПД отдельно только в качестве счета-фактуры нельзя. Например, если в подтверждение хозяйственной операции продавец составляет отдельную накладную, он не может использовать УПД, а должен выставить счет-фактуру по форме, утвержденной постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Об этом сказано в письме ФНС от 22.08.2018 № АС-4-15/16298.

Статус 2 означает, что УПД (УКД) применяется только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. Например, как накладная или как соглашение об изменении стоимости отгруженных товаров. В этих случаях продавцу придется составить отдельный счет-фактуру или корректировочный счет-фактуру. Если отражаете в УПД операции, которые не облагаются НДС по статье 149 НК, также ставьте в документе статус 2.

Впрочем, сам по себе статус 1 или 2 носит сугубо информационный характер. На самом же деле нужно смотреть, какие реквизиты в универсальных документах заполнены. Если, к примеру, в них пустует графа «Налоговая ставка» (графа 7), то покупатель не сможет предъявить к вычету НДС по такому УПД (УКД). Даже если в документе будет значиться статус 1. Дело в том, что налоговая ставка является обязательным реквизитом и первичного, и корректировочного счета-фактуры (п. 5, 5.2 ст. 169 НК). Без него счета-фактуры считаются заполненными неправильно, и возмещать НДС на основании таких универсальных документов нельзя.