Учет представительских расходов: все официально

Часто задаваемые вопросы

Вопрос №1 Что представляю собой представительские расходы?

Ответ: Под представительскими расходами следует понимать расходы, которые связаны с официальным приемом, сопровождение и сервисом для представителей других учреждений, которые участвуют в переговорах, для дальнейшего сотрудничества, а так же участников, которые присутствуют на заседании руководящего органа.

Вопрос №2 Какие расходы считаются представительскими?

Ответ: К представительским расходам относятся расходы, которые связаны с проведением делового приема, это могут быть завтраки, обеды и т.д., так же транспортные расходы, которые связаны с доставкой представителей до места проведения мероприятия и обратно, буфетное обслуживание представителей во время проведения мероприятий и т.п.

Вопрос №3 Какие документы должны оформляться при списании представительских расходах?

Ответ: Для корректного отражения представительских расходов необходимо изначально составить приказ, в котором будут отражены все сведения о проводимых мероприятиях, дата, место, список присутствующих. Так же документально фиксируется и программа проводимых мероприятий, составляется обязательно смета мероприятия, затем отчет о проведенном мероприятии, после этого ответственный сотрудник должен составить акт списания обязательно подписать его у директора предприятия и у главного бухгалтера, а так же приложить к акту подтверждающие документы. Этими документами могут быть чеки, акты сверки выполненных работ, услуг, счета – фактуры и т. Д.

Вопрос №4 Кто несет ответственность за составления акта списания представительских расходов?

Ответ: Ответственное лицо, которое будет отвечать за правильность составления, отражения итоговых и обоснованности данных расходов назначается приказом о проведении официального мероприятия.

Вопрос №5 Какую цель хочет получить предприятие от списания представительских расходов?

Ответ: На предприятии когда проводиться официальное мероприятие, на котором могут быть заключены договора или определенные документы, всегда выделяются средства на представительские расходы. Данные расходы при отражении налоговом учете уменьшают налоговую базу предприятия. Но для того, что бы контролирующие службы не смогли выставить штрафы, пени ил санкции, то необходимо правильно отражать их и составлять соответствующие документы.

Как правильно оформить представительские расходы

Минфин и ФНС России неоднократно давали пояснения по перечню документов, которыми можно оформить и подтвердить расходы на представительское мероприятие.

Подтверждающим документом также может быть программа встречи. Программу готовят в соответствии с текстом приказа о проведении бизнес-мероприятия или выносят в отдельное к нему приложение.

В любом случае, в приказе или программе должно быть указано:

• • • наименования компаний – участников встречи;
    • Ф.И.О. и должность лица, ответственного за проведение мероприятия;
    • количество представителей от принимающей компании;
    • количество участников от компаний-участников;
    • дата проведения встречи;
    • место проведения встречи;
    • наименование планируемых к проведению мероприятий с указанием планового времени проведения;
    • источник финансирования.

К приказу может быть приложена смета либо её утверждают отдельно. В смете указывают количество участников, статьи расходов на мероприятие и общую сумму расходов. Смету утверждает руководитель компании.

Ознакомиться со сметой вы можете в нашей статье “Смета представительских расходов: зачем нужна и как составить“.

В подтверждающем документе – отчете о проведении деловой встречи – подводят итоги состоявшегося мероприятия. Указывают, какие вопросы обсудили, о чем стороны договорились, каких целей достигли.

В акте на списание расходов по представительскому мероприятию члены специально утвержденной комиссии делают вывод об обоснованности расходов и подводят итоги по принятию расходов к учету.

Изучить полезный материал о данном документе вы можете здесь: “Как списать представительские расходы: образец акта“.

Понятие представительских расходов

Для отнесения тех или иных затрат к представительским расходам необходимо определиться с самим понятием. Если обратиться к положениям подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ, то станет ясно, что представительскими расходами являются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием лиц:

• представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
• участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

А вот само место проведения представительских мероприятий значения не имеет

Это важно уяснить, так как в деловой практике распространено проведение представительских встреч как в формальной, так и в неформальной обстановке за пределами офиса

Само понятие официального приема установлено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Таковым признается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций, а также официальных лиц вашей организации, участвующих в переговорах (либо на заседании руководящего органа компании).

Здесь же приведено, что под обслуживанием понимается:

• транспортное обеспечение доставки участвующих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Таким образом, мы определились с перечнем представительских расходов, который также нашел отражение в письмах Минфина России от 09.10.2012 № 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796.

Обратите внимание:

• указанный перечень является закрытым и расширительному толкованию не подлежит (упомянутые выше письма Минфина России и письмо ФНС России от 18.04.2007 № 04-1-02/306@);
• финансовое ведомство требует документально доказать необходимость каждого конкретного мероприятия для целей получения прибыли, чтобы расходы на него можно было признать представительскими (т.е. не списывать их за счет чистой прибыли).

Что собой представляют представительские расходы

Представительские расходы – это расходы, которые связаны с официальным приемом, сопровождение и сервисом для представителей других учреждений, которые участвуют в переговорах, для дальнейшего сотрудничества, а так же участников, которые присутствуют на заседании руководящего органа.

Какие расходы относятся к представительским, а какие не относятся, представим в виде таблицы:

Расходы, которые относятся к представительским расходам

Затраты, которые связаны с проведением делового приема, например завтрак, обед и т.д
Затраты на транспорт, который осуществляет доставку представителей к месту проведения переговоров и обратно
Буфетное обслуживание представителей во время проведения переговоров
Оплата услуг перевозчика, которые не находятся в штате предприятия, который перевозит представителей на протяжении всего времени проведения мероприятия

Во время переговоров стороны обмениваются сувенирной продукцией с символикой предприятия, например ручки, блокноты, календари и т.д., так вот расходы на данный вид продукции не включаются в представительские расходы

Представительские в командировке

Бывают ситуации, когда руководитель компании в командировке и ему надо провести переговоры с партнером. Так вот: представительские расходы можно нести не только по месту нахождения компании, но и в командировке, в т. ч. за пределами РФ.

Комплект документов по представительскому мероприятию такой же, как и в общем случае. Единственное, что бухгалтеру нужно сделать при зарубежных представительских – это перевести в рубли по курсу на дату принятия авансового отчета расходы в иностранной валюте. Можно использовать предлагаемую нами форму расчета представительских расходов в excel или разработать свою.

Пример расчета нормы представительских расходов

Для того, чтобы было понятно, как считают норму по расходам на представительские цели, приведем пример.

АО «Метель» в I квартале 2019 года провела несколько деловых встреч с партнерами по бизнесу. Расходы на эти цели составили 96 000 руб. (в т. ч. НДС 20% – 16 000 руб.). Расходы на оплату труда и выплаты по договорам ГПХ за I квартал 2019 года составили 1 600 000 руб.

Во II квартале 2019 года на представительские цели было потрачено 24 000 руб. (в т. ч. НДС 20% – 4000 руб.). Затраты на оплату труда за полугодие 2019 года составили 3 000 000 руб.

При расчете налогооблагаемой базы по прибыли за I квартал 2019 года для целей налогообложения можно учесть только часть представительских расходов в размере 64 000 руб. (1 600 000 руб. x 4%).

В расчете налога на прибыль за полугодие 2019 года предельная величина представительских расходов АО «Метель» составила 120 000 руб. (3 000 000 руб. x 4%). То есть при уплате налога на прибыль за полугодие можно учесть всю сумму представительских расходов в размере 100 000 рублей. (96 000 – 16 000 (НДС) + 24 000 – 4 000 (НДС)).

Списание представительских расходов: основные документы

Подтверждение и экономическое обоснование ПР в целях их списания может осуществляться посредством самого широкого спектра документов. Их комплект, формируемый бухгалтерией в целях обоснования списания представительских расходов, может быть представлен:

• отчетом по ПР, а также дополняющей его первичкой (данные документы рекомендованы к применению в письме Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288);
• актом на ПР (письма Минфина от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675, от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26);
• приказом руководителя об осуществлении ПР, сметой по данным расходам (письмо Минфина от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807);
• любым первичным документом, соответствующим требованиям п. 2 ст. 9 Закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (письмо ФНС РФ от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852)
• программой представительского мероприятия (письмо ФНС РФ от 12.04.2007 № 20-12/034115).

Рассматривая указанные выше правовые акты с точки зрения их юридической силы, а также новизны, можно прийти к выводу, что ПР могут быть подтверждены (с точки зрения признания их обоснованности) только:

• посредством отчета;
• первички, дополняющей данный отчет.

Вместе с тем многие фирмы предпочитают формировать полный комплект из перечисленных выше документов (то есть когда-либо рекомендованных), что подтверждают совершение ПР.

Данное предпочтение может быть обусловлено:

• строгими нормами внутрикорпоративной отчетности (предполагающими наличие у менеджмента инструментов эффективного контроля над расходами — включая представительские);
• стремлением фирм дополнительно обосновать как раз таки экономическую целесообразность ПР — как необходимое условие возможности их применения в целях оптимизации налогообложения.

В частности, многие фирмы предпочитают подтверждать факт списания ПР посредством оформления отдельного локального нормативного документа — акта о списании соответствующих расходов.

Рассмотрим особенности его применения и составления подробнее.

Документальное оформление 2019

Чтобы подтвердить представительские расходы, оформление документов первичного учета необходимо для налогообложения. Туда входят все накладные и акты. Кроме этого, следует составлять отчет о прошедшем мероприятии, который утверждает руководитель компании. В отчете прописывают следующие пункты:

1. Место и дата проведения мероприятия.
2. Программа, согласно которой мероприятие было проведено.
3. Полный состав участников со стороны принимающих и приглашенных.
4. Величина затрат на проведение события.

Проводя оформление представительских расходов, в документе необходимо указывать, были ли заключены в процессе какие-либо сделки с партнерами. Такой документ послужит подтверждением того факта, что все затраты были сопряжены с организацией представительского раута.

Перед тем как как оформить представительские расходы, состоящие из вышеперечисленных отчетов, желательно позаботиться о двух дополнительных документах:

1. Приказе на проведение представительского мероприятия, подписанном руководителем. В нем должны ясно отражаться цель события, которое вызвало подобные затраты, а также перечень сотрудников компании, которые будут принимать в нем участие.
2. Смете расходов, подтвержденной личной подписью руководителя.

Представленные образцы демонстрируют, как правильно оформить представительские расходы. Их можно использовать на любом предприятии РФ.