Как заполнить 6 ндфл, если вычеты работника больше его дохода

Содержание строки 130 в форме 6-НДФЛ

Строка 130 вызывает замешательство даже у опытного бухгалтера. Причина в том, что сумма, которую работодатель начислит своему сотруднику в качестве оплаты труда, может сильно отличаться от суммы, которую этот же сотрудник в итоге получит через кассу предприятия или переводом по банку. Кроме того, два сотрудника с одинаковой суммой в графе «Итого начислено» при одинаковой налоговой ставке могут получить совершенно разные суммы.

Сумма «на руки» может зависеть от:

• применения стандартных вычетов на детей;
• удержаний по исполнительному листу;
• удержаний по заявлению работника на алименты;
• удержаний на погашение займа от работодателя;
• подотчетных сумм (когда сотрудник неверно отчитывается по предоставленным денежным средствам, то их часть может быть удержана из его заработной платы).

В каждом из указанных случаев бухгалтер начисляет сумму больше, чем сотрудник получает на руки. Какие же данные будут верными для строки 130 отчетной формы 6-НДФЛ?

Согласно п. 4.2 Порядка заполнения отчета 6-НДФЛ, утв. Приказом ФНС № БС-4-11/450 от 14.10.2015, в строке 130 «Сумма фактически полученного дохода» указывается сумма, которая начислена в пользу сотрудника — до любых вычетов и удержаний, в том числе НДФЛ.

Порядок заполнения 6-НДФЛ

По интересующим нас строкам 6-НДФЛ указывают (пп. 3.3, 4.2 Порядка):

При этом Порядок не определяет особенностей заполнения указанных строк, как, впрочем, и других строк 6-НДФЛ. Разъясняя порядок формирования 6-НДФЛ, налоговая служба указывает на необходимость заполнения в расчете отдельных строк с учетом соответствующих положений главы 23 Налогового кодекса (далее — Кодекс) (письма ФНС России от 14.06.2016 № БС-3-11/2657@, от 30.05.2016 № БС-4-11/9532@, от 24.05.2016 № БС-4-11/9248, от 24.05.2016 № БС-4-11/9194). Обратимся к этой норме.

Если сумма налоговых вычетов в налоговом периоде окажется больше суммы доходов, подлежащих налогообложению за этот же налоговый период, то применительно к этому налоговому периоду налоговая база принимается равной нулю (абз. 3 п. 3 ст. 210 НК РФ).

Таким образом, положения Кодекса разделяют понятия объекта налогообложения (дохода, который представляет собой экономическую выгоду в денежной и натуральной форме) и налоговой базы для расчета налога, которая определяется с учетом предоставленных налогоплательщику преференций (п. 3 ст. 11, ст. 17, п. 1 ст. 38, п. 1 ст. 41, п. 1 ст. 52, п. 1 ст. 53, ст. 54, ст. 210 НК РФ). При этом в расчете 6-НДФЛ по строкам 020, 130 предусмотрено указание именно сумм начисленных (полученных) доходов, а не налоговой базы (облагаемой налогом суммы).

Строка 130 в отчете 6-НДФЛ: что туда входит

Название «Сумма фактически полученного дохода» способна сбить с толку и опытного бухгалтера. Нередко начисленная сумма и фактически выданная работнику из кассы не совпадают. Например, один сотрудник пользуется стандартными вычетами на детей, у другого из зарплаты производятся удержания по исполнительному листу, третий не полностью отчитался по подотчетным суммам.

Причин может быть много, результат одинаковый: бухгалтер начисляет одну сумму, а работнику выплачивает другую, в меньшем размере. Какую из них указывать? Сумму начисленную или выплаченную?

Ответ содержится в п.4.2 Порядка заполнения отчета по форме 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@). В строке 130 указывается сумма, начисленная в пользу работника до удержаний и без учета вычетов.

В первом разделе расчета суммы приводятся нарастающим итогом с начала года. Во второй раздел попадают начисления, если налог с них был удержан за последние три месяца. Строка 130 находится во втором разделе формы и содержит сведения о начислениях, налог по которым удержан за последние три месяца отчетного периода.

Например, в расчете за 6 месяцев 2019 года данные приводятся в таком порядке:

• В первом разделе приводятся суммарные данные с начала года,
• Во втором разделе приводятся данные за апрель, май и июнь 2019 года.

Особенности заполнения строки 130 отчета 6-НДФЛ

В строку «130» вносят показатели по следующим видам доходов:

1. Оплата труда
2. Сверхурочные
3. Регулярные или разовые премии
4. Отпускные выплаты
5. Больничные
6. Пособия и материальная помощь
7. Другие доходы, облагаемые НДФЛ, предусмотренные трудовым и гражданско-правовым договорами

Если налоговый агент, он же работодатель, вообще не производил выплат в пользу сотрудников в течение отчетного периода с начала года, он имеет права вообще не отчитываться по форме 6-НДФЛ, или сдать так называемый нулевой отчет. Такая ситуация может произойти в результате реорганизации или ликвидации предприятия, когда весь штат сотрудников отправляется в принудительный административный отпуск или попадает под сокращение.

Однако, органы налоговых служб могут быть не проинформированы о том, что конкретная организация на данный момент не является налоговым агентом, ввиду приостановки каких-либо выплат в пользу своих сотрудников. Ожидаемые начисления НДФЛ не приходят на счет ФНС, а значит могут быть наложены штрафные санкции в адрес предполагаемого налогового агента. Например, в соответствии с пунктом 3.2 статьи 76 Налогового кодекса РФ, если отчет 6-НДФЛ не был предъявлен в налоговую инспекцию в течение 10 рабочих дней со дня окончания крайнего срока подачи отчетного документа, то налоговики в праве заблокировать банковский счет агента и приостановить все операции по нему. Чтобы предотвратить возникновение неприятных моментов, организация (ИП):

• сдает нулевую форму отчетности;
• обращается в ИФНС с Письмом, о наличии права не отчитываться по форме 6-НДФЛ.

Подобное обращение можно составит в произвольной форме, например:

«ПИСЬМО об отсутствии обязанности предоставлять отчет 6-НДФЛ

Согласно абзацу 3 пункта 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ отчет по форме 6-НДФЛ предоставлять должны налоговые агенты. В частности ими являются российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы облагаемые НДФЛ (пункт 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ). В течение 2018 года фирма «Икс» не начисляла и не выплачивала никаких доходов физическим лицам, не удерживала и не перечисляла налог в пользу государственного бюджета. В связи с вышеизложенным, а также на основании Письма ФНС РФ No БС-4-11/4901 от 23 марта 2016 года, «Икс » не обязана производить отчет по форме 6-НДФЛ»

Если доход, начисленный в пользу работника не облагается подоходным налогом, строку «130» Раздела 2 отчета 6-НДФЛ можно сформировать двумя способами:

1. Если доход не облагается НДФЛ полностью его вообще не нужно вносить в строку «130».
2. Если доход облагается НДФЛ частично (например, подарок стоимостью свыше 4 000 рублей), то такой доход указывается в строке «130» полностью.

Еще одним спорным моментом является размер налогового вычета, превышающий сумму дохода начисленного в пользу сотрудника. Например, работник имеет несовершеннолетних детей, а значит, — имеет право на вычеты. При этом на данном предприятие он работает по ½ ставки. Доход при работе по совместительству ощутимо меньше, так как напрямую зависит от выполненной работы или отработанного времени. В результате, если вычеты превысили доходы работника, они все равно целиком отражаются в сроке «130».

Строка 130 в отчете 6-НДФЛ: особенности заполнения

Какие суммы включать в строку 130? В ней отражаются доходы, начисленные в пользу работников:

• Заработная плата,
• Премии,
• Сверхнормативные суточные,
• Отпускные,
• Материальная помощь,
• Выплаты в рамках гражданско-правовых договоров,
• Другие доходы, облагаемые НДФЛ.

Если работодатель не начисляет выплат в пользу работников, то можно совсем не сдавать 6-НДФЛ. Например, если деятельность компании приостановлена, а все работники отправлены в административный отпуск или уволены. Тогда данных для отражения просто нет. Предприятие в этом случае не является налоговым агентом по НДФЛ и не обязано сдавать отчет 6-НДФЛ.

Однако налоговики могут наложить арест на расчетный счет компании, если вовремя не получат отчетность. Поэтому даже при отсутствии обязанностей сдавать отчетность по НДФЛ советуем известить свою налоговую инспекцию одним из способов:

• Сдать нулевой расчет,
• Написать письмо об отсутствии работников, начислений и обязанностей налогового агента.

Как заполнить строку 130, если доход, начисленный в пользу работника, не облагается налогом? Здесь возможны два варианта: