Удержание из заработной платы излишне выплаченных сумм: нюансы

Исключения из правил

Если был заключен договор о материальной ответственности, то работодатель вправе взыскать с работника всю сумму. По взаимной договоренности можно выплачивать частями, вычитая постепенно из каждой последующей заработной платы.

Таким же образом поступают, если в ходе судебного разбирательства сотрудник был признан виновным в каком-либо административном правонарушении, которое повлекло за собой нанесение материального ущерба организации.

Сотрудник также может сам изъявить желание, чтобы часть средств ему не выдавалась на руки. Он может, к примеру, перечислять свои финансы сразу же на погашение кредита, в благотворительную организацию, профсоюз, фонд страхования и пр. Стоит иметь в виду, что для совершения таких действий бухгалтерской службе компании необходимо будет иметь письменное заявление самого работника. В нем однозначно должно быть указано, что это его инициатива и он полностью согласен с этими действиями.

Если удержать излишние выплаты не удалось

Например, работник не дал согласия на удержание или при его увольнении 20% «увольнительных» выплат не хватило для погашения всего долга. Тогда взыскать с работника зарплату и приравненные к ней платежи в судебном порядке можно лишь в трех случаях (Статья 137 ТК РФ; п. 3 ст. 1109 ГК РФ; Определение Приморского краевого суда от 20.12.2011 N 33-12174; Определения ВС РФ от 28.05.2010 N 18-В10-16; ВАС РФ от 08.10.2008 N 12227/08):

(или) была допущена счетная ошибка;

(или) имели место недобросовестные действия работника (например, работник неправомерно начислял себе зарплату, злоупотребляя служебным положением (Определение Свердловского облсуда от 12.07.2012 N 33-8492/2012), неправомерно получал зарплату после увольнения (Кассационное определение Забайкальского краевого суда от 27.12.2011 N 33-4545-2011), представил ложные сведения, повлиявшие на размер зарплаты, или сфабриковал документы для начисления зарплаты в большем размере (Апелляционное определение Краснодарского краевого суда от 28.08.2012 N 33-17581/2012));

(или) суд признает вину работника в невыполнении норм труда или простое (если с работника взыскиваются излишние выплаты за простой и недоработку).

При отсутствии подобных обстоятельств суды в большинстве своем отказывают работодателям во взыскании с работников излишних выплат (Определения ВС Республики Коми от 23.07.2012 N 33-2899АП/2012, Санкт-Петербургского горсуда от 03.11.2011 N 33-16437/2011; Апелляционные определения Волгоградского облсуда от 15.03.2012 N 33-2387/2012; Московского горсуда от 06.08.2012 N 11-16329; Ярославского облсуда от 05.07.2012 N 33-3460; Псковского облсуда от 15.05.2012 N 33-749/2012).

Противоположные решения единичны (Апелляционное определение Суда Еврейской АО от 27.07.2012 N 33-366/2012; Кассационное определение Брянского облсуда от 24.02.2011 N 33-507/11). Причем иногда излишние выплаты удается взыскать с работника как материальный ущерб (Кассационное определение ВС Республики Татарстан от 24.10.2011 N 33-12920/11).

* * *

Если речь идет не об излишних выплатах работнику в рамках трудовых отношений, а о его задолженности по другим основаниям, то возможность ее взыскания с работника, конечно же, есть. Например, если:

(или) работник причинил материальный ущерб компании (в частности, не вернул при увольнении вверенное ему имущество, спецодежду, перерасходовал рабочий интернет-трафик на личные нужды, повредил имущество компании) (Статьи 248, 392 ТК РФ). Причем если сумма ущерба не превышает среднемесячного заработка работника, то ее можно удержать из его зарплаты без его согласия (Статья 248 ТК РФ);

(или) работник не исполнил обязательство по гражданско-правовому договору (к примеру, не вернул заем) (Статья 15, п. п. 1, 2 ст. 393 ГК РФ) или вы переплатили работнику суммы также по гражданско-правовому договору (Пункт 1 ст. 1102 ГК РФ).

Консультации по теме:
Выплата зарплаты сотрудникам раньше срока
Проверяем правильность расчета компенсации за неиспользованный отпуск
Последствия получения «серой» зарплаты для работника
Как расчитать отпускные в 2014 году
У работника несколько листков нетрудоспособности

Удержание при увольнении

Часто бывает так, что сотрудник уволился, не отработав дни за отпуск, в котором уже побывал. Так бывает, когда сотрудник договаривается с работодателем, что «отгуляет» отпуск раньше, чем его заработает. Данную ситуацию тоже регламентирует ст. 137. В соответствии со статьей, удержание должно быть осуществлено

Важно понимать, что год на работе (за который положено 28 дней отпуска) исчисляется начиная с того момента, когда сотрудник приступил к работе (то есть он не совпадает с календарным)

Если работник увольняется не по собственной воле, а в связи с определенными обстоятельствами, удержания не происходит. К этим обстоятельствам относят ситуации, когда у сотрудника ухудшается здоровье, и он не может продолжить работу, либо меняется руководство организации. Также к таким ситуациям можно отнести смерть сотрудника либо руководителя, наступление иной ситуации, которая препятствует дальнейшему продолжению исполнения трудового договора (стихийные бедствия, военные действия), восстановление на должность сотрудника предыдущего работника, сокращение штата, призыв сотрудника на военную службу.

В каких случаях возможно удержание денежных средств из заработной платы

Трудовое законодательство четко перечисляет случаи, в которых работодатель имеет право удержать средства:

По инициативе самого работника.
Работник фактически не отработал те денежные средства, которые получил. В большинстве компаний принята авансовая система начисления заработной платы, и это – одно из неприятных последствий, к которым она может привести.
Была запланирована командировка или переезд сотрудника (с выделением бюджета), но она не состоялась.
Если на предприятии установлены нормы выработки, а работник не выполнил их.
Если вина сотрудника есть в том, что в бухгалтерских документах возникла ошибка в пользу увеличения денежных средств, выделенных на его заработную плату.
Если рабочий год был не доработан в связи с отпуском.
Если в результате действий или бездействия работника произошел простой на производстве.

Помимо этих ситуаций (их можно оспорить), существуют случаи обязательного удержания. Конкретно это судебные предписания. Если сотрудник является должником по выплате алиментов, неплательщиком штрафов ГИБДД и пр., то его заработная плата обязательно должна быть уменьшена на соответствующую сумму.

Исключением из правил является только последний «мирный» месяц сотрудничества работодателя и сотрудника. То есть служащий уходит, но только в силу сокращения штата, отправки на срочную военную службу, в связи с выходом на работу предыдущего работника и пр.

Процедура списания

Ошибочно выплаченные средства из-за бухгалтерской ошибки или невозвращенные командировочные списываются с согласия работника по его заявлению в следующем порядке:

Работодатель оповещает работника о необходимости списания излишне выплаченных средств.
Работник подписывает согласие на списание.
Со следующей зарплаты списываются средства.

В заявлении о согласии на списание указывается ФИО и табельный номер работника, а также его просьба об удержании с указанием причины и размера суммы, и подтверждение добровольного согласия на удержание. Образец заявления об удержании можно посмотреть здесь.

Если объем денежных средств, подлежащих списанию, превышает 20% от зарплаты, то средства удерживают равными частями из нескольких зарплат до полного погашения долга перед работодателем.

Формально без данного согласия работодатель не имеет права удержать средства из зарплаты без решения суда, но в большинстве случаев работник подписывает согласие ввиду очевидности наличия долга.

Как поступить, если работник уже уволился

Нередко ошибки в расчетах с персоналом обнаруживаются уже после увольнения работника. Бухгалтер может выявить неточности сам или с помощью аудиторской проверки. Что же делать в этом случае? Можно ли как-то удержать сумму переплаты с бывшего сотрудника? Существует несколько выходов из данной ситуации:

Попросить человека добровольно вернуть излишние суммы заработка – при возврате авансовых начислений никаких корректировок в учете работодателю делать не нужно. Если же сотрудник вернул зарплату, придется выполнить исправления в проводках. Это касается не только самой заработной платы, но и НДФЛ, а также страховых взносов. Не забудьте оформить уведомление специалисту для возврата переплаты и запросить письменное согласие.
Обратиться за разрешением спора в суд – в той ситуации, когда человек наотрез отказывается добровольно вернуть долги по зарплате, работодателю придется действовать через суд. Потребовать возврата средств при счетной ошибке предприятие вправе на основании норм стат. 248 ТК. При обращении в судебные органы потребуется предоставить трудовой контракт с бывшим сотрудником, акт о выявлении счетной неточности, документацию по расчетам заработка, уведомление работнику с предложением погасить переплату добровольно.
Простить работнику долги – при прощении переплаты по зарплате остаток долга будет числиться на сч. 70 до истечения искового срока, то есть в течение 3 лет. Затем суммы списываются на сч. 91. Корректировок по страховым взносам и подоходному налогу делать не нужно.

А можно ли удержать излишне выданную зарплату с виновника ошибки, то есть бухгалтера? Сделать это получится, если с должностным лицом заключен договор о матответственности по стат. 244 ТК. В частности, подписание такого договора требуется при приеме в штат главбуха (стат. 243). Если же подобного соглашение не заключалось, взыскать деньги за ущерб в виде переплаты по заработку официально не получится.

Вывод – в этой статье мы подробно рассказали, какие ошибки бухгалтера при расчетах заработка персоналу признаются счетными, а какие нет. Порядок действий для удержания с работника сумм переплаты приведен в соответствии с требованиями трудового законодательства. При этом, помимо того, что необходимо корректно пересчитать обязательства, также требуется грамотно оформить операции в учете и кадровом делопроизводстве.

Для вашего удобства мы привели образцы приказов и согласия сотрудника на удержания. Имейте в виду, что на нормативном уровне такие документы никак не регулируется. Каждое предприятие может разработать собственные формы с обязательным указанием необходимых реквизитов.

Порядок и размер удержания

Разберемся, какое ограничение удержаний из заработной платы существует. И сколько процентов по максимуму может быть удержано в счет возврата.

По трудовому законодательству в принудительном порядке наниматель не имеет права забрать назад больше 20% начисленной зарплаты. Но в случае выраженного работником добровольного желания вернуть ошибочно начисленные средства, никаких процентных ограничений не ставится.

Когда требуется произвести несколько различных видов вычитаний, то соблюдается следующая очередность:

Сначала налоги с физических лиц.
Затем алиментные выплаты в пользу несовершеннолетних.
Потом иные выплаты по исполнительным листам.
Лишь в конце возмещение ущерба нанимателю или возврат ошибочно начисленных сумм.

Существует перечень доходов, из которых вычеты производить запрещено:

Компенсации ущерба здоровья работающего, которая выплачивается нанимателем или иным юридическим или физическим лицом.
Материальная помощь, которая выдается из-за смерти кормильца.
Финансовые компенсации за ранения, производственные травмы, профессиональные заболевания самому работнику или его родственником по причине преждевременной кончины сотрудника.
Выплаты, которые производятся для погашения командировочных расходов.
Суммы, уплаченные для помощи в переезде на работу в иную местность.
Компенсации стоимости рабочего инструмента, который должен быть заменен по причине износа.
Сумма, выданная на погребение.
Единоразовые материальные компенсации.

Все указанные доходы не подлежат изъятию из них средств на погашение сумм, выплаченных ошибочно или авансом. А вот при оплате алиментов исключаются не все перечисленные доходы.

https://youtube.com/watch?v=ihG_QtMgIzQ

Если удержать излишние выплаты не удалось

(или) была допущена счетная ошибка;

(или) имели место недобросовестные действия работника (например, работник неправомерно начислял себе зарплату, злоупотребляя служебным положением , неправомерно получал зарплату после увольнения , представил ложные сведения, повлиявшие на размер зарплаты, или сфабриковал документы для начисления зарплаты в большем размере );

При отсутствии подобных обстоятельств суды в большинстве своем отказывают работодателям во взыскании с работников излишних выплат .

Противоположные решения единичны . Причем иногда излишние выплаты удается взыскать с работника как материальный ущерб .

Как списать средства после увольнения работника

Если задолженность была обнаружена уже после увольнения сотрудника и полного расчета с ним, то взыскание долга возможно только в судебном порядке. В общем случае процедура включает следующие шаги:

Руководство уведомляет работника о необходимости возвратить излишне уплаченные средства.
При отказе работника возвратить долг фирма подготавливает документы, подтверждающие наличие долга.
Составляется исковое заявление в суд.
После рассмотрения дела средства взыскиваются с бывшего сотрудника на основании исполнительного листа.

Заявления рассматриваются судом, если были предприняты попытки досудебного урегулирования, не принесшие успеха, поэтому, чтобы суд принял заявление к рассмотрению, необходимо уведомить работника о наличии долга и получить его отказ, зафиксировав его на диктофон или получив подпись работника об отказе возвращать средства.

К подтверждающим иск документам могут относиться служебные записки из бухгалтерии, командировочные отчеты, а если долг возник из-за некачественной работы сотрудника, то необходимо проводить процедуру созыва комиссии по трудовым спорам, как описано выше.

Для удержания излишне выплаченных работнику сумм требуется наличие подтверждающих задолженность документов и письменное согласие работника. При отказе работника давать согласие вопрос решается сначала в комиссии по трудовым спорам, а при отсутствии решения – в суде.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии.

Примеры неправомерного удержания

Информация, которая есть на этот счет в ТК РФ, достаточно сжата. На первый взгляд, все предельно ясно. Но, чтобы убедиться в правильности понимания закона, рассмотрим варианты удержания сумм на конкретных примерах.

Пример 1

В декабре сотруднику выплатили сумму, превышающую стандартную оплату по договору. Это произошло в связи с ошибкой бухгалтера, который неправильно подсчитал среднюю з/п. Возникает вопрос, имеет ли работодатель право уменьшить размер заработной платы своего работника в январе (следующий месяц) на сумму, которая будет урезана ровно на ту переплату, которая образовалась в декабре?

С точки зрения закона, ответ будет отрицательным. Работодатель не имеет права самостоятельно уменьшать заработную плату наемного сотрудника даже в связи с допущением ошибки. Такой вариант возможен, если сотрудник совершал неправомерные действия либо произошла счетная ошибка (сбой в программе). Но даже в этом случае сотрудник должен дать согласие не только на осуществление удержания, но и на его размер (ст. 137 ТК РФ).

Если сумма была удержана автоматически, действия работодателя могут быть квалифицированы как незаконные (даже если сотрудник согласен). Если же сотрудник отказывает в разрешении конфликта, у работодателя есть право обратиться в суд для детального рассмотрения дела и защиты собственных интересов.

Пример 2

Здесь рассмотрим ситуацию, когда сотрудник компании увольняется. Он написал заявление на увольнение, а работодатель планирует удержать из его заработной платы полную стоимость рабочей формы. Можно ли так сделать, и будет ли это действие законным?

Чтобы ответить на данный вопрос, а также на вопрос, пишется ли в таком случае заявление на удержание излишне выплаченной заработной платы, необходимо снова обратиться к ст. 137 ТК РФ. Там мы найдет ответ, который говорит о незаконности таких действий. Работодатель не имеет право вычитать из заработной платы сотрудника полную оплату стоимости формы. Точнее, здесь не перечислены случаи возможности вычета стоимости форменной одежды. На основании того, что такой вариант в законодательстве отсутствует, можно сделать вывод о невозможности таких действий работодателя.

Вариант возвращения суммы за форму или дополнительное обучение, которое производилось за счет компании, возможен, только если сотрудник согласен с выплатой суммы, готов написать заявление на удержание излишне выплаченной суммы и действительно не успел воспользоваться тем, что предоставила компания (срок носки формы не истек, знания, полученные при обучении, применить не успел).