График отпусков с датами и таблицами для заполнения

Нюансы работы с документом

Нормами ст. 22 ТК РФ, законодатель обязует работодателя после утверждения графика, ознакомить с ним работника. В то же время типовая форма графика отпусков Т-7 не содержит таких граф. Как правильно поступить для соблюдения законодательной нормы?

Решений здесь может быть три:

1. Разработать на базе типовой формы Т-7 собственный стандарт графика (локальный документ, утверждаемый руководителем), в котором предусмотреть графу «С графиком предоставления отпуска ознакомлен», где работник сможет поставить свою подпись;

2. Разработать отдельную форму дополнения к Графику отпусков. Такие дополнения, как правило, содержат графы:

3. «номер по порядку» (соответствует номеру позиции в основном Графике);

4. «фамилия, инициалы сотрудника»;

5. «предполагаемая дата начала отпускного периода»;

6. «с датой начала отпуска ознакомлен(а)»;

Кто вносит изменения в график отпусков?

Внесением изменений в график отпусков обычно занимается отдел кадров организации. Кадровики должны учитывать интересы льготных категорий работников фирмы. После этого издается приказ о графике отпусков. Начальники подразделений организации должны быть ознакомлены с этим документом.

По завершении коррекции графика, работники отдела кадров направляют исправленный документ персоналу для обсуждения. Это касается в первую очередь тех сотрудников, чьи пожелания по поводу отпуска не были соблюдены и сроки отдыха были сдвинуты.

Руководство отделов предприятия также рассматривает исправленный вариант графика отпусков. Связано это с тем, что в некоторых случаях присутствие определенных работников на предприятии в конкретное время года является обязательным.

Как правило, при переносе отпуска одному сотруднику, смещаются графики отдыха и других работников, а поэтому очень важно согласовать изменения в документе со всеми лицами, которых затронули корректировки. Таким образом, при составлении графика отпусков на следующий год, крайне необходимо предусмотреть возможность внесения изменений в документ заранее. Дополните график отпусков графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ

Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в локальных нормативных актах

Таким образом, при составлении графика отпусков на следующий год, крайне необходимо предусмотреть возможность внесения изменений в документ заранее. Дополните график отпусков графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в локальных нормативных актах.

После того, как коррекция графика завершена, его снова направляют в отдел кадров и оформляют сводное расписание на все предприятие.

Все это делается после подписания приказа о составлении графика отпусков работников. Но это делать необязательно, ведь шапке раздела «Утверждаю» графика отпусков руководитель организации ставит подпись, которая выполняет роль приказа.

Как утвердить

Утверждение графика, по которому работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, предполагает соблюдение следующей процедуры:

• Разработка и составление отделом кадров по согласованию с работниками компании графика отпусков. Включается как основной отпуск, так и дополнительный.
• Подготовленный график отпуска нужно отправить на согласование профсоюзному органу, если он есть. К графику прикладывается сопроводительное письмо.
• Профсоюз должен рассмотреть поступивший к нему график и после этого внести мотивированное решение.
• При получении отрицательного решения по графику, проводятся с профсоюзным органом переговоры по согласованию данного плана.
• После рассмотрения графика профсоюзом, его необходимо утвердить в срок до 17 декабря, то есть за две недели до начала нового года. Для ввода может использоваться приказ об утверждении графика либо проставление грифа утверждения. Оформление приказа является предпочтительным способом, так в этом документе можно предусмотреть обозначение ответственных должностных лиц. Этот документ также издается не позже, чем за две недели до конца года.

Правила заполнения

.

.

Если в течение года в штат принимается новый сотрудник, его фамилия в график может попасть только по решению администрации.

Разрешено разрабатывать и внедрять собственные формы графиков данного типа в компаниях.

За 2 недели до окончания года ответственный сотрудник заполняет таблицу, в которой указывает:

• фамилию, имя и отчество, должность сотрудника и наименование подразделения (отдела), в котором он трудится;
• табельный номер;
• дату выхода в отпуск по графику.

Если в течение года произошли серьезные изменения, и есть основания для переноса даты, вносятся изменения с указанием фактической даты ухода на отдых и номер документа-основания.

Уместно в форму Т-7 внести дополнительный столбец, в котором в случае изменения графика, могли бы расписываться работники.

Образец заполнения представлен ниже:

Особенности составления графика отпусков

• Не забыть о скором отпуске, в который должен уйти тот или иной подчиненный;
• Заранее уведомить сотрудника о датах отдыха;
• Произвести соответствующие вычисления для установления суммы отпускных, которые должны быть перечислены работнику;
• При необходимости заранее найти замену уходящему в отпуск лицу, переложив его трудовые функции на других коллег;
• Осуществить своевременный контроль за направлением лиц в отпуска;
• Не допустить пропуск отпуска сотрудником без уважительной причины, чтобы предотвратить накапливание выходных дней.

Обязанность по составлению графика, в зависимости от фирмы, возлагается на специалистов-кадровиков, секретаря или же бухгалтера. Для утверждения документа должна быть проставлена подпись руководителя, а также печать организации, без этих реквизитов документ не будет иметь юридической силы. В процедуре формирования документа, при необходимости, могут участвовать и представители Профсоюзной организации.

График отпусков имеет свой срок хранения на предприятии, который составляет 12 месяцев со дня окончания его действия. То есть если документ был издан 17.12.2018 года и является действительным до 17.12.2019 года, то хранение его бумажной и электронной формы будет осуществляться до 17.12.2020 года.

Когда и на какой период утверждается

Существующие нормативные акты определяют, что каждое предприятие, у которого существуют трудовые договора с наемными работниками, должно утверждать график отпусков на следующий год не позже двух недель до окончания текущего года.

Поэтому разработкой его можно заниматься начиная с осенних месяцев

При этом необходимо принимать во внимание, что дата утверждения графика на следующий год должна быть не позже 17 декабря

График разрабатывается на предприятии и у ИП сроком на год. Данную процедуру необходимо проводить ежегодно. Связано это с тем, что право на отпуск и его продолжительность устанавливается в рамках одного года.

Кроме этого, ежегодное заполнение графика отпусков позволяет контролировать, все ли работники воспользовались данным правом. Если нарушать сроки утверждения графика, то за это к предприятию могут применяться меры административной ответственности.

Порядок внесения изменений в график

Изменения в график, по которому предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, могут вноситься как по инициативе сотрудника компании, так и быть инициированы со стороны руководства.

В первом случае необходимо сделать следующее:

• Сотрудником составляется заявление, в котором отражается причина осуществления переноса его отпуска.
• Заявление передается на рассмотрение руководству компании, которое в соответствии с производственной обстановкой разрешает или запрещает перенос отпуска.
• Заявление, содержащее положительное решение директора передается в кадровую службу, где формируется приказ о внесении изменений в график отпусков.
• На основании заявления в графике отпусков в графе «Примечание» проставляется отметка о переносе — отражается входящий номер и дата заявления.

Когда изменения в графике происходят по производственной необходимости, порядок действий отличается от выше рассмотренного:

• Информирование работника о возникшей производственной необходимости и обсуждение возможности переноса отпуска.
• Получение у сотрудника, у которого переносится отпуск, письменного согласие на это.
• Подписанный документ отправляется в кадровую службу, чтобы ответственный специалист подготовил приказ на перенос отпуска.
• В графике отпусков в графе «Примечание» отражается отметка, включающая в себя реквизиты полученного от работника согласия на перенос.

График отпусков: ТК РФ об обязательных требованиях

Вопросы предоставления тех или иных видов отпусков работникам, рассматривают нормы Главы 19 Трудового Кодекса РФ.

Основные и дополнительные отпуска предоставляются работникам по графику отпусков, ведение которого вменено работодателю нормами ст. 123 ТК РФ. Согласно положений данной статьи:

• наличие графика является обязательным для работодателя и работника;

• формирование графика на следующий рабочий год проводится не позже чем за две недели до конца текущего года;

• график формируется с учетом пожеланий и по согласованию с работниками и профсоюзом (при его наличии).

Отсутствие графика грозит работодателю штрафом по ст. 5.27 КоАП РФ: 1-5 тыс. руб. для ИП и должностных лиц, 30-50 тыс.руб. для юрлиц.

Законодателем утверждена унифицированная форма Т-7 «График отпусков», которую может использовать работодатель в кадровой практике.

По какой форме составляется график?

Составить график можно с использованием унифицированной формы Т-7 или разработав свой бланк.

Если вы решили разработать собственную форму этого документа, в нее нужно включить следующие сведения:

• Наименование работодателя (название организации или ФИО ИП).
• Дату составления документа и его номер.
• Дату утверждения графика с подписью и инициалами руководителя организации (ИП).
• Название документа (график отпусков на 2020 год).
• ФИО все сотрудников организации или ИП с указанием их должностей.
• Количество дней отпуска, которые сотрудник может взять в текущем периоде (основного и дополнительного).
• Предполагаемую дату отпуска (можно указать как точную дату, так и месяц, но в этом случае работнику придется писать перед отпуском заявление с указанием точной даты).
• Фактическую дату отпуска (указывается точный период времени, в течение которого сотрудник находился в отпуске).
• Графу «С графиком ознакомлен» (нужна, если для ознакомления с графиком не предусмотрена отдельная ведомость или лист ознакомления).
• Данные о перенесении отпуска (необходима для указания реквизитов документа, утвердившего перенос отпуска и даты, на которую он переносится).
• ФИО, должность и подпись руководителя отдела кадров, утвердившего составленный график.
• Данные об учете мнения профсоюза (если он создан в организации).

Шаг 1. Сбор информации у сотрудников

Соберите у сотрудников информацию о предполагаемой дате отпуска. Сделать это можно издав приказ по организации:

После того как руководители структурных подразделений предоставят информацию по отпускам сотрудников своих отделов, руководитель передает полученные данные в отдел кадров (вместе с информацией по собственному отпуску и отпуску своих заместителей).

Шаг 2. Составление графика отпусков кадровиками

При подготовке графика необходимо учитывать преимущественное право выбора даты отпуска некоторыми сотрудниками. Сначала они выбирают наиболее удобную для них дату, затем остальные работники.

Сотрудники, имеющие право первоочередного выбора даты отпуска

Категория сотрудников

Основание

Сотрудник, у которого жена находится в декретном отпуске

Работники, вызванные из отпуска по производственной необходимости

Беременные женщины

Один из родителей (опекунов, попечителей, приемных родителей) ребенка-инвалида, не достигшего возраста 18 лет

Сотрудники, имеющие 3 и более детей, в возрасте до 12 лет

Несовершеннолетние работники

Сотрудники, работающие по совместительству

Супруги военнослужащих

п. 11 ст. 11 Закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ

Граждане Герои Соцтруда и Труда РФ, полные кавалеры Ордена Славы

п. 2 ст. 6 закона от 09.01.1997 № 5-ФЗ

Граждане Герои и полные кавалеры Ордена Славы

п. 3 ст. 8 закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1

Граждане, получившие долю радиации в Семипалатинске

п. 15 ст. 2 закона от 10.01.2002 № 2-ФЗ

Чернобыльцы

п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1

Инвалиды войны

п. 17 ст. 14 Закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ

Когда утверждать график отпусков на 2020 год

Также ст. 123 ТК РФ предусмотрен срок утверждения графика отпусков на 2020 год: по общему правилу это должно произойти не позднее чем за 2 недели до наступления 2021 года.

ИМЕЙТЕ В ВИДУ

По сроку последний день утверждения графика отпусков в 2019 году попадает на 17 декабря (вторник) до 00-00. Но чтобы успеть, лучше утвердить график 13 декабря (пятница).

К тому же, ранее Минтруд рекомендовал утверждать этот документ заранее, благо ограничений на это в законе нет (письмо от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399).

Учтите, что график отпусков на 2020 год надо составлять с учетом того, что о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за 2 недели до его начала. Это особенно актуально для тех, кто берет отпуск сразу в январе 2020 года.

Микропредприятия, которые заключают с сотрудниками трудовые договоры по типовой форме, вправе не составлять график отпусков на 2020 год.

Форма для графика отпусков

При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них носится от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (ст. 372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке грифа согласования нужно об этом сделать пометку.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под роспись. Документ следует:

• хранить в бухгалтерии и отделе кадров,
• вывесить в удобном месте для ознакомления,
• выслать в структурные подразделения компании (копии графика).

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

• отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя,
• отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем,
• работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Примеры заполнения

Пример 1

Сотрудник принят на работу, но нужного стажа еще не отработал.

В случае если работник был зачислен в штат в декабре, право на отпуск он получит только в июле. Следовательно, в оставшиеся полгода ему будет необходимо предоставить 4 недели отпуска, но до июля его фамилии в графике отпусков стоять не должно.

Пример 2

Сотрудник принят на работу в текущем году, но право на отпуск получит до его истечения.

Сотрудник в силу объективных обстоятельств не отмечен в графике отпусков, в этом случае отпуск ему предоставляется вне графика.

Пример 3

Сотрудник желает разбить отпуск долее, чем на две части.

Многие работники имеют потребность в двухнедельном отдыхе только летом, тогда как другие времена года им менее интересны. В таких случаях они указывают временные промежутки по одной неделе.

Пример 4

Время отпуска сотрудника включает в себя выходные и праздничные дни.

Статья 120 ТК РФ предоставляет право на продление отпуска в таких случаях. Отпуск автоматически продлевается на то количество дней, которое объявлено выходными (см. выше — «Ключевые даты года»). В графике даты отпуска остаются неизменными (то есть те же 1 или 2 недели), но руководитель помечает себе, что выход некоторых работников из отпуска произойдет позже.

Отпуск сам по себе является очень волнующим событием, поэтому его значение сложно переоценить. Чтобы ни его ожидание, ни подготовка к нему не проходили в нервной и депрессивной обстановке, необходимо следовать простому правилу: заботиться о нем самому с самого начала, но при этом не забывать о коллегах, которые ждут его не меньше вашего.

Если заранее учесть интересы друг друга, ожидание отпуска окажется вовсе не таким уж долгим, а возвращение из него совсем не неприятным.

Что это такое

График отпусков — это документ, составление которого является обязательным для каждой организации. Это оговорено в статье 123 Трудового кодекса РФ. Для того, чтобы оформить документ, используют унифицированную форму Т-7.

Он составляется на основании следующих данных:

• желания самих сотрудников;
• специфика деятельности компании;
• нормы Трудового Кодекса.

Документ составляется ежегодно согласно установленным правилам и учитывает любые мелкие детали: неиспользованные дни отпуска, наличие дополнительных дней и так далее.

Ведение документа по унифицированной форме Т-7 — обязательная практика. Если в компании не пользуются ею, то на лицо нарушение ТК РФ. В данном случае предусмотрен штраф за отсутствие графика в размере от 30 до 50 тысяч рублей (для ИП сумма в 10 раз ниже).

На какой период

Важно: график составляется в компаниях и у предпринимателей на срок в один год. При этом составление и утверждение нового документа необходимо производить ежегодно.. Это связано с тем, что право на получение отпуска и его длительность определяется в пределах одного календарного года

Кроме этого, ежегодное составление графика дает возможность контролировать — все ли сотрудники воспользовались правом пойти в отпуск в данном году

Это связано с тем, что право на получение отпуска и его длительность определяется в пределах одного календарного года. Кроме этого, ежегодное составление графика дает возможность контролировать — все ли сотрудники воспользовались правом пойти в отпуск в данном году.

В каком случае вносятся изменения в график

Существующие положения законодательных актов предусматривают возможность внесения изменений в ранее утвержденный график отпусков.

Но каждой стороне нужно помнить, что такое событие является мерой необходимости. Перенос отпуска может быть связан с обязанностью работодателя предоставить отпуск новым работникам предприятия в установленные законодательством сроки.

Нормы трудового права определяют случаи, когда изменения в графике отпусков должны пройти в обязательном порядке:

• При наступлении у работника периода временной нетрудоспособности.
• Работник организации в момент нахождения в отпуске привлекался к исполнению им гражданской обязанности, когда законодательством предусмотрено для этого случая освобождение от работы.

Кроме этого, существующие нормы устанавливают обязанность работодателя по желанию сотрудника произвести перенос отпуска, если администрация не проинформировала его о начале этого периода за две недели. Чтобы это осуществить, сотруднику компании достаточно подать на имя руководства заявление с новыми датами такого периода.

Также руководству компании предоставлено право произвести перенос отпуска своего сотрудника, если будет установлено, что его отсутствие приведет к нарушению хозяйственной деятельности компании. Однако, работник в этом случае обязательно должен дать на это свое согласие.

Требования законодательства РФ к составлению графика отпусков

Составление графика отпусков работников предполагает не только учет их персональных пожеланий, но и соответствие нормам действующего российского законодательства.

При оформлении графика отпусков стоит учитывать следующее:

2. Отдельные категории сотрудников:

Некоторые категории работников вправе уйти в оплачиваемый отпуск независимо от даты приема на работу. К ним относятся:

• сотрудники до 18 лет;
• женщины перед или после отпуска по беременности;
• усыновители детей, не достигших 3-х месяцев.

3. Сотрудники по совместительству:

Эта категория работников вправе требовать отдых в то время, которое утверждено на другой работе. Таким работникам нужно документальное подтверждение.

5. Работники, поступающие в вузы и их родители:

При поступлении в вуз или если сотрудник является родителем 9-ти или 11-тиклассника, он может выбрать удобное время для ухода в отпуск (это касается и жителей Крайнего Севера, если их дети поступают в учебные заведения в другие регионы РФ).

6. Дополнительные ежегодные отпуска:

Для граждан, чья работа связана с опасными условиями труда или вредным производством, предусмотрена возможность получения дополнительного ежегодного отпуска. Этот вид отпуска вносится в график отпусков.

7. Два отпуска:

Работники, принятые на работу в конце календарного года, вправе получить два отпуска. Например, сотрудник устроился на работу в конце ноября. В этом случае он имеет право первый раз уйти в отпуск в конце июня, а второй раз — получить отпуск до окончания года за следующий год.

8. Очередность предоставления отпусков:

Устанавливается исходя из интересов сотрудников, которые имеют право на первоочередный отпуск в любое время года. Необходимо составить список таких работников, чтобы при оформлении графика отпусков, чтобы учесть их требования в первую очередь.

9. Продолжительность отпуска:

Длительность стандартного отпуска в РФ — 28 дней. При этом отпуск может быть увеличен за счет наличия дополнительных отпусков. Существует перечень профессий, представители которых имеют право на более длительный отпуск (например, госслужащие, судьи, работники прокуратуры, полиции, таможни, педагоги и прочее).

Что говорит закон

Вопрос очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков регламентирует ст. 123 Трудового кодекса РФ. В 2020 году она действует в прежней редакции, поэтому никаких новых правил для графика отпусков на 2020 год принято не было.

Указанную очередность в 2020 году должен определять график отпусков. Работодатель утверждает его с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (есть таковая есть).

Порядок утверждения нового графика отпусков на 2020 год аналогичен порядку принятия работодателем локальных нормативных актов: это ст. 372 ТК РФ.

ИМЕЙТЕ В ВИДУ

График отпусков на 2020 год обязателен и для работодателя, так и для работника.

Особенности заполнения

Составление графика самими сотрудниками

Участие сотрудников в обсуждении графика производится следующим образом: на время (максимум неделя) на информационном стенде (вариант — электронный файл с общим доступом к нему) вывешивается чистый график с пустыми графами, но с заполненными промежутками дат.

Например: «01 февраля — 08 февраля» или «11 марта — 15 марта». Сотрудникам предлагается самим выбрать комфортные им даты и вписать свои фамилии в свободные графы. Почему промежутки следует указывать понедельно, отдельно будет сказано ниже.

Количество отпусков в месяц

В зависимости от численности предприятия возрастает плотность отпусков в летний период. Чтобы дать возможность провести отпуск в теплое время года, руководитель должен быть готов отпускать по нескольку человек. При этом он обязан держать в уме интересы компании и не допускать одномоментного отсутствия сотрудников с ключевых должностей.

Ключевые даты года

праздники

Также не секрет, что сотрудники непременно захотят на законных основаниях удлинить свой отпуск, выбрав соответствующие даты. Допускать такой ситуации нельзя ни в коем случае, поэтому из графика отпусков нужно просто убрать следующие даты:

• первый рабочий день года (оставив для января только вторые две недели месяца);
• 15 декабря (и позже вплоть до конца года);
• 01-15 мая.

Практика показывает, что минимум один из 5-6 сотрудников и так зацепит пару выходных, взяв больничный во время отпуска или сразу после него, поэтому представлять дополнительные соблазны никак не следует.

Очередность вписывания фамилий

Раньше в армии существовало непреложное правило: обсуждение тех или иных

Спроецировав этот подход на данную ситуацию, будет нелишним и психологически правильным ходом отдельно определить подобную очередность.

Сперва свободные графы должны занять работники низшего звена, и далее по возрастающей.

Дополнительный плюс будет еще и в том, что руководители будут видеть, кто и когда у них будет отсутствовать. Тем самым они смогут определить оптимальную дату своего отпуска.

Специальный страховой стаж — что это такое? Планируете уволить пенсионера? Узнайте, можно ли уволить лицо пенсионного возраста по инициативе работодателя, прочитав нашу статью. Образец заявления об увольнении по собственному желанию вы найдете здесь.