О налоговом учете представительских расходов

Что нельзя считать представительскими расходами

Под представительские мероприятия нельзя замаскировать:

• расходы на проведение юбилеев компании или ИП;
• экскурсии и другие аналогичные развлечения;
• организацию отдыха или тимбилдинга;
• проведение диспансеризации или профилактику распространения болезней или вирусов;
• расходы на приобретение сувениров и памятных подарков;
• затраты на оформление виз для иностранных партнеров;
• траты на оформление помещений для проведения официального приема, приобретение цветов и украшений.

Однако в конкретной ситуации – если есть уверенность в необходимости таких затрат для проведения мероприятия – можно спорить.

ПРИМЕР 1

ПРИМЕР 2

Внутренняя документация

Представительские расходы оформляются следующими внутренними организационно-распорядительными документами, перечень которых приведен специалистами Минфина России в Письмах от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807 и от 14.11.2007 N 03-03-06/1/814:

• приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
• смета представительских расходов. В ней следует указать предполагаемую величину расходов с разбивкой по конкретным статьям расходов. Кроме того, необходимо определить лицо, которое будет отвечать за прием делегации и за все произведенные расходы;
• акт (отчет) об осуществлении представительских расходов. Этот документ должен быть подписан руководителем организации.

В отчете о представительских расходах, составленном конкретно по проведенным представительским мероприятиям, следует указать:

• цели проведения представительского мероприятия;
• дату и место проведения;
• результат проведенного мероприятия;
• программу мероприятия;
• состав приглашенной делегации;
• участников принимающей стороны;
• суммы фактически произведенных представительских расходов.

Об этом не раз напоминали налоговики (Письмо УФНС по г. Москве от 16.05.2006 N 20-12/41851, от 22.12.2006 N 21-11/113019@).

При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами (Письмо УФНС России по г. Москве от 16.05.2006 N 20-12/41851).

В том случае, если для подготовки к проведению представительских мероприятий организация выдавала наличные денежные средства под отчет, то подотчетное лицо составляет авансовый отчет по форме N АО-1. К авансовому отчету должны быть приложены подлинники соответствующих первичных документов: чеки ККМ и товарные чеки с подробной расшифровкой вида и количества товарно-материальных ценностей, счета из ресторана, накладные, счета-фактуры, торгово-закупочные акты и т.д.

Перечисленные выше документы (приказ, смета и акт) составляются под конкретное мероприятие. Поскольку унифицированные формы этих документов не утверждены, то организации придется их разработать самостоятельно.

При этом необходимо учитывать, что бухгалтерские документы должны содержать обязательные реквизиты, о которых идет речь в ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете в Российской Федерации».

Напомним эти реквизиты:

• название документа;
• дата составления;
• наименование организации, от которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

Если организация выполняет все требования официальных органов и запаслась всеми необходимыми документами, то у нее, скорее всего, не возникнут проблемы в случае проведения выездной проверки.

Если же в ходе проверки налоговики не признали в составе расходов затраты на представительские мероприятия из-за отсутствия организационно-распорядительной документации, то организация может обратиться в суд и таким образом избежать штрафных санкций.

По мнению арбитражных судей, отсутствие дополнительных документов, подтверждающих программу мероприятий, состав делегаций, списки участников, исполнительной сметы на каждую встречу и актов списания по каждому случаю приема, не является основанием для непризнания расходов на проведение представительских мероприятий (Постановления Федеральных арбитражных судов Северо-Западного округа от 14.08.2007 N А56-3739/2006, от 28.11.2005 N А42-7239/04-28, Уральского округа от 07.09.2005 N Ф09-3872/05-С7).

Учет представительских расходов: проводки

Далее рассмотрим, как отражать в налоговом и бухгалтерском учете представительские расходы, какие это счета и проводки.

ПР, которые понесены налогоплательщиком, в полном объеме учитывают на затратных счетах бухучета.

Особенность в том, что отражение ПР в налоговом учёте довольно строго регламентировано и составляет 4% от величины оплаты труда за год, включая начисления по договорам ГПХ. В бухучете таких ограничений нет: ПР принимают в полном объеме.

Итак, текущие ПР отражают на счете 26, 44 – в зависимости от вида деятельности, по которому они понесены. По кредиту счета затрат корреспондируют со счетами 60, 71, 76.

Пример: ООО «Столица» провела выездную деловую встречу с представителями АО «Регион». Программа встречи включала: экскурсию по городу, переговоры в бизнес-центре, деловой ужин в ресторане, проживание партнеров в гостинице, доставку гостей до аэропорта на следующий день.

Затраты составили соответственно:

• 3000,00 руб. (без НДС) – стоимость экскурсии;
• 10 000,00 руб. (в т. ч. НДС 20% – 1666,67 руб.) – аренда зала в бизнес-центре;
• 2000,00 руб. (без НДС) – буфетное обслуживание в бизнес-центре;
• 20 000,00 руб. (в т. ч. НДС 20% – 3333,33 руб.) – ужин;
• 4000,00 руб. (в т. ч. НДС 20% – 666,67 руб.) – расходы на гостиницу;
• 1000,00 руб. (без НДС) – трансфер.

Проводки будут такие:

Подтверждение представительских расходов документами

Документальное обоснование любой бухгалтерской записи – непреложное правило, которое соблюдается и для оформления представительских расходов. Но до их осуществления необходимо составить план проведения мероприятия, утвердить его распоряжением руководителя и сформировать смету расходов. По завершении мероприятия следует отразить реальные расходы в отчете по представительским тратам с приложением всей подтверждающей первичной документации (письмо Минфина РФ № 03-03-06/1/807 от 13.11.2007).

Для компаний, регулярно проводящих представительские мероприятия, целесообразно определить порядок их осуществления в локальном акте фирмы.

Порядок признания представительских расходов

В силу п. п. 5 и 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации» представительские расходы, связанные с приемом официальных делегаций других организаций, подлежат отражению в составе расходов по обычным видам деятельности.

Утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н.

Критерии для признания расхода для целей бухгалтерского учета определены в п. 16 ПБУ 10/99:

• расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;
• сумма расхода может быть определена;
• имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации.

Если в отношении любых расходов, осуществленных организацией, не исполнено хотя бы одно из названных условий, то в бухгалтерском учете организации признается дебиторская задолженность (абз. 5 п. 16 ПБУ 10/99).

Датой признания представительских расходов могут являться:

• дата утверждения руководителем организации авансового отчета лица, ответственного за проведение деловой встречи;
• дата подписания акта приема оказанных услуг (например, по транспортному обслуживанию);
• дата утверждения отчета о проведении официального приема или иного аналогичного мероприятия.

Указанные расходы признаются в полном объеме и в том отчетном периоде, к которому они относятся, независимо от их фактической оплаты (п. п. 9, 18 ПБУ 10/99).

Предприятия пищевой отрасли в соответствии с Планом счетов и Инструкцией по его применению могут отражать представительские расходы по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» с последующим списанием их на счет 20 «Основное производство» или сразу относить их на счет 90 «Продажи», субсчет «Себестоимость продаж». Согласно п. 20 ПБУ 10/99 организация вправе сама выбрать способ списания подобных расходов и закрепить в учетной политике для целей бухгалтерского учета.

Утверждены Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н.

В некоторых случаях представительские расходы могут быть отнесены на капитальные вложения, если они связаны с капитальным строительством, модернизацией, реконструкцией, приобретением основных средств или нематериальных активов. Минфин не возражает относительно отражения таких расходов по счету 08 «Вложения во внеоборотные активы» (см. Письмо от 05.09.2012 N 03-03-06/4/96). В последующем они будут учтены при формировании первоначальной стоимости основных средств или нематериальных активов.

Итак, в бухгалтерском учете организации представительские расходы в общем случае отражаются посредством следующих записей:

• Дебет 26 Кредит 71 (76) — учтены представительские расходы на основании авансового отчета лица, ответственного за проведение мероприятия (учтены расходы по счету обслуживающей организации, например транспортной компании);
• Дебет 19 Кредит 71 (76) — учтен «входной» НДС по представительским расходам;
• Дебет 20 (90) Кредит 26 — представительские расходы учтены в себестоимости товаров, работ, услуг (или в себестоимости продаж);
• Дебет 68 Кредит 19 — принят к вычету НДС.

Но это еще не все. Представительские расходы в бухгалтерском учете (в отличие от налогового учета) не нормируются и признаются в полном объеме . Это следует из абз. 2 п. 9 ПБУ 10/99.

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. В Письме Минфина России от 28.04.2014 N 03-03-06/1/19700 подчеркнуто, что при расчете норматива учитываются суммы начисленной (а не фактически выплаченной) заработной платы.

В связи с этим у организации может возникнуть необходимость применять ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» . Но это актуально лишь для крупного бизнеса. Субъекты малого предпринимательства вправе принять самостоятельное решение, применять или нет названный бухгалтерский стандарт (п. 2 ПБУ 18/02). В любом случае свой выбор организация должна отразить в учетной политике.

Утверждено Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н. Критерии отнесения хозяйствующего субъекта к малому (в том числе к микропредприятиям) и среднему бизнесу установлены положениями ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 N 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации».

Проводки по представительским расходам в бухучете

В бухучете подобные траты относят к расходам по основной деятельности и учитывают в размере фактических затрат, отражая их по дебету коммерческих/управленческих расходов. Представительские расходы 2018 — проводки:

Д/т 44, 26 К/т 60 — поставлены услуги;

Д/т 19 К/т 60 — начислен НДС.

Как правило, организацией подобных мероприятий занимается сотрудник фирмы. Обычной практикой является выдача ему под отчет суммы, которую рассчитывают исходя из масштабов планируемого мероприятия и возможностей компании:

Д/т 71 К/т 50,51 – выданы (перечислены) средства ответственному лицу на представительские расходы.

По факту произведенных трат он предъявляет бухгалтеру авансовый отчет, после проверки которого в учете фиксируется списание представительских расходов проводкой Д/т 26 К/т 71 на суммы понесенных затрат.

Если фирма для организации встреч (но не для передачи гостям в качестве сувениров) использовала собственные материальные ресурсы или продукцию, то такие траты сопровождаются проводкой Д/т 26,44 К/т 10,41,43.

Понятие и состав представительских расходов

Под представительскими расходами понимают расходы на обслуживание и официальные приемы представителей других организаций (действующих и потенциальны деловых партнеров). Целью проведения подобных мероприятий является проведения переговоров для установления и поддержания взаимного сотрудничества.

В бухгалтерском учете расходы могут быть отнесены к представительским, если:

• организацией был проведен официальный прием для представителей других компаний, в результате чего организацией были понесены расходы;
• предприятие понесло транспортные расходы в связи с организацией представительской встречи;
• в перечень расходов на проведение мероприятия включены затраты на буфетное обслуживание (шведский стол, выездной банкет и прочее);
• организацией была проведена официальная встреча с представителями иностранной компании, в связи с чем был нанят переводчик.

Важно знать, что при проведении официальных встреч организация не может компенсировать деловыми партнерами расходы, понесенные ими на проживание, оформление виз (для представителей компаний-нерезидентов), а также передавать в виде сувенира продукцию собственного производства