Перечень сведений, указываемых в СЗВ-М
Выдаваемый бланк СЗВ-М при увольнении работника состоит из четырех основных блоков. Сама форма довольно проста, поэтому к ней даже не существует утвержденных инструкций по заполнению. Но некоторые первичные сведения все же лучше получить до того как впервые вносить данные в нее.
Перечень сведений, указываемых в СЗВ-М, делится на:
- Юридические данные организации-работодателя, являющегося страхователем. Здесь вставляются сведения о ИНН, КПП, номере в пенсионном фонде, название предприятия.
- Установление отчетного периода. Указывается месяц сдачи отчета, а не месяц за который он предоставляется. Данные указываются двузначным кодом, который приводится тут же во избежание путаницы.
- Тип формы. Этот раздел несет информацию о том, является ли данный бланк исходящим, дополняющим или отменяющим.
- Последний блок несет в себя сведения о застрахованных сотрудниках. В таблице производится поименное перечисление всех работающих, во вторую графу вписывается страховой номер индивидуального лицевого счета, а затем записывается индивидуальный номер страхователя, если он есть у работника и известен страхователю.
Порядок заполнения
Порядок заполнения формы СЗВ-СТАЖ содержится в Постановлении Правления ПФР №3п от 2017 года. Указанные сведения могут быть заполнены с помощью ручки или на компьютере. Не допускаются помарки и исправления. Цвет чернил можно использовать любой, кроме зеленого и красного.
Так как СЗВ-СТАЖ также применяется при отчетности, то эта форма имеет три формата:
- «Исходный» – для сотрудников, информация о которых передается впервые.
- «Дополнительный», который заполняется при обнаружении ошибок в предыдущей версии документа.
- «Назначение пенсии», если сотрудник уходит из компании на пенсию.
При увольнении сотрудника справка заполняется по форме «Исходная». Она в обязательном порядке заверяется подписью руководителя и печатью (при наличии). Справка датируется на день увольнения.
Важно учитывать, что в форме СЗВ-СТАЖ должны быть прописаны только индивидуальные сведения на увольняемого работника. В противном случае работодателя могут привлечь к ответственности за разглашение персональной информации.. В справке СЗВ-СТАЖ следует заполнить следующие поля:
В справке СЗВ-СТАЖ следует заполнить следующие поля:
- Регистрационный номер Пенсионного фонда – указывается номер компании, который был присвоен ей при регистрации в качестве работодателя.
- ИНН компании-работодателя.
- КПП компании (если работодатель зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя, то указанный реквизит отсутствует и в графе проставляются прочерки), если сотрудник трудился в обособленном подразделении, то указывается именно его КПП.
- Тип сведений – проставляется значок «Х» в нужном типе формы (в данном случае в «исходной»).
- В графе «Наименовании организации» прописывается краткое название фирмы-работодателя в соответствии с учредительными документами или наименование обособленного подразделения, либо ФИО индивидуального предпринимателя.
- В графе «Отчётный период» указывается год, за который предоставляется форма СЗВ-СТАЖ.
- ФИО увольняющегося лица.
- СНИЛС – присвоенный ему номер индивидуального лицевого счета.
- Период работы за «Отчётный период», указанный ранее.
- Территориальные условия труда (или особые условия, условия для досрочного выхода на пенсию и дополнительные данные) – при наличии условий, которые влияют на назначение пенсии, они прописываются в данном пункте.
- Данные об увольнении застрахованного лица.
При оформлении справки можно использовать специализированные бухгалтерские программы или составить ее с опорой на готовый образец.
Документы, выдаваемые при увольнении
Процедура увольнения строго регламентирована нормами трудового законодательства. При расторжении трудового договора наниматель обязан руководствоваться статьями ТК РФ, которые прописывают, как и в какие сроки выдаются увольнительные документы.
При расторжении договора работодатель должен выполнить следующие действия:
- Выплатить все причитающиеся увольняемому суммы. Сюда входит и расчет заработной платы, за отработанное, но не оплаченное ранее время, а также премии, поощрения, пособия, отпускные компенсации и т.д. Начисление должно быть организовано таким образом, чтобы стороны полностью рассчитались друг с другом и не остались ничего должны, ведь расчеты после расторжения будут возможны только в судебном порядке. В соответствии со статьей 140 ТК РФ окончательные расчеты с работником должны быть произведены в последний рабочий день.
- Отдать хранящиеся у нанимателя личные документы сотрудника. Статья 84.1 ТК РФ предписывает, что работодатель должен обеспечить своевременную выдачу трудовой книжки, а именно в день прекращения сотрудничества.
Перечень документации к выдаче в ТК РФ заканчивается трудовой книжкой, но в пункте 4 оговорено, что по заявлению самого увольняющегося, организация также обязана выдавать ему и иные копии документов. Перечень таких бланков не приведен в ТК, но внесено пояснение, что речь идет о документации, связанной непосредственно с работой увольняющегося.
В зависимости от требований трудового законодательства этот перечень постоянно изменяется и на сегодня он состоит из множества пунктов, которые варьируются в зависимости от специфики профессии и желания самого работника.
В отделе кадров могут быть затребованы:
- Медицинская книжка, если она была оформлена для работы.
- Копии приказов о приеме, увольнении, переводах, поощрениях.
- Копия трудового соглашения.
- Удостоверения, сертификаты, свидетельства о получении квалификации или приобретении новых профессиональных навыков.
Кроме кадровых бумаг, увольняемому не обойтись и без бухгалтерских справок:
- Бланк по форме 2-НДФЛ, понадобится тем, кто имеет право на налоговые вычеты.
- Форма 2Н выдается в обязательном порядке, ведь без нее не получится в полном объеме насчитать компенсацию за дни нетрудоспособности, если на новом рабочем месте сотрудник уйдет на больничный.
- Если расторжение договора производится из-за сокращения, или уволенный планирует стать на учет в центр занятости, то не обойтись без бумаги, которая указывает, какие доходы были у работника за последние три месяца.
Оформление расписки о получении на руки
О выдаче СЗВ-М и СЗВ-Стаж сотруднику при увольнении, нужно получить подтверждение. Обычно это делается путем постановки подписи на втором экземпляре документа, регистрации в журнале, составлении расписки. Последний вариант является самым распространенным. Расписка пишется на бумаге формата А4 в свободной форме. Обычно документ составляют от руки.
Правила оформления:
- использовать для написания фиолетовую либо синюю шариковую ручку;
- писать грамотно;
- ссылаться на законодательство РФ;
- ставить личную подпись, дату;
- не исправлять текст корректором или зачеркиванием.
Пример расписки о получении СЗВ-М приведен ниже.
Директору ООО «Вектор»
Кипрееву Д.И.
Сидорова Ивана Павловича
Подтверждение
Я, Сидоров Иван Павлович, подтверждаю, что в соответствии со статьей №11 ФЗ №27 от 1.04.1996 года при расторжении трудового контракта получил на руки от ООО «Вектор» выписку из СЗВ-М за весь период работы в ООО «Вектор».
24.10.2019 (подпись) И.П. Сидоров
Порядок выдачи работнику при увольнении
Абзац 3 части 4 статьи 11 № 27-ФЗ описывает процедуру выдачи справки увольняемому. Она состоит из нескольких этапов:
- Написание заявления на получение выписки о стаже.
- Подготовка выписки, этим занимается бухгалтерия. На изготовление выписки отводится пять дней.
- Подписание готового бланка руководителем.
- Выдача формы увольняемому на руки.
Первые два пункта не требуют дополнительных разъяснений, а вот по поводу третьего в 27-ФЗ есть уточнения. Справка выдается под расписку и о получении документа ставится подпись в книге учета. Поэтому наниматель обязан завести специальный журнал учета выдачи выписок СЗВ-М. В нем в день увольнения проставляется дата, ФИО работника, номер справки и его роспись в получении.
Ходит много споров о том, зачем нужна эта справка, ведь ПФР итак имеет сведения о застрахованных наемных лицах. Но она нужна не для подтверждения стажа перед сторонними лицами, а скорее для того, чтобы сам увольняемый был уверен, что все отчисления за него производились исправно и отработанное время войдет в общий страховой стаж.
Как заполнить СЗВ-ТД при увольнении по различным основаниям
Необходимо вносить сведения в СЗВ-ТД при увольнении:
- штатных постоянных сотрудников;
- совместителей;
- сотрудников, работающих дистанционно.
СЗВ-ТД — персонифицированный отчет, т.е. даже при большой текучке или массовых увольнениях заполнять его необходимо отдельно по каждому работнику. Пустой отчет при отсутствии кадровых движений за отчетный месяц (не только увольнений, но и любых других) не сдается.
В форму при увольнении вносятся:
- Ф.И.О. работника;
- дата рождения;
- его СНИЛС;
- сведения о работодателе;
- отчетный период (месяц);
- основание для увольнения в соответствии с ТК РФ;
- реквизиты документа — основания для увольнения (приказ, его номер, дата);
- код кадрового движения в графе 3 формы (все коды приведены в п. 2.5.3 Порядка заполнения) — «УВОЛЬНЕНИЕ».
Заполнение отчета при различных основаниях для увольнения будет отличаться только статьей ТК РФ (графа 6 отчета). Все остальные строки и графы бланка остаются неизменными.
Если в отчетном месяце увольнению предшествовали другие кадровые события (например, перевод, присвоение другой квалификации), они тоже отражаются в отчете.
Выдача СЗВ-М работнику при увольнении
В таком случае документ формируется на одного человека. Бухгалтер может это сделать в своей программе, с помощью которой он сдает отчетность.
Законодательством не прописана ответственность работодателя за несвоевременную выдачу копии СЗВ-М или за отказ от выдачи. Тем не менее, стоит регламентировать порядок предоставления этих копий, чтобы подстраховаться от нежелательных разногласий с работниками.
Вот несколько вариантов для этого:
- Журнал регистрации выдачи копий.
- 2-й экземпляр справки с подписью работника.
- Расписка о получении копии справки СЗВ-М.
Один из оптимальных вариантов – это журнал учета. Занимает мало места, практичен, там же можно указывать и причину выдачи справки. Примерный образец:
Распечатывать 2-й экземпляр – это конечно выход из положения, но довольно трудоемкий. К тому же, со временем их будет немало – опять же дополнительные бумажные кипы.
Расписка составляется в любой свободной форме. Примерный образец:
Сотруднику справка выдается в течение 5 дней с даты написания заявления на выдачу копии СЗВ-М.
Подтверждается ли выдача документа СЗВ-М работниками?
После того как работодатель выдал копию документа на руки сотруднику, он в обязательном порядке должен получить письменное подтверждение о том, что данный работник действительно получил документ СЗВ-М.
Это может быть расписка или подтверждение в журнале выданных документов, которые ведут в бухгалтерии компании.
Существует ли ответственность за невыдачу уволившемуся сотруднику документа?
По закону как таковой ответственности работодатель не несет. Штрафами за это не облагается ни компания, ни ответственное лицо.
Единственное, что может сделать уволенный сотрудник, — написать жалобу либо в прокуратуру, либо в суд, или обратиться в инспекцию по труду.
В каком виде выдавать данную справку?
Пример бланка подтверждения о получении СЗВ-М на руки при увольнении:
Сроки
Если день отчисления припадает на выходной, праздник, или человек в этот день находится в отгуле, или отсутствует по другой причине (отпуск, больничный), то в этих обстоятельствах ему обязаны выдать материалы на протяжении трех дней, после его письменного обращения.
Для предотвращения недоразумений в будущем, в интересах руководства предприятия, выдачу уволенному лицу документов в 2019 году необходимо оформлять письменно.
Оформить это можно путем росписи в книге учета выдаваемых документов, либо на бланке РСВ-1, который хранится в предприятии.
Справка СЗВ-М выдается отчисленному подчиненному даже в том варианте, ели уволенный не запросил данный документ. За отказ в выдаче данной справки, руководителю грозит административная ответственность в виде штрафа.
О том, какой штраф может быть наложен за СЗВ-М, можно посмотреть видео
(Видео: “Штраф за СЗВ-М, отступные конкурсному кредитору, увольнение члена профсоюза”)
