Увольнение главного бухгалтера: нюансы

Заметки на полях

За 27 лет трудовой деятельности автору этих строк довелось поработать и главным бухгалтером, и начальником отдела внутреннего аудита, и консультантом по налогам и сборам (причём в очень разных организациях). Соответственно, он и передавал дела, и принимал их, и участвовал в этом процессе в качестве третьей стороны, и выступал сторонним наблюдателем. Так что смог определить условные «грабли», на которые чаще всего наступают работодатели при увольнении главного бухгалтера. Парадокс заключается в том, что всё это вполне очевидные вещи:

Найти за две недели подходящего претендента на должность главного бухгалтера практически нереально. Хотя бы потому, что действительно достойные кандидатуры давно и прочно трудоустроены (ну, или их подавляющее большинство). Поэтому в трудовом договоре будет совсем нелишней оговорка о том, что главный бухгалтер, собирающийся расторгнуть договор досрочно, обязан предупредить о своём намерении за месяц (а лучше — за два) до даты планируемого ухода
Передать дела за две недели возможно на малом или среднем предприятии. На крупном (особенно промышленном со сложным технологическим циклом) только подготовка, проведение и обработка результатов инвентаризации вполне способны занять дней десять (если, конечно, проводить инвентаризацию качественно). И это стоит учитывать
Даже на малом и среднем предприятии качественно передать дела за две недели возможно только в том случае, если новый главбух имеет опыт работы в схожей отрасли и его уровень квалификации не ниже, чем у бывшего главбуха
Независимо от того, насколько хорош преемник и насколько удачно прошла передача дел, работодателю не стоит рассчитывать, что организация «не заметит потери бойца». У каждого главного бухгалтера свой фирменный стиль учёта, свои приоритеты, свой способ выстраивать отношения и служебную иерархию, свой взгляд на делегирование полномочий и т. д. В общем, каждый главбух уникален, как и каждый человек. Так что избежать хаоса в переходном периоде при грамотном выборе сотрудника, конечно, удастся, но слегка «лихорадить» организацию всё-таки будет. И к этому нужно быть готовым
В интернете не такая уж редкость рекомендации на тему «как убрать из организации неугодного главбуха за пять минут и без особых фокусов». Что ж, вынесем за скобки морально-этический аспект (хотя автора подобные вещи коробят) и взглянем на ситуацию с практической стороны. Безусловно, любому сотруднику можно создать условия, при которых он сам захочет уйти

Но все используемые для этого ухищрения если и не лежат совсем уж на поверхности, то достаточно легко просчитываются. И автор очень не советует недооценивать «неугодного» главбуха: человек этот совсем неглуп (иначе бы вы его не наняли), достаточно подкован в правовых вопросах и знает о вашей организации всё и даже немножко больше. Нужно ли вам противостояние с таким человеком? Если вы не любитель острых ощущений, конечно. Автор же глубоко убеждён в том, что минимум два человека в любой организации всегда должны уходить с работы по-хорошему: главный бухгалтер и начальник юридического отдела. Хотя, безусловно, выбор за вами.

Кто-то уходит сам, а кого-то «уходят» за совершённые проступки. Вам может нравиться или не нравиться ваш главбух — и как специалист, и как человек. Но именно он обеспечивает любому бизнесу надёжный тыл, и его увольнение неизбежно станет стрессом для организации.

Поэтому, чтобы минимизировать возможные потери, действуйте в правовом поле и относитесь к главному бухгалтеру так, как хотите, чтобы относились к вам.

Порядок передачи дел

В процессе осуществления своей бухгалтерской деятельности главный бухгалтер взаимодействует с различными бумагами, которые в случае расторжения трудового договора передаются другому лицу.

Данная процедура не является обязательной, скорее, она относится к категории рекомендуемых.

Не менее важно учесть, что сотрудник вправе отказаться от передачи дел после увольнения, поэтому осуществить это действие необходимо во время его отработки 2-х недель. Во избежание проблем и недоразумений работодатель должен сам позаботиться о своевременной передаче дел

Во избежание проблем и недоразумений работодатель должен сам позаботиться о своевременной передаче дел.

Технология передачи документации устанавливается компанией самостоятельно. Для этого может быть разработан специальный документ, на основании которого следует проводить мероприятие.

Для каждой заинтересованной стороны заполняется отдельный экземпляр акта приема-передачи.

Например, один — для увольняющегося сотрудника, второй — для нового, третий — для руководства.

Передаче подлежит вся документация, за ведение которой несет ответственность главный бухгалтер.

При этом в процедуре должны быть задействованы все бумаги, сроком издания до 5-ти лет. Согласно ФЗ №402, именно на протяжении этого времени должна храниться документация бухгалтерского типа.

Перед тем как произвести передачу дел, на предприятии может быть проведена инвентаризация. Следует учесть, что она имеет также необязательный характер.

Необходимость обязательного проведения инвентаризации присутствует только при наличии следующих условий:

Главный бухгалтер имеет статус материально-ответственного лица
Данное действие предусмотрено работодателем на основании ФЗ №402

Отработка по ТК РФ

При увольнении главбуха по собственному желанию действуют общие правила отработки, соответствующие статье 80 ТК РФ.

В стандартной ситуации главный бухгалтер обязан отработать 2 недели до дня предполагаемого расторжения трудовых отношений.

Важно учесть, что при желании работодатель может освободить трудящегося от отработки.

Для этого у работника должны быть уважительные причины. К примеру, в качестве таковых может выступать:

Поступление в учебное заведение
Выход на пенсию
Смена места жительства
Приобретение проблем со здоровьем
Необходимость ухода за больным родственником

Также руководство вправе уволить главбуха раньше срока по собственной инициативе, без каких-либо причин.

Помимо этого отработки на законных основаниях можно избежать в том случае, если специалист трудится на предприятии по трудовому соглашению, срок действия которого менее 2-х месяцев.

В такой ситуации предупредить работодателя об увольнении можно всего за 3 дня.

Как оформить расставание

Документальное оформление увольнения главного бухгалтера заключается в издании приказа и внесении соответствующей записи в трудовую книжку сотрудника. Причём для оформления приказа в любом случае используется унифицированная форма №Т-8, а вот записи в трудовой книжке могут сильно разниться в зависимости от причины увольнения.

Документальное оформление увольнения главного бухгалтера

Оформленная трудовая книжка выдаётся бывшему главному бухгалтеру в последний день его работы. Однако документальное оформление увольнения сотрудника — это только одна сторона процесса. Вторая его сторона — финансовая — заключается в проведении окончательного расчёта с уходящим главбухом.

Ответственность главного бухгалтера после увольнения

Иногда бывает так, что при увольнении главбуха не провели (или провели безалаберно) инвентаризацию, не приняли дела, работник намеренно скрывал какие-то свои ошибки (например несвоевременную сдачу бухгалтерской отчетности), и о нанесенном им ущербе руководство узнавало не сразу. Что же делать в этом случае?

Взыскать ущерб можно и с уволенного работника, но делать это нужно с соблюдением определенной процедуры:

1. Провести инвентаризацию

2. Ознакомить работника с ее результатами

3. В случае обнаружения недостачи проводится служебное расследование, в ходе которого устанавливается чьи именно дейсвия повлекли за собой возникновение недостачи. С результатами расследования также необходимо ознакомить работника

4. Если вина бывшего работника установлено ему предлагают добровольно возместить недостачу. Если он согласен, составляется соглашение о возмещении ущерба, в котором расписывают сколько чего в какие сроки необходимо вернуть. Все эти процедуры должны быть проведены в течение месяца со дня обнаружения недостачи

5. Если же уволенный работник не признает своей вины, взыскать с него ущерб можно только в судебном порядке. На обращение в суд работодателю отведится один год с момента обнаружения недостачи.

Составление акта передачи дел при увольнении или смене главбуха + образец

Структура акта передачи дел выглядит следующим образом:

Место и дата составления документа. Пример: «город Москва, 28 марта 2017 года». Рекомендуется указать название документа «Акт приема-передачи документов».
Информация о получателе документов и передающей стороне. «В соответствии с настоящим актом главный бухгалтер ООО «Мяу» Иванов Иван Иванович передал, а работник Петров Петр Петрович принял следующие документы, отнесенные номенклатурой учреждения к разделу «Бухгалтерия».
Указывается перечень документов. Названия документов обязательно полные, при необходимости ставятся примечания: «подлинник», «копия» и т. д. Прописывается количество экземпляров и количество листов.
Все передаваемые документы изучаются и проверяются принимающей стороной, о чем должна быть сделана соответствующая запись в акте. «Передаваемые документы проверены, стороны не имеют друг другу претензий».
В конце документ подписывается сторонами.

Акт составляется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.

В некоторых случаях можно дополнительно утвердить его подписью руководителя.

Как уходят главбухи

Итак, по какой-то причине из организации уходит главный бухгалтер. Человек, который держит в своих руках сотни (если не тысячи) нитей, связывающих в единое целое все стороны и фрагменты её хозяйственной и правовой деятельности. Если эти нити будут просто оборваны, организация рискует на какое-то время погрузиться в хаос. Следовательно, уходящему главбуху необходим преемник, а преемнику необходимо время, чтобы принять дела.

Процедура смены главного бухгалтера и приёма-передачи дел нормативно не регламентирована, поэтому руководитель предприятия может устанавливать правила по своему усмотрению. Но у этой процедуры есть общепризнанный минимум обязательных этапов, которые организации стоит пройти при смене главбуха, чтобы снизить риск нежелательных последствий.

Таблица: основные этапы процедуры смены главного бухгалтера в организации

Содержание этапа	Зачем проводятся мероприятия
Ознакомление нового главбуха с его должностной инструкцией.	Новый главбух должен чётко представлять себе, что входит в его должностные обязанности, чтобы успешно принять дела и эффективно организовать работу в будущем
Издание приказа о передаче дел от старого главбуха новому	. Переход полномочий от старого главбуха к новому осуществляется только на основании такого приказа и в указанные в нём сроки. Если предполагается передача большого объёма документации, приказом назначается специальная комиссия, в состав которой могут входить сотрудники бухгалтерии, службы безопасности и внутренние аудиторы (при их наличии)
Проведение инвентаризации активов и обязательств	Её результаты позволяют сделать выводы о достоверности / недостоверности данных бухгалтерского учёта и фиксируют наличие недостачи / или излишков ТМЦ
Проверка наличия всех необходимых правовых, финансовых, бухгалтерских и налоговых документов	Такая проверка выявляет отсутствие и / или недостачу обязательных документов, отражающих правовую, финансовую и хозяйственную деятельность организации, и состояние учёта и отчётности в организации
Передача правовых, финансовых, бухгалтерских и налоговых документов от старого главбуха новому по акту приёма-передачи	По сути, именно этот этап является приёмом-передачей дел
Пояснения бывшего главного бухгалтера	Увольняющийся сотрудник объясняет новому, как организован учёт (бухгалтерский и налоговый), какова внутренняя структура организации, как взаимодействуют её отделы, подразделения и службы, как отношения связывают организацию с налоговыми органами и аудиторскими компаниями

Акт приёма-передачи документов от бывшего главного бухгалтера новому обязательно включает в себя так называемую «характеристику бухгалтерского и налогового учёта организации», описывающую собственно организацию бухучёта, учёт денежных средств, основных средств и нематериальных активов, товарно-материальных ценностей организации (материалов, готовой продукции и товаров), расчёты с работниками, контрагентами, бюджетом и внебюджетными фондами, финансовую отчётность и её состояние, правила хранения документов.

Только пройдя через все эти этапы, новый главный бухгалтер может чувствовать себя в какой-то мере подготовленным к работе, а руководитель организации — более или менее застрахованным от неприятных сюрпризов.

А что насчёт бывшего главбуха, спросите вы? А бывший главбух сможет уйти с чистой совестью и сознанием выполненного долга.

Бывают ситуации, когда главный бухгалтер уходит (или его увольняют), а преемник ещё не найден. В этом случае принять дела по приказу может сам руководитель предприятия или назначенный им сотрудник. Чаще всего таким сотрудником становится заместитель уходящего главного бухгалтера (если такая штатная единица есть в организации).

В последнем случае акт приёма-передачи документов может не содержать характеристику бухгалтерского и налогового учёта организации, поскольку заместитель главного бухгалтера по умолчанию знаком со всеми освещаемыми ею вопросами.

Ответственность главного бухгалтера после увольнения

Так, бывшего главбуха могут привлечь к административному ответу (гл. 15 КоАП РФ) в следующих ситуациях:

За несоблюдение правил проведения кассовых сделок и с финансовой наличностью.
Несоблюдение сроков отсылки налоговых отчетов.
Серьезное нарушение при ведении финансового отчета.
Другие административные действия, неподобающие такой должности.

Материальное наказание для главбуха настает, если:

Он совершил неправомерное действие/бездействие
Обнаружена связь между действием/бездействием главбухом и нанесенному фирме материальному убытку.
Главбух виноват в осуществлении противоправного проступка (ст. 233 ТК РФ).

Для привлечения ушедшего главбуха к ответу начальник вправе отослать иск в судебные структуры до года со времени выявленного ущерба (ст. 392 ТК РФ).

К уголовному наказанию ушедшего главбуха привлечь сложно, так как (ст. ст. 199, 199.1, 199.2 УК РФ) регламентируют привлечение к ответу должностного работника, а покинувший фирму человек, к должностному работнику уже не относится. В этом варианте помочь может правильное оформление приемно-передаточного акта, в котором необходимо разграничить ответственность ушедшего и нового бухгалтеров.

Ответственность после увольнения

Увольнение не освобождает главного бухгалтера от ответственности за ошибки и нарушения, сделанные в период работы.

За халатность и ошибки, выявленные в течение года после смены бухгалтера, которые нанесли вред фирме, предусмотрена административная ответственность. Возмещения ущерба придется требовать через суд (КоАП 15.11).

Если в работе главного бухгалтера после его ухода выявлен состав преступления, то бывшему работнику может грозить уголовная ответственность. Выбор меры пресечения зависит от правонарушения, тяжести наступивших последствий и решения судьи.

Принимая решение расстаться с главным бухгалтером, не следует поддаваться эмоциям. Правильно будет заранее продумать возможные варианты соглашения и процедуру передачи дел.

Ответственность работодателя

Достаточно часто уход такого важного работника, как главбух, является крайне неприятным для работодателя. Из-за нежелания терять ценного сотрудника и тратить время на поиски нового наниматель может создавать ситуации, препятствующие увольнению

Например:

работодатель отказывается принимать от главного бухгалтера заявление об увольнении. В этом случае следует подготовить документ в двух экземплярах и направить его нанимателю через секретаря. При этом необходимо проследить, чтобы прием бумаги был зафиксирован в журнале входящей корреспонденции. Один из экземпляров с отметкой о дате и времени приема заявления должен остаться на руках у сотрудника. От указанной в документе даты и будет отсчитываться срок до ухода. Также заявление можно направить работодателю почтой заказным письмом с уведомлением о вручении. В этом случае дата увольнения начинает отсчитываться от даты получения корреспонденции, указанной на вернувшемся уведомлении;
если наниматель не смог найти нового работника, задерживать на работе увольняющегося бухгалтера он не имеет права. В этом случае главбух должен передать дела руководителю организации. Отметим, что трудовое законодательство вообще не возлагает на бухгалтера обязанность передачи преемнику дел;
если работодатель не хочет возвращать работнику в день ухода трудовую книжку, следует знать: такие действия неправомерны и являются поводом для обращения с жалобой в трудовую инспекцию или суд