Учет представительских расходов: все официально

По следам финансового и налогового ведомств с учетом арбитражной практики Проведение официального приема

В Письме от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136 Минфин указал, что под эту категорию расходов подходят расходы на приобретение продуктов питания, в том числе спиртных напитков, для организации официального приема иностранной делегации, проводимого в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества.

Минфин и раньше давал добро в отношении алкоголя, отмечая, что эти расходы должны быть осуществлены в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров (сделок) (Письма от 19.11.2004 N 03-03-01-04/2/30, от 09.06.2004 N 03-02-05/1/49).

Определение. Обычай делового оборота — сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе (п. 1 ст. 5 ГК РФ).

Судьи в этом вопросе солидарны с Минфином. Так, ФАС ЗСО при принятии решения в пользу налогоплательщика учел мнение финансового ведомства, изложенное в Письме N 03-02-05/1/49, отметив, что данное Письмо, хотя и не является актом законодательства о налогах и сборах, вместе с тем издано в соответствии с п. 2 ст. 4 Налогового кодекса Российской Федерации (в редакции, действующей на момент его издания) (Постановление от 29.06.2005 N Ф04-1827/2005(12476-А27-33)). Более того, судьи ФАС СЗО в Постановлении от 31.05.2004 N А56-34683/03 указали, что затраты, связанные с приобретением алкогольной продукции, можно включать в состав представительских расходов, так как Налоговым кодексом не определен перечень продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходов.

Справедливости ради заметим, что мнение УМНС по Московской области, изложенное в Письме от 10.03.2004 N 04-27/03000, прямо противоположно: поскольку расходы по приобретению алкогольной продукции не предусмотрены исчерпывающим перечнем расходов на представительские цели, приведенным в п. 2 ст. 264 НК РФ, то такие затраты нельзя учитывать в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли. В то же время УМНС по г. Москве опирается в этом вопросе на мнение Минфина (Письмо от 27.09.2004 N 26-12/62972 «Об отнесении расходов на приобретение алкогольной продукции для официального приема к представительским расходам»).

С учетом вышеизложенного для обоснования расходов на алкогольную продукцию при проведении официального приема рекомендуем утвердить нормы расходов на алкогольную продукцию.

К сведению: если завтраки, обеды, ужины не носят официального характера, то их стоимость должны оплачивать представители делегаций, прибывших на переговоры, за счет суточных, выплачиваемых при командировании сотрудников, или собственных средств (Письмо Минфина России от 05.04.2005 N 03-03-01-04/1/157). Кроме того, не относятся к представительским расходам затраты по проведению неофициальной встречи (в кафе) с потенциальными партнерами (поставщиками), организованной сотрудником организации, находящимся в командировке в городе их проживания (Письмо УФНС по г. Москве от 16.05.2006 N 20-12/41851).

Чем подтверждать представительские расходы?

Представительские расходы признаются в налоговом учете на основании правильно оформленных первичных документов. Что это за документы? В Налоговом кодексе об этом ничего не сказано. 

Подтверждающие документы по мнению Минфина России в письме от 10.04.2014 № 03-03-Р3/16288:

• первичные документы, подтверждающие стоимость приобретенных товаров и услуг, использованных для представительских мероприятий, в частности те, которые прилагаются к авансовому отчету, если работник расплачивался наличными (договоры, счета, накладные, акты, счета-фактуры, чеки ККТ, товарные чеки, другие платежные документы);
• отчет (утвержденный руководителем) о проведенном представительском мероприятии и расходах на него. Не лишним будет указать его результаты. Это может быть, к примеру, или подписание протокола о намерениях заключить договор в будущем, или просто установление доверительных деловых отношений.

Шаг влево, шаг вправо…

Как указал ФАС ВВО в Постановлении от 15.03.2006 N А29-1822/2005а, Налоговый кодекс не содержит ограниченного перечня представительских расходов, поэтому при разрешении вопроса об относимости спорных расходов к указанной категории в первую очередь следует исходить из их экономической оправданности. Однако точка зрения представителей Минфина и ФНС России прямо противоположна: перечень представительских расходов, приведенный в п. 2 ст. 264 НК РФ, является исчерпывающим, следовательно, все, что в нем не зафиксировано, не относится к представительским расходам, учитываемым при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Исходя из этого контролирующие ведомства сделали вывод, что не являются представительскими расходами затраты:

• на приобретение сувениров для представителей других организаций, участвующих в переговорах (Письмо Минфина России N 03-03-04/4/136). Также не относятся к представительским расходам затраты, связанные с передачей продукции собственного производства в качестве сувенира действующим или потенциальным заказчикам (покупателям) (Письмо УМНС по г. Москве от 12.05.2003 N 26-12/25950 «О налоге на прибыль»). Однако если сувенирная продукция содержит символику налогоплательщика и вручается во время официального приема в соответствии с обычаями делового оборота представителям организаций-контрагентов, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, ее стоимость при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль может рассматриваться в качестве представительских расходов. Об этом сказано в Письмах УФНС по г. Москве от 26.08.2005 N 20-08/60490 «О разъяснении вопросов налогообложения», МНС России от 16.08.2004 N 02-5-10/51 «О порядке учета в целях исчисления налога на прибыль стоимости сувенирной продукции»;
• на приобретение цветов с целью оформления помещений организации для проведения официального приема лиц, участвующих в переговорах (Письмо УМНС по г. Москве от 22.01.2004 N 26-08/4777 «Об учете затрат на оформление помещений для проведения приема»). Мнение судей по данному вопросу противоречивое. Так, ФАС ВВО в Постановлении N А29-1822/2005а встал на сторону налоговой инспекции, отметив, что общество не доказало экономическую обоснованность расходов на приобретение цветов, использованных для украшения места проведения переговоров. В свою очередь, ФАС ЗСО признал обоснованными расходы организации, связанные с приобретением цветов, шоколадных конфет и отнесенные к расходам по организации встреч представителей других предприятий (Постановление от 11.05.2006 N Ф04-2610/2006(22165-А46-40) по делу N А-1700/05);
• на оплату аренды помещения, в котором организация проводит официальный прием (Письмо Минфина России от 12.03.2003 N 04-02-03/29);
• на оформление въездных виз для сотрудников иностранной компании (Письма УМНС по г. Москве от 13.02.2002 N 26-12/6751 «О включении в представительские расходы затрат на оформление въездных виз для сотрудников», Минфина России от 29.04.2000 N 04-02-05/11).

Основные блоки Положения об использовании денежных средств на представительские расходы

В Положении утверждают следующие важные моменты, которые помогают контролировать расходы на деловые мероприятия.

1. Порядок выделения и получения денежных средств на представительские расходы

Например, в некоторых случаях на такие цели выдают корпоративную банковскую карту, которую используют только для проведения представительских мероприятий. На данную карту можно ежемесячно (или по другому установленному графику) перечислять денежные средства в пределах определенного лимита, закрепленного в том же Положении.

Также определяют сроки и ответственных лиц за перечисление денежных средств на корпоративные представительские карты.

Расходование работниками компании денег на представительские цели происходит исключительно с корпоративных карт по безналичному расчету. В случае необходимости предварительного выделения денежных средств определенным работникам с целью проведения иных представительских мероприятий выдача денежных средств на такие расходы возможна на основании служебной записки, согласованной с руководителем компании.

2. Перечень должностей сотрудников, которым разрешено нести представительские расходы

Сотрудники, перечень которых утвержден в данном Положении, могут осуществлять расходы тоже по перечню. Например:

• на буфетное обслуживание в офисе (чай, кофе, вода и т. п. на переговоры в офисе компании);
• покупку и изготовление необходимых принадлежностей (бумаги, блокнотов, авторучек, раздаточных материалов для участников встречи и т. п.);
• проведение представительских мероприятий вне офиса (заказ завтраков или обедов в ресторане, аренда конференц-зала и т. п.).

3. Порядок подтверждения представительских расходов

В этом разделе определяют срок подготовки и передачи отчета по проведенному представительскому мероприятию. Также приводят перечень подтверждающих документов, которые должны быть подготовлены по каждой деловой встрече. В основном это документы, на которых настаивают налоговые органы:

• утвержденная Программа мероприятия (по форме согласно приложению к Положению);
• утвержденная смета расходов на представительские цели (форму тоже разрабатывают и прилагают);
• отчет о проведении деловой встречи (приема), круглого стола и т. п. (с формами в приложениях);
• авансовый отчет.

В Положении может быть указано, что к авансовому отчету прилагают первичные учетные (расчетные) документы, подтверждающие факт расходования денежных средств. Такими документами, в частности, являются:

• чеки и онлайн-чеки от контрагентов – с указанием количества, цены/стоимости приобретенных товаров (работ, услуг);
• иные подлинные первичные документы, подтверждающие произведенные затраты и содержащие все реквизиты, необходимые для принятия к налоговому учету.

При безналичных расчетах представляют расчетные документы на оплату услуг транспортных организаций, предприятий общественного питания, услуг переводчиков и другие необходимые документы.

Что такое «представительские расходы?»

Напомним, что представительские расходы нормируются в налоговом учете. Так, в текущем периоде можно признать не более 4% от начисленных расходов на оплату труда (перечисленных в ст. 255 НК РФ) за текущий период (п. 2 ст. 264, п. 4 ст. 272 НК РФ). Причем и сумму представительских расходов, и сумму расходов на оплату труда при нормировании нужно определять нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274, ст. 315 НК РФ).

Учтите также, что принять к вычету «входной» НДС можно только по тем представительским расходам, которые учтены в пределах норматива в «прибыльном» учете. Так что сумму вычитаемого НДС также надо пересчитать по итогам года. Оставшуюся часть «входного» НДС, к сожалению, не удастся признать даже в качестве налоговых расходов (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 170, ст. 270 НК РФ).