Кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции 2020 для ип

Необходимая литература

Для того чтобы, быстрее провести обучение делопроизводству и применить знания на практике, специалисты рекомендуют обратить внимание на следующие печатные издания:

журнал под названием «Кадровик-практик», изучение которого будет не только полезным, но и интересным тем людям, которые много времени на работе посвящают именно этой отрасли;
книга «Заработная плата. Практическое руководство бухгалтера» написанная Г.Ю. Касьяновой станет удачным пособием для новичков, которые еще не успели набраться опыта на пути к профессиональному росту;
«Типовые ошибки кадрового делопроизводства» (автор Касьянов М.Ю.) расскажет об ошибках в работе с персоналом и будет полезна не только опытным работникам этой сферы, но и начинающим сотрудникам, а также руководителям организаций;
«Сложные вопросы расчетов по оплате труда» автора Гейц И.В. будет полезной для тех, кто интересуется различными видами расчетов в этой сфере, начислением отпускных или других видов выплат, и особенно для тех, кто любит наглядные примеры и решения сложных производственных задач;
журнал «Кадровое дело» рекомендуется для прочтения опытным пользователям программ и работающим в этой сфере людям без значительного опыта и практических навыков;
в электронном журнале «Все для кадровика» освещаются наиболее задаваемые вопросы со стороны сотрудников отдела персонала и появляются все нововведения в области это сферы.

Организационные кадровые документы

Информационно-справочные документы используют как для передачи информации от одного адресата к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных, эти документы могут не требовать исполнения. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов. Информационно-справочные документы подразделяют на три группы.

Распорядительные кадровые документы

Государственные и муниципальные организации и учреждения ведут кадровый документооборот с использованием унифицированных форм, утвержденных приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н и актами иных органов федеральной исполнительной власти. Для оформления распорядительных документов коммерческая организация также может пользоваться унифицированными формами, но, при необходимости, организация сама может разработать собственные формы.

1. учет сформированных трудовых договоров, административных распоряжений и приказов;
2. персонифицированный учет штатных единиц;
3. грамотное ведение личных дел, личных карточек (ф. Т-2), трудовых книжек, больничных листов, дополнительной документации (справок о трудоустройстве; заверенных дубликатов трудовых книжек) в разрезе соответствующих законодательных норм;
4. учет и контроль рабочего времени, а также времени, отведенного сотрудникам на отпуск;

Для тех, у кого нет на это времени, есть альтернативный вариант – передать бухгалтерию и кадры на аутсорсинг. Чтобы создать документальную базу с нуля и навести порядок в бумагах, нужно выполнить всего 10 шагов.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2020

Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.

> > Налог-налог 19 апреля 2020 25753 Кадровый учет и делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2020 года теперь доступны и нашим читателям. Организация кадрового документооборота на предприятии с марта 2014 года регламентируется новым ГОСТом, которому должны следовать все кадровики. Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд.

Штатное расписание и отпуска

Штатное расписание, включая штатную расстановку являются организационно — распорядительными документами, в которых отражена структура, штатный состав и численность, перечень профессий и должностей, с указанием тарифов (окладов), а так же возможных надбавок.

Статья 46 Федерального закона № 79-ФЗ определяет порядок предоставления отпусков на гражданской службе. Установлено, что отпуск для государственных служащих состоит из ежегодного оплачиваемого отпуска, в количестве 30 календарных дней и дополнительных оплачиваемых отпусков, в том числе за выслугу лет.

Предоставление отпуска осуществляется ежегодно, в порядке, установленном графиком отпусков. Утверждение графика отпусков происходит  представителем нанимателя в срок не позднее двух недель до начала нового года. При подготовке графика может быть использована унифицированная форма №Т-7, а может быть лично разработанная.  

Ответственность за отсутствие

Руководствуясь статьей 22 Трудового кодекса, работодатели обязаны соблюдать законодательство о труде и иные нормативно — правовые акты, содержащие нормы трудового права. Случаи отсутствия обязательной кадровой документации, предписанной трудовым законодательством, либо несоблюдения требований по ее ведению, относятся к нарушению норм права и караются привлечением к административной ответственности (часть первая статья 5.27 КоАП РФ).

Наказание за нарушение законодательства о труде:

• должностные лица — предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей;
• индивидуальные предприниматели — штраф от 1000 до 5000 рублей;
• организации — штраф от 30000 до 50000 рублей.

Этапы организации с нуля

При формировании кадровой деятельности:

1. в первую очередь потребуется изучить законодательную базу, регулирующую и регламентирующую гражданскую службу;
2. далее следует этап разработки и утверждения локально — номативных актов;
3. следом потребуется формирование документации, обязательной для кадрового делопроизводства, в соответствии с законодательными нормами, установленными для госслужбы;
4. завершающим этапом перед началом трудовой деятельности, связанной работой по движению персонала, будет являться подготовка документации к использованию, а именно каждый локально — нормативный акт и журнал учета, требуется пронумеровать, прошить, заверить подписью и скрепить печатью.

Нумерация приказов

Действующее законодательство не устанавливает определенного порядка нумерации кадровой документации. Исходя из этого, лица ответственные за кадровый учет, вправе самостоятельно определять по каким критериям и как нумеровать приказы.

Ведение нумерации позволит:

• систематизировать систему хранения;
• оптимизировать процесс поиска документа;
• оперативно и качественно подготовить документы к архивации.

Приказы по кадровой деятельности имеют необходимость раздельного хранения. К примеру, приказы по личному составу, изданные до 2003 года, требуют хранения  на протяжении 75 лет, с 2003 года – в течение 50 лет, а приказы на отпуска и командировки всего лишь 5 лет.

Нумерация ведется в хронологическом порядке, начиная с первой цифры. Каждое 1 января регистрация приказов обнуляется и начинается заново. Исключением являются образовательные учреждения, там нумерация возобновляется 1 сентября, вместе с началом учебного года. 

Инструкции по оформлению для ООО

Схема действий для Обществ с ограниченной ответственностью достаточно схожа с порядком формирования кадрового делопроизводства на государственной службе. Главным критерием является точное соответствие нормам трудового законодательства и соблюдение прав и свобод граждан.

При формировании кадрового документооборота в ООО потребуется:

1. ознакомление с учредительной документацией организации. Все сведения в кадровых документах должны строго соответствовать основной документации предприятия;
2. изучение законодательной базы в области трудовых отношений, специальной литературы по управлению персоналом и кадровому делопроизводству;
3. определение перечня документов, которые будут применяться в кадровой работе;
4. разработка локально — нормативных актов и штатного расписания;
5. разработка формы трудового договора, приказов, журналов регистрации, графиков работы, графиков отпусков и прочей документации;
6. оформление руководителя организации, если предприятие создается с нуля;
7. определение в приказном порядке ответственного лица за учет и ведение трудовых книжек, создание книги для их учета;
8. непосредственно само трудоустройство, включающее оформление документов: трудовой договор, приказ о приеме на работу, личная карточка, договор о материальной ответственности, должностная инструкция, ознакомление со всеми внутренними документами предприятия, которые регламентируют трудовую деятельность.

Автоматизация в делопроизводстве

Кадровое делопроизводство со временем становится все сложнее, а компании все больше. Поэтому выходом из такой ситуации служит автоматизация в отделе кадров. На сегодняшний день практически в каждой организации вопросы по кадрам решают с помощью автоматических устройств.

Налаживание процесса автоматизации должно проходить в несколько этапов:

• Первый этап состоит в постановке цели для автоматизации. Чаще всего это налаженная работа и эффективность установленной системы.
• После определения эффективности, нужно заняться внедрением системы, то есть созданием автоматической базы.
• Далее необходимо обучить сотрудников работать на предоставленном оборудовании.
• Введение в систему данных из всех документов организации является основным этапом. В это время нужно создать шаблоны по отчетам.

Для корректного кадрового делопроизводства потребуются следующие программы:

1. предсистемы, то есть программы обеспечивающие учет;
2. HRM-системы. Это система решающая проблему с автоматизацией кадров. Это система хранящая информацию на каждого из работников;
3. WFM-система. У этих программ больше функций по сравнению с обычными программами для автоматизации;
4. HCM-системы решающие вопросы не только по количественному показателю персонала, но и по качественному. Такие программы улучшают работу крупных фирм, примерно на 15 процентов.

Конечно, можно отказаться от новых технологий и осуществлять проведение работ по старым способам. Однако прогресс не стоит на месте, и в дальнейшем может оказаться так, что из-за неправильного автоматического оснащения может произойти нарушение документооборота, которое может повлечь за собой штраф.

Как организовать кадровый учет в только что созданной компании – смотрите в видео-семинаре:

Кадровое делопроизводство для ип с нуля пошаговые инструкции

Помимо ЛНА, существует также документы, наличие которых рекомендуется, а не регламентируется – коллдоговор, учетные журналы (например, распоряжений администрации), положения (о выплате премий), должностные инструкции. Некоторые из них унифицированы, другие – нет. При самостоятельном формировании вторых нерегламентированных бланком следует помнить о следующих обязательных реквизитах:

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2020

Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

Кадровый учет и делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции года теперь доступны и нашим читателям. Организация кадрового документооборота на предприятии с марта года регламентируется новым ГОСТом, которому должны следовать все кадровики. Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства. Инструкция по кадровому делопроизводству — скачать или разработать самостоятельно? Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству. Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось?

Прошивка, пломба. Успейте заказать по старым ценам! Наша политика в отношении обработки персональных данных. Запомнить меня Регистрация Забыли свой пароль? Войти как пользователь. Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:.

Что включает в себя кадровое делопроизводство в ООО и для ИП

Повышение цен! Подписка на журнал «Кадровик-практик» и его сервисы подорожает. Исправления в журнале регистрации приказов, за которые не накажут. Есть вариант оформить отгул до наступления права на отгул. Если работник не согласен с изменением условий работы.

Сюда же, но с учетом специфики, можно отнести: график сменности , положение о нормах выработки и пр. Вторая категория — более многочисленная — включает: документы по учету кадров трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника ; документы по учету рабочего времени и расчетов табели, расчетно-платежные ведомости ; личные документы сотрудников трудовые книжки, документы личного дела.

Требования к оформлению документации ГОСТ по делопроизводству и документообороту г. Правила оформления документов в делопроизводстве Правила оформления документов — это утвержденный порядок обращения с деловыми бумагами в конкретной взятой организации.

Кадровое делопроизводство на предприятии

Связанные статьи. Кадровое делопроизводство для чайников Существуют документы обязательные предусмотренные Трудовым кодексом и рекомендованные. В самом общем виде она подразделяется на две категории: Локальные нормативные акты. Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений. К первой категории для всех организаций относятся: штатное расписание , положение об оплате труда , правила внутреннего трудового распорядка , график отпусков , положение о защите персональных данных работников.

Восстановление порядка в кадровом учете

Иногда в небольшой компании происходит так, что накапливается масса нарушений, и нет специалиста, способного решить этот вопрос. Если все-таки такой человек нашелся, и ему было поручено наведение порядка в документации, тогда ему нужно следовать следующей пошаговой инструкции:

1. Потребуются нормативные акты последней редакции, которые помогут решать многие правовые вопросы, а так же специальная литература по кадровой тематике и программы, облегчающие жизнь в кадровом делопроизводстве.
2. Пересмотр документов и проверка.

В наличии должны быть все необходимые документы, которые относятся к делопроизводству. К ним относят обязательные, специальные и необязательные.

Важно, чтобы все было в надлежащем виде и на своих местах. Необязательными тоже стоит обзавестись для того чтобы обезопасить себя при проведении проверок в офисе

Необязательными тоже стоит обзавестись для того чтобы обезопасить себя при проведении проверок в офисе.

Изучение пожеланий руководителя, а также того как обстоят дела в компании и соответствуют ли они заявленным приказам и локальным нормативным актам. В этот же этап входит внимательное изучение учредительных документов в организации.
Определение круга лиц, участвовавших в разработке недостающих документов и тех работников, которые в дальнейшем будут ответственны за документооборот и его сохранность.
Анализ штатного расписания, которое должно быть выполнено в унифицированной форме.
Проверка оформления руководителя, сотрудников и трудовых договоров в компании.
Важная часть – это изучение предыдущих приказов о приеме на работу и личных карточек на сотрудников, ошибок в них быть не должно.
Проверка трудовых книжек.
Проверка переводов и перемещений сотрудников в компании, увольнений, как прошлых, так и текущих.
Завершающим этапом проверяют рабочее время на каждого сотрудника.

Обязанности специалиста по кадрам

У специалиста, занимающегося делопроизводством, обширная сфера деятельности, охватывающая все моменты в организации, связанные с сотрудниками и их работой. Итак, основными задачами у сотрудника делопроизводства являются:

• Оформление документов, касающихся отпуска, больничного и иных справок.
• Формирование личного дела на каждого из сотрудников.
• Подготовка и разработка табеля по рабочему времени.
• Проведение и подготовка кадровых приказов.
• Расчет и последующее начисление заработной платы.

Образец должностной инструкции кадровика-делопроизводителя скачивайте здесь бесплатно.

Помимо основных задач, у сотрудников этой сферы деятельности существуют и дополнительные задачи, такие как:

• отслеживание рынка по заработной плате;
• отслеживание и приглашение кандидатов для трудоустройства;
• составление списка открытых вакансий в организации;
• разработка положений об увольнении и приеме на работу сотрудников компании.

Иногда работник этого отдела занимается оценочной деятельностью по работе сотрудников и составлением отчета по этой теме.

Важно знать, что в соответствии с действующим законодательством, кадровик не может разглашать персональные данные работника третьим лицам. Эта ответственность лежит полностью на нем