Расходный кассовый ордер ко-2 заполнить, распечатать онлайн

Как заполнить

Пример заполнения расходного кассового ордера

В заголовке указывают наименование организации и структурное подразделение (если оно отсутствует, ставится прочерк).

Из справки Госкомстата выбирают «Коды», по ОКУД 0310002 выставляется код документа.

«Номер документа» выставляют на основании записей в регистрационном журнале приходных и расходных документов кассы (Форма № КО-3) .

Нумеруют кассовые документы с начала календарного года по порядку.

Расходные кассовые ордера составляют в тот день, когда были выданы из кассы денежные средства. Указанная в нем дата – дата выдачи денег. Ее указывают в соответствующей графе в формате ДД.ММ.ГГГГ арабскими цифрами.

Графу по Дебету и Кредиту заполняет бухгалтер, который обрабатывает данный первичный документ.

Графу «Дебет, код структурного подразделения» заполняют тогда, когда выдача денег происходит в структурном подразделении (в отделе магазина, на конкретной торговой точке). В ином случае графу прочеркивают.

Строка «Дебет, корреспондирующий счет, субсчет» содержит номер счета и, при необходимости, субсчета. По его дебету отражают выбытие из кассы денежных средств.

Строку «Дебет, код аналитического учета» заполняют только в случае применения таких кодов в организации. Тогда по счету записывают код аналитического учета, который указывают в предыдущей строке. В других случаях здесь ставят прочерк.

Графа «Кредит» отражает номер счета, по кредиту которого выдают денежные средства.

Графа «Сумма, руб. коп.» содержит цифровые записи денежной суммы, которую выдают из кассы организации. Их делает бухгалтер.

Строку «Код целевого назначения» заполняют в том случае, если предприятие в своей деятельности применяет соответствующую систему кодирования. Тогда указывают код назначения использования выбывших денежных средств.

В графе «Выдать» отмечают в дательном падеже ФИО человека, которому выдают из кассы средства.

Строка «Основание» включает содержание финансовой операции.

Графу «Сумма» заполняют также, как и в приходном кассовом ордере.

Строка «Приложение» содержит наименование прилагаемых первичных и иных документов, на основании которых производится выдача денег из кассы. В случае если деньги выдают сотруднику сторонней организации, то он должен предоставить доверенность от своей организации на получение денежных средств. Ее оставляют как приложение к ведомости или расходному ордеру.

Уже оформленный РКО регистрируют в журнале по форме № КО-3. Его подписывает главный бухгалтер (или уполномоченное лицо) и руководитель организации. Подпись руководителя не обязательна на данном документе в том случае, если его разрешающая резолюция на проведение операции есть на документах, прилагаемых к РКО.

Затем бланк передают кассиру, который проверяют правильность составления ордера.

Графу «Получил» заполняет лицо, которое должно получить деньги из кассы. Здесь указывается получаемая денежная сумма (рубли прописывают с заглавной буквы, прописью, с начала строки; копейки отмечают цифрами). Ниже ставится подпись и дата получения.

Если выдача денег по ордеру осуществляется отдельному лицу, то кассир должен потребовать к предъявлению документ, удостоверяющий личность (паспорт и пр., любой официальный документ, в котором есть фотография владельца и его подпись). В следующую графу РКО кассир вносит наименование, номер, место выдачи и дату документа.

Документ указывают в независимости от получателя денег: будь то свой сотрудник или представитель сторонней организации. Исключений не предусмотрено.

Графу «Выдал кассир» заполняет кассир после выдачи денежных средств по РКО. Он расписывается и указывает свои ФИО.

Приложенные к бланку документы кассир погашает штампом с указанием на них даты или надписью «Оплачено».

Важно помнить, что РКО всегда остается в кассе. На руки лицам, получившим денежные средства, он не выдается

Скачать бланк расходного кассового ордера формы КО-2

Рекомендации к заполнению

При заполнении ордера на расход необходимо руководствоваться следующими правилами:

1. В строке «код ОКПО» указывают код, который организации получила при прохождении регистрации.
2. Если деньги выдаются из кассы филиала, указывается его код, если средства выдаются из кассы головного офиса – ставится прочерк.
3. В поле «номер документа» прописывается порядковый номер ордера.
4. Обязательно должна быть указана дата составления ордера, которая должна совпадать с датой выдачи средств.
5. В строчках «кредит» и «дебит» указываются соответствующие номера счетов бух. учета. Если компания находится на упрощенке, он может не заполнять данные разделы.
6. Сумма прописывается и прописью, и цифрами. При указании суммы цифрами копейки пишутся через запятую.
7. В поле «выдать» пишутся инициалы человека, получающего наличность.
8. В графе «основание» указывается содержание операции (на что выдаются средства).
9. В строчке «приложение» указываются реквизиты первичных документов, прилагаемых к расходнику.
10. Поле «получил» заполняется непосредственным получателем наличности. Он пишет, какую сумму он получил, дату получения и подкрепляет это своей подписью.

Нюансы

Если денежные средства выдаются юридическому лицу, то в поле «Выдать» указываются личные данные работника — представителя. В поле «Приложение» нужно записать реквизиты доверенности на получение денег, которая прикладывается к расходному ордеру.

При сдаче наличных средств в банк в поле «Выдать» нельзя писать «Сдача выручки», поскольку это противоречит порядку ведения кассовых операций. Там нужно указывать Ф.И.О. работника, который выполняет данное действие, он же расписывается в документе в получении денег.

При выдаче зарплаты допускается составление одного документа на всю сумму. В этом случае в поле «Выдать» записывается «Работникам предприятия», а в основании реквизиты платежной ведомости. Поля «Получил», «Подпись» и «По» остаются незаполненными.

Особенности заполнения ПКО

Закон устанавливает, что юридические лица могут рассчитываться между собой наличными суммами не более чем 100 тысяч рублей по одному договору.

Если кассиру предлагают примять большую сумму, чем эта – ему необходимо отказаться. Иначе на фирму и на него, как ответственное лицо, может быть наложены штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины.

Внимание! Однако из этой ситуации есть выход — принять сумму, но приходовать ее не сразу, а частями по 90-95 тысяч рублей в день. При превышении 100 по одному договору заключать с контрагентом новый договор.. Если фирма принимает выручку путем пробития чеков на кассовом аппарате, либо оформления БСО, то допускается в конце дня составить один приходный кассовый ордер сразу на всю сумму

При этом в графу «Основание» можно записать реквизиты отчета закрытия смены в конце дня, либо диапазон номеров выписанных квитанций

Если фирма принимает выручку путем пробития чеков на кассовом аппарате, либо оформления БСО, то допускается в конце дня составить один приходный кассовый ордер сразу на всю сумму. При этом в графу «Основание» можно записать реквизиты отчета закрытия смены в конце дня, либо диапазон номеров выписанных квитанций.

Time is Up!

Заполнение РКО

Кассир, заполняющий расходник, бланк документа для оформления финансовых выплат, получает подотчет.

Заполнение расходных кассовых ордеров ответственным лицом должно выполняться в строго установленных рамках:

• с правильным использованием финансовых терминов и приемов в графе «Сумма»:
  • указанием суммы цифрами/прописью,
  • денежные обозначения – без сокращений («рублей» «копеек» / «рубля» «копейки»),
  • дата составления и регистрации РКО в формате «дд.мм.гггг»
• отображением необходимых бухгалтерских проводок
  • номера корреспондирующего счета либо субсчета в графе «Дебет», по которому производится отображение расхода,
  • номера бухгалтерского счета в графе «Кредит» по которому производится выдача денег (в основном это сч.50 – «Касса»)
• указанием назначения выплаты в графе «Основание» (к примеру – приобретение расходных материалов, командировочные расходы, и прочие виды выплат), и основания для расходной кассовой операции в графе «Приложение»

При электронной форме учета стандарт электронного документа не всегда совпадает с РКО, бланк которого утвержден Госкомстатом, поскольку многие данные в нем не отражаются, а автоматически считываются с уставных программных данных. Именно поэтому для ведения документального учета целесообразно для кассира, оформляющего расходный кассовый ордер, бланк скачать в word-формате, что позволит оформлять документ необходимым образом на бумажном носителе.

Заполнение расходного кассового ордера на выплату заработной платы производится особым образом, и зависит от того, каким образом производится выплата зарплаты – по ведомости или персонально одному работнику. При этом следует помнить, что:

• ни на итоговую сумму ведомости, ни на те суммы, которые уже были выданы после начала срока действия ведомости по выдаче заработной платы, расходный ордер не оформляется;
• не подлежат отражению в кассовой книге сведения ни о предназначенных для выдачи средствах, ни об уже выданных по текущей ведомости работникам деньгах.

Если выплата заработной платы работникам через кассу предприятия не носит массовый характер, а производится в индивидуальном порядке, под расходный ордер скачать бланк можно в конце статьи.

В каком случае применяется расходный кассовый ордер (РКО)

Требования оформления расходных операций по выплате наличных денег из кассы устанавливают обязанность организации выписывать РКО. Этот момент закреплен в соответствующей инструкции, выпущенной ЦБ РФ.

Упрощенный порядок ведения и оформления операций по кассе доступен только для физлиц, вставших на учет в качестве ИП.

Можно выделить следующие операции по выплате денежных средств, которые должны сопровождаться выпиской расходника:

1. Выплата денег из кассы хозяйствующего субъекта в подотчет лицам, которые имеют право получать данные средства в соответствии с распоряжением руководителя.
2. Когда происходит инкассация наличности, находящейся в кассе, для внесения ее на счет организации.
3. Когда осуществляется выплата сотрудникам зарплаты или аванса, в том числе по договорам на оказание услуг и выполнении работ, заключенным с физлицами.
4. В иных случаях, определенных на уровне законодательства.

Правильность заполнения

Применение расходного кассового ордера регламентировано Положением БР 373-П. Законодательством также закреплено понятие этого документа.

Уполномоченные лица обязаны его оформлять под каждую расходную операцию, связанную с движением наличности из кассы организации. Для этого оформляется соответствующий бланк РКО. Все действия, которые могут проводиться в такой ситуации, например, индивидуальным предпринимателем регламентируются Указанием ЦБ от 11 марта 2014 г. «О порядке ведения кассовых операций ИП».

Для предприятий выписаны определенные правила оформления, согласно которым распределяются обязанности по заполнению соответствующего бланка. В разных ситуациях эту операцию имеют право заполнять следующие лица:

• главный бухгалтер (при наличии этой штатной единицы);
• кассир предприятия;
• первый руководитель либо индивидуальный предприниматель самостоятельно.

Срок действия ордера ограничен. На сегодняшний день он составляет 1 рабочий день. Это значит, что выписанная по документу сумма должна быть получена в ту дату, которая в нем указана. Если такая возможность получения отсутствует, то необходимо оформить новый бланк.

Чтобы не ошибиться в оформлении, стоит внимательно изучить пример заполнения расходного кассового ордера. Никаких исправлений даты (зачеркивание, замазывание корректором, другие правки) или иной информации не допускается. Достаточно одного экземпляра.

Образец заполнения расходного кассового ордера

Нижняя часть должна содержать подписи уполномоченных должностных лиц компании или организации. Количество этих людей ограничено. Карточки с их образцами подписей должны находиться у специалиста, выдающего средства по этому документу.

Подписантами РКО, как правило, являются:

• кассир и бухгалтер;
• руководитель, имеющий право первой подписи, и кассир (при отсутствии в штате должности бухгалтера);
• первый руководитель или индивидуальный предприниматель.

Подписи ставятся обязательно возле указанных фамилий и инициалов. Центробанк допускает оформление РКО только в бумажном виде. Заполнение может быть с использованием машинного ввода (компьютер/принтер) или шариковой ручкой (документы, оформленные гелевыми ручками, не принимаются из-за малого срока их хранения). Цвет чернил должен быть синим (фиолетовым) или черным. Другие цвета, например, красный или зеленый не принимаются.