Преимущества и недостатки электронного оформления
Основное преимущество ЭЛН — долговременное хранение данных и невозможность фальсификации информации.
Если у сотрудника и менеджмента компании есть желание быстро обмениваться верифицированными данными для ускоренной процедуры начисления и выплаты денег, тогда следует обязательно использовать ЭЛН. Для этого необходимо провести подключение к онлайн-системе и применять её работе. Требуется и определённая перестройка мышления сотрудников, которые занимаются бухгалтерским учётом.
Все этапы начисления пособий в такой системе, работающий может контролировать самостоятельно. Вход в систему и использование ЭЛН возможно только с согласия работающего. Такая персональная проверка согласия проводится каждый раз. Работающий сохраняет право выбора.
Недостаток онлайн-оформления в основном относится к необходимости использовать выделенное персональное рабочее место для бухгалтера с подключением к системе “Соцстрах”. Особенно это актуально для микробизнеса с занятостью в несколько человек, где нет потребности в управлении большим массивом персональных данных работающих.
В каких случаях в выдаче или оплате БЛ сотруднику могут отказать?
Лицам, обратившимся за получением листка нетрудоспособности, будет отказано в следующих случаях (п.26 Порядка, утвержденного Приказом №624н):
- у гражданина отсутствуют какие-либо признаки болезни (можно ли получить больничный лист, не болея?);
- обратившийся проходит медосмотр, обследование или лечение по направлению от военного комиссариата;
- если гражданин находится под стражей или на него наложен административный арест;
- при прохождении медицинских осмотров, включая посещение центров профпатологии;
- при прохождении обследования или лечения в амбулаторных условиях хронического заболевания вне стадии обострения;
- если пациент является учащимся (студентом) образовательного учреждения (выдается справка).
Сотрудник не всегда вправе претендовать на получение пособия по временной нетрудоспособности. Так, в ст. 9 Закона №255-ФЗ обозначены следующие периоды, за которые пособие не начисляется:
- работник был освобожден от трудовой деятельности с полным или частичным сохранением заработной платы, а также без оплаты в соответствии с трудовым законодательством;
- сотрудник был отстранен от выполнения своих трудовых функций в соответствии с законодательством и ему данный период не оплачивался;
- лицо находилось под стражей или арестом;
- период проведения судебно-медицинской экспертизы;
- во время простоя предприятия (исключение — п.7 ст.7 №255-ФЗ).
Основанием для отказа в выплате пособия служит умышленное причинение вреда сотрудником своему здоровью или наступление нетрудоспособности в результате преступного действия.
С 01.07.2017 года вступил в силу Закон от 01.05.2017 №86-ФЗ позволяющий оформлять больничные листы в электронном виде. Так, если организация и медучреждение являются участниками новой системы, то сотрудник может выбрать, в каком виде ему оформить больничный. Выдача бюллетеня любой формы происходит в соответствии с требованиями законодательства.
Внешний вид электронного больничного
Стандартный листок нетрудоспособности должен выглядеть как бумажный образец, однако, не столько по внешнему виду, сколько по содержанию. Кроме данных о работающем, в виртуальный документ этого образца вносят защищающие его от подделок и манипуляций, уникальные цифровые данные. В том числе в нем проставляется автоматически сгенерированный личный номер, который можно проверить по единой системе.
Электронные больничные листы, как выглядят они с экрана монитора, отличаются от привычных бумажных бланков строгой отчётности. Документ выглядит как таблица онлайн-файла с возможностью внесения в неё данных – цифровых показателей и словесных определений. Текст больничного вносится в общую базу «Соцстрах», доступ к которой могут получить в определённом объёме только те, кто имеет право на её просмотр и использование.
Заполняя по форме, образец листа нетрудоспособности, невозможно испортить сам документ или внести в него ошибочные данные. Авторы изменений онлайн-шаблона, указывают определённые сведения и могут, при необходимости, внести изменения. Именно поэтому такой документ намного удобнее, чем старый вариант с бумажным носителем. Бланк на бумаге приходилось отменять, если в него внесены ошибочные данные, и только потом переоформлять, теряя много времени на дублирование данных.
Если работодатель по-прежнему не идет навстречу
У работодателя нет права отказать в начислении пособий по листу нетрудоспособности. В период 5 рабочих дней он обязан передать данные в ФСС, где выплата начисляется и в течение 10 дней выдается сотруднику.
Если срок выплат задерживается, то это нарушение Трудового Кодекса, ст. 183. Тогда организацию обяжут выплатить денежный процент сотруднику, предоставившему больничный. Кроме материальной, нарушение может повлечь за собой административную ответственность — штраф от 30 000 до 50 000 руб. Или, как вариант, предприятию запрещается осуществление своей деятельности на срок до 90 дней.
Наниматель официально имеет право отказать в оплате больничного если:
- сотрудник, без уважительной причины пропустил плановый поход к врачу;
- нарушен режим лечения и не выполняются рекомендации доктора;
- болезнь связана с употреблением алкогольных или наркотических средств.
Электронный и бумажный больничные юридически равны. Сегодня для предприятий допустимо выбрать любой вариант. Тем не менее по рекомендации правительства организации должны стремиться к переходу на электронный расчет по бюллетеням.
Пока система нова, всплывают ошибки и непониманий в оформлении и работе с ЭЛБ. Если предприятие не готово работать с ними, то специалисты отдела кадров должны быть готовы объяснить сотруднику, как заменить электронный больничный на бумажный, в случае предоставления такового.
Как работает сервис
Многим кажется, что схема работы ФСС, поликлиники, работника и работодателя сложная. Но система была принята в сентябре 2017 года, а пользоваться ей стали только в декабре. Не все работодатели подключились к системе личного кабинета ФСС и не все поликлиники дают электронные больничные. В ближайшее время все поликлиники перейдут на новую удобную систему работы.
Получить электронный больничный лист в личном кабинете ФСС можно таким образом:
- Необходимо обратиться в поликлинику за медицинской помощью, где вам будет оформлен электронный больничный.
- Работник должен подписать документ электронной подписью с указанием периода больничного, а также причиной нетрудоспособности и иных нюансов.
- Вам будет выдан номер больничного для работы с ним в личном кабинете ФСС. На своей работе вы должны отправиться к бухгалтеру с этим номером.
- Специалист должен найти по данным электронный больничный в кабинете страхователя ФСС. В данном разделе может зарегистрироваться юридическое лицо или ИП.
Проверка листа нетрудоспособности в личном кабинете ФСС
Вы можете в любой момент посмотреть статус своего больничного в электронном виде. Для того чтобы получить все данные, требуется зарегистрироваться на сайте Государственных услуг. Для входа нужно ввести номер телефона и пароль. После входа можно выбрать из списка нужный больничный и узнать всю информацию:
- Какое пособие начислено.
- Статус больничного.
- Даты, которые считаются периодом нетрудоспособности.
- Правильно ли оформлен документ.
В личном кабинете можно настроить получение оповещения об изменение статуса на электронную почту.
В личном кабинете вы можете самостоятельно рассчитать размер выплат при помощи калькулятора онлайн. Можно предварительно рассчитать, какое пособие вам заплатят по болезни. Для этого откройте калькулятор, который расположен в верхнем правом углу и заполнить все поля.
На сайте нужно будет ответить о периоде и причине нетрудоспособности, были ли вы в стационаре и не нарушали ли режим. Кроме этого нужно указать дату устройства на работу, сумму, которую вы заработали за 2 года. В расчете учитывается районный коэффициент. После введения данных нужно нажать «Рассчитать» и калькулятор рассчитает примерную стоимость, которую вам должны начислить по больничному листу.
Как заменить электронный больничный на бумажный вариант
Работник может быть не осведомлен о возможностях предприятия и автоматически соглашается на электронное оформление листа нетрудоспособности, а в отделе кадров говорят, что в таком виде больничный не примут.
В этом случае можно ли поменять электронный больничный лист на бумажный? Да, это возможно. Для этого работнику снова придется обратиться в медучреждение с письменным требованием предоставить ему бумажную версию листа нетрудоспособности. Врач выпишет бумажный документ с пометкой «Дубликат», присвоит номер, укажет дату выдачи и продолжительность болезни. После этого аннулирует предыдущий электронный вариант, но запись о нем сохраниться в базе программы.
Если врач отказывает пациенту в замене на бумажный вариант, то можно подать жалобу главврачу в письменном виде. Жалоба пишется на двух листах, первый передается под подпись в медучреждение, второй остается у пациента. Если эта мера не помогает, необходимо обратиться в Министерство здравоохранения.
Плюсы электронных больничных
Организациям и ИП не обязательно подключаться к системе обмена электронными больничными. Штрафов за то, что компания не перешла на электронные больничные пока не предусмотрено. Однако, по нашему мнению, в переходе на электронные больничные листы с 1 июля 2017 года смысл есть. Электронный больничный, как минимум, удобнее, чем бумажный. Его проще заполнять, не требуется следить за цветом чернил, размером букв, расположением печати и прочее. Более того, ФСС не потребуется переживать, что работник сдал работодателю поддельный рабочий лист.
Заметим, что электронные больничные листки вводят по результатам пилотного проекта. В 2015-2016 годах электронные больничные выдавали в Тамбовской, Астраханской, Белгородской и Самарской областях, а также в Хабаровском крае, Татарстане и Крыму. Вместе с электронными листками медицинские работники врачи формировали больничные и на бумаге. За это время в эксперименте приняли участие 150 организаций, а листки нетрудоспособности в электронном виде получили полмиллиона человек. В итоге – эксперимент оказался успешным.
Как оформить электронный больничный через личный кабинет ФСС
Вы можете самостоятельно выбрать вид получаемого больничного листа. Предварительно нужно спросить у бухгалтера сможет ли он оформить электронный вариант. Бывают ситуации, когда сотрудник получил современный лист, а его не принимают на работе.
В таком случае медучреждение выдаст бумажный бланк. Если вы заранее узнаете у работодателя, принимают ли такие листы в вашем учреждении, то таких проблем не возникнет. На данный момент работодатель не обязан пользоваться современным сервисом.
После оформления документа вы должны дать письменное согласие на обработку личных данных и оформление больничного в электронном виде. Вам не понадобится заверять лист печатями в регистратуре.
Каждый больничный лист имеет уникальный код, по которому можно найти документ в личном кабинете.
Заключение
Электронный документооборот больничных листов удобен, как работодателю, так и работающему. Использование вместо стопок бумаг данные, переданные по защищённому каналу, позволяет оптимизировать рабочее время врачей, бухгалтеров, руководителей, самих сотрудников, открывающих ЭЛН.
Использование информационных систем для передачи данных о больничном листе, даёт выигрыш экономике страны и конкретному человеку. Прозрачность использования средств и начисления страховых выплат, в этом случае, гарантировано.
Оперативность проверки данных позволяет ускорить в три раза , независимо от сложности начислений и географии расположения фирмы или предприятия.
