Переход к аналитике заработной платы в разрезе сотрудникам
Пользователям АУБИ, ранее не использовавшим аналитику
по счету 70-00 в разрезе сотрудников при выдаче
зарплаты, необходимо рассчитать удержания в момент
перехода к аналитическому учету. Для перерасчета
используйте специальное удержание «Перерасчет
удержаний». Суть пересчета состоит в том, чтобы
сформировать записи по всем выданным ранее суммам
зарплат каждому сотруднику с указанием удержания
«Перерасчет удержаний». Для записей перерасчета
выполняется бухгалтерские проводки Д70-00 К00-00
(технологический субсчет). Результатом такого
перерасчета является излишние суммы по Д70-00 для
каждого сотрудника. Эти суммы необходимо компенсировать
для каждого сотрудника ручными проводками Д00-00 К70-00
в журнале обобщенного бухгалтерского типа. После
исполнения вышеуказанных операций все выданные
сотрудникам суммы будут «прикреплены» к определенному
удержанию, а исходящее сальдо по 70-00 счету останется
прежним. Поскольку расчет сумм к выдаче зарплаты
осуществляется как арифметическая разница между
начисленными (обязательно указывается вид начисления) и
удержанными (обязательно указывается вид удержания)
суммами, то начиная с дат последующих после операций
перерасчета формирование сумм к выдаче по каждому
сотруднику будет работать корректно. Цель ведения
аналитического учета заработной платы (70-00) в разрезе
сотрудников – достигнута.
Для выполнения перерасчета организуйте
отдельный журнал «Перерасчет ЗП». В закладке «Бухучет»
свойств этого журнала укажите Кредит = 00-00. Создайте
технологический документ КО-2 в котором укажите вид
удержания равным «Перерасчет удержаний». Далее выполните
перерасчет с помощью команды «Сформировать». На время
перерасчета в закладке «Зарплата и кадры» свойств
предприятия включите опцию «Учитывать входящие остатки
при расчетах с персоналом». Это позволит выполнить
расчет удержаний за весь период, а не за текущий месяц.
По результатам перерасчета будут сформированы
бухгалтерские проводки Д70-00 К00-00 по каждому
сотруднику на суммы выданной зарплаты за весь предыдущий
период.
Заполнение реквизитов документа
-
Подразделение – наименование структурного
подразделения, на которое приходуются денежные средства. - Код – код аналитического учета
1. Предприятие, организация
– наименование предприятия
или организации оформившей КО-2.
2. Номер документа
– порядковый номер КО-2 с начала
года.
3. Дата составления
– дата составления КО-2 (по
умолчанию устанавливается текущая дата).
4. Дебет, код структурного подразделения – код
структурного подразделения, по которому расходуются
денежные средства, заполняется в случае, если
организация применяет систему кодирования. В программе
при создании нового документа автоматически ставится
прочерк.
5. Дебет, корреспондирующий счет, субсчет
– номер счета
или субсчета, корреспондирующего со счетом 50 «Касса» в
данной хозяйственной операции.
6. Дебет, код аналитического учета – заносится код
аналитического учета по счету, указанному в предыдущей
графе, если в организации предусмотрено применение таких
кодов.
7. Кредит – заносится номер счета, с кредита которого
списывается сумма денежных средств. В программе при
создании нового документа автоматически ставится № 50.
8. Сумма – Сумма платежа проставляется цифрами в рублях
и копейках.
9. Код целевого назначения – записывают код целевого
назначения использования выданных средств, если
организация применяет соответствующую систему
кодирования. В программе при создании нового документа
автоматически ставится прочерк.
10. Выдать
– фамилия, имя, отчество получателя или
название организации через доверенное лицо. Если выдача
денег производится по доверенности, то после фамилии,
имени и отчества получателя указывается фамилия, имя и
отчество лица, которому доверено получение денег.
11. Основание платежа
– указывается операция со ссылкой
на первичный документ, номер и дату его составления:
11.1. Зарплата.
11.2. В подотчет на хозяйственные нужды.
11.3. На командировочные расходы.
11.4. Зарплата за аренду, услуги.
11.5. Зарплата по ведомости.
11.6. Зарплата по трудовому соглашению.
12. Сумма – сумма денежных средств, которые выдаются из
кассы, указывается прописью.
13. Приложение – прилагаемые к КО-2 первичные документы.
Указывается на основании, какого юридического документа
выполняется данная операция (приказ, расчетная
ведомость, договор подряда, трудовое соглашение,
служебная записка…).
14. Подписи – подписи руководителя и главного бухгалтера.
15. Получил – сумма рублей прописью с заглавной буквы,
сумма копеек цифрами (заполняется получателем).
16. Дата получения (заполняется получателем).
17. Подпись получателя.
18. Наименование, номер, дата и место выдачи документа,
удостоверяющего личность получателя.
19. Выдал кассир – подпись кассира.
Как заполнять расходный кассовый ордер
Бланк расходного кассового ордера имеет унифицированную форму № КО-2. Приведем инструкцию по заполнению расходного кассового ордера:
- в поле «Организация» пишется наименование организации, выдавшей РКО;
- в графе «Структурное подразделение» указывается название структурного подразделения организации, выдавшего РКО (при его отсутствии ставится прочерк);
- в строке «Номер документа» указывается порядковый номер РКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов (нумерация РКО должна быть непрерывной);
- в поле «Дата составления» проставляется дата выдачи денег из кассы организации арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ.;
- в графе «Дебет» указывается код структурного подразделения, в котором производится выдача денег (при его отсутствии ставится прочерк); номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отражается выбытие наличных денежных средств из кассы; код аналитического учета по корреспондирующему счету (если применение таких кодов не предусмотрено в организации, ставится прочерк);
- в строке «Кредит» ставится номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денежных средств из кассы (как правило, это счет 50 «Касса»);
- в графе «Сумма, руб. коп.» указывается выдаваемая из кассы денежная сумма цифрами;
- в поле «Код целевого назначения» заносится код назначения использования выбывших из кассы денежных средств (если применение таких кодов не предусмотрено в организации, ставится прочерк);
- в строке «Выдать» указывается ФИО лица в дательном падеже, кому будут выданы деньги из кассы организации;
- в графе «Основание» пишется содержание хозяйственной операции (например: аванс на командировочные расходы, для сдачи в банк, выдача материальной помощи и т.п.);
- в строке «Сумма», так же, как и в приходном кассовом ордере, указывается прописью с заглавной буквы сумма (в рублях) выдаваемых денежных средств из кассы предприятия, копейки пишутся цифрами. Следует отметить, если после указания суммы в рублях осталось свободное место в строке, оно прочеркивается;
- в поле «Приложение» пишутся реквизиты прилагаемых первичных документов, на основании которых выдаются деньги из кассы предприятия (доверенность на получение денег – если деньги выдаются работнику сторонней организации, квитанция, приказ, заявление и пр.).
Ниже идут подписи и расшифровки подписей руководителя организации и главного бухгалтера.
Затем следуют строки, которые заполняет лицо, получающее деньги из кассы:
- в строке «Получил» указывается прописью с заглавной буквы сумма (в рублях) получивших денежных средств из кассы предприятия, копейки пишутся цифрами. Следует отметить, если после указания суммы в рублях осталось свободное место в строке, оно прочеркивается;
- ниже лицо, получившее деньги из кассы, указывает дату получения денежных средств и ставит свою подпись.
Формирование платежной ведомости Т-53 из КО-2
Подробней о платежной ведомости Т-53 см.
«Формирование платежной ведомости Т-53» в разделе
«Т-53-платежная ведомость».
Формирование платежной ведомости Т-53 рекомендуется
выполнять непосредственно в документах:
КО-2 – при выдаче зарплаты из кассы
ППисх – при перечисление зарплаты с расчетного счета
предприятия на кредитные карточки сотрудников.
Для формирования платежных ведомостей с в первичных
документах КО-2 и ППисх необходимо при входе в систему
выбрать компонент «Объединенный контекст», т.к. в этих
документах совмещены функции бухгалтерского учета (КО-2
и ППисх) и заработной платы (Т-53). В компоненте
«Заработная плата и отдел кадров» недоступны платежные
документы, а в компоненте «Бухгалтерский учет…»
недоступен отчет Т-53.
При выплате заработной платы из кассы необходимо
создать первичный документ КО-2, а при перечислении
заработной платы с расчетного счета предприятия на
кредитные карты сотрудников – документ ППисх. Во вновь
созданном документе введите основные реквизиты. Для
того, чтобы в ведомость попали все сотрудники
предприятия, в качестве контрагента укажите наименование
своего предприятия выбрав его из справочника или двойным
щелчком мыши в поле контрагент. Если в качестве
контрагента указан сотрудник (лицевой счет), то в
ведомость Т-53 попадут данные только по этому человеку.
Далее переключитесь в закладку «Платежная ведомость».
При выплате заработной платы из кассы необходимо
создать первичный документ КО-2 в специальном журнале
«Расходный кассовый ордер ЗП». В каждом документе такого
типа в закладке «Платежная ведомость» имеется
возможность формировать ведомость на выдачу заработной
платы по форме Т-53. См. подробнее выше в разделе
«Открытие нового журнала КО-2».
После формирования удержаний значения денежных сумм в
таблице можно исправлять вручную. При наличии
сформированных удержаний заголовок закладки блокирован.
Получить доступ к настройкам в заголовке закладки можно
путем удаления ВСЕХ записей об удержаниях по документу.
Для этого выделите все записи удержаний в таблице и
нажмите клавишу Del.
Ручной ввод удержания для лицевого счета не
предусмотрен.
При формировании записей удержаний для дебетового
счета добавляется код учета «Контрагент» имеющий
значение ФИО сотрудника. Т.о. строится аналитический
учет по счету 70-00 в разрезе сотрудников (лицевых
счетов).
