Как выбрать онлайн-кассу или фискальный накопитель к ней

Регистрация онлайн-кассы без ЭЦП

Регистрация кассы без электронной подписи разрешена, однако не все налоговые инспекторы соглашаются на процедуру «по старинке». Дело в том, что такая форма регистрации действует в неофициальном режиме и еще не утверждена Правительством.

Кроме того, электронная подпись нужна для подписания договора с ОФД. На встречу идут далеко не все операторы — многие не подписывают договоры в бумажном виде.

Если ты все же решила испытать удачу, для визита в налоговый орган приготовь:

• паспорт кассового аппарата и фискального накопителя;
• договор с оператором;
• заявление по форме ФНС – есть на сайте налоговой.

После принятия документов в налоговой, налогоплательщику выдается регистрационный номер кассового аппарата, который необходимо фискализировать. Процесс фискализации зависит от модели аппарата и описывается в инструкции к нему. Полученный после фискализации отчет необходимо передать налоговому инспектору не позднее, чем на следующий рабочий день.

После получения отчета, налоговая служба сформирует карточку аппарата. Срок изготовления зависит от налогового органа и может достигать 5 рабочих дней.

Как заменить ФН

Понять о том, что фискальный накопитель пора меня, проще простого. Обычно устройство само предупреждает об окончании ресурса на экране. На некоторых моделях это можно узнать через отчеты. При закрытии смены, устройство ККТ будет выдавать строку, в которой будет написан ресурс использования с количеством дней до окончанию. После того, как ФН будет заполнен, появится сообщение о том, что память переполнена.

В этом случае необходимо:

1. Заранее приобрести ФН по имеющимся требованиям для Вашего бизнеса. Если нужен на 36 месяцев, то и новый нужно приобретать на этот срок, не иначе.
2. Закрываем фискальный накопитель.
3. Извлекаем старое устройство и меняем его на новое.
4. В кассе активируем новый ФН. Для этого формируем отчет о изменении параметров по регистрации.

Старое устройство, на основании 54ФЗ, должно храниться у Вас не менее 5 лет.

Что такое фискальный накопитель

ФН — это электронное устройство, выполняющее следующие функции:

• хранение информации. Все фискальные документы хранятся во внутренней памяти накопителя определенное время. Оно зависит от режима налогообложения и типа ФН;
• шифрование данных. Теперь информация кодируется при помощи продвинутых криптографических методов. Что-либо подделать, стереть или скорректировать стало невозможно;
• помечает каждый фискальный документ электронной подписью. Это касается кассовых чеков, отчетов об открытии и закрытии смены и других отчетов;
• сохраняет данные в случае отсутствия соединения с интернетом. Если пропала сеть, фискальные документы находятся в памяти устройства на протяжении 30 дней. Когда соединение появляется, данные улетают в облако. Если через 30 дней проблема не устранена, накопитель блокируется.

Физически накопитель — это электронный чип в опломбированном корпусе. Он подключается к онлайн-кассе при помощи специальных разъемов. В этой плоскости можно отметить большой плюс по сравнению с ЭКЛЗ: ФН вполне можно заменить самостоятельно, не прибегая к услугам специализированных ЦТО. Открыл крышку, демонтировал старое устройство и поставил новое. Не сложнее, чем поменять сим-карту в мобильном телефоне.

Как выглядит фискальный накопитель

Разновидности фискальных накопителей

Устройства делятся на 2 большие группы: по сроку действия и формату фискальных документов (кассовых чеков и отчетов).

Классификация по сроку работы

Есть три разновидности накопителей по этому признаку: ФН на 13 месяцев, на 15 месяцев и на 36 месяцев. Выбор того или иного устройства зависит от той формы налогообложения, которую вы применяете, а также вида деятельности. То есть, купить ФН на 3 года и при этом сэкономить не получится — все строго регламентировано.

В общем случае предприниматели должны применять фискальный накопитель на 36 месяцев. Это касается всех форм налогообложения. Исключения составляют:

• продавцы подакцизных товаров;
• предприниматели, ведущие временные и сезонные работы;
• совмещение режимов налогообложения;
• работа на ОСН, если деятельность ведется в местах, отдаленных от сетей связи и интернета;
• предприниматель является платежным агентом;
• других случаях, установленных законодательством;

В этих случаях разрешается применять фискальные накопители сроком действия 13 или 15 месяцев.

Схема выбора фискального накопителя

Важно! Согласно разъяснительным письмам Минфина, использование фискального накопителя несоответствующего роду занятий, допускается в случаях, когда предприниматель вынужден идти на это не по своей вине. Регулятор выпустил такой циркуляр в 2017 году, когда в торговых сетях наблюдался острый дефицит накопителей на 36 месяцев

Трактовать письмо можно так: если у поставщиков ККТ вашего региона отсутствуют нужные устройства, можно приобрести любое доступное — штрафы при этом накладываться не будут. Стоит отметить, что в настоящее время дефицита с ФН не наблюдается. Это связано с тем, что пик внедрения онлайн-касс миновал и ситуаций, когда техники нет в торговых сетях, не наблюдается.

Классификация по формату фискальных документов

Формат фискальных документов — это набор реквизитов в кассовом чеке и отчетах. В настоящее время актуальным является формат ФН 1.05. Это значит, что использовать накопители, поддерживающие формат 1.0 в настоящее время запрещено. Поправки к закону, регламентирующие переход на новый формат, вступили в силу 1 января 2019 года.

Это значит, что при выборе фискального накопителя нужно ориентироваться на формат 1.05 и выше. Вариантов, по сути, два: фискальные накопители версии 1.05 и 1.1.

Фискальный накопитель формата — 1.1 на 36 месяцев

Какие кассы подходят под требования 54-ФЗ

Сейчас в реестре онлайн-касс, соответствующих требованиям закона, больше 120 моделей. Они делятся на три категории.

Автономные кассы

Самый простой вариант: старый добрый кнопочный аппарат, к которому добавили фискальный накопитель и модуль для интернет-связи.

Стоимость: от 7 000 рублей.

Популярные модели: «Атол 90Ф», «Атол 91Ф», «Элвес-МФ», «Меркурий-115Ф», «Дримкас-Ф».

Смарт-терминалы

Современные кассы, представляющие собой планшет с сенсорным дисплеем и встроенным принтером для печати чеков. На такую кассу можно установить программное обеспечение для автоматизации товароучёта.

Стоимость: от 11 900 рублей.

Популярные модели: «МТС Касса 5″», LiteBox 5, «Эвотор 7.2», «МодульКасса».

Фискальный регистратор

По сути, это принтер для печати чеков, который можно подключить к компьютеру, планшету или даже смартфону. Удобно, но дорого: надо купить и регистратор, и устройство, к которому его можно подключить.

Стоимость: от 8 500 рублей.

Популярные модели: Viki Print 57, Viki Print 57 Plus, «Атол 30Ф», «Атол 11Ф», «ШТРИХ-ON-LINE».

Сколько стоит фискальный накопитель

Цена устройства зависит от срока действия, производителя, исполнения и других факторов. В различных регионах РФ цены могут серьезно отличаться. Средние расценки такие:

• ФН на 13 месяцев — 6000 рублей;
• ФН на 15 месяцев — 7500 рублей;
• ФН на 36 месяцев — 11000-14000 тысяч рублей.

Важно! Стоимость фискального накопителя можно вернуть в виде налоговой льготы. Это касается предпринимателей, применяющих патентную систему налогообложения и единый налог на вмененный доход. Для получения вычета необходимо указать расходы на ККТ в налоговой декларации. Если речь идет о ПСН, где декларации не сдаются, нужно написать в налоговую заявление

К декларации или заявлению прикладываются документы, подтверждающие расходы на приобретение контрольно-кассовой техники.

Средние расценки на ФН

Где купить фискальный накопитель

Если вы приобретаете свой первый кассовый аппарат, разумнее всего купить ФН в комплекте с онлайн-кассой. Обычно именно такие решения предлагают компании по автоматизации торговли или розничные продавцы. Но это по желанию: если вы нашли устройство в другом месте, где оно стоит дешевле, можно купить и там.

При первой или очередной замене ФН нужно смотреть по обстоятельствам. Для начала есть смысл обратиться в компанию, обслуживающую вашу ККТ и с которой у вас договорные отношения. Там проведут все работы под ключ.

Если договора на техподдержку нет, покупайте фискальный накопитель в любом месте, где вам удобно. Это могут быть:

Покупка фискального накопителя на сайте ОФД

Каждому бизнесу – свою кассу

В зависимости от особенностей вида предпринимательской деятельности и ее объема имеет смысл приобрести ту или иную модель онлайн-кассы, которая сделает работу удобнее, а учет – точнее. Рассмотрим нюансы выбора ККТ для разных сфер бизнеса.

Мелкорозничные компании

Если в день компания регистрирует всего 3-4 продажи, а касса им нужна исключительно для чеков, ККТ – это всего лишь следования букве закона, необходимая формальность. Такие предприниматели могут приобрести самый бюджетный вариант: автономную кассу, которую нельзя перемещать и которая не имеет встроенного модема (интернет кабельный или по Wi-Fi). По внешнему виду она похожа на большой калькулятор. С такой моделью удобно работать на открытом воздухе, поэтому она применима для рынков, палаток, открытых павильонов: нет сенсорного экрана, который мог бы разбиться, продавец может взаимодействовать с ней даже в перчатках.

Цены на такую кассу находятся в диапазоне 12 000 – 25 000 руб.

Небольшие магазины

В день в таких торговых точках совершают покупки от 5 до 50 клиентов, кассиры пробивают товар по штрих-коду. Очередей в таких магазинах обычно нет, поэтому скорость обслуживания не слишком принципиальна.

В этих случаях целесообразнее приобрести онлайн-кассу, оснащенную прибором по считыванию штрих-кодов. Удобнее, если в ней будет встроенный модем: при отсутствии в магазинчике Wi-Fi всегда можно использовать мобильный интернет от сим-карты телефона. Дополнительные функции таких касс: просмотр отчетов по продажам, анализ спроса на товары (какие продаются больше, какие меньше). Можно интегрировать такую ККТ с программами «1С» и «Мой склад».

Мобильная онлайн-касса со считывателем штрих-кодов и встроенным модемом стоит от 25 000 до 45 000 руб.

Кафе, предприятия быстрого питания

В таких торговых точках большой поток клиентуры, и каждый хочет, чтобы его обслужили побыстрее. Касса должна быстро выбить от 50 до 200 чеков в день. Таким предприятиям лучше выбрать технику, имеющую следующие полезные функции:

• большой экран – на нем поместится больше информации, так что кассир сможет быстрее нажать на нужный вид товара и без задержки выбить чек;
• совместимость с платежным терминалом – если касса несовместима, то расчет карточкой будет долгим и неприятным для ожидающих своей очереди клиентов (сумму и пин-код нужно вводить вручную);
• учет остатков (кассир легко может увидеть, что пользующийся спросом товар заканчивается, и может быстро уведомить о необходимости пополнения);
• возможность отложить чек (кассир не закрывает заказ, пока человек не ушел, ведь клиент может дозаказать что-то еще, и тогда расчет произойдет сразу одним документом).

Эти функции значительно упрощают и ускоряют работу кассира в подобных заведениях.

Цена вопроса от 25 000 до 55 000 руб.

Кассы, на которых можно одновременно работать в интернет-продажах и розничной торговле, стоят 30 000–40 000 руб.

Распространенные вопросы

Просто выкинуть ККТ не получится – аппарат стоит на учете в налоговом органе. Прежде чем заменить устройство, старое нужно снять с учета. Делается это по обращению с письменным заявлением в налоговый орган.

При первой же проверке нарушение будет выявлено. Кроме того, налоговики могут приехать раньше, например, среагировать на жалобу клиента о невыдаче чека или заявление конкурентов. Также, на любой смартфон можно установить специальное приложение «Проверка чека» и узнать, отправлялись ли данные по нему в ФНС.

Сумма зависит от выбранной модели онлайн-кассы и оператора фискальных данных. Арендованная обойдется примерно в 23 400 руб. в год, если ежемесячный платеж будет 1 700 руб., а взнос оператору 3 000 руб. в год. При покупке – простая касса – 5 000 р., фискальный накопитель – 5 000 руб., итого – 10 000 руб. + годовое обслуживание оператора 3 000. Модели современнее, с эквайрингом и возможностью подключения к ней сканера штрих-кодов или другого периферийного устройства стоят от 10 000 руб. без учета стоимости фискального накопителя.

Налоговый вычет за переход на онлайн-кассу можно получить при установке устройства до 1 июля 2020 года, однако получить компенсацию смогут только те ИП, которые находятся на ПСН или ЕНВД. Для юридических лиц вычет не предусмотрен. Максимальная сумма выплаты за 1 кассовый аппарат – 18 000 руб. Вычет производится из налога, уплачиваемого предпринимателем в ближайший период. Для получения вычета нужно внести данные о затратах на ККТ в декларацию.

Связь расчетного счета с онлайн-кассой прослеживается только в том случае, если ты принимаешь оплату не только наличными, но и картой — полученные безналичные средства будут перечисляться на расчетный счет. Если предусмотрена оплата только наличными – расчетный счет никак не связан с кассовым аппаратом.

Фискальный накопитель, отработавший положенный срок хранится организацией в течение 5 лет. В этот период чип могут в любое время запросить сотрудники налогового органа для проверки.

Поделиться

Регистрация онлайн-кассы с электронной подписью

Порядок регистрации подробно описан в том же Федеральном законе №54-ФЗ ст. 4.2.

Для регистрации нужно:

1. Приобрести или арендовать кассовый аппарат, внесенный в Реестр ФНС;
2. Заключить договор с ОФД;
3. Оформить электронную подпись — ЭЦП. Для ИП – усиленная, для ЮЛ – квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи.

С покупкой кассы все понятно – проанализируй характеристики, проверь внесение в реестр ФНС и оплати прибор. Остановимся подробно на остальных пунктах.

Договор с оператором фискальных данных

Список ОФД устанавливается федеральной налоговой службой. Перечень постепенно расширяется – изначально было всего 5 ОФД, теперь 21.

1. «Энергетические системы и коммуникации» www.1-ofd.ru
2. «Такском» www.taxcom.ru
3. «Эвотор ОФД» www.platformaofd.ru
4. «Ярус» www.ofd-ya.ru
5. «ПЕТЕР-СЕРВИС Спецтехнологии» www.ofd.ru
6. «Яндекс.ОФД» ofd.yandex.ru
7. «Электронный экспресс» garantexpress.ru
8. «КАЛУГА АСТРАЛ» ofd.astralnalog.ru
9. «Компания «Тензор» sbis.ru
10. «КОРУС Консалтинг СНГ» esphere.ru
11. «Производственная фирма «СКБ Контур» kontur.ru
12. «Тандер» ofd-magnit.ru
13. Удостоверяющий центр «ИнитПро» ofd-initpro.ru
14. «ГРУППА ЭЛЕМЕНТ» e-ofd.ru
15. «Энвижн Груп» ofd.nvg.ru
16. «Вымпел-Коммуникации» ofd.beeline.ru
17. «МультиКарта» multicarta.ru
18. «Дримкас» dreamkas.ru
19. «Контур НТТ» konturntt.ru
20. «Оператор фискальных данных «Онлайн» ofd-online.ru
21. «Информационный центр» ofd.informcenter.ru

Подписать договор можно онлайн или при непосредственном обращении к оператору

Обрати внимание, при оформлении договора онлайн потребуется уже подтвержденная электронная подпись.. Услуги оператора фискальных данных являются платными

Цена около 3000 руб. за год обслуживания 1 аппарата

Услуги оператора фискальных данных являются платными. Цена около 3000 руб. за год обслуживания 1 аппарата.

Получение электронной подписи

В удостоверяющий центр предоставь:

• Паспорт;
• СНИЛС;
• ИНН;
• ОГРН или ОГРНИП;
• Выписку из ЕГРЮЛ.

Также зарегистрировать электронную подпись для ИП или ЮЛ можно на сайте ФНС.

Теперь можно регистрировать кассу. Варианта два:

• при личном визите в ФНС по месту нахождения;
• онлайн через личный кабинет.

Регистрация онлайн:

1. В личном кабинете предпринимателя или юридического лица выбери «Зарегистрировать ККТ»;
2. Заполни все поля заявления и закрепи его электронной подписью;
3. Полученный после отправки заявления регистрационный номер введи в ККТ. Порядок введения номера в кассовый аппарат прописан в инструкции к нему и отличается в зависимости от конкретной модели. Этот процесс называется фискализацией.Фискализация – это внесение в ККТ регистрационного кода для формирования отчета о регистрации.
4. Напечатанный отчет необходимо отправить в налоговый орган до конца следующего рабочего дня.

Виды онлайн-касс

• автономные кнопочные. Привычные для многих кассы с фискальным накопителем и возможностью интернет-соединения для передачи данных в ФНС. Работают не очень «шустро», зато стоят недорого. Не требуют никакого дополнительного оборудования – просто включаются в розетку. Информация на таких кассах вводится на встроенной клавиатуре;
• фискальный регистратор. Это разновидность онлайн-касс, которые работают только при подключении к компьютеру. Информация об операции на фискальном регистраторе не отображается – ввести, изменить и посмотреть информацию о сделке можно только на экране компьютера;
• смарт-терминал – еще одна разновидность касс, но более современная и продуманная. Устройство выглядит как планшет, но с утолщением задней стенки. Информация вводится на сенсоре. К смарт-терминалу можно подключить дополнительно оборудование – сканер бонусных карт, весы, сканер штрих-кодов.

Критерии отбора:

скорость печати чеков. Скорость измеряется миллиметрами в секунду. Начинается от 50 мм/ сек.;

фискальный накопитель. Это защищенный от любых сторонних изменений чип, отражающий все сделки по кассовому аппарату и передающий их сначала ОФД, а затем в налоговую. Без него оператор не будет получать информацию об операциях, а значит, фискальный накопитель – обязателен. Купить его можно и отдельно, если комплектация онлайн-кассы не предусматривает его наличие – стоимость от 4 500 до 15 000 рублей

Обрати внимание на срок службы фискального накопителя – он может быть от 13 до 36 месяцев, и обязательно проверь его в реестре на сайте налоговой — www.nalog.ru/rn77/related_activities/registries/reestr_fiscal/;

эквайринг – возможность принимать оплаты по карте. Для этих целей можно приобрести отдельный терминал, но зачем – если можно сразу купить онлайн-кассу с встроенной функцией;

максимальное количество чеков

Каждый аппарат имеет рекомендуемый максимум по печати чеков. Выбирать тут следует исходя из проходимости – если у тебя небольшой салон, то переплачивать за большое количество незачем, а для крупных заведений – лучше сразу купить мощный аппарат. Этот показатель определяется производителями в км. Например, простая онлайн-касса Меркурий 115 Ф имеет максимальный предел в 50 км – это примерно 500 тысяч чеков, а Эвотор-5 ровно в два раза больше – 1 млн. чеков;

функция автоотреза чека – чек выбивается сразу с перфорацией по линии отрыва;

порт подключения. Для подключения онлайн-кассы к компьютеру лучше выбирать устройства с USB-портом. Другие вариации совместимы не со всеми компьютерами;

формат – стационарный или мобильный. Тут все зависит от специфики работы – в салонах красоты, оказывающих услуги только в стенах заведения, лучше вбирать стационарную модель. Портативная подойдет для мастеров, выезжающих на дом.

Онлайн-кассу не обязательно покупать – многие компании предлагают устройство в аренду. Среди поставщиков есть банковские организации – Тинькоф, Сбербанк, а также разработчики программного обеспечения, как СКБ-Контур. Стоимость за месяц использования начинается от 1700 руб. При этом, арендованная касса, как и покупная должна входить в реестр разрешенных к использованию моделей.

Как узнать, что пришло время менять фискальный накопитель

Самое простое — запомнить или записать дату регистрации ФН. Но иногда этот срок может гулять. Например, вы начали работать с онлайн-кассой, а услуги ОФД не оплатили. В этом случае ФН, какое-то время, будет работать в автономном режиме.

Если не запомнили дату — ничего страшного. Онлайн-касса сама начнет предупреждать вас о необходимости замены. Первый раз она сделает это за месяц до того, как истечет срок работы ФН. Если не поменять накопитель в срок, он проработает еще 30 дней. Ничего не предпримете — фискальный накопитель заблокируется и касса перестанет работать в установленном режиме. Чеки перестанут отправляться оператору и их не увидит налоговая инспекция. Отправить электронный чек клиенту также не получится. А это карается серьезными штрафными санкциями.