Что это такое, для чего он нужен на предприятии
Российское законодательство обязывает все организации, а также физические лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью, проводить все денежные средства через ККМ. Каждая операция, пробитая через кассовый аппарат, сопровождается чеком, в котором указаны ее номер и назначение. Подробный же письменный учет операций должен вестись в книге кассира-операциониста.
Документ представляет собой книгу с титульным листом, на котором указана информация о предприятии:
- Реквизиты компании или ИП.
- Коды ОКПО и ОКУД.
- Данные ККМ.
- Дата начала ведения.
- Сведения об ответственном лице, занимающимся ведением документа.
Журнал обязательно прошивается при помощи шнура или толстой нити и постранично пронумеровывается. Общее количество листов указывается на последней странице и заверяется печатью предприятия или ИП. Документ также содержит подписи налогового инспектора, регистрировавшего книгу, а также бухгалтера и руководителя предприятия.
Кто и когда его заполняет
Первую запись в журнале делает сотрудник налоговой инспекции, регистрирующий ККТ. Он снимает нулевой чек с проверочной суммой 1 руб. 11 коп. и вносит данные первого Z-отчета. Эта сумма вычитается при занесении денежных операций первого дня работы и не учитывается ни налоговыми органами, ни бухгалтерией предприятия.
Книгу ежедневно по открытию и окончанию рабочей смены заполняет тот, кто назначен руководителем ответственным за ее ведение. Это может быть сам руководитель, главбух, административный сотрудник или кассир.
Если торговый зал работает в несколько смен, то отчет должен заноситься по каждой вновь начатой смене.
Правила ведения денежных расчетов, а также порядок оформления кассового журнала были установлены в 1993 году. А в конце 1998 года Госкомстат вынес постановление «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации». Так появилась форма КМ-4, которой сегодня пользуются почти все предприятия, деятельность которых предусматривает финансовые расчеты. Несмотря на то, что принципы оформления отчетности остались прежними, ряд изменений коснулся внешнего вида Z-отчета.
Правила оформления журнала
Журнал можно вести как в электронном, так и в бумажном виде. При этом если на предприятии он ведется «живьем», то все его страницы нужно пронумеровывать, скреплять специальной крепкой нитью и заверять подписью. Печатью визировать журнал не обязательно, т.к. он относится к внутреннему документообороту компании, к тому же начиная с 2016 года юридические лица законодательно освобождены от требования применять в работе штампы и печати.
В период ведения журнал должен лежать в определенном месте, доступ к которому нужно строго ограничить. После утраты актуальности его следует передать на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени.
Регистрация в налоговой
Форма КМ-4 – это книга учета всех операций, проводимых через конкретный кассовый аппарат, поэтому она оформляется в налоговой инспекции одновременно с постановкой контрольно-кассовой машины на регистрационный учет. При регистрации ККМ и кассового журнала необходимо иметь:
- Заявление о постановке на учет ККМ.
- Свидетельство о регистрации ИП или предприятия.
- Договор аренды торговой площади.
- Паспорт ККМ.
- Договор, заключенный с Центром технического обслуживания ККТ.
- Голограмму.
Сама кассовая машина должна находиться в перечне разрешенной к использованию контрольно-кассовой техники, т. е. модель ККМ должна соответствовать Госреестру.
Если у предприятия несколько контрольно-кассовых машин, то и журналов будет заведено соответствующее количество. Каждая книга должна находиться в торговом зале рядом с аппаратом.
Какие существуют виды бланков строгой отчетности — смотрите в этом материале.
Информация о том, какой кассовый аппарат выбрать для ИП, приведена тут.
Кто ответственен за ведение книги
Ведение данного документа входит в компетенцию сотрудника, который отвечает на предприятии за операции с наличными средствами (обычно это или кассир или бухгалтер организации). Также в компании должен быть организован контроль за заполнением документа, который обычно возлагается на главного бухгалтера или непосредственно руководителя предприятия.
Кассовую книгу следует оформлять самым тщательным образом, так как сведения, отраженные в ней, всегда внимательно проверяют налоговые специалисты при выездных проверках.
Любые обнаруженные ошибки могут привести к серьезному административному наказанию, в виде крупных штрафных санкций.
Заполнение и ведение журнала
Образец заполнения журнала кассира-операциониста формы КМ-4
Журнал кассира ведут следующим образом: в начале смены или рабочего дня в графах с первую по третью кассир отмечает смену или дату, номер отдела и свои ФИО.
В графу 4 вписывают порядковый номер счетчика (отчет фискальной памяти) на окончание предыдущей смены или рабочего дня.
Графа «Показания» заполняется только при перерегистрации, проверке, передаче в ремонт или снятии машины с учета сотрудником центра технического обслуживания или налоговой инспекции. В дальнейшем кассир дожжен переписать данный показатель.
До начала смены или рабочего дня кассиром в графе записываются показания денежного счетчика на начало дня, которые заверяются в графах 7 и 8 подписями кассира и представителя администрации предприятия соответственно.
По окончанию смены или рабочего дня кассир в графе 9 записывает конечные показания счетчика.
В графу 10 вписывают сумму выручки за смену или день, которая должна быть равна разнице между графами 9 и 6.
Графы 11-14 содержат сведения о том, что в конце дня сдает кассир в главную кассу:
- наличные деньги (графа 11);
- количество и сумма оплаченных документов (графы 12, 13);
- общая сданная сумма в главную кассу на конец дня (графа 14, равная сумме граф 11 и 13).
Графы 12, 13 заполняют при оплате товара кредитной картой. Фактически денежные средства поступают не в кассу, а на расчетный счет предприятия. Однако выручку следует все равно провести через кассу. Таким образом, графа 12 содержит данные о количестве операций по кредитным картам, а графа 13 – выручку по ним.
Графа 15 содержит записи о суммах, которые были выписаны по возвращенным чекам (основание данных – акт о возврате денежных средств клиентам по неиспользованным чекам в кассу, форма № КМ-3) и количество нулевых чеков, напечатанных за смену или рабочий день.
По окончанию смены или дня кассиром составляется справка-отчет по форме № КМ-6, которая сдается вместе с выручкой по приходному кассовому ордеру старшему кассиру.
Сделанные записи подтверждаются подписями старшего кассира, кассира-операциониста и администратора предприятия (организации) после проверки фактической выручки, показаний счетчиков на конец смены или дня. Для этого заполняют графы 16-18. Приказами утверждаются конкретные лица, которые должны проверять, принимать и подтверждать выручку, сданную кассиром.
Если результаты сумм на контрольной ленте расходятся с фактической выручкой, то выясняются причины расхождения, а выявленные излишки или недостачи заносят в определенные графы журнала кассира.
Помарки или подчистки в данном документе недопустимы. Вносимые исправления оговариваются и заверяются подписями кассира, главного бухгалтера и руководителя организации.
При использовании нескольких ККТ дополнительно заполняется форма № КМ-7, содержащая данные о показаниях счетчиков машин и выручке предприятия.
Скачать бланк кассира-операциониста формы № КМ-4
Нюансы ведения журнала
Если за день было снято несколько Z-отчетов, то они все отражаются в журнал отдельными строками. Однако дата в графе 1 проставляется одна и та же.
Если для проведения безналичных операций на кассовом аппарате вводится отдельный раздел, то тогда в строке, соответствующей ему, не заполняется графа 11 (сдано наличными), но указывается информация в графах 12 и 13 (количество безналичных операций и их сумма).
Если в течение дня никакие операции на кассовом аппарате не проводились, то снимать Z-отчет в конце дня и производить запись в журнале не надо.
При утере Z-отчета его можно восстановить. Делается это двумя способами — получением отчета по фискальной памяти или по ЭКЛЗ. Фискальный отчет можно снять, пригласив специалиста, обслуживающего кассовые аппараты на предприятии. Кроме этого, он содержит только итоговые данные. Отчет из ЭКЛЗ содержит подробные данные за каждый рабочий день, однако, этот блок меняется каждый год.
Если во время заполнения допущена ошибка, то неверную строку необходимо вычеркнуть одной чертой (чтобы можно было прочитать зачеркнутое), и начать новую. Ошибочная строка заверяется подписями должностных лиц.
Презентация на тему: » ФОРМА КМ-4 ЖУРНАЛ КАССИРА-ОПЕРАЦИОНИСТА была утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации 132 Постановлением Госкомстата Российской Федерации.» — Транскрипт:
1
ФОРМА КМ-4 ЖУРНАЛ КАССИРА-ОПЕРАЦИОНИСТА была утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации 132 Постановлением Госкомстата Российской Федерации 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» 25 декабря 1998 года.
2
Пояснительная записка Целью данного урока является оказание помощи учащимся в оформлении «Журнала кассира-операциониста» при изучении темы «Работа на контрольно- кассовой технике». В первой части урока затрагиваются краткие основы теории по ведению кассовой документации. Здесь на доступном уровне поэтапно показан порядок оформления всех граф «Журнала кассира-операциониста», правила подсчета дневной выручки и выведение остатка денежных средств на конец рабочего дня. Рассмотрены вопросы оформления возвратов товара и особенности оформления безналичного расчета, правила исправления ошибок допущенных при заполнении документов. Цель урока – формирование умений и навыков учащихся в оформлении кассовой документации, привить интерес к работе на контрольно-кассовой технике, заложить первоначальные навыки самостоятельного приобретения знаний. Учащимся выдаются бланки «Журнала кассира-операциониста», «Ведомость показаний ККТ «Samsung ER 250RF», «Ведомость показаний ККТ «АМС – 100Ф», «Ведомость показаний ККТ «Касби 02К» и предлагается заполнить свой бланк «Журнала кассира-операциониста» по всем «Ведомостям показаний ККТ». Данное пособие рекомендуется к использованию на практических занятиях по работе на контрольно-кассовой технике, оно наглядно показывает, как необходимо заполнять «Журнал кассира-операциониста.
3
Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Б/нал Журнал кассира-операциониста – это основной документ, отражающий движение наличных денежных средств в операционной кассе магазина. Его заводят для каждого кассового аппарата отдельно. Журнал шнуруют, нумеруют и скрепляют подписями руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью, после чего журнал заверяется в ИФНС налоговым инспектором. Все записи в журнале ведет кассир- операционист в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой. Записи подтверждают подписями кассир, администратор организации, старший кассир.
4
Если в журнал вносят исправления, то они должны быть оговорены и заверены подписями. На обложке журнала необходимо указать реквизиты организации (ИП), коды (ОКПО, ОКУД), информацию о контрольно-кассовой машине, период, на который заводится журнал, должность, фамилию, имя, отчество лица, ответственного за ведение журнала ИСПРАВЛЕННОМУ ВЕРИТЬ,
6
Zразмен ный фонд Васина В.С Васина В.С Васина В.С гр – 6гр 10
7
Остаток на конец дня сдано
8
Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Разме нный фонд Остат ок на конец дня
9
Z размен ный фонд СУММА ВОЗВРАТА ТОВАРА ВЫЧИТАЕТСЯ ИЗ ВЫРУЧКИ И ЗАПИСЫВАЕТСЯ В ГРАФУ Васина В.С 2 Васина В.С 3 Васина В.С 4 Васина В.С 5 Васина В.С 6 Васина В.С гр – 6гр – 15гр
10
сдано Остаток на конец дня
11
Разме нный фонд Остат ок на конец дня Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С
12
Z размен ный фонд Васина В.С 2 Васина В.С 3 Васина В.С 4 Васина В.С 5 Васина В.С СУММА ВОЗВРАТА ТОВАРА ВЫЧИТАЕТСЯ ИЗ ВЫРУЧКИ И ЗАПИСЫВАЕТСЯ В ГРАФУ 15
13
сдано Остаток на конец дня
14
Разме нный фонд Остат ок на конец дня Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С
15
Z размен ный фонд Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С
16
Остаток на конец дня сдано Б/нал гр + 13 гр
17
Остат ок на конец дня Разме нный фонд Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Васина В.С Б/нал
Инструкция по оформлению кассовой книги
В самом начале
- На титульном листе книги сначала пишется полное наименование компании, которой принадлежит данный документ, структурное подразделение (при необходимости)
- Вносится код ОКПО (находится в учредительных бумагах фирмы) и вписывается год, на который открывается кассовая книга.
- На последней странице документа необходимо обязательно указать количество листов в нем, подпись руководителя, главного бухгалтера и дату закрытия кассовой книги. Оформляются указанные данные на первом листе бланка кассовой книги.
Основная часть книги
- На нужном листе следует указать дату его заполнения, а также номер (по порядку ведения кассовой книги).
- Затем в таблицу в первый столбец вписывается номер первичного документа (приходно-расходного ордера при поступлении «налички», и расходно-кассового ордера — при ее выдаче).
- Потом вносятся сведения о том, от кого получены или кому выданы средства (здесь могут быть указаны как юридические, так и физические лица), номер корреспондирующего счета. Сумма должна быть внесена в ту колонку, к которой она относится (либо приход, либо расход).
- После того, как все необходимые строки будут заполнены, пустые нужно перечеркнуть в виде буквы Z или крест накрест, а на конец дня следует подсчитать окончательную сумму в каждом столбике и указать их в ячейках «Итого».
- Ниже, в соответствующую строку следует вписать остаток наличных средств в кассе на конец дня.
- В заключение документ должен подписать кассир, заполнивший документ, а также главный бухгалтер (с расшифровками подписей).
Хранить кассовую книгу нужно не менее пяти лет.
Нужно ли вести форму КМ-4?
Журнал КМ-4 является официальным регистром всех наличных транзакций, выполненных и учтенных в организации посредством ККТ. В этот формуляр следует вносить сведения о поступлении (приходе) и выплате (расходе) денежной наличности.
Если хозяйствующий субъект располагает несколькими кассами, данный журнал следует вести по отдельности для каждой из них.
Он накапливает, систематизирует и отображает данные из так называемых Z-отчетов, формируемых по каждому устройству ККТ, зарегистрированному у хозяйствующего субъекта (организации, ИП), принимающего/расходующего наличность. Соответственно, КМ-4 используется для перманентного учета прихода/расхода наличных денег.
В практике применения ККТ документальным Z-отчетом принято называть отчет, содержащий итоговые сведения о кассовых транзакциях, совершенных и учтенных кассиром через конкретное устройство ККТ за операционный день.
Ежедневно Z-отчет формируется (снимается) с ККТ ответственным кассиром – оператором ККТ – по каждому факту завершения очередной рабочей смены.
Сверка денежной наличности ежедневно осуществляется кассиром-операционистом по остатку, зафиксированному Z-отчетом.
После этого деньги передаются непосредственно администратору (главному кассиру).
Используя КМ-4 для кассового учета, хозяйствующий субъект, регулярно совершающий наличные транзакции посредством ККТ, имеет удобную возможность решать одновременно несколько задач.
К примеру, руководитель организации может легко контролировать суммы денежных средств, проходящие через ККТ за определенный интервал времени, получив нужные сведения из журнала кассира-операциониста.
Кроме того, наличие у хозяйствующего субъекта регулярно заполняемого регистра КМ-4 упрощает работу сотрудников налоговой службы, периодически проверяющих соблюдение кассовой дисциплины.
Данные регистра КМ-4 оперативно сверяются с соответствующими цифрами из журнала показаний ККТ и иной отчетной документации.
При онлайн-кассах
Использование хозяйствующими субъектами онлайн-касс при расчетах наличностью с покупателями делает необязательным ведение регистра КМ-4.
Это объясняется тем, что сведения, ранее учитываемые в журнале кассира-операциониста, автоматически фиксируются теперь в персональном кабинете (аккаунте) пользователя онлайн-кассы на веб-сайте налоговой службы.
Данное послабление четко предусматривается отдельными разъяснениями фискального органа. Нормативные основания – и Минфина РФ от 04 апреля 2017 года.
Нужно ли вести – особенности ведения
Термин «онлайн касса» определяет кассовую технику, функции которой связаны не только с печатью чеков и хранению информации о них, но и передачей сведений о них в виде электронных копий в налоговую службу.
Другие позиции работы кассового аппарата остаются неизменными и немногим отличаются от ранее принятых норм.
Ведение журнала на бланке КМ-4 по осуществлению операций старой кассовой техники осуществлялось вручную.
Оформление журнала при вводе в работу онлайн-касс имеет большое преимущество перед прежним бланком: вся информация по операциям с денежными средствами (наличный и безналичный расчет) автоматически записывается в систему кассы, а затем их копии направляются в налоговый орган.
Отвечая на вопрос, требуется ли ведение журнала кассира операциониста при работе с онлайн-кассами, Министерство финансов РФ представил разъяснения в письме от 4 апреля 2017 года № 03-01-15/19821.
Здесь сообщается, что применение в работе унифицированных форм первичной документации, к которым относится журнал, новым регламентом не предусматривается, следовательно, форма не является обязательной для оформления.
Использование онлайн-кассы позволяет отказаться от ведения журнала.
Как заполнять?
Оформление журнала по форме КМ-4 необходимо для учета прихода и расхода наличности.
Некоторые юридические лица после отмены обязательности его ведения с июля 2017 года все равно продолжают его вести.
Субъектами предпринимательской деятельности добровольно может быть применена форма даже после введения онлайн-касс для целей внутреннего учета.
Журнал ведется работником, обслуживающим покупателей с помощью кассового аппарата – кассир, кассир-операционист.
Хранится бланк у директора компании или главного бухгалтера.
Для учета притока и оттока денежных средств в документе указываются:
- сведения начальные и конечные со счетчика ККТ за рабочий период;
- размер выручки за смену, рабочий день;
- объем израсходованных и полученных денежных средств в наличной и безналичной форме;
- средства, возвращенные покупателям, оплатившим товар ненадлежащего качества.
Компании самостоятельно устанавливает правила заполнения журнала, но шаблон должен соответствовать нормам постановления №132. Регистр КМ-4 предполагает ежедневное ведение документа.
Записи осуществляются ручкой синего цвета (шариковой, чернильной). При возникновении исправлений обязательно проставляется виза директора предприятия и главного бухгалтера.
