Закон об онлайн-кассах: десять важных вопросов и чек лист

Шаг 6. Зарегистрируйте кассовый аппарат

• сначала в ФНС получить РНМ (регистрационный номер машины — ККТ). Этот регистрационный номер и необходимые данные о компании вносятся в кассовый аппарат. Потом формируется отчет о фискализации, который надо снова передать в ФНС (указать в Личном кабинете ФНС) и получить карту о регистрации ККТ.
• затем завершить процесс регистрации в Личном кабинете ФНС и добавить кассу в Личном кабинете ОФД.

Операторы всегда готовы помочь в регистрации касс для клиентов. Например, у «Платформы ОФД» собраны отдельные инструкции и ответы на частые вопросы на сайте.

Посмотрите видео, как подключить онлайн-кассу в 5 простых шагов.

Отличия чека коррекции от чека возврата

Можно ли говорить о том, что чек коррекции и чек возврата по сути одно и то же? Конечно нет. По своим функциям это совершенно разные фискальные документы.

Чек возврата кассовый работник может оформить в случае, если товар необходимо вернуть в магазин, если в чеке допущена ошибка и её нужно исправить в рамках одной смены и т.д.

Чек коррекции нужен исключительно в том случае, если по кассе требуется корректировка.

Отличия между чеком коррекции и чеком возврата

Чек коррекции	Чек возврата
Нужен для обоснования неучтенной выручки	Создается при возврате товара, либо для аннулирования ошибок в чеке в рамках одной смены
Данные о коррекции направляются в ФНС	ФНС не оповещается
Перед формированием чека создается акт обнаружения	Акт и пояснения к чеку возврата не прикладываются

В последние несколько лет государство держит под особым контролем процессы торговли и отчетности предпринимателей

Для избавления себя от лишних сложностей владельцам бизнеса стоит уделить внимание выполнению предписаний законодательства

Касаемо оформления кассовых документов необходимо сократить до минимума количество возможных ошибок, а в случае их допущения, как можно раньше принять меры для устранения. В первую очередь это касается своевременного оформления чеков коррекции и передачи информации об этом налоговым инспекторам.

Как в онлайн кассе пробивать авансовый платеж?

Авансовый платеж в онлайн-кассе пробивается выбором признака расчета «Аванс». При получении аванса, если неизвестны точный список товаров, их цена, количество, можно не указывать эти данные в чеке на аванс. При окончательном расчете за товар (с учетом ранее полученного аванса) указываются все его реквизиты согласно ФЗ №54, ст. 4.7. Сумма оплаты при окончательном расчете фиксируется в фактически полученном размере, без аванса. При этом не играет роли, был ли получен окончательный расчет наличными или картой.

Если при получении аванса уже указывались товары по списку, их количество, цена, стоимость, то вторично эти данные при конечном расчете пробивать не нужно. Напротив, если в чеке на аванс данные не были пробиты, их нужно указать в чеке на окончательный расчет (по тексту письма Минфина №03-01-15/26352 от 28-04-17 г.).

В каких случаях пробивается чек коррекции

Какие ошибки могут быть в чеке

Практически всегда на кассе присутствует кассир — сотрудник, который сканирует товар, формирует чек, осуществляет расчеты с покупателями и т.д. В работе кассира всегда есть место человеческому фактору и, как следствие, допущению ошибок при формировании кассовых чеков. Чаще всего сотрудники ошибаются в сумме чека, способе платежа или вовсе не пробивают чек продажи.

В случае проверок налоговой инспекцией, на подобные чеки сотрудники ФНС обращают внимание в первую очередь, ведь наличие большого количества чеков с ошибками может говорить о том, что кассовая дисциплина на предприятии ведется некорректно, и вполне возможно наличие в организации неучтенной выручки.    

Как исправить ошибку в чеке

Можно ли как-то исправить допущенную ошибку? Можно, более того, в случае своевременного и корректного исправления можно избежать и дополнительных вопросов от ФНС.

Ошибка в способе платежа

В данной ситуации сотрудник не должен что-либо корректировать и писать объяснительные. Ошибка исправляется возвратом с указанием признака «возврат прихода».

Важно! Способ платежа должен совпадать с изначальным чеком, соответственно указывается как «оплата банковской картой». После возврата формируется новый чек с корректными данными

Признак расчета у нового чека должен быть указан как «Приход».

В чеке указана ошибочная стоимость

В этой ситуации ошибка исправляется достаточно просто, по схожему с указанным выше алгоритму. Изначально ошибочный чек необходимо аннулировать, создав чек возврата с признаком «возврат прихода». Далее формируется корректный фискальный документ.

В случае указания некорректной стоимости есть один важный нюанс.

Если исправление будет совершено в ту же кассовую смену, в которой была допущена ошибка, чек коррекции не понадобится.

Если же несоответствие в кассе будет обнаружено по истечении нескольких смен, коррекция чека в онлайн-кассе будет обязательным условием, так же, как и пояснительная записка (здесь речь идет об обнаружении в кассе излишков).

Отсутствие кассового чека по операции

Отсутствие чека, как сказано выше, может быть следствием как технической неисправности, так и ошибки сотрудника. Решение одно – корректировка. Суть произошедшего подробно описывается в прилагаемой к чеку записке.

Что такое чек коррекции

Для того, чтобы дать определение этому фискальному документу, стоит сказать, что его назначение – это корректировка суммы в кассе организации. Причем корректировка будет нужна при обнаружении лишних денег. Если денег меньше – корректировка не проводится.

Государство не считает наличие недостачи в кассе поводом для применения санкций к предпринимателю. О способах исправления недостачи поговорим ниже.

Что же касается чека коррекции – вариантов, когда он бывает необходим два:

• ошибка работника;
• невозможность провести продажу через кассовый аппарат.

С первым вариантом всё ясно – речь идет о ситуации, когда сотрудник, работающий на кассе, от покупателя принимает одну сумму, а пробивает другую (меньше чем принято от покупателя). В результате денег в кассе магазина будет больше, чем проведено по программе. Вариант с корректировкой суммы с помощью изъятия лишних денег из кассы не подходит, так как:

• это будет нарушением законодательства;
• несоответствие отразится на результатах ревизии в виде недостачи товара.

Исправляется ошибка довольно просто:

• если она выявлена сразу, сотрудник исправляет её путем операции с признаком «возврат прихода», формируя далее чек с верной суммой;
• если несоответствие обнаружено после закрытия смены, ситуация исправляется путем формирования чека коррекции на онлайн-кассе.

Во втором случае, мы говорим о продаже, которая прошла без применения кассового аппарата. Если смотреть со стороны законодательства – продажа товара без проведения операции через ККТ является прямым и грубым нарушением. Однако в данном вопросе могут быть определенные нюансы.

Например, представим ситуацию, что в магазине произошел сбой в работе ККТ, а рядом с торговой точкой стало плохо прохожему, и к вам обратились с просьбой продать бутылку воды. Скорее всего вы не будете закрывать двери магазина перед лицом покупателя с комментарием, что проблемы с законом вам не нужны, и воду придется продать без использования ККТ.

В любом случае, в момент проведения корректировки сотрудник будет писать объяснительную, которую приложит к чеку. Если в записке вся информация о произошедшем будет указана в полном объеме, а сотрудники налоговой вовремя получат информацию об инциденте, вопросов к владельцу и сотруднику, который корректировку проводил, не возникнет.

Скачать объяснительную записку к чеку коррекции>>>

Шаг 2. Разберитесь с нужными понятиями и сокращениями

Отключить

Онлайн-касса –  это кассовый аппарат, который соответствует новым требованиям. Работает онлайн-касса так. После совершения покупки покупателем, касса создает транзакцию и направляет ее в фискальный накопитель. Фискальный накопитель сохраняет чек, подписывает его фискальным признаком и отправляет данные на сервера ОФД. Он создает ответный фискальный признак, который высылает обратно ККТ и передает данные о расчетах в налоговую. Вся цепочка действий занимает несколько секунд. После этого покупатель получает бумажный и электронный чек (присылается на электронную почту или абонентский номер). Эти чеки содержат QR-код и ссылку, которые покупатель может использовать для проверки чека.

ОФД – оператор фискальных данных. Это специализированная компания, которая уполномочена принимать данные с кассового аппарата, хранить их и передавать налоговикам. У ОФД обязательно должна быть лицензия от ФСТЭК и Роскомнадзора. Потому что именно ОФД отвечает за сохранность и конфиденциальности данных, полученных с кассового аппарата. 

Отключить

КЭП – это усиленная квалифицированная электронная подпись. Она нужна для регистрации кассы в личном кабинете ФНС и для подписания договора с ОФД.

Фискальный накопитель — устройство, предназначенное для шифрования, защиты и передачи фискальных данных. Фискальный накопитель хранит в некорректируемом виде сведения о расчетах, которые проводит ККТ, и передают информацию на ККТ, которая, в свою очередь, отправляет информацию в ФНС. Фискальный накопитель является более современным и многофункциональным аналогом электронной кассовой ленты защищенной (ЭКЛЗ).

Нужно помнить!

1. Использование онлайн-кассы полностью исключает оформление чеков «задним числом», внесение в данные произвольных корректировок.
2. Исправление ошибок при пользовании онлайн-кассой делается с помощью чека корректировки. При обнаружении ошибки целесообразно сообщить о ней в ФНС. В этом случае с организации снимается ответственность, предусмотренная КоАП.
3. Данные онлайн-касс передаются оператору фискальных данных. С помощью ККТ можно настроить прием оплаты за наличный расчет и электронно. Возможен в том числе и прием авансовых платежей за товар.
4. Если чек еще не пробит продавцом, в него можно вносить изменения. Если пробита неверная сумма, можно использовать функцию «Возврат прихода» в присутствии покупателя.
5. Из личного кабинета ОФД можно отследить практически любую операцию по ККТ за период, извлечь данные, распечатать дубликат чека.
6. Если продавцом нарушены сроки передачи документов ОФД, касса блокируется.
7. В случае неполадок в работе онлайн-кассы, необходимости изменения ее базовых настроек целесообразно обращаться в техподдержку.

Шаг 1. Проверьте, когда переходить на онлайн-кассы и когда

• до 1 февраля 2017 г. применять их можно было добровольно;
• до 1 февраля 2017 г. можно было регистрировать ККТ в прежнем порядке (без фискальных накопителей) и пользоваться ею до 1 июля 2017 г.;
• с 1 февраля 2017 г. зарегистрировать или перерегистрировать можно только онлайн-кассу (либо доработанную (модернизированную) кассовую технику старого образца).
• c 1 июля 2017 г. вся ранее зарегистрированная кассовая техника должна соответствовать Федеральному закону № 54-ФЗ и работать по новым правилам (необязательно для ЕНВД, ПСН и предприятий сферы услуг);
• с 1 июля 2018 г. вся ранее зарегистрированная кассовая техника должна соответствовать 54-ФЗ и работать по новым правилам, в том числе для ЕНВД, ПСН и предприятий сферы услуг.

Шаг 1. Выясняем, кто в 2020 году обязан применять ККТ

В 2020 году применять онлайн-кассу должны почти все ИП и предприятия. Исключение в виде отсрочки до 1 июля 2021 года сделали для предпринимателей, которые:

не имеют штата наёмных работников,

оказывают услуги или продают товары собственного производства.

Как только ИП примет на работу хотя бы одного сотрудника или начнет продавать товары других производителей, ему придется установить кассу.

Также следует отметить льготу для предпринимателей и предприятий, работающих в труднодоступных и отдалённых от сетей связи местностях. Для этой категории бизнесменов предусмотрена возможность заниматься предпринимательской деятельностью без применения онлай-кассы. В каждом субъекте РФ свой перечень таких местностей.

Что должно быть указано на чеке онлайн-кассы

Чеки нового образца стали сложнее по структуре. На них указано гораздо больше данных, чем на чеках, которые печатали старые ККТ. Всего закон определяет 20 позиций, которые должны быть отражена на электронном и бумажном чеке. На бумажном чеке все позиции должны быть хорошо различимы в течение 6 месяцев.

На чеке должны быть указаны:

1.    наименование документа;

2.    порядковый номер за смену;

3.    дата, время и место (адрес) осуществления расчёта

4.    наименование организации или фамилия, имя, отчество (при наличии) ИП;

5.    ИНН организации или ИП;

6.    применяемая система налогообложения;

7.    признак расчёта (продажа или возврат)

8.     перечень пробитых в чеке товаров или услуг (с указанием цены, скидок);

9.    сумма расчёта с отдельным указанием НДС

10.   форма расчёта (наличные или электронные средства платежа)

11.   должность и фамилия кассира;

12.   регистрационный номер контрольно-кассовой техники;

13.   заводской номер модели фискального накопителя;

14.   фискальный признак документа;

15.   адрес сайта для проверки чека;

16.   порядковый номер фискального документа;

17.   номер смены;

Если в чеке отсутствует хотя бы один пункт, то чек является недействительным. Согласно законодательству, такой чек не может считаться переданным в налоговую и включённым в отчёт учёта.

ИП, использующие ПСН, УСН, ЕСН и ЕНВД, до 1.02.2021 не обязаны указывать в чеке наименование и количество товара (кроме алкогольной продукции).

Как оформить чек коррекции по онлайн-кассе

Проверяющие органы обращают особое внимание на чеки коррекции. Для того, чтобы вопросов к владельцу бизнеса не возникало, он должен заблаговременно позаботиться о передаче данных о коррекции по кассе в налоговую

Причем к этому моменту на предприятии будут собраны все необходимые документы. Пакет должен включать в себя:

1. Акт обнаружения, который составляется по факту обнаружения излишков;

1. Пояснительную записку, в которой сотрудник, проводящий корректировку, отражает следующие данные:

• номер записки;
• дата и время создания;
• дата и время возникновения излишков;
• описание инцидента.

1. Чек коррекции, который должен содержать:

• сумму корректировки;
• признак расчета;
• тип коррекции;
• основание.

1. Итоговым действием будет оповещение о произошедшем налоговой. Причем наносить личный визит в инспекцию не обязательно, достаточно передать данные через личный кабинет на сайте ФНС.

Оригиналы всех документов должны храниться у предпринимателя.

Важно знать! Даже если предприниматель не позаботился о своевременной передаче информации в налоговую, и организации был выставлен штраф, корректировка всё равно является обязательной. В законодательстве нет строгих ограничений по времени проведения корректировок

Главным правилом здесь будет проведение корректировки после открытия и до закрытия смены. Однако не обязательно смена должна быть той, в которой появились излишки в кассе

В законодательстве нет строгих ограничений по времени проведения корректировок. Главным правилом здесь будет проведение корректировки после открытия и до закрытия смены. Однако не обязательно смена должна быть той, в которой появились излишки в кассе.

Также стоит знать, что корректировка должна проводиться на той кассе, на которой изначально продажа была проведена не корректно.

Почему онлайн-касса не видит сим-карту?

Такая ситуация может возникнуть по ряду причин. Если онлайн-касса не распознает сим-карту, выполните последовательно ряд действий:

• проверьте, исправна ли симка, корректно ли установлена в устройство;
• если карта исправна и правильно установлена, но связь отсутствует, обратитесь в поддержку оператора связи;
• проверьте исправность ККТ (не попала ли на контактные части пыль, влага, нет ли механических повреждений контактов);
• при обнаружении механических повреждений либо если внешние препятствия для работы онлайн-кассы отсутствуют, но касса не настраивается, необходимо обратиться в техподдержку.

На заметку! Частая смена сим-карты может привести к повреждениям контактов.

Можно ли сделать копию чека?

Копию пробитого чека можно сделать в течение 30 дней после его выпуска, используя личный кабинет ОФД либо извлекая информацию из памяти ККТ. Такая копия будет представлять собой дубликат чека, в котором, как правило, отсутствует часть необязательных реквизитов (например, реклама).

Юридически больший «вес» имеет дубликат, извлеченный из личного кабинета ОФД. Многие операторы предоставляют продавцам возможность устанавливать дополнительное ПО в личном кабинете. С помощью него можно настроить печать двух экземпляров документа сразу при работе кассира на ККТ. ПО предоставляет возможность распечатывать дубликаты и за прошедшие периоды.

Как отменить (аннулировать) чек?

Отменить чек можно до момента его пробития, когда документ еще не печатался и не передавался оператору фискальных данных. На этом этапе большинство моделей касс позволяет вернуться в текст чека, внести корректировки в список товаров, отменить операцию.

После печати и передачи данных ОФД отменить документ невозможно. Если обнаружена ошибочная операция, применяют корректировочный чек (действующая ред. ФЗ №54, ст. 4.3 п.4). Такой документ пробивается в интервале между открытием и закрытием смены. Чек коррекции может быть пробит не только в тот день, который указан на ошибочном чеке, но и в любое другое время.

Признаки расчета на чеке коррекции – «1» и «2». Первый корректирует приход, т.е. применяется в случае, если не весь приход прошел через кассу, а второй – расход, т.е. применяется в случае, если деньги выданы в меньшем размере изначально. Тип коррекции: «самостоятельная операция» (если ошибка обнаружена самостоятельно) либо «по предписанию» (если ошибочный чек обнаружен фискальным органом).

Можно использовать признак «возврат прихода», если пробит неверный чек. Операция делается в присутствии покупателя. Пробивается чек с указанным признаком, в котором будут реквизиты неверного чека. Операция аннулируется. Покупателю нужно выдать новый чек, с верными данными.

На заметку! Перед формированием корректировочного чека необходимо получить от кассира объяснительную записку с указанием причин ошибки, датой, номером и подписью ответственного лица.