Логистическое управление товарными запасами в аптеке: нюансы

Аннотация научной статьи по экономике и бизнесу, автор научной работы — Степанов Алексей Сергеевич

Разработан подход к оптимизации товарных запасов аптечной организации , реализована автоматизированная система управления товарными запасами с изменяемыми параметрами в практической фармацевтической деятельности . Предложен способ выбора группы товаров для наиболее эффективного управления товарным заказом в автоматизированном режиме. Показано, что количество таких товарных наименований в аптечных организациях составляло до 80 % от общего числа товаров в ассортименте, реализация этих товаров достигала 91 % от общей суммы выручки аптечной организации . Предложена система показателей для оценки сравнительной эффективности моделей и выбрана оптимальная модель, позволившая на 10-30 % снизить издержки и на 15-30 % повысить прибыль аптечных организаций .

Основные задачи, которые должно решить управление аптечными запасами

Целями коммерческого аптечного предприятия (в рамках данной статьи мы будем говорить именно о коммерческих аптеках) являются:

получение прибыли (стандартная цель);
обеспечение населения лекарствами и изделиями медназначения (специфическая цель, из которой образуется большинство рассматриваемых далее особенностей).

Следование обеим целям формирует основные задачи по обеспечению такого запаса необходимых лекарств и медизделий, который:

с одной стороны — как можно более полно удовлетворит покупательский спрос;
с другой стороны — не перегрузит аптечные запасы плохо реализуемыми и поэтому неликвидными позициями.

Решая эти задачи по управлению запасами, руководство аптеки рассматривает такие основные вопросы, как:

выбор оптимального ассортимента товаров;
расчет оптимального объема товаров;
формирование наиболее эффективной закупочной и ценовой политики.

Разберем подробнее нюансы, характерные для аптечных предприятий при решении изложенных выше задач.

Нюансы ассортиментной политики применительно к аптеке

Ассортиментная политика любого торгового предприятия — это совокупность методов, позволяющих сформировать оптимальный запас товаров по их видам и позициям. Общие задачи, решаемые при этом, можно сформулировать так:

определение жизненного цикла каждого товара;
анализ спроса на тот или иной товар и расчет коэффициентов широты и насыщенности товарной или ассортиментной группы;
расчет коэффициента качества ассортиментной структуры;
наличие отклонений в объемах и сроках товарных поставок и влияние этих факторов на товарный запас;
наличие отклонений в определенных ранее нормах запасов и влияние этих отклонений на запас.

Применительно к аптеке особую роль играют жизненные циклы товаров. Для многих лекарственных средств существуют не только жесткие сроки годности, которые в обязательном порядке нужно соблюдать, но и предписаны особые условия хранения (например, в темноте и/или при определенной температуре). Эти факты следует учитывать при планировании ассортимента аптеки. Причем в данном случае кроме чисто маркетинговых расчетов добавляются мероприятия по управлению помещениями и оборудованием конкретного аптечного предприятия. Должна быть возможность разместить и правильно хранить запланированный ассортимент товарных запасов в аптеке, в специально оборудованных для этого помещениях.

Для проведения соответствующего анализа помимо данных о самих лекарствах и их продажах используются специфические аптечные учетные регистры. Например:

журнал регистрации показаний контрольно-измерительных приборов в помещениях, где хранятся лекарства (ведется в любой аптеке по приказу Минздрава от 23.08.2010 № 706н);
журнал учета сроков годности лекарств (в соответствии с тем же приказом Минздрава).

Еще об особенностях аптечного учета и специфических учетных регистрах читайте «Правила ведения бухучета в аптеке (нюансы)».

Вторым характерным нюансом для аптек будет расчет показателей по ассортименту с учетом закона «Об обращении лекарственных средств» от 12.04.2010 № 61-ФЗ. Согласно данному нормативу в любой аптеке на территории РФ должны присутствовать:

лекарства, являющиеся жизненно необходимыми (в настоящий момент действует перечень, утвержденный распоряжением Правительства РФ от 26.12.2015 № 2724-р);
лекарства, отпускная цена на которые регулируется государством (по закону № 61-ФЗ, как правило, их номенклатура совпадает с перечнем жизненно важных лекарств из предыдущего пункта).

То есть в данном случае сама аптека планировать по ассортименту ничего не может. Все лекарства по списку должны быть в наличии и отпускаться по контролируемой государством цене. Поэтому зачастую основной задачей при планировании ассортимента товарных запасов в аптеке становится поиск таких балансирующих товарных позиций, которые:

не входят в перечни по госрегулированию;
пользуются хорошим спросом;
обеспечивают уровень маржи — достаточный, чтобы компенсировать убытки по хранению и реализации товаров по госперечням.

Нюансы формирования объемов аптечных товаров

Существует несколько формул расчетов оптимального товарного запаса, которые применяются исходя из специфики конкретного торгового предприятия. Для аптек наиболее подходят те, в которых учитываются издержки по хранению товарных запасов в аптеке. Причины этого мы изложили выше: лекарства должны храниться в строго определенных условиях и создание этих условий — существенная статья расходов аптеки.

Часто для расчета запаса по конкретному виду товаров в аптеках применяется формула Уилсона:

q — оптимальный размер заказа (в единицах);

C₁ — стоимость выполнения одного заказа (накладные расходы в руб.);

Q — потребность в товаре за определенное время или объем реализации за период (в единицах);

C₂ — затраты на содержание единицы запаса.

Рассчитав подобным образом объем заказа на установленный период по каждой позиции ассортиментного списка, аптека может создать достаточно сбалансированную систему управления своими товарными запасами.

На объем закупаемых и хранимых товаров оказывают существенное влияние и такие факторы, как:

местоположение аптечного предприятия (например, в труднодоступных районах имеет смысл создавать резервные запасы на случай срыва поставок, в районах с сезонной спецификой — варьировать запас в зависимости от текущего сезона);
доступность товара для закупки (например, резервный запас часто делают по импортным лекарствам);
случайные или чрезвычайные факторы (как правило, чрезвычайные события и соответствующий им объем резервных запасов прогнозируются методами, схожими с применяемыми в страховых расчетах).

Обеспеченность населения лекарствами очень важна, применительно к аптечному бизнесу существует даже отдельное понятие — дефектура. Это отсутствие в аптеке или в аптечной сети необходимого лекарства (препарата). Дефектура классифицируется по уровню локализации:

в конкретной аптеке — тогда это может быть следствием как раз неправильного управления запасами;
местной — когда определенного лекарства нет в отдельно взятом регионе (это обычно проблема региональных поставщиков);
глобальной — когда требуемого лекарства нет в стране (это может быть связано с нарушением поставок импортных лекарств, с проблемами у производителей лекарства, когда выпуск приостановлен).

Выявление в аптечном предприятии дефектуры (препарат спрашивают, а его нет) — это сигнал к пересмотру ассортиментной политики и объема товарного запаса.

Величина и ассортимент товаров в аптеке не являются случайными величинами. Для эффективного управления товарами аптечным предприятием разрабатывается и внедряется отдельная методика, учитывающая большое число влияющих на предприятие факторов.

Optimizing inventory of pharmacies

An approach to pharmacies inventory optimization is implemented in an automated inventory management system with variable parameters in the practice of pharmacy. We propose a method for selecting a group of products for the most effective management of commodity purchase in an automated mode. It is shown that the number of SKUs in pharmacies amounts up to 80 % of the total number of products in the range, the selling of these goods reaches 91 % of pharmacies total sales volume. The system of indicators to assess the comparative performance of the models and to select the best model helps to achieve 10-30 % reduction in costs and 15-30 % increase in pharmacies profit.