Судебная практика
В настоящее время многие бывшие работники обращаются в суд за защитой своих прав, которые, как они считают, были нарушены руководителем при увольнении. Особенно если вопрос касается денежных выплат, которые не были своевременно и в нужном размере выданы на руки сотруднику. На практике встречаются даже и такие случаи, когда работодатели, осуществляя расчет с гражданином при сокращении штата, производили из его дохода удержания за отпуск, который был ранее использован. И это в итоге приводило к судебным разбирательствам и жалобам.
Приведем красочный пример из практики. Работник был уволен из организации по сокращению штата. Начальник с ним полностью рассчитался, но при выплате денежных средств произвел удержания за отпуск, который уже был использован гражданином в июне. Кроме этого, процедура увольнения по сокращению была нарушена работодателем в плане того, что он не предложил имеющиеся вакансии сотруднику. Но в то же время принимал на свободные должности других лиц, что запрещено делать при проведении мероприятий по увольнению по таким основаниям. Посчитав свои заработанные деньги и обнаружив нарушения трудового законодательства, бывший служащий обратился в судебный орган с заявлением о восстановлении на работе и оплате вынужденного прогула, который произошел по вине его начальника.
Рассмотрев все материалы дела, суд пришел к выводу: работодатель провел процедуру сокращения без соблюдения норм кодекса о труде. Кроме этого, он произвел с работником совершенно неверный расчет. Окончательного расчета при увольнении (2016 год) у него просто не получилось. Он грубо нарушил нормы кодекса о труде, в связи с чем гражданин был восстановлен на работе в своей должности, а работодатель выплатил ему моральный вред и компенсацию за использованный отпуск, которую ранее незаконно удержал. Именно поэтому руководителям при расчете с работниками нужно быть особенно внимательными и не допускать нарушений со своей стороны, чтобы потом не доказывать свою правоту в судебных органах.
Расчет отпускных
Предприятие, с которого увольняется работник, в обязательном порядке должно выплатить ему компенсацию за отпуск, который не был использован за весь период трудовой деятельности. В том случае, когда лицо не было в нем несколько лет, соответственно и сумма выплат производится за все это время. Если гражданин прекращает трудовые отношения с организацией по собственной инициативе, и период работы им полностью не закончен, то в этом случае из его зарплаты производятся удержания за использованный отпуск. При этом бухгалтерии придется рассчитать точное количество дней или месяцев работы лица.
Сумма отпускных при увольнении рассчитывается следующим образом:
- Берется количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска, например 28. После этого делится на количество месяцев в году, т. е. на 12. Затем полученное число (2.33) умножается на количество отработанных в рабочем периоде месяцев, например 4.
- Если 2.33 умножить на 4, получается 9.32 неиспользованных дней отпуска. Затем это число умножается на ежедневный заработок, например 900 рублей. Получается 8388 руб. Это те деньги, которые положены лицу в качестве компенсации за неиспользованный отпуск. С этой же суммы будет удержан НДФЛ — 13%.
Окончательный расчет с работником не должен быть задержан начальником. Его необходимо производить вовремя независимо от того, по какому из оснований, указанных в Трудовом кодексе, увольняется гражданин.
Оформление документов
Даже если претендент уже работал в компании, перечисленные выше документы всё равно он должен предоставить. Потому что сведения, фигурирующие в закрытом личном деле, могут быть неактуальными.
Претендент же мог жениться за то время, что не работал в компании, или поменять паспорт, родить ребёнка.
Отдельные личные документы бывшего сотрудника переоформляются с нюансами.
Табельный номер
При трудоустройстве каждому сотруднику присваивается табельный номер. Он
Сегодня бухгалтерские программы автоматически присваивают табельные номера новым работникам, кадровику лишь нужно узнать его, если он не работает в той же программе.
Но, можно оставить и прошлый номер, закреплённый за бывшим сотрудником, если это будет удобно кадровику и бухгалтерии.
Карточка Т-2
Учётная карточка заполняется по‑новой, так как в неё уже внесены сведения об отпусках, о трудовом договоре, который раньше действовал, и об увольнении. Кроме того, при увольнении карточка переносится в архив компании.
Личное дело
При повторном трудоустройстве заводится новое личное дело, того требует правовой акт — Правила работы архивов (пункт 3.6.18). Согласно норме этого пункта хранение личного дела в документах отдела кадров определяется периодом от даты трудоустройства до даты увольнения.
Отпуск
компенсируется отпуск
По норме статьи 121 Трудового кодекса на отпуск может рассчитывать сотрудник, проработавший в компании хотя бы полгода. А по правилу статьи 122 ТК очередной оплачиваемый отпуск положен сотруднику за каждый рабочий год.
Так как рабочий год начинается с даты заключения договора, то и отсчёт рабочих дней, дающих право на отпуск, начинается с этого же числа.
Пример окончательного расчета
Сотрудник, который завершает свои трудовые взаимоотношения с конкретной организацией, имеет право на получение заработанных денег и иных компенсаций, если основания увольнения позволяют это сделать. Рассмотрим следующий пример.
Работник Иванов увольняется с предприятия по собственному желанию. Естественно, что он не получает в данном случае выходное пособие и сохранение среднего заработка за третий месяц до момента трудоустройства. Но он имеет право на выплату заработанных денег за все время и компенсацию за отпуск. Окончательный расчет работника в этой ситуации будет производиться по форме Т-61. Это записка-расчет, заполняемая при прекращении трудовых отношений.
Иванов написал заявление в апреле и уволился 19 числа. Соответственно, ему должно быть насчитано и выдано вознаграждение за труд с 1 по 18 включительно. Если его средняя зарплата 20 000/ 22 рабочих дня (такое количество их в апреле), в итоге выходит сумма за день — 909.09 руб. Она умножается на число отработанных в месяце увольнения дней — 18. В итоге выходит сумма 16363.22 — зарплата Иванова за апрель. Кроме этого, организация сначала уплачивает с этих денег налог, а потом уже бухгалтеры выдают окончательный расчет гражданину.
Так как человек увольняется в апреле, а отпуск по графику у него только в июне, и он его не использовал, ему положена компенсация. Расчет происходит по следующему порядку:
Иванов отработал в этом году 3 месяца и 18 дней. Но подсчет пойдет за 4 полных. Округление до десятой и сотой части не делается, поэтому сумма высчитывается из 28 дней отпуска/12 месяцев в году =2.33 дня. После чего 2.33*4 (отработанные месяцы)=9.32 дней. А уже потом 9.32*909.9 (ежедневный заработок)=8480.26 (компенсация за отпуск).
Таким образом, окончательный расчет производится из всех положенных работнику сумм. Но в данном случае это только зарплата и денежная выплата за отпуск, потому что Иванов увольняется по собственной инициативе. Если бы он был сокращен или уволен в связи с ликвидацией, то получил бы еще и выходное пособие, которое также выплачивается со всеми денежными средствами (на основании статьи 140 ТК РФ).
Правила подсчета при прекращении трудового договора
Все выплаты, полагающиеся работнику, последний должен получить в конечный день своей трудовой деятельности на данном предприятии. В том случае, если руководитель не произвел окончательный расчет в указанное время, он понесет административную ответственность. При этом гражданин должен получить не только компенсирующие выплаты, но и саму зарплату за время работы.
За каждый день просрочки выплат руководитель уплачивает штраф в размере 1/300 ставки рефинансирования Центрального банка РФ. Кроме этого, если сумма окончательного расчета при выплате выходного пособия составит больше суммы трехкратного заработка работника, то с данного денежного довольствия должен будет уплачен НДФЛ в размере 13%. Налог также удерживается при выплате отпускных.
Как организовать учет выплат в пользу работников
Независимо от того, по какому тарифу вы платите страховые взносы — пониженному или общему, вам нужно отслеживать доход каждого сотрудника нарастающим итогом с начала года (п. 3 ст. 8 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, далее — Закон N 212-ФЗ). В 2014 г. предельная величина базы для начисления страховых взносов составляет 624 000 руб. Те, кто применяет пониженный тариф, после этой суммы взносы с дохода работника не платят (п. 4 ст. 8 Закона N 212-ФЗ). А работодатели, использующие общий тариф, с сумм, превышающих 624 000 руб., начисляют лишь взносы в ПФР на страховую часть пенсии по ставке 10% (п. 1 ст. 58.2 Закона N 212-ФЗ).
Напомним, что в базу по страховым взносам включаются все выплаты, начисленные работнику в рамках трудовых отношений с начала года по месяц, за который делается расчет (п. 1 ст. 8 Закона N 212-ФЗ). За исключением перечисленных в ст. 9 Закона N 212-ФЗ, они взносами не облагаются. Например, взносами не облагаются государственные пособия, компенсации, выплаченные согласно требованиям законодательства РФ, материальная помощь в пределах 4000 руб. в год на одного работника и др. Соответственно, такие выплаты не входят в базу для расчета страховых взносов.
Кроме того, базу по страховым взносам нужно определять в отношении каждого внебюджетного фонда отдельно. Поскольку она может различаться. Например, человека, работающего по трудовому договору, вы привлекли к работе еще и по договору подряда. На выплаты по такому договору взносы в ФСС РФ не начисляются (пп. 2 п. 3 ст. 9 Закона N 212-ФЗ). А значит, база по страховым взносам в разные фонды будет неодинакова.
Полезные советы. В каком документе целесообразно вести учет выплат каждому сотруднику
Работодатели должны вести учет начисленных выплат, а также сумм начисленных и уплаченных страховых взносов в отношении каждого сотрудника. Такое требование содержится в п. 6 ст. 15 Закона N 212-ФЗ. Как можно организовать этот учет, если у вас нет специальной программы по учету зарплаты? Давайте посмотрим.
Какого-либо конкретного документа для учета выплат и начисленных страховых взносов по каждому сотруднику законодательством не установлено. Однако чиновники разработали и рекомендовали в качестве унифицированного документа карточку индивидуального учета — ее форма приведена в совместном Письме ПФР и ФСС РФ от 26.01.2010 N АД-30-24/691 и от 14.01.2010 N 02-03-08/08-56П. Посмотреть и скачать образец можно на сайте электронного журнала «Упрощенка» e.26-2.ru
Обращаем ваше внимание: форма карточки рекомендованная. Поэтому вы можете использовать не ее, а документ, разработанный самостоятельно
Главное, чтобы он позволял отслеживать базу по страховым взносам и начисления в фонды по каждому сотруднику. Можно взять за основу рекомендованную карточку и дополнить ее либо, наоборот, что-то убрать.
Как правильно рассчитывать отпускные?
Ст. 121 ТК РФ гласит, что работодатель должен предоставлять своим сотрудникам отпуск в том случае, если он имеет достаточный для этого стаж. А в части 1 ст. 122 ТК РФ указывается, что право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеют все сотрудники предприятия. Чтобы правильно решить вопрос о предоставлении отпуска, работодатель должен исходить из того, был ли сотрудник уволен в рамках организации или нет. Возможны 2 распространенные ситуации.
В случае повторного приема
Иногда работники, уволившись, понимают, что не могут найти более достойное место. В связи с этим они и решают вернуться на старую работу. Такие действия могут быть связаны и с иными причинами. И тогда у работодателя возникает вопрос, а как правильно рассчитать отпуск такому сотруднику?
Необходимо помнить, что начало рабочего года для сотрудника не совпадает с календарным годом. Отсчет идет от момента трудоустройства. То есть, по истечению 1 года работы предоставляется полноценный отпуск. Если сотрудник хочет, он может выйти в отпуск, но не сразу, а через полгода.
Допустим, Воропаев работал в компании «Интегра» с 1 июля 2014 года. В 2018 году он уволился (4 февраля). Однако почти сразу же вернулся на работу – с 4 мая. При этом в других организациях он не работал. Когда он может пойти в отпуск? Отсчет нужно производить с момента последнего приема на работу, то есть с 4 мая. Следовательно, пойти в отпуск сотрудник сможет не раньше 4 ноября 2018 года.
Если фактически увольнения не было
Иногда работник переходит работать из одного структурного подразделения организации в другое. В этом случае заключается новый трудовой договор. Поэтому и отсчет трудового года начинается заново. То есть, если по сути увольнения и не было, то сотруднику придется отработать в новом подразделении полгода, и только потом пойти в отпуск.
Причем отпуск на предыдущем месте не теряется – работодатель при расторжении трудового договора должен компенсировать все не отгулянные дни отпуска, чтобы не нарушить трудовое законодательство.
Как правильно оформить?
Если работник уволился и снова принят на работу, стороны в обязательном порядке заключают новый трудовой договор. Исключение составляют ситуации, если:
- уволиться официально работник не успел и после решения вернуться обратно процедура увольнения была прекращена – но в этом случае и говорить о настоящем увольнении не приходится;
- работник перешел с одной должности компании на другую, но и тут говорить об увольнении не совсем верно, имеет место перевод на новую должность.
Во всех же остальных случаях работодатель не знает, нужно ли по новой собирать все документы, заводить новую личную карточку работника.
Сбор документов
Когда на работу принимают старого сотрудника, специалист кадрового отдела может решить, что запрашивать документы не нужно, так как все сведения уже имеются в наличии. Но такой шаг будет неверным. Архивные сведения могут устареть, а у работодателя должны находиться актуальные данные. Поэтому при приеме на работу у сотрудника нужно потребовать:
- паспорт;
- СНИЛС;
- военный билет;
- ИНН.
Документы копируются или сканируются, чтобы потом их можно прикрепить к личному делу сотрудника.
Получение субсидий
Многие россияне сегодня предпочитают пользоваться налоговыми вычетами, предоставляемыми государством. Чаще всего речь идет о вычетах за квартиру или детей. Даже если у работодателя есть полный пакет документов с прежнего раза, пользоваться ими он не должен, так как сведения о сотруднике могут устареть. Если изменения эти произошли не в момент работы, ответственность за использование недостоверных сведений будет лежать на работодателе.
Совсем иная ситуация, если работник не предоставляет актуальных сведений в период работы. Тогда ответственность за неправильные начисления взносов и прочих сумм несет уже он.
Поэтому при оформлении сотрудника на работу работодатель должен потребовать, чтобы вся информация была подтверждена работником документально.
Внутренние документы организации
Прием на работу всегда сопровождается присвоением сотруднику табельного номера. Он используется в зарплатных ведомостях и документах учета в качестве идентификатора того или иного лица. Поэтому устройство на работу обязательно предполагает установление табельного номера.
Другое дело, если сотрудник уже работал на предприятии и имел свой табельный номер. В этом случае работодатель поступает так:
- при увольнении сотрудника менее 2 лет назад ему может быть присвоен старый номер;
- если работник был уволен больше 2 лет, ему, как правило, присваивают новый номер.
Чем объясняется такое решение? Тем, что законодательство не рекомендует присваивать табельный номер уволенного сотрудника другому работнику в течение 2 лет.
Некоторые работодатели не считают необходимым заводить новую личную карточку Т-2 на работника, объясняя это тем, что все данные о нем уже собраны в старом документе. Такой вариант недопустим по нескольким причинам сразу:
- прием человека на работу обязательно сопровождается заполнением формы Т-2, а при его увольнении документ сдается в архив;
- карточка имеет графу со сведениями о заключенном трудовом договоре, а так как человек вновь принимается на работу, то и трудовой договор с ним оформляется новый с иной датой (последняя влияет на особенности исчисления трудового стажа);
- один из последних разделов содержит информацию об увольнении, при заключении нового договора эта графа должна быть пустой.
К сожалению, кадровому сотруднику придется оформить и новое личное дело. Такие рекомендации даны Коллегией Росархива. Поэтому просто использовать старое дело не получится – придется вносить информацию заново.
Стоит ли принимать во внимание доходы, начисленные другими работодателями
Вполне вероятно, что пока сотрудник у вас не работал, он трудился в другом месте и получал там вознаграждение от нового работодателя. Так вот выплаты, которые были в промежутке между работой в вашей компании, учитывать не нужно. Каждый из работодателей определяет базу по страховым взносам самостоятельно. Несмотря на то что узнать о доходах работника в другой организации не проблема, для вашей работы начисленные ему суммы значения не имеют. Поскольку каждый работодатель исчисляет взносы, только ориентируясь на собственные начисления. Эту позицию подтверждают специалисты Минздравсоцразвития России в Письме от 17.01.2011 N 76-19.
Пример. Расчет суммы страховых взносов за май 2014 г. для сотрудника, который был уволен, а затем снова принят на работу
О.А. Теплов работал в ООО «Статус» с начала 2014 г. Фирма применяет общий тариф страховых взносов. 3 марта 2014 г. сотрудник уволился и с 11 марта по 12 мая 2014 г. работал в ООО «Восход». А затем снова вернулся на работу в ООО «Статус» с 19 мая 2014 г.
Все начисления в пользу О.А. Теплова за 2014 г. представлены в таблице на следующей странице. Бухгалтер рассчитал сумму страховых взносов за О.А. Теплова, начисленную за май 2014 г., в следующих суммах:
- в ПФР — 20 112 руб. ;
- в ФСС РФ — 2651 руб. ;
- в ФФОМС — 4662 руб. .
Таблица
