Регистрация контрольно-кассовой техники

Какие документы нужны для регистрации онлайн кассы

Комплект документов для регистрации онлайн-касс в налоговой собирается и подается в то территориальное подразделение, где числится на учет собственник техники – предприятие или предприниматель. Перед тем, как начать процедуру, владельцу следует заключить договор на обслуживание с ОФД (оператор фискальных данных), через которого будет передаваться вся информация о выручке магазина в ИФНС

Выбирая оператора, обратите внимание на наличие специальной лицензии и аккредитации

Существует несколько способов регистрации аппарата: путем личного обращения в ИФНС, на сайте посредством личного кабинета или через своего ОФД. Самый удобный для многих и предпочтительный по мнению налоговиков способ – второй, то есть через кабинет. Что для этого нужно? От налогоплательщика требуется наличие личного кабинета на официальном сайте ФНС. Это уже доступно тем, у кого есть подтвержденная регистрация на портале гос. услуг. После чего для совершения регистрационных действий с кассовым аппаратом нужно перейти в раздел кабинета «ККТ», выбрать «Зарегистрировать ККТ», внести данные об оборудовании в анкету к заявлению, затем подписать документ и отправить. Отслеживать все изменения также можно в личном кабинете.

Какая информация указывается при подаче заявления:

• Адрес установки и объект-торговая точка расположения ККТ.
• Наименование модели и ее заводской номер – данные выбираются из имеющегося на сайте ФНС перечня, то есть регистрируемая техника должна входить в официальный реестр.
• Наименование модели ФН, его заводской номер.
• Назначение работы с ККТ.
• Наименование/ИНН ОФД.

Каким бы вариантом ни воспользовался владелец ККТ для ее регистрации, в результате в 5-дневный срок онлайн-касса ставится на учет. В кабинете появляется регистрационная карточка, где указаны основные данные, включая рег. номер модели. Для завершения регистрации выполняется процедура фискализации аппарата – полученный № вводится в память ККТ, печатается чек со специальными фискальными сведениями (ФД и ФН), которые нужно указать в личном кабинете, нажав кнопку «Завершить регистрацию».

Перечень документов, необходимых для регистрации/перерегистрации ККТ:

1. Паспорт онлайн-кассы.
2. Заявление от владельца (актуальная бумажная форма на данный момент не утверждена).
3. Карточка постановки ККТ на учет.

Касса-онлайн: какие документы вести

При установке онлайн-кассы нужно вести кассовую книгу, где отражается движение денежных средств. Принцип работы с ней не изменяется, независимо от новшеств. Записи в нее вносятся на основании приходных и расходных кассовых ордеров (ПКО и РКО). Оформление ПКО и РКО будет производиться, как и ранее, в порядке, предусмотренном в Указаниях Центрального банка от 11.03. 2014 №3210-У.

А вот унифицированные формы документов, которые утверждены в постановлении Госкомстата России от 25.12.1998 №132.для работы с новыми ККТ применять не нужно. Об этом в том числе сообщал Минфин в письме № 03-01-15/54413 от 16.09.16 г.

В чем отличия «старой» и «новой» маркировки?

«Старая» маркировка разбиралась в кассовом программном обеспечении. В зависимости от типа маркированного товара добавлялся код товара (первые 2 байта) 0003, 0005, 1520. После этого в кассу отправлялась команда записи тега 1162 и происходила отправка чека в ОФД.

В «новой» маркировке код товара для большинства маркированной продукции стал единым — 444D. Теперь разбор марки может происходить как в кассе, так и в кассовом программном обеспечении. В печатной форме чека должен отображаться символ «», в электронном чеке отображается код идентификации товара. Это признаки того, что товар маркирован.

Снятие онлайн-кассы с учета

Перерегистрация кассового аппарата

Бывают случаи, когда кассовый аппарат нужно снять с учета. Например, устройство вышло из строя, было украдено или продано другому пользователю. Схема действия будет такой же, что и при постановке кассы на учет. Сделать это можно также двумя способами — лично или удаленно, через интернет.

В обоих случаях нужно скачать и заполнить заявление по форме КНД 1110062 — она разработана специально для снятия контрольно-кассовой техники с учета. В документе требуется указать:

• фирменное название ООО или фамилию, имя и отчество ИП;ИНН;
• марку и серийный номер кассового аппарата;
• обстоятельства утери или кражи, если таковые имеются;
• отчет о закрытии ФН, если техника продается новому владельцу.

Законодательством предусмотрены жесткие сроки снятия кассы с учета. Сделать это нужно не позднее одного рабочего дня с момента продажи.

Можно снять кассу с учета и через личный кабинет на сайте налоговой. Это гораздо проще, быстрее и удобнее, а главное — не нужны лишние бумажки. Просто зайдите в раздел учета контрольно-кассовой техники, выделите онлайн-кассу, которую нужно снять с учета — и все. Нужно только заполнить данные о закрытии фискального накопителя — дату и время.

После ввода информации заявление подписывается электронной подписью и отправляется на обработку. Обычно процедура занимает несколько минут. Статус заявления можно проверить через учетную запись.

Новый владелец должен зарегистрировать кассовый аппарат. Процедура ничем не отличается от постановки на учет нового устройства — все абсолютно то же самое. Не забудьте только правильно составить и подписать договор купли-продажи — он потребуется при регистрации. Фискальный накопитель при перерегистрации придется менять на новый. Также новый владелец должен заключить договор с оператором фискальных данных.

Снять кассу в налоговой может и ваш законный представитель. Для этого нужна нотариально заверенная доверенность, подтверждающая его полномочия.

При снятии с регистрации формируется карточка снятия с учета — ее можно скачать и распечатать. Сделать это можно посетив налоговую и забрав документ лично.

Принудительное аннулирование регистрации

В ряде случаев налоговики сами снимают кассовые аппараты с учета. Это происходит при нарушении пользователем законодательства или при истечении срока использования ФН.

Если это произошло, кассу нужно ставить на учет повторно. В первом случае это делается после устранения всех нарушений, во втором — после покупки нового фискального накопителя.

ККТ будет обязана передавать данные напрямую оператору маркировки

ФНС выпустило Федеральный закон от 26 июля 2019 г. N 238-ФЗ «О внесении изменений в статью 33.1 Федерального закона «».

С августа 2021 года при расчётах касса обязана формировать и передавать оператору маркировки данные о товаре в виде запросов о коде маркировки и уведомлений о продаже маркированного товара

Обратите внимание, что фискальный накопитель при реализации таких товаров должен будет соответствовать новым требованиям

Поэтому мы считаем правильным отправлять марку для разбора в кассу, а для переходного варианта использовать запись тега 1162, который разобрала кассовая программа.

Какие документы оформлять при использовании онлайн-кассы

После того, как процедура регистрации завершена, можно приступать к торговле через ККТ. А какие кассовые документы вести при онлайн-кассах? Есть ли отличия от учета операций при использовании прежней техники? Чиновники предусмотрели ряд послаблений для тех, кто работает через усовершенствованные модели с ФН памяти. Ведь по сути получается, что все данные оперативно поступают в контрольные налоговые органы, фиксируются в личном кабинете, а значит, от части первички можно избавиться, сократив тем самым документооборот магазина. Но и для онлайн-касс некоторые первичные кассовые документы по-прежнему остаются обязательными. Узнаем точнее.

Основные первичные формы для кассовых операций были утверждены еще в Постановлении № 132 от 25.12.98 г. Это такие бланки, как:

• Акт КМ-1 – для обнуления показателей счетчиков ККТ.
• Акт КМ-2 – для снятия показаний в случае ремонта ККТ.
• Акт КМ-3 – для возврата денег покупателям.
• Журнал КМ-4 – для отражения операций кассиром.
• Журнал КМ-5 – для регистрации показателей ККТ, работа на которых ведется без кассира.
• Справка КМ-6 – для отражения отдельных операций кассиром.
• Сведения КМ-7 – для формирования показаний счетчиков о поступлениях.
• Журнал КМ-8 – для учета вызовов тех. специалистов и отражения фактов проводимых работ.
• Акт КМ-9 – для проверки наличности в кассе.

В своих Письмах № ЕД-4-20/18059@ от 26.09.16 г. и № 03-01-15/54413 от 16.09.16 г. ФНС совместно с Минфином разъясняет, что можно не использовать при онлайн-кассе первичку по Постановлению № 132. В связи с этим логично возникает еще один вопрос: Какие же документы нужны при кассе-онлайн? Ведь должен где-то бухгалтер отражать выручку? Ответ на текущий момент однозначен. Обязательными к составлению остаются кассовая книга по форме КО-4, а также приходные и расходные кассовые ордера.

Бланк кассовой книги утвержден в Постановлении № 88 от 18.08.98 г. Необходимость его применения регламентируется на федеральном уровне в Порядке ведения кассовых операций организациями и ИП. В соответствии с Указаниями № 3210-У от 11.03.14 г. (п. 4.6) все данные по поступившей наличности требуется вносить в кассовую книгу. При этом освобождаются от учета только агентские и/или субагентские средства. Соответственным образом оформляются и приложения к листам кассовой книги – приходные ордера и расходные.

Сведения в кассовую книгу о суммах выручки вносятся на основании данных, переданных кассиром компании. Это, прежде всего, Z-отчет о закрытии смены. Приведенные выше разъяснения чиновников разрешают, но не обязывают предпринимателей отказаться от использования кассовой первички. Поэтому, как и раньше, кассир может составлять учетный журнал КМ-4 и прочие необходимые для грамотного отражения операций формы.

Можно ли не применять кассовый аппарат освобожденным?

Предприниматели и фирмы, которые на момент вступления нового закона в действие не применяли кассовые аппараты, могут и дальше их не использовать до 1 июля 2018 года. С этого дня их нужно будет использовать в обязательном порядке, даже если раньше субъекты были от этого освобождены.

Таким образом, онлайн кассы для ЕНВД будут актуальны только через два года. Точно также, нет необходимости приобретать онлайн кассы для ИП на патенте, а также тем, кто вместо пробивания кассовых чеков выписывает БСО.

Расходы на модернизацию кассовой техники можно будет использовать как вычет по налогу, но не более 18000 рублей за каждый аппарат.

Какие документы оформлять при использовании онлайн-кассы

В начале работы кассир должен сформировать отчет об открытии смены, а в конце смены – отчет о закрытии. Второй составляется максимально через 24 часа после первого (п. 2 ст. 4.3 Закона от 01.01.2017 №54-ФЗ).

Этот тип кассы настроен на выдачу покупателю нового варианта чека. В нем предусмотрен 21 обязательный реквизит, тогда как ранее их было всего 7 (п.1 ст. 4.7 Закона от 01.01.2017 №54-ФЗ). Помимо бумажного чека при желании покупателя ему можно отправить электронный вариант чека.

БСО можно будет предоставить либо в электронном виде, либо напечатанные через автоматизированную систему. Новые кассы могут печатать дополнительные виды чеков, в частности, чек коррекции, который оформляется, если обнаружена неучтенная выручка за день, а также чек с признаком возврата прихода. Он пробивается, когда нужно вернуть денежные средства покупателю в наличной и безналичной форме.

Онлайн касса и налоговая

Перед тем как начать работу с онлайн кассой, ее необходимо зарегистрировать в ИФНС (фискализировать). После вступления в силу изменений в ФЗ 54 данная процедура значительно видоизменилась.

С одной стороны, зарегистрировать кассу теперь намного проще. Например, до 2017 года, для регистрации ККТ нужно было лично (или с помощью представителя) принести в налоговую все документы и саму кассу. Теперь, все это можно сделать через интернет, без перемещения контрольно-кассовой техники куда-либо. И это очень большой «плюс».

С другой стороны, в процедуру регистрации добавились новые звенья: заключение договора с ОФД и получение КЭП (квалифицированной электронной подписи). Первое звено — строго обязательно. Второе — необходимо для регистрации кассы через интернет.

Исходя из того, что онлайн регистрация намного проще, чем все остальные способы, а электронная подпись пригодится и для других полезных вещей (например, когда Вы будете работать с маркированными товарами и пр.), будем рассматривать этот вариант. Конечно, лишние звенья — это дополнительные затраты. Но они небольшие: 2000-3000 руб за договор с ОФД и примерно 1500 руб за электронную подпись (на год). Будем считать, что данный «минус» не настолько критичен, чтобы отказывать себе в удобстве регистрации онлайн кассы через интернет, без походов в налоговую инспекцию лично.

По сути, больше ничего оплачивать не надо. Сама регистрация — бесплатна. Если у Вас есть договор с ОФД и квалифицированная электронная подпись, Вы можете зарегистрировать онлайн кассу через интернет самостоятельно. Выбираете оператора, покупаете подпись и можно регистрировать кассу. Для этого придется осваивать интернет-просторы сайтов ФНС, ОФД и пр. в соответствии с предложенным ниже алгоритмом. Все остальные возможные затраты — это профессиональные услуги организаций, продающих онлайн-кассы, .

Однако, если услуги сторонних специалистов по регистрации онлайн кассы (фискализации ККТ) достаточно широко представлены на рынке, значит, зачем-то они нужны? Рассмотрим данный вопрос более подробно.

Форматы фискальных документов

Состав сведений, включаемых в формируемые при помощи онлайн-касс ФД, должен соответствовать определенным форматам. Причем различные версии форматов ФД могут предусматривать различные реквизиты чеков и БСО, формируемых как на бумажном носителе, так и направляемые покупателю в электронном виде. При этом ФНС России уже предусмотрела несколько версий форматов ФД, которые, в свою очередь, имеют временные рамки действия. Так, версия формата 1.0 применялась до 1 января 2019 г., в настоящее же время используются версии 1.05 и 1.1 ().

К примеру, в качестве обязательных реквизитов в соответствии с форматом версии 1.05 определены:

• наименование документа;
• номер чека за смену;
• дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
• наименование организации или Ф. И. О. предпринимателя, а также их ИНН;
• применяемая система налогообложения;
• наименование товара (работ, услуг), их количество, цена за единицу в рублях с учетом скидок и с указанием НДС;
• форма расчета;
• QR-код;
• номер смены;
• признак расчета;
• сведения о версии ФД;
• сведения о кассире и его ИНН;
• телефон или электронный адрес покупателя и т. д. ( Закона № 54-ФЗ).

Также предусмотрены дополнительные реквизиты ряда формируемых ФД, которые обязательны к использованию в случаях, предусмотренных форматами. В частности, в отчете о регистрации ККТ могут быть указаны версия форматов ФД, система налогообложения и сведения о продаже подакцизных товаров. А в отчете об открытии смены – код формы фискального документа, должность и ФИО уполномоченного лица, а также ИНН кассира (, , ).

Очевидно, что в связи с существенным расширением информации, содержащейся в чеке, идентифицировать продавца, покупателя и саму покупку, а значит доказать при необходимости факт осуществленной сделки, станет значительно проще.

А новые сервисы по проверке подлинности кассового чека дают покупателю возможность удостовериться, что продавец ведет легальный бизнес, а кроме того, клиент сможет вести своеобразный личный электронный архив покупок.

Последняя актуализация: 4 июля 2019 г.

Документы по теме:

• Федеральный закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа»
• Приказ ФНС России от 21 марта 2017 г. № ММВ-7-20/229@ «Об утверждении дополнительных реквизитов фискальных документов и форматов фискальных документов, обязательных к использованию»