Фискальный накопитель нужно хранить 5 лет

В составе основных средств

Фирма решила учитывать в БУ контрольно-кассовую технику как основное средство. Стоимость ККТ как основного средства в учете может быть сформирована:

• из стоимости ККТ, в том числе фискального накопителя;
• из услуг консультационного характера;
• из услуг по установке и отладке оборудования.

Пример

Приобретена ККТ с фискальным накопителем стоимостью 46000 руб. плюс НДС 20% и произведена ее настройка сторонней фирмой, услуги стоимостью 12000 руб. плюс НДС 20%.

Проводки будут такими:

• Дт 08 Кт 60 46000,00 руб. – приобретено кассовое устройство;
• Дт 19 Кт 60 9200,00 руб. – входной НДС по приобретению;
• Дт 08 Кт 60 12000,00 руб. – услуги настройки кассового устройства;
• Дт 19 Кт 60 2400,00 руб. – входной НДС по услугам;
• Дт 68 Кт 19 11600,00 руб. (9200+2400) – к вычету НДС;
• Дт 01 Кт 08 – 58000,00 руб. – оприходована ККТ как ОС.

Через 10 месяцев после приобретения у ФН оказалась заполненной память, и производится его замена. Срок полезного использования устройства — 72 месяца. Амортизация в месяц — 58000,00/72 = 805,56. За 10 мес. амортизация составила 805,56*10 = 8055,60 руб.

Новый накопитель приобретен за 5000 руб., в т.ч. НДС — 833,33 руб., услуги по его замене сторонней фирмой составили 2000 руб., в т.ч. НДС – 333,33 руб.

Операции отразятся в БУ так:

• Дт 10 Кт 60 4166,67 руб. – куплен у поставщиков ФН;
• Дт 08 Кт 10 4166,67 руб. – включен в расходы фирмы приобретенный ФН;
• Дт 08 Кт 60 1666,67 руб. — включены в расходы фирмы услуги по замене ФН;
• Дт 19 Кт 60 1166,66 (833,33+333,33) руб. – входной НДС;
• Дт 68 Кт 19 1166,66 руб. – к вычету НДС;
• Дт 01 Кт 08 5833,34 руб. – увеличение стоимости ККТ;
• Дт 60 Кт 51 7000,00 руб. – оплата поставщикам услуг и ФН.

Амортизация: (58000 + 5833,34 — 8055,60)/(72-10) = 899,64 руб. Дт 26 (или 44) Кт 02 899,64 – начисление амортизации.

Важно! После замены использованный накопитель хранят 5 лет

Что такое фискальный накопитель и чем он отличается от ЭКЛЗ

Фискальный накопитель представляет собой чип, установленный в онлайн-кассе. Он является аналогом ЭКЛЗ старых ККТ. Основными его отличиями от ЭКЛЗ являются следующие:

Замена фискального накопителя при окончании срока его действия

По окончания срока действия накопителя происходит блокировка его памяти, а онлайн-касса не сможет формировать чеки.Поэтому старый накопитель меняют на новый. Для предпринимателей предусматривается возможность напоминания о приближающемся сроке завершения эксплуатации. С этой целью производители онлайн-касс внедряют в аппарат возможность вывода напоминания, которое начинает появляться за два месяца до окончания срока и имеет вид оповещения. О замене фискального накопителя следует позаботиться заранее, тогда простоя в торговле можно будет избежать.

Прежде чем заменить накопитель, предпринимателю следует закрыть архив и направить данные через ОФД в налоговый орган при помощи специальной команды. После того, как данные будут отправлены, необходимо удостовериться в том, что оператор прислал подтверждение. После закрытия архива до установки нового фискального устройства, кассой пользоваться будет нельзя.

Как определить срок действия фискального накопителя

Предприниматель по какой-либо причине может не знать о том, когда завершиться срок действия фискального устройства. В этом случае он может воспользоваться одним из следующих способов:

Ответственность за применение кассы, не соответствующей требованием

Следует помнить, что следующие ситуации будут грозить компании штрафными санкциями:

1. Неприменение ККТ, хотя является обязанностью компании.
2. Использование неподходящего кассового аппарата. Если компании или ИП используют устаревшую технику, неправильно модифицированную или не прошедшую обязательную регистрацию в ИФНС, то это грозит штрафами.
3. Применяемый ККТ, а также части техники не включены в реестр ИФНС (реестр ККТ, реестр фискальных накопителей).
4. У кассовой техники отсутствует фискальная память или она находится не в фискальном режиме, либо блок фискальной памяти техники вышел из строя.
5. Кассовый чек пробит на меньшую сумму, чем это необходимо.

Если предприниматель или организация использует в работе ККТ, не соответствующую предусмотренным требованиям, то за это грозит предупреждение или штраф (14.5 КоАП РФ):

• в размере от 1500 до 3000 рублей для должностных лиц и предпринимателей;
• в размере от 5000 до 10000 рублей для организаций.

Владельцы онлайн-касс обязаны хранить фискальные накопители в течение 5 лет с даты окончания их использования в кассе.

Отчет о закрытии фискального накопителя – как сделать

Перед извлечением фискального накопителя необходимо произвести сверку объема переданной в ФНС информации с кассы. Для этого проверяется отчет о закрытии смены на предмет отсутствия непереданных сведений о последних операциях на ККТ. Если все данные отправлены в налоговый орган, можно переходить к закрытию архива фискального накопителя, после чего автоматически будет создан отчет и станет возможным снятие накопителя.

Как сформировать отчет о закрытии фискального накопителя:

• надо убедиться, что последняя смена закрыта и сведения обо всех совершенных операциях направлены в налоговый орган, если часть данных останется непереданной, в процессе архивирования информации с накопителя высветится ошибка, сигнализирующая о наличии неотправленных фискальных документов;

• далее надо включить утилиту по регистрации кассового оборудования;

• в появившемся меню выбирается команда закрытия архива фискального накопителя;

• на следующем этапе производится синхронизация кассы с ПК для того, чтобы время и дата на ККТ и компьютере совпадали;

• дальнейшие действия – реализации функции закрытия архива;

• как получить отчет о закрытии фискального накопителя – документ после архивации данных создается автоматически, дальше кассовым аппаратом распечатывается отчет, подтверждающий завершение операции закрытия ФН.

Об осуществлении процедуры закрытия фискального накопителя необходимо уведомить ФНС, поэтому важно удостовериться в получении ОФД отчета. После распечатки отчета должно высветиться сообщение о том, что сформированный фискальный документ надо отправить в ОФД

Важно дождаться ответа от оператора фискальных данных о завершении отправки документа.

Как снять отчет о закрытии фискального накопителя, описано выше на примере онлайн-касс АТОЛ. Если на каком-нибудь этапе система высветит ошибку, процедура закрытия ФН аннулируется. Это означает, что извлекать накопитель нельзя, необходимо повторить все шаги. При успешном результате архивации и передачи отчета старый накопитель снимается и устанавливается новый ФН. Следующий шаг – активация обновленного накопителя путем составления отчета об изменении параметров регистрации с перерегистрацией в ФНС.

Для кассы Эвотор применяется следующий алгоритм действий:

• проверка неотправленных фискальных бланков – в кассу надо зайти под логином администратора и в настройках по обслуживанию кассового оборудования просмотреть количество неотправленных документов (оно должно быть равно нулю);

• дальше в меню обслуживания ККТ надо выбрать категорию функций «Дополнительные операции», там будет доступна команда закрытия архива;

• распечатывается чек о закрытии накопителя, после чего его можно извлечь.

Если причиной смены ФН стало истечение срока его актуальности, перед закрытием архива необходимо выставить даты и время пробития последнего чека. После формирования архива и создания отчета о совершенной процедуре можно начинать перерегистрацию онлайн-кассы. На этом этапе надо будет ввести данные отчета о закрытии ФН, сведения о регистрации нового накопителя и о самом накопителе – такой набор данных нужен в связи с тем, что причиной перерегистрации кассовой техники стала именно замена ФН. Все шаги перерегистрации ККТ осуществляются в онлайн-режиме, личная явка в налоговую инспекцию не нужна.

Распечатанный отчет, подтверждающий закрытие ФН, понадобится при перерегистрации онлайн-кассы. Из этого документа потребуются следующие данные:

• дата и точное время создания фискального документа;

• номер отчета о закрытии фискального накопителя;

• отраженный в документе фискальный признак.

Полный перечень реквизитов, которые должны быть отражены в отчете, приведен в п. 5 ст. 4.1 Закона от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ.

Обязательная замена фискального накопителя

Замена фискального накопителя требуется не только при окончании срока его действия, но и в иных случаях. К наиболее частым из них можно отнести следующие:

• смена собственника ККТ (если у онлайн кассы меняется владелец, то ему потребуется установить новый накопитель и зарегистрировать его в ФНС);
• при заполнении памяти;
• в случае поломки кассы, либо выхода из строя фискального накопителя (при невозможности восстановить данные, накопитель подлежит передаче производителю, так как он должен передавать данные с поломанного устройства в ФНС).

Смена накопителя осуществляется бесплатно по заводской гарантии. А если замена устройства не связана с гарантийным случаем, то за это нужно будет заплатить. Самостоятельная замена устройства в этом случае не предусматривается. Это должны делать специалисты сервисных центр.