Заполнение ордера
ПКО выписывают от руки или печатают при помощи вычислительной или пишущей машинки. Исправления и помарки при заполнении не допустимы. Если при оформлении ордера допускают ошибку, то его переписывают заново.
В заголовке указывается наименование организации и структурного подразделения (при его отсутствии ставится прочерк).
Строка «Коды» заполняется в соответствии со справкой Госкомстата.
Графу «Номер документа» заполняют на основании журнала регистрации кассовых документов (приходных и расходных) по форме № КО-3.
Строка «Дата составления» заполняется арабскими цифрами в определенной последовательности: ДД.ММ.ГГГГ. Если порядковый номер меньше 10, то первой цифрой будет 0.
ПКО составляют в день поступления денежных средств в кассу, то есть дата, указанная в бланке – день оприходования средств.
Дебит и кредит
Графы «Дебет» и «Кредит» оформляет бухгалтер, который обрабатывает первичный документ.
В строку «Дебит» заносят номер счета, по дебету которого осуществляется приход денег. Может быть записан номер субсчета соответствующий рабочему плану счетов предприятия.
Графа «Кредит, код структурного подразделения» содержит код структурного подразделения, которому приходят средства (если оно есть). Например, код отдела магазина или конкретной торговой точки.
В строке «Кредит, корреспондирующий счет, субсчет» указывают номер счета и при необходимости субсчета, по кредиту которых отражается поступление денег в кассу.
«Кредит, код аналитического учета» содержит код аналитического учета по счетам, указанным в предыдущей строке, если их применение предусмотрено в организации.
Сумма
Строку «Сумма, руб. коп.» заполняет уполномоченное лицо и указывает сумму денежных средств, пришедших в кассу.
Графа «Код целевого назначения» содержит код назначения использования оприходованных средств. Применяется в случае использования организацией данной системы кодирования.
В строке «Принято от ________» нужно уточнить от кого приняты средства. Если от работника своей организации, то указывают в родительном падеже его ФИО. Если от сотрудника сторонней организации, то отмечают, от какого предприятия и через кого (ФИО).
Строка «Основание» содержит данные об источнике поступления наличных средств, то есть отмечается содержание финансовой операции.
В графе «Сумма» записывается сумма поступающих в кассу денежных средств. Рубли указывают с заглавной буквы прописью с начала строки, копейки – цифрами. Оставшееся пустое место строчки прочеркивается. Если сумма указана без копеек, то в ордере следует отметить точно также.
Графа «В том числе» содержит сумму НДС. Ее записывают в цифровом виде или указывают «без налога (НДС)».
Строка «Приложение» содержит перечень прилагаемых первичных и иных документов.
Квитанцию к ПКО заполняют аналогичным образом.
Основные правила по оформлению расходно-кассового ордера
Документ не имеет стандартного, единого образца, рекомендованного к применению. Это значит, что предприятия и организации могут самостоятельно разрабатывать его бланк или же использовать один из распространенных шаблонов.
При разработке расходно–кассового ордера всегда нужно учитывать то, что он должен обязательно включать в себя наименование организации, которая его оформляет, сведения о том, на кого он выписывается, а также размер выдаваемой суммы. Кроме того, документ необходимо удостоверять подписью руководителя предприятия, бухгалтера и кассира.
Выписывать документ можно как в рукописном виде (что в последнее время встречается все реже), так и на компьютере. Заполняется «расходник» в одном экземпляре непосредственно тем сотрудником, который занимается выдачей наличности, но некоторые сведения в него вносит получатель финансовых средств.
Следует отметить, что к расходно-кассовому ордеру зачастую прилагаются документы, которые служат основанием для выдачи наличных денег из кассы (приказы, распоряжения руководства, копии договоров и т.п.) при этом, если на приложении есть подпись директора предприятия, то сам ордер удостоверять его подписью уже не обязательно.
Ставить печать на документе не нужно, поскольку он относится ко внутренней документации предприятия и к тому же с 2016 года требование к юридическим лицам о применении в деятельности печатей и штампов отменено.
Регистрация приходника и последующие действия с ним
Перед попаданием в кассу ПКО должен быть зарегистрирован в специальном журнале регистраций. После того, как он был составлен и зарегистрирован, уполномоченный сотрудник должен подписать квитанцию. Это делается до поступления средств в кассу.
Как только кассир получил приходник, он должен проверить, есть ли на нем подпись главного бухгалтера, и подлинная ли она. Также он проверяет, правильно ли заполнен документ.
Если хотя бы одно из требований не было соблюдено, приходник возвращается на доработку. Если документ заполнен правильно, кассир принимает наличность, он подписывает данный документ и проставляет на нем свои инициалы. На квитанции он ставит дату приема наличности, и ставит фирменную печать организации. Возле приложений нужно поставить печать или надпись «получено».
После приема средств в кассу кассир отрывает квитанцию от самого ордера и передает ее вносителю.
Образец заполнения приходного кассового ордера
Выписывать ПКО можно как с применением вычислительной техники, так и от руки, однако помарки и исправления в данном документе при его заполнении не допустимы. Если в ходе оформления ордера была допущена ошибка, то “приходник” переписывается заново.
Начинаем заполнять с заголовка, где необходимо указать наименование организации и структурное подразделение, если применяется, если нет – ставится прочерк. В строке “Коды” указываются соответствующие данные согласно справки Госкомстата или попросту статистики. Далее ставим порядочный номер документа, на основании данных журнала регистрации кассовых документов по форме № КО-3, где по порядку производится учет приходников и расходников. После ставим дату заполнения арабскими цифрами, если дата до 10 чисел, то вначале ставим “0”, к примеру, 3 марта 2015 года будет записано как 03.03.2015.
Нумерация документов в кассе предприятия начинается по порядку с начала нового календарного года. А дата составления документа должна быть той же, что и дата прихода денежных средств в кассу.
Графа Дебит и Кредит
Данные графы заполняются бухгалтером-кассиром, который обрабатывает этот первичный кассовый документ. В графе “Дебит” отражается номер счета и субсчет бухгалтерского учета, который соответствует проводимой приходной операции, так чаще всего это будет касса предприятия (Д 50.1).
В графе “Кредит” указывается код структурного подразделения (если оно есть) в соответствующей графе, которому производится приход денежных средств. Например, может быть указан код торговой точки или конкретного магазина.
В следующей графе указывается корреспондирующий счет бухгалтерского учета, по кредиту которого осуществляется данная операция. Так например, операция Д 50.1 К62.1 означает, что организация приняла деньги от покупателей за отгруженный ранее товар или произведенную услугу. При возврате неиспользованных средств в кассу организации от подотчетного лица по авансовому отчету будет отражена следующая запись – Д50 К71 (при использовании субсчетов – они указываются).
В следующем поле указывается код аналитического учета, если такие ведутся, если нет – ставится прочерк.
Сумма
В строке “сумма” уполномоченным лицом (кассиром – операционистом) указывается точно сумма вносимых денег в кассу, пишется арабскими цифрами, например, 1800 рублей 00 копеек будет выглядеть как 1800-00. В случае применения организацией системы кодирования в следующих графах указывается код назначения поступлений, если нет – ставится прочерк.
Далее указывают от кого приняли денежные средства, если их вносил сотрудник своей организации, то в графе “Принято от” указывают его ФИО в родительном падеже, а если от сторонней организации, то указывают наименование организации и ФИО вносившего в родительном падеже.
В основании указывается ссылка на источник поступления денег или содержание финансовой операции.
Например, если ранее была произведена отгрузка по накладной, то в основании можно указать ее дату и номер, для того, чтобы после можно было разнести эту сумму на соответствующего контрагента и проще было проводить сверку взаиморасчетов.
При наличии в сумме выделенного НДС – так его необходимо указать с указанием ставки, если налога нет, то пишется “Без налога (НДС)”. К примеру, если вы ставка НДС 18%, а сумма 274 руб., 58 коп. – пишем: Налог на добавленную стоимость 18% – 274 руб. 58 коп.
В строке “приложение”описывается перечень приложенных к ПКО первичных или иных документов.
Квитанция к приходно-кассовому ордеру заполняется по выше описанной аналогии.
