Непредставление сведений о среднесписочной численности работников является основанием для исключения из единого реестра субъектов мсп

Порядок и общие положения расчета

• Годовая ССЧ всех работников. Арифметическим путем вычисляем месячную ССЧ всех работников и делим полученную сумму на 12 месяцев. Если у вас есть сотрудники с полным и неполным рабочим днем, то результаты определяем отдельно для каждой категории и суммируем их.
• Чтобы рассчитать месячную ССЧ работников, которые заняты полный рабочий день, необходимо суммировать количество ежедневной списочной численности и разделить его на количество дней в месяце.
• В случае неполного рабочего дня в списочной численности такие лица учитываются как целые единицы, а в ССЧ — пропорционально отработанному времени.

Основные правила:

• ССЧ округляют по основным правилам арифметики до целого числа.
• При отчете за неполный год числитель все равно будет делиться на 12. Это же касается случаев, когда организации или ИП осуществляют сезонные работы.
• Сведения об обособленном подразделении подаются в орган налоговой службы по месту нахождения центрального офиса головной компании.
• Если меняется место регистрации предприятия или место жительства ИП, то отчет подается в новый орган ФНС.
• В отчете учитываются: люди, проработавшие один день, находящиеся в командировке, на больничном, в отпуске без сохранения з/п, принятые для замещения временно отсутствующих работников.
• В расчете ССЧ не учитываются:
  • женщины, находящиеся в декретном отпуске (хотя в списочную численность они входят);
  • внешние совместители;
  • работники, осуществляющие свои функции на основании гражданско-правовых договоров.

Рассмотрим пример. ООО «Восточные недра» зарегистрировано 01 сентября 2015 года на упрощенной системе налогообложения.

СЧ с полным рабочим днем составила:

• с 01.09 по 30.09 – 12 человек;
• с 01.10 по 31.10 – 20 человек;
• с 01.11 по 30.11 – 24 человека;
• с 01.12 по 31.12 – 30 человек.

07 декабря в организацию был принят юрист с сокращенным рабочим днем. Он отработал 18 дней по 4 часа.

Составляем расчет.

• Месячная ССЧ с полным рабочим днем:
  • 9 месяц – 12чел.*22дн./30=8,8 чел.
  • 10 месяц – 20 чел.*22дн./31=14,2 чел.
  • 11 месяц – 24 чел.*21дн./30=16,8чел.
  • 12 месяц – 30 чел*23 дн./31=22,2 чел.
• Месячная ССЧ с неполным рабочим графиком:
• Годовая ССЧ всех сотрудников: (8,8+14,2+16,8+22,2)+0,4=62,4/12=5,2=5.

Если вас интересует, как правильно написать служебную записку, прочтите эту статью.

Порядок, примеры и формулу расчета пени по налогам вы можете найти здесь.

Неучитываемые категории

При расчете среднесписочной численности в показатель не входят следующие сотрудники:

1. Подавшие заявление на увольнение.
2. Находящиеся в очередном отпуске с последующим (подписанным руководителем) увольнением.
3. Внештатные сотрудники, привлекаемые по договорам гражданско-правового характера.
4. Сотрудники, находящиеся в командировке за границей.
5. Совместители.
6. Женщины в декретном отпуске.
7. Граждане, не являющиеся налоговыми резидентами РФ.
8. Женщины, находящиеся в оплачиваемом отпуске по уходу за детьми (до 1,5 или не оплачиваемом до 3 лет).
9. Собственники, учредители предприятия, которые не получают заработную плату.
10. Работники, привлекаемые по специальным договорам с государственными органами (военнослужащие, осужденные).
11. Командированные сотрудники, получающие заработную плату в другом подразделении (по основному месту работы).

Инструкция по заполнению формы

В ней должны быть указаны (изменения действуют с 2014 года):

• ИНН и КПП по месту нахождения;
• название и код налоговой, куда предоставляется отчет;
• название организации или ФИО ИП;
• ССЧ по состоянию на конкретную дату (годовая, например, на 01.01.2016, а в случаях создания или реорганизации — на первое число следующего месяца);
• цифра, указывающая количество человек (исходя из нашего примера здесь должна стоять цифра 5);
• ФИО руководителя или ИП, подписавших отчет;
• дата сдачи отчета.

Здесь вы можете бесплатно скачать бланк формы и образец ее заполнения

Даже если цифра численности, указанная в отчете, не меняется из года в год, сведения сдавать ежегодно обязательно.

Способы сдачи сведений

Данная отчетность формируется либо вручную, путем заполнения соответствующих бланков, либо с использованием специальных программных комплексов.

Существует несколько способов сдать такой отчет в ИФНС:

• Отнести его в налоговую самостоятельно или попросив представителя, в бумажном виде. Отчет при этом должен быть составлен в двух экземплярах, на втором из которых инспектор проставляет соответствующую отметку.
• Почтовым отправлением с обязательной описью вложения.
• С помощью спецоператора с использованием электронной цифровой подписи ЭЦП.

Внимание! В зависимости от региона инспектор, принимающий отчет на бумаге, может попросить предоставить еще и электронный его файл.

Сроки сдачи отчета среднесписочной численности

В зависимости от ситуации выделяют три срока подачи этого отчета:

• До 20 января года после отчетного — сдают в общем порядке все организации и предприниматели, выступающие нанимателями работников. При выпадании этого времени на выходной, оно переносится на идущий далее ближайший рабочий день. Таким образом за 2017 год отчет предоставляется до 22 января 2018 года.
• До 20 числа месяца, который следует за месяцем постановки на учет хозяйствующего субъекта — сдают как вновь созданные компании, так и индивидуальные предприниматели. Т.е. если ООО или ИП были зарегистрированы в марте, то отчет необходимо сдать до 20 апреля.
• Не позже дата исключения субъекта из реестра юрлиц и ИП — при закрытии бизнеса.

Расчет

Федеральная служба статистики разработала унифицированную форму документа, которая передается в ИФНС по месту регистрации отчитывающегося предприятия. ФСС имеет собственные формуляры, которые налогоплательщик обязан заполнять ежеквартально. При этом данные в каждом отчете должны быть идентичны и соответствовать реальным показателям.

Среднесписочная численность, расчет значения которой производится по единой формуле, утвержденной положениями Росстата, определяется ежемесячно бухгалтерией предприятия. Для определения квартального показателя значения суммируются и делятся на 3. Годовая величина определяется как сумма ежемесячных значений, деленная на 12. При расчете численности сотрудников необходимо учесть несколько важных факторов, которые влияют на показатель и искажают его. Более тщательно необходимо подойти к составу учитываемых категорий работников, т. е. к сдельщикам, сотрудникам на скользящем графике, внештатным единицам. С математической точки зрения такой показатель, как численность персонала, должен быть целым числом, поэтому для его округления применяются правила бухгалтерского учета.

Учитываемые категории

Расчет значений среднесписочной численности работников ведется на основании унифицированных форм первичных документов (табель рабочего времени). При определении показателя учитываются следующие категории сотрудников:

1. Рабочие, фактически отработавшие положенное время.
2. Не явившиеся на рабочее место по уважительной причине (отпуск, отгул, командировка, выполнение общественных или государственных обязанностей).
3. Новые сотрудники, проходящие испытательный срок.
4. Рабочие, не явившиеся в связи с болезнью (в случае предоставления соответствующего документа).
5. Сотрудники, работающие удаленно.
6. Работники, направленные в обособленные подразделения или филиалы организации с возможностью получения заработной платы по основному месту работы.
7. Прогульщики.
8. Сезонные рабочие.
9. Руководители или собственники предприятия, получающие з/п.
10. Сотрудники, направленные на курсы полной переподготовки или повышения существующей квалификации с условием сохранения полной или частичной оплаты труда.
11. Рабочие, трудоустроенные на неполный день.
12. Сотрудники, находящиеся в вынужденном отпуске по причине простоя.

Сведения о среднесписочной численности работников: срок сдачи и лица, обязанные их предоставлять

Для начала объясним, почему налоговики собирают сведения о средней численности работников, сроки сдачи таких отчетов устанавливают, регулярно напоминают о необходимости передавать информацию. Согласно ст. 80 НК РФ, организации, в которых работают более 100 сотрудников, должны направлять налоговые декларации в электронной форме. За нарушение этого требования предусмотрено наказание — штраф, а также признание декларации несданной. Чтобы контролировать исполнение обязанности по передаче электронных деклараций, ФНС регулярно выясняет, какая у налогоплательщика средняя списочная численность работников, сроки сдачи соответствующей информации устанавливает. И отчитываться необходимо всем, кто ведет предпринимательскую деятельность: и ИП, и большим, и маленьким компаниям.

В той же ст

80 НК РФ заявлено, что годовой отчет, в котором представлена средняя численность работников (сроки сдачи могут быть разными, обратите на это внимание), сдают не позже 20 января следующего года. Таким образом, среднесписочная численность работников за 2018 год (сроки подготовки по итогам других лет нужно дополнительно проверять) должна попасть к налоговикам не позже 21.01.2019, а за 2020 г

— не позже 20.01.2019. Небольшие изменения срока предоставления отчета о ССЧ в 2020 году связаны с тем, что законом предусмотрен перенос последней даты предоставления отчетности, если установленная дата выпадает на выходной или праздник.

Почему надо учитывать, рассказывая, какая у вас средняя численность работников, срок в 2018 году? Чтобы избежать штрафа. На основании п. 1 ст. 126 НК РФ, налоговики могут оштрафовать на 200 рублей, если предоставлена справка о среднесписочной численности работников, а сроки сдачи нарушены.

Нужно запомнить еще один момент. Компании должны отчитываться и в первый месяц после своего образования или реорганизации (используется та же самая форма, где указана годовая среднесписочная численность работников). Срок подачи сведений в таком случае — не позже 20 числа второго месяца работы. Например, организация начала работать в марте 2020 г., тогда до 20 апреля нужно уточнить, какая у вас среднесписочная численность работников — срок сдачи в 2020.

Учитывайте, что даже если не трудоустроен еще ни один сотрудник (а такое тоже бывает: компания зарегистрирована, но персонала пока нет), отчет все равно нужно сдавать. Но там будут нулевые показатели.

Основания для расчета

На каждом предприятии ведется ежедневный учет отработанного сотрудниками времени, он фиксируется на бумажном или электронном носителе. Среднесписочная численность персонала рассчитывается на основании следующих внутренних документов организации:

1. Распоряжение (приказ) о приеме, увольнении сотрудника (в том числе по трудовым договорам).
2. Приказ о переводе на другую должность (в другое подразделение, дочернюю компанию и т. д.).
3. Табель учета фактического отработанного времени.
4. Расчетные ведомости, платежные документы (кассовые, безналичные).
5. Приказ (распоряжение) об очередном, административном, ученическом, декретном отпуске.
6. Личная карточка сотрудника.

7. Распоряжение о командировке.

Каждый применяемый для расчета документ должен быть унифицированной формы, содержать подписи ответственных за отраженную в нем информацию лиц. Формы первичных учетных регистров утверждаются Постановлениями Росстата.