Можно снимать наличку по корпкарте?
Если снимаете деньги по карте, в банке операция отразится так — выдача денежных средств под отчёт. Это значит, что покупки на снятые деньги также нужно подтвердить документами и авансовым отчётом. Это касается только компаний.
Индивидуальным предпринимателям не нужно отчитываться за снятие наличных и возвращать непотраченные деньги обратно на счёт. Их сумма будет отражена как вывод личных средств ИП. Но это не распространяется на сотрудников, работающих у ИП.
Сколько можно снимать наличных, чтобы не попасть под подозрения банка?
Считается, что до 600 тысяч рублей за 1 раз — безопасная сумма. Когда снимаете больше, подключается финансовый мониторинг банка. Если финмониторинг заподозрит что-то неладное, могут заблокировать счёт до тех пор, пока банк не убедится, что всё хорошо. Будут запрашивать документы и могут даже настаивать на личном присутствии.
Как учесть в налоговом учете оплату с карты
Деньги, которые бухгалтер перечисляет на карты сотрудникам подотчет или на корпоративную карту, остаются деньгами компании. При получении оправдательной документации, подтверждающей правомерность учета таких расходов, бухгалтер учитывает затраты для уменьшения налогооблагаемой базы. НДФЛ в этом случае не начисляется, так как сотрудник не получает экономической выгоды, такие суммы, при зачислении на карту сотруднику, представляются задолженностью работника перед компанией. После предоставления чеков, бланков, квитанций, подтверждающих расходы в пользу компании, расходы распределяются в затратах компании бухгалтером в соответствии со статьей расхода. Если сотрудник не предоставил необходимых подтверждений того, что деньги были потрачены в интересах компании, подотчетная сумма вычитается бухгалтером из заработной платы сотрудника с начислением на нее НДФЛ 13 процентов. Так как такие суммы принимаются в качестве экономической выгоды работника. Например, при принятой в компании практики оплаты работникам мобильной связи за счет компании, сотрудник пополнил связь со своей банковской карты (проводки в бухгалтерском учете отражают расход на нужды компании и возмещение затрат работнику). Такую оплату бухгалтер учитывает, как расходы компании. Если же работник пополнил счет личного телефона, а политикой компании не предусмотрена компенсация мобильной связи, то эти расходы не будут учтены, как затраты компании.
Оплата банковской картой лица, не являющегося сотрудником предприятия
Законом допустим также вариант, когда сотрудником производится за товар или услугу оплата картой лица, не работающего в организации. В этом случае к заявлению сотрудника на возмещение затрат прикладывается уведомление от лица, на чье имя оформлена карта, с которой осуществлялся платеж. В этом уведомлении владелец карты поясняет, что не возражал против оплаты товара или услуги принадлежащей ему картой. Если платеж произведен с банковской карты супруги или супруга, работающего на предприятии сотрудника, осуществившего платеж, заявление с подтверждением согласия не потребуется.
А вносить деньги на счёт?
Вносить деньги на счёт можно только в трёх случаях:
- делаете займ компании;
- возвращаете средства;
- вносите выручку от реализации вашей продукции или услуг.
Для компаний на каждое внесение денег должен быть документ. На возврат подотчётных средств — это авансовый отчёт, где отражено, что выданные деньги от компании не использовались в полной объеме. Для внесения займа подтверждающим документом будет договор займа, в котором указаны сумма, дата внесения и срок возврата. Если розничная выручка — бухгалтер формирует расходно-кассовый ордер.
Для ИП тоже нужно документально подтверждать внесение денег по корпоративной карте, кроме взноса личных средств. Взнос личных средств ИП налогами не облагается.
Чтобы не запутаться, заранее сообщайте бухгалтеру о каждом пополнении счёта через корпкарту, потому что любой такой взнос в банке отражается без комментария, а в учёте каждая ситуация отражается по-разному.
Запомните: если хочется что-то странное купить по корпкарте — спросите бухгалтера, сохраните чек и возьмите закрывающие документы. Или жмите зелёную кнопку «Подключиться» и присоединяйтесь к Кнопке: наши бухгалтеры сами напоминают о недостающих документах, безопасно снижают налоги и рассказывают риски.
—
Подсказала Балашова Елена — бухгалтер в Кнопке.
Рассказала всем Шиляева Марина — маркетолог.
Все статьи мы анонсируем в Телеграме. Ещё там найдёте новости, советы и лайфхаки для предпринимателей. Присоединяйтесь 
Только в рублях или можно в валюте?
Карточный счет может быть как рублевым, так и валютным. В первом случае (при использовании «рублевой» корпоративной карты) валютный счет можно не открывать, при этом сотрудники могут применять данную карту и за пределами РФ, банк просто будет конвертировать необходимую сумму.
Если сотруднику, командированному на территорию иностранного государства, денежные средства на командировочные расходы перечисляются на банковскую карту в рублях, он снимает их и самостоятельно приобретает на них валюту, величину командировочных расходов следует определять исходя из истраченной суммы в валюте, а также исходя из первичных документов на покупку валюты по курсу обмена (Письмо Минфина России от 15.06.2011 N 03-03-06/1/347). Если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа, следует применять курс Банка России, действовавший на дату утверждения авансового отчета (Письма Минфина России от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193, ФНС России от 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408).
Если денежные средства выдаются в иностранной валюте — это не нарушение валютного законодательства: выдача юридическим лицом — резидентом сотруднику, направляемому в служебную командировку за пределы РФ, наличных денежных средств в иностранной валюте на командировочные расходы разрешена Законом о валютном регулировании и валютном контроле и не ограничена требованиями об использовании специального счета и о резервировании, она не может быть отнесена к категории незаконных валютных операций (Постановление Президиума ВАС РФ от 18.03.2008 N 10840/07).
Федеральный закон от 10.12.2003 N 173-ФЗ.
При этом необходимо помнить, что, если организация открыла валютную корпоративную карту, остатки иностранной валюты на ней нужно переоценивать (п. 13 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ). Возникающие курсовые разницы отражаются записью:
- Дебет 55 Кредит 91-1 — сумма положительной курсовой разницы;
- Дебет 91-2 Кредит 55 — сумма отрицательной курсовой разницы.
Утверждено Приказом Минфина России от 27.11.2006 N 154н.
Можно ли перечислить денежные средства командированному лицу на зарплатную карту?
Минфин не запрещает перечисление денежных средств командированному лицу на зарплатную карту (Письмо от 29.12.2011 N 14-01-07/1396-1966). Более того, он рекомендовал минимизировать наличное денежное обращение путем ведения безналичных расчетов с подотчетными лицами с применением банковских карт работников (Письмо от 05.10.2012 N 14-03-03/728). А совместным Письмом Минфина России N 02-03-10/37209, Федерального казначейства N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 сообщили, что считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц — сотрудников организаций, открытые в рамках «зарплатных» проектов, в целях оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов. Ранее Федеральное казначейство в Письме от 26.07.2011 N 42-7.4-05/5.2-500 также поясняло, что нет правовых оснований для отказа в перечислении командировочных расходов на банковские счета работников, открытые для совершения операций с использованием зарплатных карт.
Однако, перечисляя денежные средства командированному сотруднику под отчет на такую карту, нужно тщательным образом оформить все первичные документы: целесообразно, чтобы сотрудник написал заявление с просьбой перечислить ему денежные средства, а руководитель издал приказ о перечислении средств под отчет на зарплатную карту. Ну а после возвращения из командировки сотрудник должен отчитаться за полученные средства, иначе организации не избежать спора с налоговиками, которые могут доначислить НДФЛ с указанных сумм. Отметим, что прецеденты такие есть. Так, в Постановлении ФАС СЗО от 11.02.2008 по делу N А52-174/2007 судьи вынесли решение в пользу работодателя, так как в платежных поручениях отсутствует указание на перечисление спорных средств на банковскую карточку сотрудника в качестве зарплаты, а согласно приказу руководителя, товарным накладным на приобретение материалов и товаров и чекам ККТ средства были выданы для хозяйственных нужд под отчет.
Таким образом, допускается перечисление средств на административно-хозяйственные расходы сотрудникам организации с расчетного счета на зарплатную карту подотчетного лица. Во избежание налоговых рисков должны соблюдаться следующие условия:
- в платежном поручении должно быть указано, что перечисляемые суммы являются подотчетными средствами;
- в наличии должен быть авансовый отчет работника, подтверждающий произведенные расходы.
Расчеты с помощью корпоративной карты
Предприятие может открыть одну или несколько корпоративных карт. Карта выдается подотчетному лицу на основании заявления, в котором сотрудник просит выдать карту на приобретение материалов, оплату работу или услуг. Например, такую карту целесообразно открыть начальнику гаража, который самостоятельно закупает запчасти и оплачивает периодические ремонты автотранспорта.
Порядок использования карт лучше закрепить в приказе, в котором прописать и периодичность отчета сотрудника за потраченные деньги.
На карту деньги зачисляются на основании одобренного заявления работника или приказа руководителя организации.
В бухгалтерском учете средства в подотчет ставятся только в момент снятия денег с карты или оплаты товаров (услуг). Отследить операции оплаты или обналичивания денег можно с помощью банковской выписки.
Так как карточка — это платежное средство, ее можно учитывать в составе денежных документов на счете 50-3:
При увольнении работника, смене должностных обязанностей, в случаях, когда необходимость использовать карту исчезает, нужно сделать проводку:
Операции по карте учитываются на счете 55, субсчет «Специальный карточный счет»:
