Как представить документы и информацию
Документы и информацию можно передать на бумаге или в электронном виде. В Кодексе нет специальных правил для подачи документов и информации вне рамок проверки, поэтому руководствуйтесь общим порядком.
Передавайте документы и информацию с сопроводительным письмом и описью, чтобы не представлять данные повторно, если инспекция снова их запросит. Письмо и опись составьте в произвольной форме.
Когда инспекция требует большой объем документов и информации, можно направить в ИФНС уведомление о невозможности выполнить требование в срок. В уведомлении укажите дату, к которой представите данные. С 9 июня 2019 года оформляйте уведомление на бланке из приказа ФНС от 24.04.2019 № ММВ-7-2/204. Отправьте уведомление надо в течение дня, следующего за днем, когда получили требование вне рамок проверок (п. 5 ст. 93.1 НК).
Собираемся оспорить требование инспекции
Многие плательщики, оспаривая требования, указывают, что они незаконны, так как не содержат реквизитов документов. Этот довод суды не воспринимают, так как реквизиты и иные индивидуализирующие признаки документов налоговики не могут указать в силу объективных причин. Они им не известны. Ведь это внутренние документы общества, сведениями о которых инспекция не располагает (Определение ВАС РФ от 10.04.2014 № ВАС-3509/14).
Если компания не представила документы, надо пояснить причины. Например, фирма вообще могла не составлять конкретную документацию, так как она не предусмотрена ее учетной политикой. Так в деле рассмотренном ФАС Центрального округа суд признал незаконным штраф за непредставление регистраторов аналитического учета. Он указал, что компания именно эти документы не составляла в силу положений учетной политики, но сдала иные, содержащие необходимую информацию для проведения налогового контроля (постановление от 30.07.2013 № А64-5847/2012).
Еще один любимый документ инспекторов — оборотно-сальдовые ведомости. В этом случае суды единодушны. Штрафовать за их непредставление неправомерно. Они относятся к регистрам бухгалтерского учета, а не к категории «документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов» (Определение ВАС РФ от 27.04.2015 № 304-КГ15-2879).
Требования налогового органа не стоит игнорировать. К чему это может привести, обсудим на вебинаре «Требования налогового органа: как правильно организовать порядок представления документов». Лектор Шиляева Ю. Г. расскажет как реагировать на незаконное требование налогового органа, как относиться к требованиям вне проверки и много других нюансов.
Ответственность
Отказ от представления затребованных документов или непредставление их в установленные сроки признаются налоговым правонарушением и влекут ответственность, предусмотренную статьей 126 НК РФ – 200 рублей за каждый непредставленный документ и статьей 129.1 НК РФ за непредставление пояснений – штраф 5000 рублей, за повторное нарушение – 20 000 рублей.
Если в течение 12 месяцев вы уже попадали на статью 126 НК РФ, размер штрафа может быть увеличен вдвое и составит 400 руб. (200 руб. х 2) за каждый непредставленный (несвоевременно представленный) документ (п. , ст. 112, НК). При существенном документообороте это немало.
Что вправе требовать вне рамок проверки
Вне рамок налоговых проверок инспекторы вправе требовать документы или информацию по любой сделке у ее участников или иных лиц, которые располагают такими данными (п. 2 ст. 93.1 НК). Запросить документы и информацию вправе, когда ревизии нет ни у одного из участников сделки. Когда ИФНС запрашивает сведения при проверке контрагента, действуют иные правила. Запрошенные документы и информацию по сделкам впоследствии используют при планировании выездных проверок. Критерии отбора кандидатов на выездные проверки – в таблице.
Но ИФНС вправе запросить данные, когда в них есть обоснованная необходимость (письмо ФНС от 27.06.2017 № ЕД-4-2/12216). Инспекторы должны соблюдать принципы целесообразности и разумности и не истребовать документы и информацию произвольно. Например, не запрашивать документы в объеме, который сами не смогут проверить. Истребование большого объема документов не повод, чтобы признать требование незаконным. Но при оценке правомерности штрафа УФНС и суды учитывают:
- необходимость в требуемых документах и информации;
- возможность инспекторов изучить запрошенный объем бумаг;
- возможность изготовить и представить копии в большом объеме;
- наличие ходатайства о продлении срока сдачи бумаг.
Если ИФНС в требовании пренебрегает этими принципами, это дает право отказать в представлении запрошенных данных и сослаться в отказе на разъяснения ФНС. Даже если ИФНС впоследствии оштрафует, суд такой штраф может отменить или существенно снизить с учетом смягчающих обстоятельств.
В требовании ИФНС должна отразить, что документы и информация нужны именно вне рамок налоговых проверок (приложение 17 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628). Из требования также должно быть понятно, в рамках какой сделки нужно представить документы или информацию.
Инспекторы не обязаны приводить в требовании дату и номер конкретного договора, но должны указать признаки, которые позволят идентифицировать сделку. Например: «документы по сделке, которую исполнили платежным поручением от 19.07.2019 № 125». Другой допустимый вариант – ИФНС просит информацию по договору, в рамках которого выставили конкретные первичные документы, счета-фактуры. В требовании инспекторы также вправе указать конкретного контрагента и период сделки с ним.
Если ИФНС четко не обозначит, по какой сделке нужны сведения, и впоследствии привлечет вас к ответственности за неисполнение требования, штраф можно оспорить.
Порядок истребования налоговыми органами документов
Компания-налогоплательщик получает требования о представлении документов в двух случаях:
- Если инспекция проводит в отношении нее проверку;
- Если проверка проходит в отношении ее контрагента. А сама компания, по мнению инспекции, имеет документы, владеет информацией о хозяйственной деятельности проверяемого юрлица.
В рамках выездной проверки налоговое ведомство может истребовать документы за 3 года, предшествующих проверке. Причем только в отношении тех налогов, которые проверяются. В ходе допмероприятий инспекторы также вправе истребовать только документацию проверяемого периода. Соответственно, если фирма не предоставила документы, не относящиеся к периоду и предмету проверки, оштрафовать ее нельзя.
Аналогично исполнение требований в рамках камеральных проверок. Общество не обязано отвечать на них по истечении 3-х месяцев с даты представления декларации, а также направлять в налоговый орган не относящиеся к проверяемой декларации документы. При получении подобного требования целесообразно подготовить на него ответ, разъяснив причины непредставления документов со ссылками на прямые нормы НК РФ, письма налогового ведомства, судебную практику.
Что касается способа представления документов, то компания может направить их в ИФНС либо на бумажном носителе в виде прошитых, пронумерованных и заверенных копий, либо в электронной форме по ТКС. Дополнительно составляются акт приема-передачи либо сопроводительное письмо с перечислением всех представляемых документов для подтверждения исполнения требования.
Выясняем общие правила
Возможность требовать документы у компаний инспекторам дают ст. 93 и 93.1 Налогового кодекса. Сразу скажем, что в данной статье мы не будем исследовать вопросы, связанные с представлением пояснений по декларации по п. 3 ст. 88 НК РФ.
Итак, ст. 93 НК РФ чиновники пользуются, если запрашивают документы непосредственно у проверяемого налогоплательщика, с. 93.1 — если нужно узнать информацию о фирме у ее контрагентов. Обычно требование направляют, когда проводят налоговые проверки. Но п. 2 ст. 93.1 НК РФ позволяет инспекторам истребовать документы по конкретной сделке вне проверки.
Когда инспекция запрашивает документы в порядке ст. 93.1 НК РФ у организации, состоящей на учете в другом налоговом органе, она формирует поручение коллегам, а те уже направляют требование непосредственно фирме.
Налоговый кодекс устанавливает три способа вручения требования:
- лично налогоплательщику или его представителю под расписку;
- по почте заказным письмом;
- через интернет: по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.
Для последних двух способов предусмотрены особые сроки его получения:
- Если требование направили почтой — то оно считается врученным на 6 день с даты отправки.
- Если по ТКС, то плательщик обязан направить квитанцию о приеме документа, и днем вручения считается дата, указанная в этой квитанции.
- Требования, размещенные в личном кабинете налогоплательщика, считаются полученными на следующий день после размещения. Дата получения требования имеет значения для определения крайнего срока представления документов.
Если вовремя не представить документы, то за каждую бумагу оштрафуют на 200 руб. (ст. 126 НК РФ). Часто инспекторы запрашивают значительный объем документации, подготовить которую за отведенный срок компания не успевает. Ведь сдают только копии, оригиналы чиновники требовать не вправе. В этом случае следует направить налоговикам уведомление с просьбой продлить срок на подготовку документов. Также в нем нужно указать причины, по которым фирма не может сдать бумаги вовремя
Обратите внимание, продление срока — это право инспекции, но не ее обязанность. Поэтому отказы в таком продлении вполне возможны
Налогоплательщики нередко оспаривают штрафы за непредставление документов, так как инспекция склонна требовать больший объем документации, чем имеет право. При этом она как правило забывает, что обязана доказать наличие у плательщика обязанности представить соответствующие документы и сведения. Мало того, чиновники должны обосновать привлечения к налоговой ответственности и штраф не только по праву, но и по размеру. Если инспекция не доказала, что запрошенные документы есть у плательщика — штраф незаконен (постановление АС Восточно-Сибирского округа от 05.10.2016 № Ф02-5413/2016).
